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Sommario
VTE CRM..................................................................................................................................................................................... 6
1.1 Ma cos’è VTE? ................................................................................................................................................................... 6
1.2 Perché VTE è unico? .......................................................................................................................................................... 6
1.3 La gestione per cicli di VTE ................................................................................................................................................ 7

I primi passi con VTE................................................................................................................................................................... 9


2.1 Login al sistema ................................................................................................................................................................ 9
2.2 CRM Home ..................................................................................................................................................................... 10
2.3 Modalità di Navigazione ................................................................................................................................................. 11
2.4 Struttura dei moduli ........................................................................................................................................................ 14
2.5 Mie Preferenze................................................................................................................................................................ 17
2.6 Privilegi di Accesso .......................................................................................................................................................... 19
3.1 Lead ............................................................................................................................................................................... 21
3.2 Aziende........................................................................................................................................................................... 21
3.3.1 Importazione contatti................................................................................................................................................... 25
3.3.2 Esportazione Dati .................................................................................................................................................... 28
3.3.3 Formato dati per Importazione ................................................................................................................................ 28
3.3.4 Consigli per CSV e formato Excel .............................................................................................................................. 28

Calendario e attività ................................................................................................................................................................. 30


4.1 Aggiungere un evento al calendario ................................................................................................................................ 30
4.2 Compiti ........................................................................................................................................................................... 33
4.3 Tutte le Attività ............................................................................................................................................................... 34
4.4 Importare ed Esportare Attività ....................................................................................................................................... 34
4.5 CondiVisione del calendario e permessi di accesso ........................................................................................................... 36
4.5.1 CALENDARIO PUBBLICO ........................................................................................................................................... 36
4.5.2 CALENDARIO PRIVATO ............................................................................................................................................. 37
4.5.3 VISIBILITA’ ............................................................................................................................................................... 37

Manutenzione base dati ........................................................................................................................................................... 39


5.1 Controllo dei duplicati ..................................................................................................................................................... 39
5.2 Il mass Edit ..................................................................................................................................................................... 40
5.3 I Filtri: utility di ricerca per la creazione delle liste ............................................................................................................ 41
5.3.1 Le liste .................................................................................................................................................................... 41
5.3.2 Creare una Lista....................................................................................................................................................... 41

E-MAIL E NOTE ......................................................................................................................................................................... 43


6.1 Inviare e ricevere email ................................................................................................................................................... 43
6.2 Spedire email .................................................................................................................................................................. 43
6.3 Invio Email di Massa ....................................................................................................................................................... 45
6.4 Webmail ......................................................................................................................................................................... 46
6.4.1 Configurazione della Webmail ................................................................................................................................. 46
6.4.2 Funzione Collega ..................................................................................................................................................... 48

DOCUMENTALE DI VTE ............................................................................................................................................................. 50

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VTE Marketing .......................................................................................................................................................................... 51
8.1 E-mail marketing e Mass Mailing .................................................................................................................................... 51
8.2 Campagne Marketing ..................................................................................................................................................... 55
8.3 Informazioni sui campi delle Campagne Marketing. ......................................................................................................... 56

Il processo di vendita: prodotto, servizi e listini e catalogo prodotti ......................................................................................... 57


9.1 Creare un prodotto o un servizio...................................................................................................................................... 57
9.2 Gestire un bundle di prodotti. .......................................................................................................................................... 58
9.2.1 Creare un bundle di prodotti. ........................................................................................................................................ 58
9.3 La creazione del servizio .................................................................................................................................................. 59
9.4 Creare un listino .............................................................................................................................................................. 59
9.4.1 Collegamento con prodotti ...................................................................................................................................... 60
9.5 Modulo Installazioni........................................................................................................................................................ 61
9.6 Fornitori.......................................................................................................................................................................... 63
9.7 Importazione ed esportazione dei prodotti ...................................................................................................................... 63

Il processo di Vendita: Lead, Opportunità, Preventivi e Ordini di Vendita ................................................................................. 64


10.1 Introduzione ................................................................................................................................................................. 64
10.2 Lead ............................................................................................................................................................................. 65
10.2.1 Dettagli Lead ......................................................................................................................................................... 67
10.2.2 Lead Importa ed Esporta........................................................................................................................................ 68
10.3 Opportunità .................................................................................................................................................................. 69
10.3.1 Inserimento diretto di Opportunità ........................................................................................................................ 69
10.3.2 Informazioni aggiuntive sulle Opportunità. ............................................................................................................ 70
NB: .................................................................................................................................................................................. 70
anche per le Opportunità di vendita è possibile utilizzare l'importazione ed esportazione dei dati .................................... 70
10.4 Preventivi...................................................................................................................................................................... 71
10.5 Ordine di vendita .......................................................................................................................................................... 74
10.6 Ordini di acquisto .......................................................................................................................................................... 75
10.7 Fatture.......................................................................................................................................................................... 76
10.8 DDT .............................................................................................................................................................................. 78
10.9 Linee prodotto per budget ............................................................................................................................................. 79

Il processo di Post Vendita: ASSISTENZA CLIENTE E FAQ............................................................................................................ 80


11.1 Creare nuovi Ticket........................................................................................................................................................ 80
11.2 Lavorare con i Ticket ..................................................................................................................................................... 82
11.3 SLA ............................................................................................................................................................................... 82
11.3.1 Configurazione del modulo SLA............................................................................................................................. 83
11.3.2 Aggiungere uno stato per la sospensione .............................................................................................................. 84
11.3.3 Tempo SLA previsto............................................................................................................................................... 89
Resetta SLA ...................................................................................................................................................................... 90
11.4 Servizio a Contratto ...................................................................................................................................................... 91
11.5 Domande poste di frequente (FAQ) ................................................................................................................................ 92
11.6 Portale Clienti ............................................................................................................................................................... 92
11.7 Tag Cloud ...................................................................................................................................................................... 93

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11.8 RSS ............................................................................................................................................................................... 93
11.9 I miei Siti ....................................................................................................................................................................... 94

Strumenti di progettazione e pianificazione lavoro................................................................................................................... 95


12.1 Pianificazioni................................................................................................................................................................. 95
12.2 Operazioni .................................................................................................................................................................... 96
12.3 Scadenze....................................................................................................................................................................... 98
12.4 Progetti ...................................................................................................................................................................... 100
12.4.1 Utenti e Permessi ................................................................................................................................................ 100
12.4.3 Aggiungere risorse ad un nuovo progetto............................................................................................................. 101
12.4.4 Gestisci tempi di Progetto .................................................................................................................................... 102
12.4.5 Gestione dello Stato............................................................................................................................................ 104
12.4.6 Altre attività ........................................................................................................................................................ 104
12.4.8 Aggiunta di un Ticket ........................................................................................................................................... 107
12.4.9 Ulteriori informazioni .......................................................................................................................................... 107

Cruscotti e report ................................................................................................................................................................... 108


13.1 Report e loro realizzazione .......................................................................................................................................... 109

PDF Maker.............................................................................................................................................................................. 116


14.1 Creare un Template PDF .............................................................................................................................................. 116
14. 2 Generare un PDF e inviarlo via mail ............................................................................................................................ 119
14.3 Inserire immagini in un template ................................................................................................................................. 120
14.4 Creare una tabella ...................................................................................................................................................... 121
14. 5 Blocco prodotti all’interno dei template ...................................................................................................................... 122
14.6 Inserire campi del blocco prodotti ................................................................................................................................ 123
14.7 Barcode ...................................................................................................................................................................... 123
14.8 Variabili di intestazione e piè di pagina ........................................................................................................................ 124
14.9 Interruzioni di pagina .................................................................................................................................................. 124
14.10 Immagini prodotto .................................................................................................................................................... 125
14.11 Funzioni personalizzate ............................................................................................................................................. 126
14.12 File name .................................................................................................................................................................. 127
14.13 Privilegi di profilo ...................................................................................................................................................... 127

Ruoli e profilazione degli utenti .............................................................................................................................................. 128


15.1 Utenti ......................................................................................................................................................................... 128
15.2 Definizione dei ruoli .................................................................................................................................................... 129
15.3 Definizione dei profili .................................................................................................................................................. 129
15.4 Gestione Utenti e Accessi............................................................................................................................................. 130
15.4.1 Configurazione utenti .......................................................................................................................................... 131
15.5 Accesso condiviso ........................................................................................................................................................ 132
15.6 Accesso Condiviso Avanzato ........................................................................................................................................ 134
15.7 Campi di Accesso......................................................................................................................................................... 136
15.8 Informazioni di Controllo Utente.................................................................................................................................. 136
15.9 Storia di registrazione dell’utente ................................................................................................................................ 137

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Come personalizzare VTE........................................................................................................................................................ 138
16.1 Campi Personalizzati ................................................................................................................................................... 139
16.1.1 Campi Personalizzati per i Lead > Mappatura ....................................................................................................... 140
16.2 Editor di Picklist........................................................................................................................................................... 141
16.3 Colorazione Vista per lista ........................................................................................................................................... 143
16.4 Editor di picklist multi linguaggio ................................................................................................................................. 144
16.5 Campi Formula............................................................................................................................................................ 145
16.6 Il Workflow ................................................................................................................................................................. 146

Comunicare con VTE ............................................................................................................................................................... 150


17.1 E-mail Template .......................................................................................................................................................... 151
17.2 Template di Mail Merge .............................................................................................................................................. 152
17.3 Modulo Commenti ...................................................................................................................................................... 153
17.4 Modulo SMS ............................................................................................................................................................... 154

Impostazioni di VTE ................................................................................................................................................................ 155


18.1 Dettagli dell’azienda.................................................................................................................................................... 155
18.2 Impostazioni Server di Posta ........................................................................................................................................ 155
18.3 Backup Server ............................................................................................................................................................. 156
18.4 Proprietari del modulo ................................................................................................................................................ 156
18.5 Valute ......................................................................................................................................................................... 157
18.6 Impostazioni Fiscali ..................................................................................................................................................... 157
18.7 Dettagli del sistema .................................................................................................................................................... 157
18.8 Proxy Server ................................................................................................................................................................ 157
18.9 Vista Modulo di Default............................................................................................................................................... 158
18.10 Gestore moduli.......................................................................................................................................................... 159
18.11 Mail Converter .......................................................................................................................................................... 160
18.12 Gestore Stati ............................................................................................................................................................. 162
18.13 Campi condizionali .................................................................................................................................................... 173
18.13.1 Esempi d’uso ..................................................................................................................................................... 174
18.13.2 Creare una regola .............................................................................................................................................. 174
18.13.3 Gestione dei campi ............................................................................................................................................ 176
18.13.4 Modifica/Elimina regola..................................................................................................................................... 178

Integrazione con asterisk ........................................................................................................................................................ 180


19.1 Caratteristiche dell'integrazione di Asterisk in VTE CRM. .............................................................................................. 180
19.2 Requisiti ...................................................................................................................................................................... 180
19.3 Configurare Asterisk. ................................................................................................................................................... 180
19.4 Configurare VTE CRM .................................................................................................................................................. 180
19.4.1 Impostazione estensioni utente. .......................................................................................................................... 180
19.4.2 Effettuare telefonate in uscita. ............................................................................................................................. 181
19.4.3 Ricevere chiamate in entrata ............................................................................................................................... 181
19.4.4 Formato numeri .................................................................................................................................................. 181

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Web services e plugin. ............................................................................................................................................................ 182
20.1 WebServices................................................................................................................................................................ 182
20.2 Plugin per Outlook. ..................................................................................................................................................... 182
20.3 PLUGIN PER office-word ............................................................................................................................................ 182
20.4 Impostazioni del Customer Portal ................................................................................................................................ 186

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VTE CRM

1.1 Ma cos’è VTE?

E' la prima soluzione di CRM Enterprise Open Source per la media e grande azienda, senza costi di licenza, integrato
nativamente con ERP di fascia alta.
La Mission di VTE è quella di poter offrire un prodotto adatto alle esigenze delle più grandi aziende con il più grande vantaggio
rispetto a tutte le altre soluzioni: essere open source. Il mercato infatti si presenta con molte ottime soluzioni per le necessità
delle imprese. Ma tutte queste soluzioni sono basate sul codice proprietario o costi di licenza per singolo utente. Ogni volta che
un IT manager vuole comprare una applicazione CRM, deve considerare non solo l'applicazione e i costi di implementazione, ma
il numero totale delle licenze. E questo dipende da quanto grande è l'organizzazione e di quali funzionalità di CRM necessitano gli
utenti. Per questo molti progetti di CRM non partono e vengono bloccati dall'amministrazione.

VTE Vi permette di partire subito, offrendo un ottimo rapporto qualità prezzo.

1.2 Perché VTE è unico?

VTE presenta delle caratteristiche sia in termini funzionali che tecnici uniche nell'ambito delle applicazioni CRM.
VTE Viene tipicamente confrontato con soluzioni quali CRM SAP, Microsoft CRM, Oracle. In merito a queste soluzioni e a parità
di funzioni i vantaggi di VTE sono:
1 Mancanza di costi licenza per utente, l'applicazione può essere distribuita a tutti gli utenti e il processo di implementazione e
diffusione viene deciso dalle esigenze aziendali e non dal budget a disposizione
2 Canone fisso e ben determinato, non ci sono altri costi da sostenere per poter usufruire dell'applicazione
3 I costi dell'applicazione per singolo utente (canone / numero utenti ) in VTE diminuisce al crescere degli utenti e quindi
dell'effettivo utilizzo, nelle soluzioni proprietarie cresce in modo proporzionale al numero di utenti.
4 L'applicazione viene rilasciata in modo unico, senza moduli aggiuntiVi e quindi costi ulteriori di licenza e canoni di assistenza da
pagare. Tutti i moduli sono compresi nell'applicazione.
5 Possibilità di testare la bontà del CRM e delle sue funzioni con progetti pilota a basso impatto economico e con un'applicazione
completa e non vincolata a limiti funzionali.
6 Partner selezionati: nel caso delle versioni community chiunque può installare le applicazioni e vendere il proprio supporto.
Questo crea molta confusione nei potenziali clienti che non hanno certezza delle reali competenze dei propri fornitori. VTE Viene
distribuito direttamente dal produttore o tramite una serie selezionata di partner, che hanno seguito tutto un percorso
formativo e sostenuto degli esami specifici prima di poter erogare l'applicazione.

CON VTE PUOI...


- Tenere sotto controllo i costi senza perdere in qualità e diffusione dell'applicazione
- Controllare le performance dell'applicazione
- Controllare gli accessi da parte degli utenti
- Controllare lo stato e l'avanzamento delle attività svolte nel CRM
- Avere report in tempo reale
- Controllare il codice visto che è Open Source
- Decidere di utilizzare l'applicazione in modalità on-demand o presso l'azienda
- Decidere di sospendere il pagamento del canone e continuare ad utilizzare l'applicazione (è vincolante solo il primo anno)

Gli standard di qualità di VTE sono basati su logiche di sviluppo e progettazione uniche.
- Testata in situazione estreme con milioni di record e numerosissimi utenti in contemporanea
- Aggiornata agli standard tecnologici e agli sviluppi rilasciati dalla comunità open source e dalle migliori software house europee
- Basata su logiche Enterprise
- Multi-piattaforma: Windows o Linux
- Multi-database: Oracle, SQL Server, MySQL
- Certificata su Redhat
- Verticalizzata per i principali mercati: Assicurativo e Finanziario, Meccanico, Chimico, Aziende di Servizi, Aziende IT,
Distribuzione.

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1.3 La gestione per cicli di VTE

Il presente paragrafo presenta le mappe per la gestione dei principali cicli aziendali presenti in VTE.

ACQUISIZIONE DEL CLIENTE

GESTIONE DEL CLIENTE ACQUISITO

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ORDINE DI VENDITA

ASSISTENZA

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I primi passi con VTE

Questa sezione consiste in una breve introduzione a VTE orientata a chi, per la prima volta, accede al sistema. L’obiettivo è di
fornire all’utilizzatore le conoscenze base per prendere familiarità con questo strumento, che di per se è comunque molto
intuitivo.

In questa sezione saranno descritti:


• Login al sistema
• Home
• Navigare all’interno dell’applicazione
• Mie Preferenze: area dedicata alle impostazioni personali su VTE
• Funzioni di Ricerca: è illustrato il potente motore di ricerca di VTE
• Privilegi di accesso: per iniziare l’utente di accesso a VTE è di tipo amministratore, consente quindi di accedere a tutte le
funzioni di CRM. Fin dai primi accessi a VTE è utile sapere come sia possibile definite utenti appositamente creati per
svolgere specifiche funzioni.

2.1 Login al sistema

Per accedere a VTE inserire le proprie credenziali utente nella pagina di accesso al sistema e premere il pulsante Login:

E’ possibile scegliere la lingua di accesso in fase di login attraverso il menù a tendina Linguaggio.

Attenzione
La maggior parte dei browser sono in grado di salvare i Vostri “Nome Utente” e “Password” per velocizzare l’accesso al sistema.
Per la sicurezza dei Vostri dati, se non siete sicuri che altri non abbiano accesso al Vostro computer, è consigliato non consentire
al browser di salvare i Vostri parametri di accesso. Questo vale a maggior ragione se state usando un notebook che può essere
perso.

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2.2 CRM Home
All’accesso l’utente visualizza la propria Home:

L’ Home mostra i blocchi riassuntivi delle più importanti informazioni di VTE che l’utente ha a disposizione. E' possibile cambiare
l’ordine di questi blocchi trascinandoli con il mouse nella posizione preferita (drag and drop).

Il contenuto della Vostra Home può essere modificato, come illustrato nel capitolo 2.5: Mie Preferenze.

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Lista dei blocchi principali e descrizione:

Nome Blocco Descrizione


Prossime attività Attività imminenti e pendenti collegate al Vostro calendario
Attività pianificate
Migliori Aziende Lista delle Vostre migliori aziende. Il contenuto di questa lista è calcolato sommando
tutte le opportunità aperte e collegate all’azienda.
Home Page scrivania Grafico utente che Visualizza il numero di record per modulo assegnati all’utente
Migliori Opportunità Lista delle più importanti opportunità aperte.
Migliori Preventivi Preventivi migliori, classificati sulla base dell’ammontare.
Indici Chiave In questo box trovate il numero complessivo dei record che rientrano nelle liste da voi
create a titolo riassuntivo. Ad esempio, se avete creato una lista che si chiama “Lead
caldi”, Vi troverete in questo box il numero complessivo di questo tipo di Lead presenti
su VTE.
Più importanti Tickets Lista dei ticket (HelpDesk) assegnati a voi o ad un gruppo di cui fate parte.
Assistenza
Più importanti compiti di Lista delle Attività e altre entità di CRM che sono state assegnate al gruppo di utenti del
gruppo quale tu sei membro.
Più importanti Ordini di Vendite Migliori, classificate sulla base dell’ammontare.
Vendita
Migliori Fatture Fatture di Vendita aperte, classificate sulla base dell’ammontare.
Miei nuovi Lead Ultimi Lead creati
Migliori ordini Ordini Migliori, classifica sulla base dell’ammontare.
Miei FAQ Recenti Collegamento alle ultime FAQ pubblicate sul VTE
TAG CLOUD Elenco dei tag assegnati alle entità in VTE

Importante: Tutti i dati immagazzinati nel VTE devono avere un proprietario. Il proprietario è definito con "assegnato a". Se
create una nuovo record sarà assegnato a voi automaticamente a meno che voi non lo assegniate a qualche altro utente di VTE.
Nella Home vengono Visualizzati i dati relativi ai record di cui siete proprietario e non quelli assegnati agli altri utenti.

2.3 Modalità di Navigazione


I menù di VTE si differenziano per due fasce, sottolineate dal colore blu e arancio. Nella fascia blu troviamo l’indicazione di tutti i
moduli principali d’uso e il tasto “Impostazioni”:

Nella fascia arancione troviamo il sistema iconografico dedicato a funzioni d’uso comune come le funzioni di tipo contestuale
ossia le funzioni che sono legate “al contesto” in cui ci troviamo.

Esempio nel caso del modulo Calendario troveremo un sistema iconografico come segue:

Mentre nel modulo opportunità:

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Troviamo quindi che alcuni strumenti si ripetono sempre, perché considerati come d’uso trasversale rispetto all’applicazione,
mentre altri strumenti sono specifici del modulo in cui ci troviamo.

Al lato destro della barra arancione troviamo:

Dove
indica le preferenze utente
indica la possibilità di fare il logout dall’applicazione

Funzione di ricerca

permette la ricerca di parole in tutto il sistema (comprese le email). Se si desidera, cliccando sul martello si possono specificare i
moduli di ricerca (vedi sotto):

Nota Il carattere % può essere usato come “jolly” per la funzione di ricerca. Per esempio, per cercare due contatti come "Meyer"
e "Mayer" è possibile digitare "M%yer".

Icone fisse:

indica la possibilità di Visualizzare l’orologio mondiale

strumento calcolatrice

ultime entità Visitate

consente la creazione veloce per i diversi moduli (esempio con pochi click mi permette di creare un lead,
un’azienda, un ticket)

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Icone contestuali:

consente di aggiungere una nuova entità rispetto al modulo in cui si è posizionati

consente di modificare le impostazioni del calendario

consente di accedere al sistema di modifiche delle maschere e dei workflow (ove disponibili) del modulo

consente di fare delle ricerche di tipo semplice e avanzato all’interno del modulo. Nello specifico per
accedere alle ricerche avanzate cliccare come da immagine sotto:

importa dati nel VTE da file formato .csv (valori separati da Virgola)

esporta dati dal VTE in formato csv

Controlla duplicati: consente di verificare la presenza di duplicati in base a criteri di ricerca parametrizzabili.
Consente di definire i criteri di controllo in creazione di un record. Inoltre permette la fusione dei record che
si scopre essere dei duplicati.

NB: per modificare i moduli in “mostra” (fascia blu) basta entrare nel modulo “Impostazioni” e quindi cliccare come da figura

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2.4 Struttura dei moduli

Vi sono due viste principali di accesso ad un modulo:

1) Vista per lista: elenco dei record presenti nel modulo

Le azioni possibili da questa Vista sono disponibili nel menù grigio:

Mass Edit -> Consente effettuare modifiche di massa dei valori dei record
Invia Email -> consente di inviare mail in modo massivo
Invia Fax -> consente di inviare fax in modo massivo
Invia SMS -> consente di inviare SMS in modo massivo
Seleziona tutti gli elementi -> seleziona tutti i record del filtro
Creazione massiva PDF -> creazione massiva di documenti PDF (cfr. PDF Maker)

Conteggio-> definisce il numero di record per pagina


Filtro -> definisce la Vista attiva sul modulo (cfr. Filtri)
Assegnato a -> filtra i record per utente assegnatario

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2) Vista di dettaglio: si raggiunge accedendo ad uno specifico record, è l’ anagrafica del modulo:

L’anagrafica di un modulo è divisa in due parti:


a) campi del modulo

b) relazioni con gli altri moduli

Per espandere un modulo relazionato cliccare sull’icona:

quindi:

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Per aggiungere una relazione con un altro modulo premere il pulsante Aggiungi:

Esempi di moduli relazionati:


1. Attività del calendario aperte

2. Attività del calendario chiuse

3. Email inviate e/o ricevute

4. Documenti

Le azioni possibili su un record di un modulo sono presenti nella barra grigia oppure nella sezione Azioni:

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2.5 Mie Preferenze

Per accedere agli strumenti Mie preferenze cliccare in corrispondenza dell’icona (menù in alto a destra):

Le mie preferenze sono così composte:

a. blocco relativo a login e ruolo:

Questo blocco è utile per:


- modificare la password
- richiedere accesso tramite LDAP (se disponibile in azienda)
- modificare lo stato (attivo, disattivo)
- scegliere il tipo di valuta

b. blocco relativo ai dettagli dell’utente

Attivare la voce “Compositore Email Interno” se si desidera utilizzare il VTE per inviare email

c. blocco relativo a altri dettagli utente

d. blocco relativo al settaggio del calendario

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Nello specifico con questo blocco si possono settare:
- la vista del calendario (settimanale o meno)
- il formato data
- entro quando inviare i promemoria (che sono una popup di avviso relativo ad un evento)
- inizio giornata: stabilire entro che ora si deve Visualizzare il calendario

Inoltre posso:
selezionare con quali utenti voglio condividere il mio calendario (questo vale quando le regole di gerarchia impediscono
la Visualizzazione del calendario ad esempio a soggetti miei sottoposti).

Inoltre posso scegliere tramite la funzione “mostra calendario” i calendari degli utenti che voglio vedere insieme al mio
calendario (vedi figura sotto)

e. Blocco settaggio Webmail e Asterisk (per le chiamate)

Nel blocco 6. Inserisco i dati di configurazione della Webmail mentre nel blocco 7 inserisco i dati del mio interno (es:
223) e se voglio la popup di avviso chiamate entranti (Receive Incoming Calls)

f. altri blocchi:

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Importante
“Nome Utente” e “Password” devono essere una combinazione di lettere maiuscole o minuscole e numeri. Si
raccomanda di usare almeno 8 caratteri. L'uso di caratteri speciali (come ä, ö, ü, ß, % ecc.) non sono ammessi. Una
buona password è per esempio "Dhe4K39b". I “Nome Utente”, una volta creati, non possono essere cambiati, è
comunque possibile creare un nuovo utente e trasferire tutti i dati al nuovo utente.

2.6 Privilegi di Accesso

I privilegi di accesso associati all’utente utilizzato per accedere a VTE sono definiti dall’amministratore. Ad un utente di VTE
possono essere assegnati i seguenti privilegi:

• Il permesso di usare determinati dati di CRM.


• Il permesso di vedere determinati dati di CRM.
• Il permesso di compilare o cambiare dati in determinati moduli di CRM.
• Il permesso di cancellare dati in determinati moduli di CRM.
• Il permesso di importare ed esportare dati in determinati moduli di CRM.

Per funzionare in modo ottimale VTE necessita di essere configurato in base alle esigenze della Vostra società. Ogni utente con
privilegi di amministratore può modificare tutte le impostazioni di base di VTE. Anche per gli utenti che non hanno i privilegi di
amministratore esistono comunque molte funzioni che permettono di configurare le presentazioni dei dati senza cambiare
l’assetto base di VTE.

Il cuore di ogni VTE è composto dai dati sui clienti. Prima di inserire i Vostri clienti, per introdurre le informazioni in modo
corretto, è indispensabile apprendere come si realizza il processo di vendita con VTE; processo che verrà descritto nei capitoli
successivi del manuale.

In prima battuta Vi raccomandiamo di inserire i dati più importanti e aggiungere successivamente informazioni sempre più
complete. Dopo l’inserimento dei Vostri clienti avrete a disposizione un’ampia varietà di possibili funzioni CRM.

Come secondo passo, inserite i Vostri prodotti e/o servizi offerti per poi andare a definire i listini.
Iniziate a comunicare con gli altri membri della Vostra aziende utilizzando la condivisione delle attività tra utenti del CRM. Per
saperne di più consultate i capitoli dedicati al Calendario e Attività.

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Lead, aziende e contatti
L’amministrazione effettiva e l’utilizzo dei contatti con i clienti è l’elemento più importante di un sistema di Customer Relationship
Management (CRM). VTE distingue tre tipi di contatto:

• Lead: rappresenta l’entità di un sistema CRM necessaria per tener traccia di un contatto stabilito da un potenziale
cliente . Questa entità raccoglie le informazioni pervenute da una richiesta di un possibile nuovo cliente. Se alla
creazione di un lead seguirà un’opportunità di vendita esso verrà convertito in un Contatto che potrà essere definito
attraverso una persona fisica e/o un’Azienda. In questo modo VTE misura quante segnalazioni si trasformano per voi in
una reale opportunità di vendita.

• Azienda: l’entità prevista per la gestione delle Aziende.

• Contatto: l’entità prevista per la gestione dei nostri clienti acquisiti quando ci si riferisce ad una persona fisica.

Poiché quando interagiamo con un’azienda facciamo sempre riferimento a delle persone fisiche è consigliabile prima definire
l’azienda e poi i singoli contatti collegandoli all’azienda appena creata.

Durante la gestione dei contatti su VTE, si possono sempre creare collegamenti con i vari stadi del processo di vendita. In questo
modo sarete in grado di identificare correttamente i Vostri contatti e di gestire tutti gli stadi di vendita per singolo
contatto/azienda.

Esempio di gestione contatti nel processo di vendita:

• un cliente potenziale Vi contatta per farVi una richiesta. Create un Lead che raccolga le informazioni di base di quel
contatto potenziale (es: Nome, Cognome, Email, Telefono, Azienda, Descrizione richiesta).
• Lo stato di Lead di questo contatto sarà mantenuta fino a che non sarà chiaro se c’è o meno un’opportunità di vendita.
Tutte le attività legate a questo Lead saranno salvate nel CRM.

Se c’è un'opportunità di vendita, il Lead può essere convertito. In questo modo si crea un'opportunità di vendita collegata
all'Azienda e al Contatto. Il Lead relativo Viene quindi cancellato. Tutte le informazioni raccolte per il Lead sono ancora disponibili
ma adesso sono presentate in base ai loro contenuti in Contatti, Aziende e/o Opportunità.
Usando questa procedura, solo quei Contatti e Aziende che sono stati creati hanno una possibilità di diventare un affare. VTE
non dovrà essere sovraccaricato con dei dati che non vengono utilizzati.
Comunque, si possono sempre inserire nuove Aziende e/o Contatti direttamente se non si adattano alla procedura descritta del
Lead.

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3.1 Lead

I Lead sono il primo contatto con dei potenziali clienti. Si possono raccogliere i Lead per le Vostre attività di marketing come
esposizioni commerciali, pubblicità, presentazioni, etc. Probabilmente molti dei Vostri Lead non condurranno ad un affare, ma
questo non deve impedire di tenerne traccia, eVitando al contempo di andare a sovraccaricare la lista dei Contatti buoni.

Se volete aggiungere ulteriori informazioni sul Lead potete cliccare sul TAB [Vendite] nell’area di navigazione mostrata in Figura:
Top Area. Utilizzando il “+” per aprire la pubblicazione di un nuovo Lead, come mostrato nella Figura.

NB:
Un nuovo Lead Viene assegnato automaticamente all'utente che l'ha creato. Cambiando il contenuto del campo “Assegnato a
Utente”, si può comunque attribuire il Lead ad altri utenti di VTE o a gruppi di utenti.
I campi con l'asterisco rosso sono considerati obbligatori per VTE.
Dopo il salvataggio è possibile Visionare la scheda del Lead appena memorizzato:

Dalla versione VTE 4.0 è stata introdotta la possibilità di gestire delle comunicazioni interne attraverso un apposito blocco,
evidenziato in figura.

3.2 Aziende

È meglio creare una nuova Azienda da un Lead come descritto nella Sezione: Creazione di Opportunità da Lead. Tuttavia, qualche

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volta può essere necessario inserire direttamente delle nuove Aziende. Dal momento che le informazioni delle Aziende possono
contenere dei legami con i Contatti, è sempre consigliabile inserire prima le informazioni dell’Azienda, per poi collegare l'azienda
al Contatto che si sta creando. Per creare una nuova Azienda clicca su [Azienda] dal menù Creazione Veloce, illustrata nella
figura: Top Area o vai a [Vendite] -> [Aziende] e clicca sulla “+”. Una nuova finestra si aprirà, come mostrato nella figura.

Adesso si possono inserire le informazioni dell’azienda. È consigliato inserire solamente le informazioni rilevanti per il Vostro
business. La figura illustra già alcuni inserimenti. I campi d’ingresso non rilevanti possono rimanere vuoti o, preferibilmente,
essere rimossi dall’amministratore del Vostro VTE.

Vi è la possibilità di gestire delle comunicazioni attraverso un apposito blocco:

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Vi è la possibilità di inviare SMS attraverso il pulsante Invia SMS in vista per lista delle Aziende:

o dall’azione Invia SMS in Vista di dettaglio di un’azienda:

Al click si apre la maschera di invio SMS:

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3.3 Importare ed esportare leads, contatti e Aziende
Se desiderate inserire informazioni sul Contatto, con riferimento alla persona fisica, cliccate su I [Nuovo Contatto] dal menù
Creazione Veloce o andate su [Vendite]-> [Contatti] e cliccate sulla “+”. Una nuova finestra si aprirà, come mostrato nella figura:

Il Vostro amministratore di VTE può rimuovere i campi standard non adatti alla Vostra azienda o aggiungere campi addizionali,
come spiegato nel capitolo 13 personalizzare VTE.

Vi è la possibilità di gestire delle comunicazioni attraverso un apposito blocco “Comunicazioni” e di inviare messaggi SMS.

Se cliccate su [Più Informazioni], potete aggiungere altre informazioni ai contatti, come illustrato in figura:

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Si consiglia di fare attenzione ai seguenti campi che hanno degli obiettivi specifici:

Campo
Email: I contatti che hanno selezionato questa box, non riceveranno messaggi email che sono mandati
normalmente da VTE quando si attivano delle modalità automatiche (es: mass mailing ai
Contatti).
Riporta a: Può riportare il nome del superiore in azienda a cui il contatto è collegato o legato tra contatti
(es: un contatto generato da un altro contatto per passaparola).
Non chiamare Selezionare il box, se si desidera che il Contatto non venga chiamato.
Notifica al Se selezionato, il proprietario del contatto verrà informato tramite email nel caso in cui i dati del
proprietario: Contatto fossero cambiati.
Immagine E' possibile caricare l’immagine del contatto sul CRM. Questa immagine deve essere nel formato
Contatto: *.png, *.jpg o*.gif

Si può anche usare questa schermata per permettere ai Contatti l’accesso al Portale Clienti (Customer Portal). Il portale clienti
fornisce ai Contatti un accesso limitato alle funzioni di Assistenza Clienti per le pratiche che si riferiscono direttamente a
quest'ultimo.

NB:
Se abilitate il Portale Clienti per un Contatto selezionando “Utente Portale”, non appena cliccherete il pulsante [Salva], VTE
creerà automaticamente una email e la invierà immediatamente a questo contatto. L'email conterrà il nome dell’utente e la
password per accedere al portale clienti.

È consigliato informare preventivamente il Vostro Contatto:

3.3.1 Importazione contatti

Nelle aree relative ai leads, contatti e aziende di VTE, troverete sempre due tasti dedicati all’importazione ed esportazione dei
dati.
L’importazione prevede il formato CSV e consente attraverso un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva di mappare le colonne
del Vostro file CSV nei campi proposti da VTE.
In generale le anagrafiche in Vostro possesso possono contenere delle voci che non sono previste dalla configurazione base di
VTE; in questo caso, prima di passare alla fase di importazione, occorre inserire i campi personalizzati necessari alle Vostre
anagrafiche.

VTE Vi consente di organizzare le anagrafiche relative a leads, contatti ed aziende introducendo dei campi personalizzati su cui
poi definire tutte le liste di ricerca indispensabili per estrarre i dati che Vi interessano.
Riorganizzate le anagrafiche di VTE con l’eventuale inserimento di campi personalizzati ,è cosi possibile passare all’importazione
dei dati .

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La sezione 3.4.4. del manuale (Consigli per CSV e formato EXCEL) è dedicata alle funzioni di importazione ed esportazione in
formato EXCEL.

Le funzioni export e import aiuteranno a scambiare i dati tra i Vostri applicativi d’ufficio e VTE .

Per esportare o importare dei dati, cliccare su [Lead] , [Contatti] o [Aziende] nel menù Vendite. Avrete una Vista della lista di tutti
i Contatti o Aziende archiviate in VTE . Sopra alla lista dei contatti, come spiega l’esempio nella figura, troverete gli strumenti di
importazione ed esportazione.

Di seguito la descrizione della funzione d’importazione ed esportazione per i Contatti. Le altre importazioni ed esportazioni di
VTE funzionano con le stesse modalità.

Cliccate su [Importa Contatti] nella casella Strumenti come mostrato nella figura precedente e si aprirà una nuova finestra.

NB:
Non ci sono limiti di importazione di record, è comunque consigliabile dividere il file in record da 4000 righe.

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Ora dovete mappare i Vostri dati rispetto a quelli di VTE, sia che si tratti di campi standard che di campi personalizzati. Non è
necessario creare dei legami per tutti i campi del Vostro file, ma dovete collegare almeno i campi obbligatori.

NB: Se dovete fare delle importazioni multiple, VTE Vi offre la possibilità di archiviare le mappe che avete creato per un uso
futuro. Basta selezionare [Salva come Mappatura Customizzata] e attribuire un nome.

Quando avete inserito tutte le referenze cliccate su [Importa Ora] per trasferire i Vostri dati in VTE.
Nell’ultimo step dell’importazione, Vi Viene mostrato il risultato dell’operazione d’importazione:

Adesso potete vedere la Vostra importazione e accettarla o rifiutarla.

NB:
Se vengono importati contatti che contengono informazioni collegate ad aziende, l'importazione andrà a creare anche queste
ultime nella lista aziende.

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3.3.2 Esportazione Dati
Cliccate sull’icona esporta (freccia rivolta verso l'alto) di un qualsiasi menù della lista. Si aprirà una nuova finestra per il
salvataggio dei dati sul Vostro computer. La finestra caricata dipenderà dal Vostro sistema operativo. Con un computer Windows,
apparirà una finestra come quella mostrata nella figura:

Se cliccate su [Download], tutti i dati saranno esportati nel Vostro computer. I dati sono in formato ASCII con i valori separati da
una Virgola, quindi CSV.

3.3.3 Formato dati per Importazione


I dati, per essere importati devono essere in formato ASCII, con valori separati dalla Virgola (CSV). Il formato CSV è spesso usato
per scambiare dati tra le varie applicazioni.
Se volete importare dei dati, questi devono essere formattati in base alle seguenti regole:

• Tutti i campi separati da Virgole, devono essere compresi tra le Virgolette.


• Dovete includere tutti i campi obbligatori (es: Cognome e Società per i Lead)
• Non sono ammessi campi che contengono “trattini”, estensioni di file o spaziature giustificatrici.
• I campi numerici devono contenere dei numeri senza i caratteri "." o "," (per esempio, usa 3800 invece di 3,800).
• I campi che contengono le Virgolette creano problemi. Se dovete usarli devono essere compresi tra parentesi rotonde.
• Le intestazioni dei campi possono essere nella prima riga.

Nella figura Viene mostrato un esempio di file per l’importazione di una Lead. Ciascuna linea rappresenta un set di dati.

3.3.4 Consigli per CSV e formato Excel

Se trovate che, dopo l’apertura dei dati dal CRM, tutti i campi sono elencati in una sola colonna, potete seguire le seguenti
istruzioni per eliminare il problema:

• Importare il file CSV. Nel menù Dati, scegliere Importa Dati Esterni e importate i Vostri dati. Scorrere il file CSV da VTE e
cliccare su Apri. Questo permette di aprire il Wizard per Importazione Dati di Testo.
• Al primo passo, selezionare Delimitato.
• Al secondo passo, controlla Virgole. Vedrete un’anteprima che mostra come i dati sono stati separati.
• Al terzo passo, si può selezionare ciascuna colonna a turno e scegliere un formato. Per VTE scegliete Testo e otterrete un
foglio Excel ordinato.

Se desiderate importare i dati di un contatto dalla Vostra applicazione d’ufficio, dovete assicurarvi che questi siano ben
formattati. Ecco come si possono utilizzare i dati dei contatti di MS Outlook:

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a. Controllare il formato dei dati:

Sfortunatamente, in molti casi, i dati da importare devono essere controllati e modificati manualmente prima dell’importazione.
Questo è un lavoro importante per assicurarsi che tutti le informazioni siano ben formattate:

• Esportare i dati di un contatto da Outlook nel formato Excel.


• Avviare Excel e aprire il file dei Vostri dati.
• Esaminare qualsiasi carattere speciale come le Virgole (,), i punti e Virgola (;) e le Virgolette (“) e sostituire quelli che
creano problemi, per esempio con uno spazio.
• Guardare la colonna che contiene i campi obbligatori. Assicuratevi che ogni singolo dato abbia la possibilità di essere
mappato correttamente. Non usate caratteri speciali.
• Rimuovere la colonna iniziale se c’è.
• Rimuovete tutte le colonne di cui non avrete bisogno in VTE .
• Controllare il contenuto di ogni singolo ingresso. Assicurarsi che contenga le informazioni di cui si intende disporre.
Rimuovere gli errori in un secondo momento in VTE potrebbe causare molto lavoro.

b. Create un file CSV:

Se siete sicuri di avere dati validi e buoni, potete ora creare un file CSV che sia adatto a VTE:

• Per ragioni pratiche aggiungere una colonna all’inizio. Inserire in ogni campo per ogni gruppo di dati il termine
“Start1111” (senza le Virgolette).
• Aggiungere una colonna alla fine. Inserire in ciascun campo per ogni gruppo di dati il termine "End2222" (senza
Virgolette).
• Salvare i dati come file CSV.
• Aprire il file con un semplice editor di Testo (no MS Word!)

Salvate i Vostri dati. Ora avete un file ben formato che può essere importato, come spiegato nella Sezione 3.4.1. (importa
contatti).

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Calendario e attività

VTE dispone di un potente Calendario che Vi consente di inserire tutte le attività che dovete svolgere. Il Calendario di VTE Vi
permette di associare alle Vostre attività una data di scadenza, una priorità e gli utenti o contatti ad essa collegata. Basta un click
per posticipare un’attività che non si è riusciti a cominciare o aggiornare lo stato di attività già iniziate.

VTE articola le attività in 3 tipologie:

• chiamata: consente di definire una chiamata telefonica ed associarla ad un lead, contatto, azienda o ad un’opportunità
di vendita piuttosto che ad un’attività di assistenza clienti
• riunione: consente di definire una riunione con clienti o colleghi di lavoro e di collegarla a tutte le entità di VTE
• compito: consente di definire una specifica attività da svolgere e di collegarla a tutte le entità di VTE ad essa correlate

La Vista di tutte le attività inserite in VTE può essere giornaliera, settimanale, mensile o annuale.
VTE offre un calendario modello Outlook. Il calendario riporta tutte le Attività di VTE che il programma suddivide in riunione,
Chiamate (Eventi) e Compiti. Le differenze operative tra Eventi e Compiti saranno spiegate nella seguente sezione.
Il calendario può essere utilizzato direttamente attraverso il menù veloce o creando attività all'interno di un processo di vendita
collegato a Leads e Opportunità o durante i servizi di Help Desk. Le attività del calendario possono e devono essere collegate con
altri dati immagazzinati dal VTE, come un Contatto, Lead o Aziende. VTE aiuta non solo a schedare Attività ma fornisce un set di
strumenti per amministrare efficacemente Attività per tutta la Vostra organizzazione.
Se desiderate usare il Calendario per pianificare un Evento o un Compito, dovete cliccare sull’icona del calendario in qualsiasi
lista Visualizzata, oppure su [Calendario] sulla finestra dell’area di navigazione. Si aprirà una nuova finestra che Vi mostrerà la
lista calendario o la Vista dell’orario.

4.1 Aggiungere un evento al calendario

Per inserire una Chiamata o Riunione dalla Vista Calendario, cliccare sul tasto [Aggiungi Evento] e selezionare il tipo desiderato. Si
aprirà una finestra di pop-up dentro al calendario, come raffigurato nella figura:

oppure:

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Quindi cliccando su “modifica dettagli” posso Visualizzare la scheda completa dell’evento
Campi sul modulo evento

Tipo Evento: Selezionate una chiamata o riunione.


Nome Evento: Inserite un nome per l'evento
Descrizione: Si può aggiungere una piccola descrizione sull’evento.
Condividi: Si può marcare un evento come "Pubblico", in questo modo un nuovo evento creato verrà
condiviso con altri utenti. (Vedere la Sezione “Condivisione Calendario” per maggiori
informazioni)
Stato: Per default lo Stato è posto su “Pianificato”. Se necessario modificate l'impostazione.
Priorità: Stabilite un livello priorità.
Assegnato a: Per default, l’utente che crea l'evento ne è il titolare. Si può cambiare se necessario.
Data inizio e Data Ogni evento ha un inizio e una fine. Un evento può estendersi anche su più giorni. (Ad
di chiusura: esempio: un Viaggio di lavoro)
Invita: Ad un evento si possono invitare altri utenti seguendo le istruzioni raffigurate sul display. Fate
attenzione, l’evento così marcato sarà assegnato al calendario dell’utente invitato.

Tasto Invita: seleziono altri utenti coinvolti nella stessa attività:

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Si può cliccare sul Tab “Avvisa” per schedulare un’email automatica di promemoria, come raffigurato:

Per i messaggi di promemoria va inserita l’ora e un valido indirizzo email. Inoltre, il CRM permette di schedulare gli eventi che si
ripetono regolarmente, cliccando sul Tab “Ripeti”.

Un evento può, altresì, essere collegato a Contatti, Lead etc., come illustrato in figura:

Note
Ogni utente ha il proprio calendario, che può comunque essere condiviso con altri utenti, come spiegato nella Sezione
“Calendario Condiviso”.
Si possono invitare altri utenti CRM per chiamate o riunione.
Il calendario verrà raffigurato sul display con la lingua definita dal Vostro browser.

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4.2 Compiti

VTE aiuta a schedulare i compiti. Questi ultimi sono sempre assegnati ad un utente o ad un gruppo di utenti creati su VTE. Non si
possono invitare altri utenti per un compito e neppure collegare più di un contatto ad un compito. Il compito può però essere
trasferito ad un altro utente, cambiando il proprietario.

Si possono inserire compiti da diversi posizioni su VTE: da una scheda Contatto, da una scheda Opportunità ecc. Cliccando su
“aggiungi compito” apparirà una finestra dove potrete aggiungere le informazioni relative.

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4.3 Tutte le Attività
Se desiderate vedere tutte le Attività in un'unica lista, potete cliccare sul Tab [Tutte le Attività] sul menù del calendario, come
raffigurato nell'esempio:

La lista può essere personalizzata in base a criteri di Vostra scelta. Per maggiori istruzioni sulle possibilità di modificare la
Visualizzazione della lista, fate riferimento alla Sezione “Lavorare con le Liste”.
E' possibile, inoltre, marcare un’Attività come chiusa cliccando sul segno [X]

Alla Visualizzazione della lista è possibile cliccare sul nome dell’attività per Visualizzare i dettagli, come raffigurato nella figura. A
questo punto, possono essere modificati i dettagli, o duplicate le Attività per un nuovo inserimento. Sempre dalla stessa
interfaccia, è possibile aggiungere un'etichetta (cosiddetto “TAG CLOUD”) per fare delle segnalazioni a tutti gli utenti di VTE.

4.4 Importare ed Esportare Attività


Per importare o esportare le Attività dai Vostri applicativi VTE mette a disposizione il formato standard iCalendar (estensione
.ics). Per esportare le attività del calendario di VTE selezionare i record che si intendono esportare e premere il pulsante di
importazione:

Appare il seguente riquadro che permette di definire il nome del file per l’esportazione, definito il nome file premere Export:

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VTE mette a disposizione anche la possibilità di importare da file iCalendar, per importare dal modulo calendario premere il
pulsante per l’importazione:

Selezionare quindi il file .ics da importare:

Una volta terminata l’importazione verrà fornito un resoconto dell’attività:

Premere su “Finito” per confermare l’importazione.

In alternativa all’esportazione/importazione in formato iCalendar, VTE fornisce una serie di estensioni che si possono installare
sul Vostro computer. Questo include l'Outlook plugin per Windows o una estensione di Thunderbird per Windows, Mac o Linux.

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4.5 Condivisione del calendario e permessi di accesso

4.5.1 CALENDARIO PUBBLICO

Le seguenti regole sono da considerarsi valide se il modulo Calendario è impostato da Accesso Condiviso a Pubblico:

Se il calendario è impostato a pubblico, tutti gli utenti potranno accedere alle attività degli altri utenti. Vi sono tre diverse
accezioni di pubblico:
- Pubblico: Sola Lettura
- Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica
- Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica, Cancellazione

Se il calendario è Pubblico: Sola Lettura significa che tutti gli utenti saranno in grado di accedere in lettura alle attività del
calendario degli altri utenti, solo l’assegnatario o gli utenti con ruolo gerarchicamente superiore ad esso potranno accedere
anche in modifica o cancellazione.
Nel caso di questa accezione, gli utenti sono in grado di assegnare attività solo agli utenti con ruolo gerarchico inferiore al
proprio.

Se il calendario è Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica significa che tutti gli utenti saranno in grado di accedere in lettura e
scrittura alle attività del calendario degli altri utenti.
Nel caso di questa accezione, gli utenti possono assegnare attività a qualsiasi altro utente indipendentemente dalla gerarchia dei
ruoli. La cancellazione invece segue le regole della gerarchia dei ruoli.

Se il calendario è Pubblico: Lettura, Creazione/Modifica, Cancellazione significa che tutti gli utenti saranno in grado di accedere in
lettura, scrittura e cancellazione alle attività del calendario degli altri utenti.

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4.5.2 CALENDARIO PRIVATO

Le seguenti regole sono da considerarsi valide se il modulo Calendario è impostato da Accesso Condiviso a Privato:

Se il calendario è impostato a privato valgono i privilegi definiti dalla gerarchia dei ruoli: ogni utente potrà accedere alle attività di
calendario assegnate a se stesso o assegnate ad utenti con ruolo gerarchicamente inferiore.

In figura si hanno ad esempio:


- utente con ruolo Sales Manager “managerveneto”
- utenti con ruolo Sales Man: agentevi e agentevr

L’utente managerveneto sarà in grado di Visualizzare:


- le attività del proprio assegnate a se
- le attività assegnate ad agentevi
- le attività assegnate ad agentevr

Non sarà in grado di vedere:


- le attività assegnate ad altri utenti con ruolo Sales Manager
- le attività assegnate ad utenti con ruolo più alto (Vice Presidente e CEO)

4.5.3 VISIBILITA’
Il campo Visibilità degli Eventi definisce ulteriori specifiche di accesso, il campo può assumere valore Standard/Privato/Pubblico:

STANDARD
Segue le regole standard di Accesso Condiviso, Ruoli e Profili.
Quindi se il Calendario è impostato a Pubblico fare riferimento al paragrafo 1.
Quindi se il Calendario è impostato a Privato fare riferimento al paragrafo 2.

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PUBBLICO
E' un'estensione della Visibilità Standard ovvero l'evento, oltre a seguire le regole standard, è accessibile anche agli utenti con cui
è stato condiviso il calendario.

Esempio:

In figura si hanno:
- utente con ruolo Sales Manager “managerveneto”
- utenti con ruolo Sales Man: agentevi e agentevr

agentevi condivide il proprio calendario con agentevr:

agentevr sarà ora in grado di accedere in sola lettura a tutte le attività assegnate ad agentevi con Visibilità=Pubblico.
Il blocco “Utenti disponibili” in figura mostrerà solo gli utenti che per Accesso condiviso/Ruolo/Profilo non possono accedere al
calendario dell’utente.

PRIVATO
Se un evento ha visibilità= Privato il suo contenuto sarà accessibile solo all’utente assegnatario o agli amministratori di CRM.
Tutti gli altri utenti, che per Accesso condiviso/Ruolo/Profilo possono accedere all’attività, vedranno l’attività (in sola lettura)
intitolata “Evento Privato” ma non potranno accedere ai dettagli e alla descrizione.
In Vista per lista, nei moduli collegati, report e filtri il campo Soggetto è uguale a "Evento Privato" e saranno nascosti tutti i campi
ad eccezione di Assegnatario, i campi data e ora, Tipo Evento e Visibilità.

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Manutenzione base dati
In questo vengono presentati degli strumenti per il controllo dei dati, la manutenzione delle schede e la ricerca delle anagrafiche
basate sui filtri

5.1 Controllo dei duplicati


Il controllo dei duplicati Viene effettuato tramite una ricerca secondo criteri impostati dall'utente. Le anagrafiche possono essere
unite tramite un merge. Il sistema prevede la normalizzazione fino a tre anagrafiche per volta:

Una volta selezionati i campi (si possono selezionare anche i campi personalizzati) avVio la procedura di controllo tramite il tasto:
“Trova Duplicati”

Nella figura vediamo come si possono normalizzare e unire le schede duplicate:

NB:

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a. il pulsante di controllo dei duplicati si trova all'interno di ogni modulo
b. il record selezionato sarà la scheda che verrà mantenuta dopo l'unione
c. ad unione avvenuta l'anagrafica salvata conterrà la fusione delle relazioni (su ulteriori informazioni)

5.2 Il mass Edit

La funzione mass edit è uno strumento utile per aggiornare velocemente dei campi all'interno delle anagrafiche selezionate. Ad
esempio, se Viene creato un nuovo campo personalizzato in aziende e voglio editare quel campo su più anagrafiche
contemporaneamente, lo posso fare senza dover aggiornare le singole anagrafiche (NB: si possono aggiornare più campi
contemporaneamente).
Il pulsante mass edit lo troviamo nei seguenti moduli:
Campagne, Aziende, Contatti, Lead, Opportunità, Preventivi, Ordine di Vendita, Fatture, Listini, Assistenza Clienti, Faq, Servizi a
Contratto, Prodotti, Fornitori, Ordini di Acquisto, e Servizi.

Nella figura è illustrato un esempio su contatti: lo scenario vuole rappresentare un aggiornamento di anagrafiche contatti che
sono stati recuperati in Fiera:

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5.3 I Filtri: utility di ricerca per la creazione delle liste

5.3.1 Le liste

Le liste realizzano moduli per facilitare la ricerca dei dati in VTE. Definire una lista significa creare un sistema di ricerca attivabili e
quando necessario. I campi personalizzati che avete eventualmente utilizzato per personalizzare i moduli di VTE sono utilizzabili
anche come filtri per la creazione di liste. Avrete, pertanto, la possibilità di generare motori di ricerca ad-hoc.

Mediante l’utilizzo delle liste potete personalizzare le Visualizzazioni dei dati sulla base delle necessità di ogni singolo utente. Si
possono definire delle liste di default per le ricerche standard ed altre da utilizzare in casi specifici. Le liste definite su VTE
possono essere utilizzate non solo da chi le ha create ma anche dagli altri utenti del CRM.

5.3.2 Creare una Lista

Di seguito spiegheremo come creare una Vista individuale partendo da una lista di aziende. Questa modalità è applicabile anche
a tutte le altre liste.
Parametri di configurazione:
1. il contenuto delle colonne (campi della lista Visualizzati)
2. l’intervallo di tempo nel quale i dati sono stati creati o cambiati.
3. operatori di ricerca quali “E” o “OPPURE”, “CONTIENE”, “NON CONTIENE” ecc.

Per creare una nuova lista su tutti i moduli di VTE, cliccate su [Nuovo].

Da questa schermata avrete l’opportunità di creare la Vostra lista personalizzata.


1. Imposta come Default: la lista sarà Visualizzata come prima selezionando il modulo
2. Inserisci in Indice Chiave: la lista è editabile nel cruscotto in home page
3. Imposta a Pubblico: il filtro è personale, lo Visualizza solo chi lo crea, lo si può rendere pubblico
4. Seleziona Colonna: posso selezionare i campi di tipo Data
5. Seleziona Durata: il campo data posso decidere quando Visualizzarlo tramite la pick-list
6. Seleziona Data: per classificare data

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Nella figura Viene illustrato il filtro determinato da Filtri Avanzati

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E-MAIL E NOTE
VTE dispone ha un potente client di posta che Vi permette di svolgere attività di Mass Mailing. Esiste la possibilità di utilizzare le
funzionalità di Email Template per preparare e salvare i Vostri modelli di messaggio e poi inoltrarli a tutti i leads, contatti o
aziende che avete selezionato.
Esistono due tipologie di template:
• Template per Email: un semplice modello creato attraverso VTE da utilizzare per le comunicazioni ai Vostri clienti. E'
possibile creare un modello per ogni tipo di comunicazione ed utilizzarlo senza doverlo riscrivere ogni volta.
• MailMerge Template: questo modello Vi permette di creare file word compilati in automatico con il meccanismo della
STAMPA-UNIONE per i dati relativi ai moduli Leads, Contatti, Aziende e Assistenza clienti.
Email è, al contempo, un modulo per la ricezione delle email e per la catalogazione dei messaggi di posta inviati agli utenti di
VTE. Ogni messaggio di posta inviato a Lead, contatti e aziende Viene memorizzato nella rispettiva cartella.

6.1 Inviare e ricevere email


VTE offre molteplici possibilità per inviare email a clienti, collaboratori o altri contatti. Potete inviare email ai Vostri contatti
direttamente da VTE, o utilizzare i Plugin per Outlook e Thunderbird per la sincronizzazione.
Per spedire email dovrete configurare un server comune per l’accesso email, come spiegato nell’ultimo capitolo dedicato alle
impostazioni di VTE.

6.2 Spedire email


Se volete utilizzare VTE per spedire le email avete tre possibilità:

1. creare una email partendo dalla schermata dei dettagli di uno dei Lead, Contatti o Aziende. In questo modo, la mail inviata
Viene automaticamente archiviata tra i dettagli della scheda Lead, Contatti, Aziende. Vedi l'esempio riportato nella figura:

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2. selezionare il destinatario dalla lista di Visualizzazione, come raffigurato nella sottostante:

Potete, in
alternativa, creare un’email direttamente dal menu E-mail, come nella figura:

NB:
Per essere in grado di spedire una email, VTE necessita del Vostro server di posta in uscita.
Il setup è spiegato nel capitolo 15 dedicato alle impostazioni di VTE.

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Per la composizione potete usare i campi di inserimento basati sulla seguente descrizione:

Campo
To: Va inserito l’indirizzo email del destinatario.
CC: "CC" sta per Carbon Copy. Potete inserire l’indirizzo del destinatario che riceve la copia dell’email.
BCC: "BCC" sta per Blind Carbon Copy. Potete inserire indirizzi email che non saranno Visibili agli altri
destinatari.
Soggetto: Potete inserire un oggetto per la Vostra email
Allegati: Puoi aggiungere un allegato per la tua email
Descrizione Qui potete inserire il Vostro messaggio email. L'email sarà spedita in formato HTML. Potete usare gli
: strumenti disponibili per modificare le impostazione grafiche delle email.

NB:
VTE può memorizzare le Vostre firme email standard e aggiungerle ai Vostri messaggi automaticamente. La firma
dovrà essere inserita dal menù “Mie Impostazioni” nell’area Login di CRM. Potete, inoltre, trovare maggiori
spiegazioni nella Sezione: Configurazione Utenti.

I campi di descrizione servono per i seguenti scopi:

Campo
Seleziona Email VTE Vi offre la possibilità di lavorare con Template per le Email. Questi template devono essere
Template: memorizzai in VTE, come spiegato nella Sezione “E-mail Template”.
Manda: Permette di spedire l'email.
Salva: Potete salvare l'email senza inviarla. L’email sarà memorizzata ed entrerà in lista cliccando sul
menu Home Page > Email

6.3 Invio Email di Massa

Se dovete mandare delle mail ad un gruppo di contatti presenti in VTE, dovete operare nel seguente modo:
• Create una lista di lead, contatti o aziende. Utilizzate la funzione di filtro per selezionare i record desiderati. Fate riferi-
mento alla Sezione “Liste Customizzate” per maggiori chiarimenti.
• Salvate la lista così selezionata.
• Su questa lista, selezionate contatti a cui volete inviare la mail di massa. Cliccate sul tasto [Manda Mail].

Apparirà la schermata “Creazione Email di Massa”.

Compilate il testo della Vostra Email e procedete all’invio.

Importante

VTE gestisce l'oscuramento delle liste di invio email ai singoli destinatari. In questo modo, il Contatto che riceverà una
“Email di Massa”, non si accorgerà che quella stessa email è stata inviata anche ad altre persone.

VTE, inserisce in automatico in “Di Più Informazioni” tutte le mail che inviate utilizzando la sua webmail e che sono
collegate a Contatto, Lead, Aziende dal campo A: (al momento non prevede la possibilità di tale automatismo per i
campi C: o CCN: )

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6.4 Webmail

La Webmail del CRM VTE è in grado di gestire account di posta in modalità IMAP, ciò significa che la Webmail rappresenta
un’interfaccia con cui si accede direttamente al server di posta elettronica. Questo comporta che accedendo alla Webmail del
CRM l’utente opera come se accedesse direttamente al server di posta elettronica; qualsiasi operazione che si esegue attraverso
la Webmail Viene svolta come se fosse operata direttamente sul server: la creazione di una cartella nella Webmail corrisponde
alla creazione di una cartella sul server di posta, l’eliminazione di un messaggio dalla Webmail corrisponde alla cancellazione
fisica del messaggio dal server di posta, etc..
I messaggi di posta non vengono quindi scaricati in un cartella del CRM come accade per i client Outlook/Thunderbird ma
continuano fisicamente a risiedere nel server di posta.

Oltre all’account principale in modalità IMAP è possibile configurare delle caselle esterne POP3, in questo caso i messaggi della
casella POP3 sono copiati in un apposita cartella dell’account IMAP principale, le operazioni sui messaggi della cartella POP3
vengono quindi eseguite su una copia degli originali.

6.4.1 Configurazione della Webmail


Il server di posta in uscita deve essere configurato con le informazioni del server aziendale.
Per configurare il server di posta in uscita accedere a VTE con credenziali di amministratore, dalle Impostazioni

scegliere Server in Uscita:

Dal pannello per l’inserimento dei dati del server premere il pulsante Modifica:

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Inserire i dati del server SMTP:
- nome del server
- utenza (Nome utente)
- richiesta autenticazione

Inserire i dati del server IMAP:


- indirizzo del server

Premere Salva.

Al salvataggio il sistema prova ad inviare una mail di test all’indirizzo mail associato all’utente amministratore admin per
verificare le informazioni inserite e fornisce un responso sull’esito del tentativo:

Esempio di Invio fallito

Se il test è riuscito i dati del server vengono salvati:

Ogni utente deve quindi configurare la propria casella di posta AZIENDALE accedendo a Le mie preferenze:

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Serve quindi compilare i seguenti campi:
- Webmail nome utente: nome utente
- Webmail password: password legata al nome utente

Le credenziali di accesso devono riferirsi ad una casella di posta il cui server è quello inserito in Impostazioni -> Server in uscita ->
Nome del server.
A questo punto la Webmail è configurata per la ricezione della posta per l’utente.

6.4.2 Funzione Collega


Attraverso la funzione Collega è possibile collegare le e-mail ai moduli del CRM:

Per collegare una e-mail scegliere Collega e il nome del modulo a cui relazionarla.
Alla pressione Viene aperta una pop up per la selezione dell’entità, il sistema in automatico ricerca l’indirizzo del mittente nel
campo Email del modulo e propone i risultati trovati:

E’ possibile comunque effettuare la ricerca di record diversi da quelli proposti attraverso le funzioni di ricerca.
Nel caso non si trovasse la corrispondenza desiderata è possibile creare un nuovo record (es: una nuova Azienda) attraverso il
pulsante “+”.

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Una volta effettuato il collegamento, esso sarà messo in evidenza attraverso il simbolo della catena che sarà Visibile sia nella
Vista di dettaglio della mail, con indicazione del record collegato:

sia nella Vista in lista dei messaggi:

Nel modulo collegato (es: Azienda) l’email sarà presente nel blocco Email:

E’ possibile collegare la stessa mail a più moduli.

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DOCUMENTALE DI VTE

VTE 4.0 è dotato di un semplice ma utile gestore di documenti. Quali sono le caratteristiche principali:
1. Possibilità di archiviare documenti tipo file o link editabili.
2. Creare cartelle dette Folder per archiviazione digitale dei documenti.
3. I documenti possono, come gli altri moduli di VTE, essere assegnati all'utente che li deve gestire, ad esempio se sul
modulo impostazioni il documentale è impostato a privato, il singolo utente potrà vedere i documenti assegnati a se
stesso.
4. Il sistema è dotato di un contatore download che somma il numero di volte che si è scaricato un documento.

Nella figura possiamo vedere il documento in dettaglio:

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VTE Marketing
Per la gestione delle attività di marketing, VTE mette a disposizione una serie di strumenti utili sia da un punto di Vista pratico,
esempio l'invio di email marketing, sia da un punto di Vista tattico. In questo capitolo vedremo quindi quali sono e come fare ad
utilizzarle le attività di marketing attraverso le E-mail.

8.1 E-mail marketing e Mass Mailing

Ecco le fasi per gestire l'invio di email marketing ai Vostri Target (Lead e/o Contatti e/o Aziende)

a) create delle liste sulla base dei filtri di VTE per individuare esattamente il Target.

In questo modo sulla base di filtri a voi utili create delle liste di lavoro. Potete quindi dalla lista selezionata fare delle attività di
marketing, in particolare:

b) inviare email utilizzando la tecnica dei template > precaricate un template di email marketing tramite il menù impostazioni
(disponibile per soli utenti amministratori). Nella creazione dei template tenete conto dei campi di compilazione automatica
che desiderate utilizzare e sempre del modulo a cui si riferiscono (es: modulo contatti > template per contatti; modulo Lead >
template per Lead)

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Potete adesso tornare sulla Vostra lista filtrata adeguatamente e procedere con l'invio di email marketing, selezionando i
contatti/Lead che Vi interessano nell'invio e scegliendo il template di email marketing creato. Considerate che l'invio della mail
avViene in VTE sempre in modo singolo, mail per mail, anche se in apparenza sembra che la lista di invio sia tutta Visibile.

Le mail così inviate verranno comunque allegate alla scheda del cliente per capire a livello storico le comunicazione inviate al

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cliente stesso.

c) inviare comunicazioni Via posta tradizionale al cliente > per i possessori di OFFICE in particolare di WORD è data anche la
possibilità di fare delle stampe unione sulle stesse liste create in precedenza. Anche in questo caso i passi da seguire sono
prima di tutto scaricare ed installare il PLUGIN PER OFFICE (per ulteriori informazioni vedi capitolo dedicato ai PLUGIN OFFICE,
OUTLOOK, THUNDERBIRD). Quindi creare il documento di template e salvarlo sul desktop.

d) inviare comunicazioni Via posta tradizionale al cliente > per i possessori di OFFICE in particolare di WORD è data anche la
possibilità di fare delle stampe unione sulle stesse liste create in precedenza. Anche in questo caso i passi da seguire sono
prima di tutto scaricare ed installare il PLUGIN PER OFFICE (per ulteriori informazioni vedi capitolo dedicato ai PLUGIN OFFICE,
OUTLOOK, THUNDERBIRD). Quindi creare il documento di template e salvarlo sul desktop.

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Caricate il documento utilizzando il modulo di VTE > Impostazioni> Template di mail merge

Potete quindi procedere all'utilizzo del sistema di stampa unione (detto in VTE di Mail Merge) andando sulla schermata di
riepilogo del modulo di Vostro interesse (Contatti, Lead ecc.) selezionare il filtro di Vostro interesse e i nominativi di Vostro
interesse. A questo punto cliccate su “Unisci” e verrà creato il documento Word con estensione .doc di Vostro interesse per tutti i
nominativi selezionati

NB:
il sistema per funzionare ha bisogno dei seguenti requisiti in capo al client utilizzatore:
Interner Explorer IE 5.5 su sistema operativo Microsoft Windows 2000, Windows NT4 SP6, Windows XP.

Consiglio:
fate delle prove prima di mettere tutto in produzione e in particolare chi crea il Template da Word dovrebbe evitare di fare la
stampa unione dei documenti con il PLUGIN di VTE per OFFICE installato. Può creare dei conflitti.

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8.2 Campagne Marketing

Lo scopo principale delle Campagne Marketing è quello di poter associare a dei nominativi (nello specifico Lead e Contatti) delle
attività di Marketing ben specifiche. In pratica, la Campagna crea un collegamento tra le intenzioni dell'Ufficio Marketing (in
particolare su attività di Customer Marketing) e le attività commerciali. Infatti associando la Campagna ad un contatto o Lead,
ogni persona chiamata a gestire il cliente potrà vederlo dalla sua scheda. La Campagna di Marketing può quindi essere utilizzata
sia in senso positivo > per attività promozionali che per coordinare liste di clienti particolari > insolventi o con particolare
problematicità.

Nelle liste Aziende, Contatti e Lead è possibile indicare uno stato rispetto alla campagna:

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A seguito del caricamento ecco come compare la scheda del contatto:

8.3 Informazioni sui campi delle Campagne Marketing.

Ecco la lista dei campi principali del modulo campagne marketing di VTE

Campo
Nome della Nome della Campagna.
campagna:
Tipo di campagna: Dovete selezionare un tipo di campagna dalla lista, che è sempre modificabile dal Vostro
amministratore.
Prodotto: Potete selezionare un prodotto dal Vostro catalogo prodotti esistente per collegare la
Campagna al prodotto/servizio specifico
Stato della campagna: Selezionare lo stato della Vostra campagna. La lista può essere cambiata sempre
dall’amministratore.
Data di chiusura Potete includere la data in cui la campagna sarà terminata..
prevista:
Reddito previsto: Potete inserire un ammontare del profitto che Vi aspettate dalla campagna.
Budget e costi attuali: Potete includere i costi per la Vostra campagna.
Risposte previste: Potete includere il livello delle risposte che Vi aspettate di ricevere dalla Vostra campagna.
Assegnata a: Dovete assegnare la campagna ad un utente o ad un gruppo.
Target Potete definire il target a cui si rivolge la Vostra Campagna.
Descrizione: Potete aggiungere altre informazioni alla Campagna.

NB:
Se volete tracciare quante Opportunità vengono generate dalle Vostre Campagne, potete:
a) crearle direttamente dal modulo Campagna
b) creare l'Opportunità e collegarla alla Campagna nel campo “Fonte Campagna”.

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Il processo di vendita: prodotto, servizi e listini e catalogo prodotti
Per poter gestire al meglio il processo di Vendita attraverso VTE, è importante definire il catalogo prodotti /servizi ed il relativo
listino. Definito un catalogo di prodotti, potete associare a ciascun prodotto più listini in modo da poter gestire i diversi canali di
vendita; questa possibilità è altresì utile, se la Vostra azienda ha diversi tipi di clienti che richiedono un diverso prezzo. Potete
usare una vendita al dettaglio speciale, una distribuzione per canale, listini prezzi per clienti finali o altro.

VTE inoltre Vi permette di gestire il ciclo passivo quali ordini di acquisto e fornitori. E' comunque un modulo studiato per imprese
che non hanno particolari necessità di gestione dei propri fornitori. Per chi desidera maggiori informazioni su come ampliare o
personalizzare tale modulo mandi pure la propria segnalazione a info@crmVillage.biz

In questo capitolo i punti che verranno analizzati saranno i seguenti:

 Creazione di un prodotto o di un servizio


 Gestione di un bundle di prodotti
 Creazione di servizi
 Creazione di listini

9.1 Creare un prodotto o un servizio

Come per gli altri moduli di VTE per creare un prodotto basta cliccare sul tasto (+):

Nell'immagine seguente vediamo il prodotto in dettaglio:

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Blocco prezzi

9.2 Gestire un bundle di prodotti.

Con la versione VTE 4.0 è possibile creare e gestire dei bundle di prodotti tramite la creazione di sottoprodotti, o prodotti figli,
che vengono poi raggruppati nei prodotti padre. I prodotti in bundle si trovano nella lista Prodotti in Bundle, mentre i prodotti
genitore si trovano nella lista Prodotti genitore.
Questa è la gerarchia che Viene usata nella creazione di preventivi, ordini di vendita e ordini di acquisto.

9.2.1 Creare un bundle di prodotti.

Per creare un bundle di prodotti bisogna andare su inventario, prodotti e selezionare il prodotto principale del bundle che si
vuole andare a creare. Dalla scheda del prodotto bisogna cliccare “aggiungi prodotto”, nel caso si voglia creare un prodotto
nuovo da associare al prodotto selezionato, oppure “seleziona prodotti” qual'ora il prodotto da associare nel bundle fosse già
presente nel listino.

Cliccando su Seleziona Prodotti è possibile selezionare un o più prodotti già esistenti per includerli nel bundle come prodotti figli
associati al prodotto padre. Nella scheda del prodotto figlio, il prodotto padre è visibile come mostrato in figura.

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9.3 La creazione del servizio

Il servizio è utile nel caso in cui l'organizzazione propone pacchetti di formazione ed assistenza che hanno durata a ore, giorni,
mesi oppure validità annuali.
L'immagine rappresenta la creazione di un nuovo servizio:

Anche il servizio come il prodotto può essere relazionato ad un listino. Nel caso invece sia relazionato ad un Servizio a contratto e
all'assistenza clienti Viene processato per lo scalo automatico delle ore lavoro fino all'esaurimento del contratto.

9.4 Creare un listino


Per creare un nuovo listino cliccate sull’ [icona +] nel menu Inventario > Listini. Una nuova finestra si aprirà, come mostrato nella
figura. Salvare e selezionare “Ulteriori Informazioni”, quindi “Seleziona prodotti” e selezionare i prodotti da inserire nel listino
con relativo prezzo.

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Per evitare confusioni, è necessario attribuire un nome univoco al Listino. Il programma permette d'inserire anche una
descrizione per eventuali referenze future. Marcate la casella di controllo [Attivo] se volete avere a disposizione questo listino per
preventivi, ordini e fatture.

9.4.1 Collegamento con prodotti

Per aggiungere un prodotto al Vostro listino potete anche cliccare su [Più Informazioni], come mostrato nella figura. Potete
aggiungere un prodotto o servizio al Vostro listino cliccando su [Seleziona Prodotto o seleziona servizio].

Vi appare quindi la lista dei prodotti presenti a Catalogo. Selezionato, potete inserire il prezzo collegato a quel listino. Da questo
momento potete utilizzar il listino relativo per la creazione di fatture, preventivi e ordini di vendita.

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La seguente immagine mostra la vista sul modulo preventivo con la possibilità di scelta del listino.

9.5 Modulo Installazioni

Dalla versione VTE 4.0 è disponibile nel menù Inventario un nuovo modulo denominato Installazioni:

Questo modulo contente di tracciare tutte le risorse che è state vendute/noleggiate ai propri clienti, in particolare il modulo
consente di tracciare lo storico oltre che della vendita o del noleggio anche dell’eventuale assistenza erogata sul bene specifico.

Il modulo Installazioni memorizza le seguenti informazioni:


- nome dell’installazione in dotazione al cliente
- nome del cliente
- il prodotto che identifica la genericità della risorsa data in dotazione
- numero seriale che identifica la risorsa come unità rispetto al genere prodotto
- la data di vendita
- la data di messa in servizio
- lo stato: funzionante/fuori servizio
- il numero di tag
- il numero di fattura legato al noleggio/vendita ( non obbligatorio nel caso si tratti ad esempio di un regalo)
- la modalità con cui è avvenuta la spedizione della risorsa al cliente
- il numero di spedizione per il tracciamento
- eventuali documenti

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Per creare una nuova installazione vedi le figure sotto:

Un’installazione deve necessariamente essere legata a:


- un prodotto poiché con esso si identifica la genericità della risorsa

- una data di vendita e una data di messa in funzione

- il numero di serie per identificare l’unità fisica

- lo stato

- un nome identificativo

NB: se non configurato, serve creare il prefisso per la numerazione automatica al momento della creazione della prima
installazione

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9.6 Fornitori

VTE permette di inserire un numero illimitato di fornitori per la gestione dei Vostri acquisti di prodotti o servizi dedicati alla
Vostra azienda o ai Vostri clienti. Questi fornitori sono inseriti separatamente e non fanno parte delle liste di contatti o di
account.
Per inserire un nuovo Fornitore cliccate sull’[icona +] nel menù Ulteriori > Fornitori. Si aprirà una nuova finestra:

Nella schermata fornitore potete aggiungere le seguenti informazioni fondamentali:

Campo
Nome del fornitore: Potete usare il nome della società fornitrice.
telefono: Potete inserire il numero di telefono del Vostro fornitore.
Email: Potete inserire l’indirizzo email del contatto del Vostro fornitore.
Website: Potete inserire il sito web del Vostro fornitore.
Codice contabile: Codice di categoria contabile del fornitore
Categoria: Potete collegare il fornitore con una categoria, se richiesto.

9.7 Importazione ed esportazione dei prodotti

Con le funzioni di esportazione e di importazione potete scambiare i dati di VTE con un largo numero di programmi presenti nella
Vostra azienda. Tutti i dati dei prodotti possono essere esportati o importati sempre in formato CSV (campi separati da virgola).
Potete iniziare a importare o esportare cliccando sul menù Inventario > Prodotti nell’area navigazione del Vostro CRM. Verrà
visualizzata la lista dei Vostri prodotti. Utilizzate le icone in cima alla lista per iniziare l’importazione o l'esportazione come
illustrato:

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Il processo di Vendita: Lead, Opportunità, Preventivi e Ordini di Vendita
Il processo di vendita di VTE viene suddiviso in tre fasi principali: prevendita, vendita e post-vendita. In pratica partendo da
quelli che sono la Lead, cioè liste di potenziali clienti (il caso classico sono le liste acquistate dai diversi fornitori presenti sul
mercato), si procede verso la conversione degli stessi in Contatti e Aziende e quindi alle relativa Opportunità di vendita. Se le
Opportunità di vendita si chiudono favorevolmente possiamo elaborare altre fasi di gestione del cliente come ad esempio:
assistenza e servizi erogati.

Ecco alcuni punti di particolare importanza:

• creazione di un Lead: in VTE quelle che sono normalmente definite liste di marketing provenienti da siti Web, passaparola,
Fiere o fornitori vari di nominativi sono gestite con il modulo Lead. In pratica il Lead è una semplificazione della scheda
cliente (fatta da scheda contatto e scheda azienda) proprio per rendere più veloce tutto il processo di gestione di questi
nominativi. Infatti molti di questi Lead dovranno essere scartati rispetto ai prodotti e servizi che la Vostra azienda offre.
Quindi prima di andare a “sporcare” il database clienti è buona norma caricare tutte le liste di clienti potenziali sul modulo
Lead e solo successivamente, previa verifica da parte della forza vendita del reale interesse, fare la conversione in cliente
(azienda/contatto). In questo modo terrete sempre ben distinte le attività da fare sui potenziali clienti rispetto a quelle sui
clienti reali.

• creazione di un’opportunità di vendita: questa fase si realizza attraverso la conversione di un Lead, quando l’interesse
Viene manifestato dal potenziale cliente; oppure direttamente, attraverso il modulo opportunità, quando l’interesse arriva
da un cliente acquisito. L’opportunità può essere collegata a molte entità di VTE compiti, eventi, note, prodotti. In questo
modo il CRM tiene traccia della strategia messa in campo per arrivare a destare l’interesse di un cliente potenziale o
acquisito.

• Preventivo: è la fase in cui si definisce l’offerta di vendita da associare all’opportunità creata nella fase precedente. Poiché
un preventivo è associato ad un prodotto/servizio, occorre aver prima definito il catalogo prodotti. In VTE, prima di stilare
un preventivo, occorre anche definire il sistema di tassazione, qualora debba essere applicato.

• Ordine di Vendita: attraverso questo modulo, VTE gestisce l’ordine di un prodotto/servizio ricevuto dal cliente. L’ordine di
vendita può essere creato a partire dal preventivo precedentemente creato, in questo caso VTE Vi permette di gestirne le
differenze.

10.1 Introduzione

Si può utilizzare VTE per tracciare l’intero processo di vendita, cominciando con il primo contatto e finendo con i servizi di vendita
e assistenza. VTE utilizza, durante questo processo, differenti stadi:

1. Lead
2. Opportunità (ordinate per differenti livelli, priorità e altri criteri)
3. Preventivi
4. Ordini di vendita e acquisto
5. Fatture
6. Assistenza clienti e FAQ

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10.2 Lead

I Lead rappresentano la prima fase del rapporto con i potenziali clienti. La Vostra azienda può ottenere Lead da attività come
fiere, sito web, passaparola, campagne marketing.
In questa fase il Lead include tre future entità di VTE: Contatto, Azienda, Opportunità.

Quando create un Lead potete tenere conto di:

• dati della persona fisica e della sua organizzazione


• descrizione del Lead
• valore qualitativo di un particolare Lead per la Vostra società

Questi dati saranno memorizzati come campi standard per il Vostro CRM. Il Vostro amministratore può comunque modificare il
tipo e il numero di dati standard necessari per la creazione dei Lead. Considerate sempre i Lead come il miglior punto di partenza
per la gestione delle Vostre attività commerciali e di marketing.

Per la ricerca dei lead potete, cliccando sulla lente di ingrandimento, fare una ricerca semplice

o avanzata in base alle esigenze

Questa Vista rappresenta un potente strumento per cercare e trovare qualsiasi informazione sui Lead, utilizzando il comando
evidenziato nella figura. Da qui, inoltre, potete anche fare delle attività di “massa” sui Lead presenti in lista. In particolare:
 cancellazione
 invio di mail di massa
 cambio di proprietario
 cambio di stato

NB: come per tutte le viste dei moduli di VTE potete cambiare i campi visualizzati nelle colonne e fare dei filtri permanenti che Vi
permettono di lavorare su liste adatte ai Vostri bisogni.

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1. Imposta il filtro come predefinito nella lista dell'elenco del modulo.
2. Inserisci indici chiave per visualizzare la lista nel cruscotto dell'home page.
3. Seleziona per rendere il filtro visibile a tutti gli utenti.
4. Seleziona colonna per determinare il campo data.
5. Seleziona durata per determinare il periodo di validità del filtro riferito ad un campo data.
6. Personalizza il campo data.

Le liste possono essere di tipo pubblico o privato. Quando sono di tipo pubblico gli utenti possono vedere la lista dei filtri di cui
non sono proprietari. Se invece le liste sono impostate a privato solo l'amministratore è in grado di Visualizzare i filtri non
assegnati a lui.

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Gestione dei filtri per approvazione pubblico, privato ed in attesa di approvazione

10.2.1 Dettagli Lead

Per entrare nei dettagli del Lead cliccate su [Cognome]. Una nuova finestra si aprirà come indicato nella figura:

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In particolare nei collegamenti del Lead verso altre entità di VTE trovate:

Campi
Attività: collegamento con il modulo calendario
Email: collegamento con Webmail di VTE, tutte le email che vengono spedite a questo Lead tramite VTE
vengono archiviate qui
Storico collegamento con il modulo di calendario con la specifica che qui rientrano le attività chiuse
Attività:
Allegati e Potete aggiungere note o allegati ai Lead. Un allegato può essere rappresentato da qualsiasi tipo di
Note: file, come ad esempio fogli di dati, contratti, ecc.
Gli allegati restano salvati solo nella scheda Lead relativa mentre se utilizzate le Note, verranno
automaticamente inserite anche nel modulo Note (come un vero e proprio sistema documentale)
Prodotti: Potete aggiungere informazioni su prodotti o servizi riferiti ai Lead.
Campagne: Potete selezionare una campagna alla quale il Lead deve partecipare

10.2.2 Lead Importa ed Esporta

Potete importare o esportare la lista di tutti i Lead. Per poter usare queste funzioni avete bisogno dei privilegi di importazione ed
esportazione previsti per l'amministratore di sistema.

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10.3 Opportunità

L'opportunità collegata ad un Lead, può essere creata nel momento della conversione da Lead a Contatto/Azienda. Le
Opportunità sono caratterizzate dal fatto che esiste (quindi è verificato) un interesse reale per i Vostri prodotti/servizi da parte
del Lead e quindi è il momento di aprire una trattativa. L’esistenza o meno di interesse può quindi essere considerata come il
parametro che tipicamente porta alla conversione di un Lead in Opportunità/ Contatto/ Azienda. Inoltre la creazione di una
Opportunità può avvenire direttamente dal modulo Opportunità come per tutti gli altri moduli, vedi paragrafo successivo.

10.3.1 Inserimento diretto di Opportunità

L'Opportunità, al momento della creazione, si presenta come indicato nella figura:

I campi principali dell'Opportunità possono essere così descritti:

Campo
Nome Opportunita’: Assegna nome all’Opportunità.
Ammontare: E' un campo necessario per chi desidera fare delle previsioni sul valore delle
Opportunità aperte. Non è ancora logicamente definitivo ma se questo Ammontare
Viene moltiplicato per la Probabilità di chiusura si ottiene un valore significativo per le
previsioni commerciali.
Nome Azienda: Selezionare il nome dell’azienda già memorizzato nel Vostro CRM cliccando su [icona
cartella] alla fine della linea.
Data di chiusura attesa: Data potenziale di conclusione affare.
Tipo: Selezionare un tipo di Opportunità. La definizione del tipo può essere configurata
liberamente dal Vostro amministratore di sistema.
Prossimo Step: Inserire il prossimo step, se si desidera segnalare i passi successivi.
Fonte Lead: Selezionare una sorgente di Lead. La definizione della fonte può essere configurata
liberamente dal Vostro amministratore di sistema.
Stadio di vendita: La definizione dello stadio può essere configurata liberamente dall’amministratore di
sistema.
Assegnato a: Selezionare il proprietario. Di default viene assegnata all’utente che la crea.
Probabilità (%): Inserire la probabilità di successo dell’Opportunità. Questo valore dovrebbe poi essere
moltiplicato per l'Ammontare. In questo modo potete avere una previsione verosimile
del valore della singola Opportunità. Potete inserire tutti i numeri da 0-99.
Fonte Campagna: Per collegare l’Opportunità ad una Campagna in atto. Se l'Opportunità viene creata dalla
Campagna questo campo è popolato in automatico
Descrizione: Per inserire informazioni aggiuntive sull'Opportunità.

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10.3.2 Informazioni aggiuntive sulle Opportunità.

Come ogni altro modulo, le Opportunità sono collegabili con altri moduli di VTE.

Descrizione dei collegamenti:

Modulo
Attività: Per vedere tutte le attività collegate o crearne di nuove.
Contatti: Per vedere una lista di contatti relativi all’Opportunità. Potete selezionare i contatti aggiuntiVi già
memorizzati nel sistema CRM.
Prodotti: Per vedere una lista di tutti i prodotti o servizi che sono collegati all’Opportunità.
Storia Stadio Ogni volta che cambiate lo stadio di vendita sarà creato un nuovo record nella lista della Storia
di Vendita: Stadio di Vendita.
Documenti e Potete aggiungere documenti o allegati alle Opportunità. Un allegato può essere rappresentato
Allegati: da qualsiasi tipo di file, come ad esempio fogli di dati, contratti, ecc.
Gli allegati restano salvati solo nella scheda Opportunità relativa mentre se utilizzate le Note,
verranno automaticamente inserite anche nel modulo Note (come un vero e proprio sistema
documentale)
Preventivi: Per vedere la lista dei Preventivi collegati all'Opportunità o per crearne di nuovi. In pratica i
preventivi possono essere creati o in capo delle Aziende se avete un tipo di business per cui di
solito aprite una trattativa sola per azienda. Mentre se avete diverse trattative aperte o da aprire
sulla stessa Azienda allora è il caso di creare i preventivi dal modulo Opportunità. In questo
modo, avrete un dato importante a livello storico vale a dire per una Azienda > quante
Opportunità aperte/chiuse e per ogni Opportunità > quanti Preventivi
Ordine di Per vedere la lista degli Ordini collegati all'Opportunità. Il modulo Ordini è tipicamente un modulo
Vendita: utile se avete come prassi la conferma dell'ordine e non del preventivo. Altrimenti potete evitare
di utilizzarlo.
Storico Qui potete vedere la lista di tutte le Vostre attività passate.
Attività:
Servizi Qui potete aggiungere prodotti con servizi.

NB:
anche per le Opportunità di vendita è possibile utilizzare l'importazione ed esportazione dei dati

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10.4 Preventivi

Come crearli?
- da dentro le schede Opportunità o Azienda nella parte dei collegamenti con altri moduli
- direttamente dal modulo Preventivi presente sul Tab “Vendite”

Cosa serve fare prima?


- il modulo Preventivi si basa sul catalogo prodotti, dovete quindi preventivamente caricare il catalogo prodotti (indicando anche
le % IVA) ed eventualmente caricare i listini di vendita se ne avete.
- il modulo Preventivi prende i dati di anagrafica direttamente dall'azienda collegata, dovete quindi compilare i dati relativi
all'Azienda prima di procedere alla redazione del preventivo.

Cosa contengono?
La Figura Sotto, mostra le informazioni visualizzate per l’inserimento di un Preventivo.

1) Visualizzate il Soggetto vale a dire il nome da assegnare al preventivo;


2) codice automatico progressivo modificabile del preventivo;
3) il nome azienda, se create il preventivo dalla scheda azienda Viene attribuito in automatico e cosi anche l'indirizzo di
spedizione;
4) campi che vengono compilati in automatico se create il preventivo dalla scheda azienda;
5) per preparare il preventivo dovete prima avere caricato i prodotti a catalogo;

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6) i listini di vendita;
7) per caricare i servizi a catalogo;
8) per spostare i prodotti.

Una volta salvato il preventivo potete creare o inviare il PDF relativo o la fattura o l'ordine di vendita come evidenziato nella
figura sotto:

Nel PDF troverete i dati della Vostra azienda comprensivo di Partita IVA e quelli della azienda a cui state facendo il preventivo
compresa Partita IVA se inserita.
Nella scheda del preventivo, una volta salvato, potete trovare dei collegamenti utili per diverse cose (figura 10.5.3.) infatti trovate
i collegamenti con gli ordini di vendita eventualmente creati dal preventivo, i collegamenti con i documenti (es: se il preventivo lo
fate sempre in formato testo ma volete salvare i valori numerici sul modulo preventivo di VTE per rendicontazione commerciale
potete allegare al preventivo in VTE il preventivo realmente redatto in formato testo), i collegamenti con il modulo CALENDARIO
(es: se dovete richiamare dopo 48 ore la persona a cui avete inviato il preventivo basta solo creare un'attività di calendario che
sarà collegata al preventivo stesso), lo storico degli stati del preventivo (es: se prevedete che i preventivi abbiamo dei processi di
approvazione interna potete Visualizzare le fasi storiche degli stessi)

NB: per la creazione dei PDF vedi capitolo legato al PDF Maker

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Le informazioni che potete inserire sono:
Campo
Soggetto: Date un nome al Preventivo. E' consigliato menzionare il nome dell’azienda (es. "Nome Azienda –
Nome Soluzione – Versione in numero").
Nome Per collegare il Preventivo ad una Opportunità.
Opportunità:
Stadio Il CRM offre la possibilità di avere un Preventivo con differenti fasi. Utile nel caso in cui
Preventivo: qualcun'altro debba approvare il Preventivo.
Valido fino a: Inserire la scadenza della quota.
Team: Questo campo è stato aggiunto per l'uso interno. Nel caso in cui sia un team a lavorare su questo
preventivo, è possibile prenderne nota qui.
Nome Potete selezionare qui un nome di un contatto collegato.
Contatto:
Corriere: Se serve spedire un bene puoi selezionare un corriere.
Spedizione: Potete aggiungere ulteriori informazioni di acquisto come ad esempio una data approssimativa per
la spedizione (per uso interno).
Manager Se utilizzate il CRM anche per gestire il Vostro inventario potete selezionare qui il manager
Inventario: dell’inventario. Nel momento in cui premete il tasto [Salva], il manager dell’inventario riceverà una
email generata automaticamente da VTE che fornirà informazioni sul preventivo . Il Vostro
amministratore di sistema può cambiare le impostazioni
Nome Per collegare il preventivo ad una azienda.
Azienda:
Assegnato a: Seleziona l’utente CRM responsabile del preventivo.

Dettagli dei prodotti


Per i Preventivi VTE considera tutti i tipi di tasse e sconti che possono essere applicati alle offerte di prodotti e servizi, incluse
tasse locali, statali o federali e anche tasse speciali. Queste tasse possono essere calcolate su ogni prodotto/servizio o
sull’ammontare complessivo. Prima di selezionare il prodotto/servizio devi quindi decidere quale modalità utilizzare per la
tassazione. VTE supporta sia la tassazione individuale di prodotto che quella complessiva.

La figura sotto mostra un esempio per introdurre i dettagli dei prodotti calcolati con la modalità individuale.

Nella figura sotto potete vedere il dettaglio dell’inserimento con la modalità Gruppo. Qui il totale delle tasse è calcolato dopo
l'inserimento di tutti i prodotti.

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Campi che potete utilizzare per i prodotti su modulo preventivi

Campo
Prodotti: Prima di creare un preventivo, è necessario aver creato un catalogo dei prodotti o servizi. E’
possibile aggiungere un commento per ogni singolo prodotto offerto.
Quantità in stock: Dopo aver selezionato un prodotto vedrete qui la quantità in stock.
Quantità: Dovete selezionare una quantità di prodotti o servizi offerti.
Prezzo unitario: Dopo aver selezionato un prodotto o un servizio, il prezzo unitario, come definito nel
catalogo, sarà Visualizzato nel display.
Prezzo di listino: Per inserire il prezzo. Potete usare l’ [icona libro] per selezionare il prezzo dal Vostro
catalogo prezzi. Questo è particolarmente utile se mantenete diversi listini prezzi per
differenti tipi di clienti.
Sconto: Selezionare uno sconto per ogni prodotto o servizio o uno sconto per il totale. Questo
sconto può essere espresso in percentuale (%) sul prezzo di listino o in cifra precisa.
Tasse: VTE calcola le tasse in base alle informazioni passate dal Vostro catalogo prodotti. E’
possibile modificare la tassa senza cambiare l’inserimento del catalogo prodotto.
Carico Spedizione: Potete anche aggiungere ulteriori carichi di spedizione.
Tasse per Si possono aggiungere eventuali tasse di spedizione.
Spedizione:
Aggiustamento: Arrotondamento.

Potete aggiungere altre tasse o correzioni. I termini e le condizioni possono essere definiti premendo il tasto [Più Informazioni]. Il
Vostro amministratore di CRM può stabilire i termini e le condizioni di default.

10.5 Ordine di vendita

Gli Ordini di vendita sono gli ordini che ricevete dai clienti. Un ordine di vendita può essere diverso dal Preventivo e con VTE
potete tenere traccia di queste differenze.

Potete creare anche un Ordine di vendita da un Preventivo aprendo la lista di Visualizzazione del preventivo corrispondente e
cliccando sul tasto [Nuovo Ordine di Vendita]. Questo trasferirà automaticamente le Vostre informazioni ai nuovi Ordini di
vendita. Potete anche creare un nuovo Ordine di vendita cliccando sull’ [icona +] dalla lista degli ordini.

In entrambi i casi si aprirà una nuova finestra come raffigurato nella figura sotto. Se create l’Ordine da un Preventivo vedrete che
tutti i campi introdotti nel preventivo vengono riempiti automaticamente (figura 8.9)

Come per i preventivi, anche gli ordini di vendita hanno dei collegamenti con altri moduli di VTE per potenziarne l'utilizzo quali:

> collegamento con ATTIVITÀ


> possibilità di inserire DOCUMENTI
> collegamento con le FATTURE (se da un ordine di vendita generate una FATTURA)
> storico delle attività
> storico degli stati dell'ordine di vendita

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Campi standard per ordini di vendita

Campi
Soggetto: Dovete dare a questi ordini di vendita un nome. È raccomandato di creare un nome
unico e di includere il nome dell’azienda.
Nome Opportunità: Potete collegare gli Ordini di vendita alle Opportunità.
Numero Cliente: Se la Vostra azienda lavora con codici numerici cliente, potete inserirli qui.
Nome Preventivo: Per collegare il Vostro Ordine con un Preventivo.
Ordine di acquisto: Normalmente i clienti inviano un ordine con un numero d'ordine di acquisto
proprio. Può essere inserito qui.
Nome Contatto: Potete selezionare un contatto collegato al Vostro Ordine.
Data Scadenza: Per fissare una data scadenza dell'Ordine.
Trasportatore: Potete selezionare un corriere preferito dal Vostro cliente.
Stato: Seleziona uno stato per questo Ordine di vendita. Questo è un pratico strumento se
gli ordini devono essere approvati.
Imposta di fabbricazione: Se ci sono tasse speciali o altri costi relativi a questo ordine.
Nome Azienda: Dovete selezionare l’azienda che è collegata a questo ordine di vendita.
Commissioni di vendita: Qui dovete inserire una commissione di vendita.
Assegnato a: Selezionare l’utente di VTE responsabile per questo ordine di vendita. Potete
selezionare ogni singolo utente ma non gruppi.

10.6 Ordini di acquisto

VTE Vi aiuta nell’acquisto di beni e servizi. Questo potrebbe esserVi utile se dovete ordinare qualcosa per completare un ordine
di vendita di un cliente o per uso interno.

Per inserire un nuovo ordine di acquisto dovete cliccare su [icona +] sul menù Inventario > Ordini di acquisto. Oppure potete
cliccare su [Aggiungi Nuovo Ordine di Acquisto] sulla Visualizzazione dei Fornitori da Inventario > Fornitori . Per usare questa
opzione, VTE trasferirà automaticamente le informazioni sul Fornitore al nuovo ordine di acquisto. Si aprirà una nuova finestra
come raffigurato nella figura sotto:

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NB: per la creazione dei PDF vedi capitolo legato al PDF Maker Lista campi standard per ordini di acquisto:

Campi
Soggetto: Nome dell'Ordine
Nome Fornitore: Dovete selezionare il nome del fornitore presente in VTE
Numero Se utilizzate questo codice, potete inserirlo qui.
Requisizione:
Numero Tracking: Se esiste un numero identificativo per il tracking, potete inserirlo qui.(Per conoscere lo stato
di spedizione)
Nome Contatto: Potete selezionare un contatto relativo a questo ordine, riferito ad un Vostro venditore o ad
una persona che lavora con voi su questo ordine di acquisto.
Data Scadenza: Potete inserire una data di scadenza per questo ordine.
Trasportatore: Potete selezionare anche il Trasportatore.
Commissioni Potete inserire una commissione di vendita, inclusa nel Vostro ordine di acquisto.
Vendita:
Imposta di Potete inserire informazioni sulle tasse (in un valore numerico).
fabbricazione:
Stato: Se più di una persona lavora su questo ordine, potete usare il campo di stato per distinguere
determinati livelli di completamento.
Nome Contatto: Dovete selezionare un account relativo a questo ordine di vendita.
Commissione di Potete inserire una commissione di vendita qui.
vendita:
Assegnato a: Selezionate l’utente CRM responsabile per questo ordine di vendita.

10.7 Fatture

L'utilizzo del sistema di fatturazione in VTE è molto utile se si vogliono tracciare gli importi in pagamento, le fatture per azienda e
magari gli insoluti. Il sistema si dimostra molto utile indipendentemente dall'utilizzo del modulo PREVENTIVI. Questo perché le
aziende tipicamente preparano dei preventivi molto accurati e con molto testo di descrizione dei prodotti. Questo rende
realmente difficile l'implementazione del modulo preventivi. Contrario invece per le fatture che sono quasi sempre solo
descrizioni molto sintetiche con indicazione degli importi e delle modalità di pagamento. Per creare le fatture, cliccate su [icona
+] o, se preferite, usate il tasto [Crea Nuova Fattura] sulla lista di Visualizzazione degli ordini di vendita. Vi apparirà una nuova
finestra, come raffigurato nella figura sotto:

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Potete aggiungere le seguenti informazioni alla Vostra fattura, considerando comunque che se create una fattura da un
preventivo o ordine di vendita presente su VTE, verranno riportati tutti i campi comprensivi dei prodotti venduti e dell'indirizzo
dell'azienda cliente, mentre se lo fate ex-novo, verranno riportati solo i campi descrittivi dell'azienda e la relativa Partita IVA.

Campo Descrizione
Soggetto: Nome della Fattura.
Ordine Vendita: se collegata ad un ordine di vendita
N.Cliente: se il cliente ha un codice interno
Invoice No numero progressivo automatico modificabile
Data Fattura: Ogni fattura deve aver una data, potete selezionarla da qui.
Data Scadenza: Dovete inserire una data di scadenza per questa fattura.
Ordine di Acquisto: Dovete inserire informazioni su un ordine di acquisto che si riferisce a questa fattura.
Imposta di Potete inserire informazioni sulle imposte di fabbricazione se ne avete
fabbricazione:
Commissioni Potete inserire un'eventuale commissione di vendita (campo numerico)
Vendita:
Nome Azienda: Dovete selezionare un account relativo a questa fattura. Selezionando l’account il campo
dell’indirizzo si inserirà automaticamente.
Stato: per assegnare degli stati alla fattura (in spedizione, pagata ecc.)
Assegnato a: stabilite qui se l'assegnatario deve essere qualcuno diverso dal responsabile dell'azienda

NB: per la creazione dei PDF vedi capitolo legato al PDF Maker

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10.8 DDT

Il modulo DDT serve per gestire i documenti di trasporto. Per creare un DDT, accedere al modulo:

Inserire i campi principali ed i prodotti relativi alla spedizione.

Al termine salvare e quindi creare il proprio template PDF per il DDT in base alla proprie esigenze:

Per il PDF Maker vedi sezione dedicata.

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10.9 Linee prodotto per budget

VTE offre delle funzioni di budget attivabili dal modulo Impostazioni attraverso la voce Impostazioni Linee di prodotto:

E’ possibile
indicare le principali linee prodotto trattate a livello aziendale ed indicare un valore di budget per l’anno.

Questi valori vengono poi confrontati con l’effettivo totale e per agente, confrontando il valore a budget per linea di prodotto e
le opportunità in Stato = “Chiuso VINTO”.

Il report Report linee di prodotto della sezione REPORT fornisce poi l’andamento:

da cui:

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Il processo di Post Vendita: ASSISTENZA CLIENTE E FAQ
VTE permette di gestire anche la fase di post vendita tramite il modulo di ASSISTENZA CLIENTI che serve per questa tipologia di
situazioni:

• Gestire eventuali problemi o richieste dei clienti sui prodotti e servizi forniti

• Fornire al cliente attraverso la generazione di un Ticket di Assistenza lo strumento per monitorare lo stato di
avanzamento lavori su ciascuna specifica richiesta

• Fornire al reparto vendite una panoramica sulle richieste fatte dai clienti per ciascun prodotto/servizio offerto

• Gestire le fasi progettuali successive alla vendita

Come detto il modulo di ASSISTENZA CLIENTI si basa sui TICKET. Il ticket rappresenta la richiesta di un cliente riferita ad un
prodotto/servizio acquistato ed è, di conseguenza, associato a varie altre entità di VTE (es. Calendario, Aziende ecc.).

Qualche esempio:

> per rilasciare una soluzione venduta possiamo aprire un TICKET che traccia lo stato ed il numero delle soluzioni da rilasciare

> se un cliente ha un contratto di assistenza possiamo aprire un TICKET della durata di un anno per informare chi deve gestire il
cliente del suo diritto all'assistenza

> se un cliente ci chiama per un reclamo o una segnalazione di malfunzionamento possiamo pensare di aprire un TICKET

VTE offre anche un sistema di FAQ in cui per ogni prodotto/servizio offerto viene creata una lista di domande e risposte. Questa
lista viene generata a partire dalle domande più comuni fatte dai clienti e serve per offrire un supporto di primo livello.

Attraverso il modulo ASSISTENZA CLIENTI è possibile analizzare i vari ticket originati dai clienti e gestire i più comuni attraverso il
sistema FAQ. In questo modo i due sistemi lavorano in sinergia per offrire un servizio di post vendita sempre più qualificato e con
l’obiettivo di offrire migliori risposte al cliente.

11.1 Creare nuovi Ticket

VTE considera i ticket come qualsiasi tipo di richiesta di servizio da parte del cliente dopo la vendita.

Per creare nuovi ticket, aprite il menù Supporto > ASSISTENZA CLIENTI come mostrato nella Figura: Lista Ticket. Potete usare
l’icona con la lente d’ingrandimento in cima alla lista per la ricerca. Potete anche usare questo menù per cambiare il proprietario
di un ticket o cancellare ticket sbagliati (vedi figura)

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Campi di particolare rilievo:
> PRIORITA': che indicando l'ordine con cui devono venire svolti i TICKET (è un campo che dovrebbe essere compilato dai
responsabili del servizio ASSISTENZA)
> IMPORTANZA: se il campo priorità deve essere compilato dal servizio assistenza, questo campo dovrebbe essere compilato dal
commerciale che prende in carico il cliente. Infatti il valore deve essere attribuito in base all'importanza del cliente rispetto
all'azienda.
> CATEGORIA: indica il tipo di ticket che potrebbe essere ad esempio: reclamo, rilascio soluzione, assistenza in garanzia ecc.
> COLLEGATO A: è il campo che permette di collegare il TICKET con l'azienda o il contatto relativo (se create il ticket/contatto
dalla scheda azienda vengono compilati in automatico)
> STATO: serve per la gestione dei filtri, in questo modo potete creare dei filtri che vi permettono velocemente di sapere quali
sono i progetti aperti o quelli negli altri stati di Vostro interesse.
> ORE: è una funzione che dà l'ora stimata per il TICKET. Quando allo stesso ticket si aggiunge un contratto di servizi, basato su
l'unità di monitoraggio del contratto di servizio, l’unità di misura viene aggiornata ogni volta che un ticket viene chiuso.
> GIORNI: è una funzione che dà l'ora stimata per il TICKET. Quando allo stesso ticket si aggiunge un contratto di servizi, basato
su l'unità di monitoraggio del contratto di servizio, l’unità di misura viene aggiornata ogni volta che un ticket viene chiuso.

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11.2 Lavorare con i Ticket

Ogni Ticket può passare attraverso varie fasi di lavoro. VTE vi aiuta a seguire l'evoluzione del lavoro e registra i cambiamenti
attraverso gli STATI. Tutti i cambiamenti di un Ticket sono mostrati nello Storico Ticket dove potete Visualizzare:
• Chi ha cambiato le informazioni del Ticket
• Che cambiamenti sono stati introdotti
• Il momento in cui sono stati inseriti i cambiamenti

Inoltre potete, come detto, creare dei collegamenti diretti con altri moduli:
> ATTIVITA': collegamento con il modulo calendario
> ALLEGATI E NOTE: potete creare note (quindi con inserimento nel modulo note) o allegare documenti direttamente alla scheda
del TICKET
> STORICO ATTIVITA': ogni attività collegata e chiusa del modulo calendario che si riferisce al ticket viene qui registrata.

11.3 SLA

Lo SLA Service Level Agreement definisce il livello di efficienza che un’azienda si impegna a mantenere nei confronti dei propri
clienti rispetto alla fornitura di un servizio.
L’efficienza di un servizio si misura non solo in termini di efficacia, ossia il raggiungimento dell’obbiettivo, ma anche in termini di
prestazioni con cui l’obbiettivo Viene centrato.

Gli SLA vengono applicati, generalmente, ai servizi di assistenza e definiscono i tempi di presa in carico e risoluzione delle
segnalazioni di malfunzionamenti. Le tempistiche in generale variano secondo la categorizzazione della segnalazione, ad esempio
se la segnalazione provoca un blocco del processo produttivo lo SLA previsto potrebbe essere 4 ore, se invece la segnalazione
riguarda un malfunzionamento non bloccante lo SLA previsto potrebbe essere 12 ore.
Tali tempi di risposta vanno considerati rispetto a delle fasce orarie e a dei giorni in cui il servizio è considerato attivo.
Ad esempio se la fascia in cui il servizio è garantito è 8.00-18.00 365giorni/anno e se la segnalazione viene categorizzata uno SLA
da 4 ore e viene creato alle 16.00 del giorno 5 Marzo, la scadenza dello SLA sarà per le ore 10.00 del giorno successivo 6 Marzo.

A livello di CRM, il modulo SLA si integra con il modulo Assistenza clienti: il modulo SLA permette di conteggiare lo trascorrere del
tempo dall’apertura della segnalazione alla risoluzione.
Il modulo SLA Viene Visualizzato attraverso un blocco all’interno dell’anagrafica del ticket che fornisce informazioni su:

− Tempo trascorso: tempo trascorso dall’apertura del ticket (il conteggio considera le fasce orarie attive ed eventuali
sospensioni)
− Tempo rimanente: tempo ancora a disposizione prima dello scadere dello SLA
− Data partenza SLA: data e ora di inizio del conteggio
− Data fine SLA: data e ora in cui si prevede la chiusura dello SLA

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− Orario aggiornamento: data e ora dell’ultimo aggiornamento dei campi valorizzati automaticamente*
− Tempo SLA previsto: tempo assegnato al ticket per risolvere e chiudere la segnalazione
− Data di chiusura: data in cui viene chiuso il ticket
− Ora chiusura: ora in cui viene chiuso il ticket
− File SLA: valorizzato se il conteggio è concluso
− Tempo trascorso in idle: tempo trascorso in sospensione (si veda successivamente)
− Tempo trascorso fuori SLA: indica la quantità di tempo trascorso fuori dall’intervallo di SLA assegnato al ticket
− Resetta SLA: consente di azzerare il conteggio e farlo ripartire

* ATTENZIONE: La frequenza dell’aggiornamento dipende dalle impostazioni di configurazione del CRON degli SLA nel sistema
operativo.

Il CRON degli SLA è per default disabilitato, deve essere attivato affinché il modulo funzioni.

11.3.1 Configurazione del modulo SLA


Per configurare il modulo SLA accedere al file SLA.config.php nella sottocartella in cui è installato il CRM modules/SLA

Aprire quindi il file con un editor (ad esempio Notepad++):

Il file consente di definire una serie di impostazioni relative al conteggio degli SLA, a seguire il dettaglio.

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Definizione del modulo e del campo stato

Stati per la Sospensione


E’ possibile definire uno o più stati per i quali il conteggio degli SLA venga interrotto:

In figura il conteggio degli SLA viene sospeso se il ticket viene posto in stato “Wait For Response” (In attesa di risposta).

11.3.2 Aggiungere uno stato per la sospensione

Per aggiungere un nuovo stato:

a) aggiungere una nuova riga al file di configurazione come da figura:

b) inserire il valore compreso fra apici e a seguire la Virgola come in figura:

ATTENZIONE: La configurazione è case sensitive quindi prestare attenzione alla maiuscole e minuscole!

ATTENZIONE: Per i valori preconfigurati e non rimuovibili deve essere inserito il valore in inglese (accedere in inglese al CRM e
Visionare i valori ad esempio con l’editor di picklist):

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ATTENZIONE: Per i valori personalizzati inseriti attraverso l’Editor di Picklist Standard riportare esattamente il valore inserito:

In figura il valore custom inserito è “In attesa merce” (tutti i valori personalizzati inseriti attraverso l’editor di picklist standard
rimangono invariati anche accedendo in lingue diverse, nell’esempio in figura il valore inserito in Italiano rimane invariato anche
accedendo in Inglese).

c) salvare le modifiche.
Stati per il Termine conteggio
E’ possibile definire uno o più stati che provocano la fine dei conteggi:

Aggiungere uno stato per il termine


Per aggiungere un nuovo stato:

a) aggiungere una nuova riga al file di configurazione come da figura:

b) inserire il valore compreso fra apici e a seguire la virgola come in figura:

c) salvare le modifiche

Data e ora chiusura


E’ possibile definire se i campi Data di chiusura e Ora chiusura debbano essere valorizzati in maniera automatica

Se true allora Data di chiusura e Ora chiusura saranno valorizzate in automatico non appena lo Stato del ticket assumerà uno dei
valori definiti nella sezione del paragrafo Stati per il Termine conteggio.

Se false allora Data di chiusura e Ora chiusura dovranno essere valorizzati manualmente.

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Fasce Orarie
E’ possibile definire per ogni giorno della settimana la fascia oraria in cui il servizio di assistenza è da considerarsi attivo (quindi
conteggiato nel calcolo degli SLA):

Vediamo in dettaglio la struttura di una riga. Ogni riga è formata da due fasce orarie una per il mattino e l’altra per il pomeriggio,
ogni fascia oraria contiene poi l’indicazione dell’orario di inizio e dell’orario di fine:

Esempio 1 di modifica di una fascia


Supponiamo di voler modificare la fascia orario del mercoledì:
DA 8.00-12.00 e 15.00-19.00 A 8.00-13.00 e 14.30-18.30

Interveniamo quindi sulla riga che corrisponde a al giorno mercoledì:

e modifichiamo le fasce orarie:

salviamo quindi il file.

Esempio 2 di modifica di una fascia


Supponiamo di voler impostare che per il sabato sia previsto di lavorare solo nella fascia mattutina 8.00-12.00.

Interveniamo quindi sulla riga che corrisponde a al giorno sabato:

e rimuoviamo il codice che riferisce alla fascia pomeridiana:

quindi:

e salviamo il file.

Giorni della settimana esclusi


E’ possibile definire dei giorni della settimana che debbono essere completamente esclusi dai conteggi:

Aggiungere un giorno da escludere


Per aggiungere un giorno da escludere:
a) aggiungere una nuova riga come in figura:

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b) indicare il progressivo del giorno seguito da virgola:

Corrispondenza giorni e progressivi:


Giorno Progressivo
Domenica 0
Lunedì 1
Martedì 2
Mercoledì 3
Giovedì 4
Venerdì 5
Sabato 6
c) salvare il file.

Giorni festivi nell’anno


E’ possibile definire dei giorni nell’anno che debbono essere esclusi dai conteggi (festività):

Aggiungere una festività


Aggiungiamo ad esempio il patrono, supponiamo che sia festeggiato il 5 Giugno :
a) aggiungere una nuova riga come in figura:

b) indicare il giorno tra apici secondo lo schema ‘gg-mm’ e a seguire la Virgola come in figura:

c) salvare il file

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Giorni speciali
E’ possibile definire dei giorni speciali, i giorni speciali possono essere:
- giorni nell'anno da contare nonostante siano da saltare,
- giorni con finestra temporale diversa dal normale

Aggiunta di un giorno speciale


Si supponga di voler definire che la Vigilia di Natale la finestra temporale sia 8.00-12.00 e 14.00-16.00, quindi:
a) aggiungere una nuova riga come in figura:

b) indicare quindi il giorno e la fascia oraria nel formato:

‘gg-mm’=>Array(Array(“hh:mm”, “hh:mm”), Array(“hh:mm”, “hh:mm”)),

nell’esempio aggiungeremo la seguente linea:

c) salvare il file.

Elenco campi calcolati


Non modificare questa sezione.

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11.3.3 Tempo SLA previsto
Il campo “Tempo SLA previsto” deve essere valorizzato con il tempo SLA previsto di risoluzione associato al ticket:

ATTENZIONE: In fase di inserimento il “Tempo SLA previsto” deve essere valorizzato con il valore espresso IN SECONDI:

La Visualizzazione dopo il salvataggio mostra invece il tempo convertito in giorni, ore e secondi:

Valorizzazione automatica Tempo SLA previsto


E’ possibile configurare VTE in modo tale da valorizzare in maniera automatica il campo Tempo SLA previsto attraverso i
Workflow. Si fornisce di seguito un esempio.
Esempio:
Se il ticket Viene definito come bloccante allora il tempo SLA previsto è quattro ore, altrimenti è di 12 ore.
Definiamo quindi un Workflow che imposti il Tempo Sla previsto sulla base del Flag Guasto bloccante:
a) definiamo quindi la condizione:

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b) definiamo l’ora dell’operazione, premere il pulsante Nuova operazione e:

Resetta SLA

Il Flag Resetta SLA consente di azzerare i conteggi in corso e di far ripartire nel momento in cui viene impostato il conteggio degli
SLA.

Procedura:
1) valorizzare a Si il flag Resetta SLA per azzerare tutti i conteggi:

2) ricaricare quindi la pagina per Visualizzare i nuovi conteggi:

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11.4 Servizio a Contratto

I servizi a contratto servono per gestire i prodotti a servizio e aiuta a monitorare gli accordi di servizio professionale e di
sostegno.
I servizi si distinguono per le tempistiche di erogazione dello stesso e da chi viene gestito. Con questo contratto si può mantenere
traccia delle ore di servizio erogate, e valutarne la durata nel tempo.

Campo Valore Descrizione Criterio di inserimento


Data di fine Data corrente Data che indica la fine del Quando lo status è impostato su Completo o
Servizio a Contratto. quando le unità usate raggiungono o
superano le unità totali.
Durata Due date - Data Periodo (in giorni) durante il Ogni volta che il record Viene salvato.
pianificata partenza quale il Servizio a Contratto è
pianificato.
Durata Data di fine – Periodo effettivo (in giorni) Ogni volta che il record è salvato o quando
attuale Dada partenza usato dal Servizio a Contratto. l'unità Usate è aggiornata.
Progresso (Unità Progresso (in %) del Servizio a Ogni volta che il record è salvato o quando
Usate/Unità Contratto. l'unità Usata è aggiornata.
Totali)*100
Relazionato Azienda/Nome Azienda o Contatto al quale il Ogni Servizio a Contratto è aggiunto per un
a Contatto Servizio a Contratto è servizio da una fattura, preventivo, ordine di
associato vendita o ordine d'acquisto il campo
“relazionato a” è l'Azienda o il Contatto al
quale la fattura, preventivo, ordine di vendita
o ordine d'acquisto è associato. La precedenza
è data all'Azienda.

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Unità di Nessuno/Ore/Gi Unità calcolata sulla base delle Quando il Servizio a Contratto è aggiunto ad
monitoraggi orno/Incidenti Unità usate per il Servizio a un Servizio da una fattura, preventivo, ordine
Contratto. di vendita o ordine d'acquisto, l'unità di
monitoraggio è l'Unità usata in questo
Servizio.
Unità Usate Somma delle Indica il numero di unità I Ticket si associano al Servizio a Contratto
unità utilizzate utilizzate per il Servizio a selezionando “Seleziona i Trouble Ticket” o
da ciascuno dei Contratto. “Aggiungendo Trouble Ticket”
Trouble Ticket I Ticket sono rimossi/cancellati dal Servizio a
chiusi associati Contratto.
con il Servizio a Lo status di un ticket associato con un o più
Contratto. Servizi a Contratto cambia.

11.5 Domande poste di frequente (FAQ)

VTE Vi offre una lista delle domande poste di frequente. FAQ si riferisce alle domande elencate e relative riposte, che si
suppongono poste di frequente in alcuni contesti e appartenenti ad un particolare argomento. Potete utilizzarle per esempio:

• come KNOWLEDGE BASE per informare il Vostro cliente sul Vostro prodotto, servizi o procedure.
• Per informare i Vostri dipendenti su procedure e modalità di risposta al cliente rispetto a delle domande che vengono
poste di frequente.
• Per discutere con il Vostro staff di servizio le procedure per aiutare i clienti.

Nella figura potete vedere la vista standard di una FAQ dove sono in evidenza i seguenti campi:

> NOME PRODOTTO: se volete collegare la FAQ con un prodotto specifico


> CATEGORIA: campo di picklist modificabile da menù impostazioni che Vi permette di creare dei filtri per categoria delle FAQ
> STATO: anche lo stato della FAQ serve per creare dei filtri che Vi permettono di visualizzare ad esempio le FAQ attive e quelle
NON ATTIVE
> DOMANDA E RISPOSTA: sono campi obbligatori e dovrebbero contenere la domanda tipica che viene posta e la soluzione
consigliata per risolvere il problema o attivare la procedura.

11.6 Portale Clienti

VTE CRM offre ai clienti un accesso limitato al sistema dei Ticket. Questo accesso è fornito dal Portale Clienti. Il portale clienti
mostra la pubblicazione delle domande poste di frequente (FAQ) e permette ai contatti autorizzati di comunicare con la Vostra
azienda direttamente. Questo include:
- l’accesso alle FAQ di VTE
- la possibilità di creare e di visualizzare lo stato dei Ticket del cliente.
Possono essere aggiunti molti criteri di ricerca. Potete passare tra le ricerche base e avanzate in ogni momento. Cliccate su tasto
[Ricerca] per iniziare.

Al capitolo 20 trovate gli screenshot su come configurare il customer portal in VTE.

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11.7 Tag Cloud

I Tag Cloud danno la possibilità di creare gruppi eterogenei all'interno del database. Consentono, infatti, agli utenti di VTE di
effettuare ricerche utilizzando parole chiave (etichette) con cui si sono contrassegnate, in precedenza, le schede dei singoli
moduli (Lead/contatti/aziende).

Questi nuovi gruppi possono essere definiti liberamente. Per contrassegnare un modulo, è nessario entrare nella scheda relativa
e introdurre il termine d'interesse (ad es: "Importante", "Proposta", "Milano", ecc..) presso i Tag Cloud con la funzione [Aggiungi
Etichetta]. Un inserimento Tag Cloud è raffigurato nella figura sotto:

Importante
I Tag Cloud sono sempre singole parole, non si possono utilizzare frasi o espressioni combinate.

A destra in basso di ogni record troviamo la nuvoletta dove possiamo inserire una parola chiave.

In home page trovo la parola chiave inserita e cliccando mi rimanda al record creando una specie di scorciatoia

Per trovare tutti gli inserimenti di VTE contrassegnati con lo stesso termine, utilizzate il termine posto in lista nel Tag Cloud. Tutti i
termini saranno, infatti, presentati sul display del Tag Cloud in Home Page
Per eliminare un termine dovete andare sopra la parola e cliccare l’icona “x”.

11.8 RSS

Tramite i collegamenti a RSS Feed disponibili su web o creati appositamente dall’azienda, è possibile fornire aggiornamenti
costanti e in tempo reale a tutti gli utenti di VTE.

VTE fornisce dal menù [Strumenti > RSS ] la possibilità di scegliere da una lista di RSS feed disponibili per gli utenti e visualizzare
sul display ogni articolo disponibile. Ogni RSS feed ha un unico indirizzo simile all’URL web che va cercato su Internet. Per vedere
un feed RSS dovete inserire questo indirizzo in VTE.

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11.9 I miei Siti

Questa area permette di visualizzare i siti web di interesse direttamente su VTE. Il sistema è molto utile anche per collegarsi al
tracking di spedizioni o comunicare con fornitori che si basano sul web.

Per vedere un sito web, bisogna creare un [Nuovo Link Preferito] cliccando su [ Gestione Siti]. Cliccare su [Miei Siti] per vedere i
siti inseriti in lista.

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Strumenti di progettazione e pianificazione lavoro
Il sistema mette a disposizione due strumenti orientati alla progettazione:
- Pianificazioni
- Progetti

12.1 Pianificazioni

La gestione della pianificazione si basa su tre moduli:


• Pianificazione
• Operazione
• Scadenze

Per creare una nuova Pianificazione accedere al modulo e premere il pulsante più di creazione:

Dati per il modulo Pianificazione:


− eventuale Azienda o Contatto a cui il progetto è collegato (nel caso si tratti di un progetto interno è possibile non
collegare alcuna entità)
− Data di inizio, Data prevista di fine e Data reale di chiusura
− Tipo (operativo, amministrativo …)
− Stato
− Target: budget previsto
− Progresso: valore percentuale di avanzamento del progetto
− eventuale Descrizione

Moduli collegati:
− Operazioni
− Scadenze
− Documenti: per allegare la documentazione di progetto
− Assistenza clienti: per collegare ticket di assistenza (uno stesso ticket può essere collegato ad uno o più progetti)
− Grafico Visivo della pianificazione

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12.2 Operazioni

Le Operazioni sono tutte quelle attività contenute nella Pianificazione. Quindi il rapporto è una Pianificazione e molte Operazioni
collegate.
Per aggiungere un’operazione ad una pianificazione vedi figura:

è possibile compilare i dati dell’operazione:


− nome
− definire un ordine di priorità
− definire l’utente incaricato dell’attività (assegnatario)
− definire una data di inizio e una data di fine per svolgere l’attività
− inserire una descrizione

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Si crea in automatico il legame con la Pianificazione.

Gli utenti assegnatari dell’operazione avranno modo attraverso i campi Progresso e Ore impiegate di fornire indicazione sullo
stato di avanzamento dell’attività:

Una volta salvata l’operazione è possibile associare della documentazione attraverso il blocco “Documenti”:

Tutte le Operazioni si visualizzano all’interno della Pianificazione

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La rendicontazione delle singole Operazioni (campo Progresso e Ore impiegate) permetterà di fornire una visione generale dello
stato di avanzamento della pianificazione sia attraverso la lista delle operazioni, sia attraverso la visualizzazione del diagramma
di Gantt del blocco Grafici della Pianificazione:

In grigio la durata dell’operazione, in rosso l’avanzamento

12.3 Scadenze

Le Scadenze rappresentano punti di chiusura di step della Pianificazione. Una pianificazione in generale è formata da una o più
Scadenze mentre una Scadenza è collegata ad una sola Pianificazione.
Per aggiungere una Scadenza ad una Pianificazione dal riquadro Scadenze premere il pulsante “Aggiungi Scadenza”:

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Dopo la pressione è possibile compilare tutti i dati della Scadenze:
− nome
− data
− descrizione
− un utente incaricato (assegnatario)
− una descrizione

La Scadenza sarà legata in maniera automatica alla Pianificazione dalla quale possiamo vedere il riepilogo delle Scadenze:

La visualizzazione nel grafico è rappresentata da un rombo rosso:

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12.4 Progetti

Il modulo Progetti è uno strumento di supporto alla gestione dell’allocazione delle risorse coinvolte in un progetto di lavoro.
Il modulo Progetti permette di selezionare un insieme di risorse umane da impiegare in un progetto di lavoro e da indicare per
quante ore lavoro essi devono impegnarsi.
Le risorse sono scelte tra gli utenti stessi del CRM, essi accedendo al modulo Progetto hanno la possibilità di indicare giorno per
giorno il tempo che hanno dedicato ad uno specifico progetto fino al massimo stabilito.
Alcuni utenti hanno poi dei permessi speciali di azione rispetto al modulo Progetti e alle risorse, essi sono i Leader e gli
Amministratori di progetto, figure delineate per i coordinatori e direttori di progetto.

Il modulo Progetti permette agli utenti di indicare anche altre eventuali attività che li hanno visti coinvolti, in attività che possono
essere concorrenti al progetto e di cui risulta necessario o utile tenere traccia.

Il modulo Progetti infine mette a disposizione un meccanismo per la gestione delle risorse retribuite in base alle ore lavorate
predisponendo report per la fatturazione.

12.4.1 Utenti e Permessi


Rispetto al modulo progetti gli utenti del CRM possono essere classificati in tre differenti tipi:
Risorse semplici
Leader di Progetto
Amministratori di Progetto
La tipologia di utente definisce i permessi di lettura e/o scrittura sul modulo progetti e per questo viene stabilita a livello di
profilo.

Accedendo a Impostazioni ->I Profili si possono caratterizzare per gli utenti in questo modo:
Risorsa semplice

Una risorsa semplice ha accesso solo ai progetti a cui partecipa, essa può:
inserire le ore che ha dedicato al progetto
inserire le ore dedicate ad attività diverse da quelle di progetto
indicare uno stato delle ore.
Leader di Progetto

Il leader di progetto ha facoltà di allocare le risorse per i progetti e di stabilire quante ore una risorsa deve dedicare ad uno
specifico progetto.
Il leader di progetto ha accesso ai soli progetti che lo coinvolgono come leader oppure come risorsa.
Il leader di progetto può accedere in lettura alle ore delle risorse.

Amministratore di progetto

L’amministratore di progetto ha accesso a tutti i progetti, ha la facoltà di creare nuovi progetti, di assegnare il leader, di assegnare
le risorse, di modificare le ore e di cambiarne lo stato.

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Utente Amministratore del CRM
Ha la facoltà di assegnare diritti di “Leader di progetto” o “Amministratore di progetto”.
L’amministratore del CRM è l’unico utente che ha facoltà di eliminare un progetto.
L’amministratore ha inoltre la facoltà di abilitare per ogni utente la possibilità di indicare l’impiego di ore per altre attività (attività
non di progetto), accedendo da Impostazioni -> Utenti -> Nome utente:

12.4.2 Creare un
nuovo progetto
Per creare un nuovo progetto premere il pulsante più:

Si ricorda che solo l’AMMINISTRATORE DI PROGETTO ha la facoltà di creare nuovi progetti.


I campi del modulo:

Il “Responsabile di progetto interno” è il Leader del progetto.

12.4.3 Aggiungere risorse ad un nuovo progetto


Il leader di progetto o l’amministratore hanno la possibilità di allocare le risorse per un progetto. Per aggiungere risorse ad un
progetto premere il pulsante “Aggiungi risorsa” dalla scheda progetto:

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Appare un'area che permette l'immissione della risorsa e del numero di ore per cui risulterà impiegata nel progetto:

Il pulsante più permette l'immissione di altre risorse. Il campo “Totale ore non assegnate” rappresenta la differenza tra le ore
totali previste per il progetto e le ore assegnate alle risorse, indica quindi il totale delle ore ancora da allocare a risorse.

Al termine dell'assegnazione delle risorse premere Salva.

Nell'esempio di figura si ha 100-(35+40)=25 = Totale ore non assegnate.

Dopo il salvataggio delle allocazioni, nella scheda del progetto appariranno tutte le risorse con le relative ore e apparirà il blocco
di riepilogo seguente indicante:
Totale ore non assegnate: ore di progetto non ancora assegnate ad alcuna risorsa
Ore non effettuate su ore assegnate: delle ore allocate alle risorse, numero di ore non ancora impiegate

12.4.4 Gestisci tempi di Progetto

Sono disponibili due tab:


Gestisci tempi di tutti i progetti
Gestisci tempi di questo progetto

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Gestisci tempi di tutti i progetti
Il tab “Gestisci tempi di tutti i progetti” offre, all’utente che ha fatto la login al CRM, una visione della sua allocazione in ore
rispetto a tutti i progetti a cui partecipa.

Gestisci tempi di questo progetto

Il tab “Gestisci tempi di questo progetto” permette una visione delle ore per lo specifico progetto:

In entrambi i Tab è possibile inserire le ore che si sono lavorate per giorno. Accedendo in modifica tramite il pulsante “Modifica”
oppure cliccando in corrispondenza del giorno è possibile inserire le ore dedicate al progetto ed eventuali note:

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Dopo il salvataggio della nota essa si renderà visibile mediante tooltip al passaggio del mouse:

12.4.5 Gestione dello Stato

Il campo Stato permette la gestione delle ore per le risorse che saranno compensate del loro lavoro in base alle ore che hanno
dedicato al progetto.
Una risorsa ha la possibilità di indicare due stati:
In corso: la risorsa sta ancora lavorando e l’indicazione delle ore nel modulo Progetti non è definitiva
Ultimato: la risorsa ha terminato la propria attività e l’indicazione delle ore è definitiva ( non interessa più modificare)

Una volta indicato lo stato “Ultimato” l’amministratore di progetto o il leader potranno bloccare le ore per la fatturazione
impostando lo stato “Fatturabile”:

Le ore in stato “Fatturabile” non sono più modificabili:

Le ore delle risorse in stato “Fatturabile possono essere poi manualmente fatturate basandosi sui report di seguito illustrati.

12.4.6 Altre attività

Il blocco Altre attività permette di inserire le ore impiegate in altre attività concomitanti allo svolgimento del progetto.

Le attività devono essere attivate dall’amministratore del CRM per ogni utente:
Impostazioni -> Utenti -> Nome Utente

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Report di Progetto
1) Il pulsante “Report tempi” è accessibile dalla scheda delle informazioni generali del progetto:

Alla pressione del pulsante il sistema offre una tabella che elenca per il progetto, per ogni mese (dal mese di inizio progetto al
mese di fine progetto) e per risorsa l'allocazione delle ore e l'impiego delle stesse:

2) Dal modulo Report è disponibile un secondo report che fornisce i dati delle ore PER UTENTE.
Modulo Report -> Report ore Progetto

Si deve indicare un periodo e il nome di un utente:

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Alla pressione su “Genera” il report viene creato:

3) Dal Modulo Report è disponibile anche un terzo report dal pulsante “Crea report lavoratori”:

Si seleziona poi l’utente e un periodo:

Viene generato il seguente report:

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12.4.8 Aggiunta di un Ticket

Per aggiungere un ticket ad un progetto usufruire dell’apposito pulsante dalla scheda del progetto:

E’ successivamente permesso selezionare uno o più ticket :

12.4.9 Ulteriori informazioni

Il tab “Ulteriori informazioni” permette di collegare al progetto Attività del calendario e Documenti:

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Cruscotti e report

VTE CRM Vi consente di analizzare i dati attraverso lo strumento grafico dei cruscotti e in modo analitico utilizzando i report .

I Cruscotti sono uno strumento che, tramite istogrammi e torte, fornisce indicatori importanti relativi ai dati immagazzinati da
VTE. Si ha accesso ai cruscotti dalla voce indicatori del menù principale di VTE. Molti dei Cruscotti disponibili sono già configurati
per offrire agli utilizzatori gli indicatori indispensabili per un sistema CRM.

Funzionalità e flessibilità diverse sono invece garantite dallo strumento report che permette di generare stampe su qualsiasi dato
memorizzato in VTE.

Esiste la possibilità di realizzare i seguenti Report:

• Report Aziende e Contatti


• Report dei Lead
• Report Opportunità
• Report Attività
• Report dei Ticket di Richiesta
• Report Prodotto
• Report Preventivi
• Report Ordini di Acquisto
• Report Fatture
• Report Ordini di vendita
• Report Campagne

È possibile stampare direttamente ogni report o esportarlo in formato pdf o Excel.

La flessibilità sui report è offerta dalla funzione Customizza Report che da la possibilità di generare report personalizzati sia in
forma riepilogativa che analitica.

Cliccando sui report ne troviamo già di pre-impostati all'interno delle cartelle di default come in figura ed è sia possibile
aggiungere report personalizzati, sia creare nuove cartelle.

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13.1 Report e loro realizzazione

I report rispetto ai cruscotti sono una modalità di Visualizzare i dati meno intuitiva ma sicuramente più flessibile rispetto alle
Vostre esigenze.
In particolare bisogna notare che i report di VTE tipicamente Vi permettono di fare delle analisi tra due moduli di VTE, ad
esempio le Opportunità di vendita con le aziende oppure le Aziende per Attività in corso ecc.

Ad ogni modo ve ne trovate già una quantità notevole predisposta per le Vostre analisi. Quindi consigliamo Vivamente prima di
mettersi a creare nuovi report di fare un controllo se quello che cerchiamo è già disponibile. Al limite, la modalità più semplice è
quella di individuare un report molto simile a quello che cerchiamo e quindi personalizzarlo (vedi sotto).

Vediamo come muoversi quindi.

a) prima domanda da porsi: che tipo di report vogliamo? Che tipo di dati vogliamo visualizzare? Una volta deciso lo schema su di
un pezzo di carta o su di un foglio elettronico possiamo decidere di passare alla seconda fase.

b) su VTE esiste qualcosa di simile a quello che cerchiamo?


Se si allora passa al punto c) se no passa al punto d)

c) identificato il report e con lo strumento matita lo possiamo modificare:

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Potete quindi scegliere se lo volete in forma tabellare o riassuntiva (con dei subtotali). Ipotizzando di scegliere la via Tabellare,
maggiormente utilizzata, Vi troverete in questa schermata in cui potete aggiungere o togliere campi dal report predefinito

Cliccando su “prossimo” potrete scegliere se volete fare delle aggregazioni per campo tipo “somma” “media” ecc.

Allo step 7. della creazione di un report è messa a disposizione dell’utente la possibilità di indicare dei filtri sui campi dei moduli
coinvolti nel report. Per aggiungere delle condizioni premere sul pulsante “Nuovo Gruppo”:

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Dopo la
pressione del pulsante “Nuovo Gruppo” è possibile definire i filtri:

1) campo per la selezione del filtro


2) criterio di confronto
4) valore di confronto
5) indicare se ci sono dei campi relazionati

Per aggiungere una condizione premere il pulsante “Nuova Condizione”:

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1) cliccare su “nuova condizione” per inserire ulteriori condizioni
2) indicare il criterio “e” “o”

E’ successivamente possibile selezionare il connettore logico tra le condizioni: “e” presuppone che tutte le condizioni siano
soddisfatte mentre “o” presuppone che almeno una delle condizioni che lega assume valore vero.

E’ possibile anche creare più gruppi premendo ancora il pulsante Nuovo Gruppo:

Anche per i gruppi si deve definire il connettore logico tra “e” oppure “o”.

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Esempio:
Il seguente filtro è applicato al solo modulo Aziende

Il filtro seleziona o tutte le aziende di Verona con fatturato maggiore di 10 000€ oppure tutte le aziende per cui Notifica
proprietario è attivo oppure gli impiegati più di 10.

d) creazione di un report nuovo:


i passi da seguire sono i seguenti,

cliccate sulla + indicata sotto:

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scegliete il modulo su cui volete creare il report:

scelto il modulo Vi apparirà lo strumento per la creazione del report vero e proprio: dove dovete scegliere il nome del
report (che non sarà più modificabile), la cartella del report (dove verrà archiviato il report) e la descrizione se necessaria.
Ora Vi troverete nella schermata di abbinamento che Vi permette di associare oltre al modulo scelto in partenza (es:
Contatti) anche il modulo potenzialmente collegato (es: Aziende, Opportunità, Preventivi):

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In questo modo potrete estrarre dati abbinamento da due moduli contemporaneamente come ad esempio i contatti per le
opportunità di vendita ecc.
Da notare che gli abbinamenti disponibili sono sempre e solo quelli proposti in anticipo da VTE.

A questo punto, cliccando su prossimo, tornate al punto C) sopra.

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PDF Maker

14.1 Creare un Template PDF

Il modulo PDF Maker consente la generazione di template PDF.


Per accedere al modulo sceglier PDF Maker dalla voce Ulteriori:

Premere “Aggiungi Template” per creare un nuovo template:

Indicare il nome del template e l’eventuale descrizione:

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Indicare poi il modulo a cui collegare il template:

ATTENZIONE: il template sarà disponibile solo sul modulo indicato.

E’ possibile inserire del testo fisso all’interno dell’Intestazione, Corpo o Piè di pagina:

Per inserire invece del testo variabile rispetto ai i valori assunti nei campi del modulo principale, posizionare il cursore in corri-
spondenza del punto in cui si vuole inserire il valore, scegliere il campo e premere “Inserisci nel template”:

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Il sistema inserisce un tag che verrà sostituito con il valore assunto dal campo quando verrà generato il PDF:

E’ possibile applicare della formattazione al testo fisso e variabile attraverso gli strumento dell’editor:

Una volta terminato il template premere il pulsante Salva:

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14. 2 Generare un PDF e inviarlo via mail

Per generare un PDF accedere all’anagrafica del modulo principale (ad es: Preventivi), sulla destra apparirà il pannello per la ge-
nerazione dei PDF da template: scegliere il modello desiderato e premere Esporta in PDF.

A questo punto il sistema genererà il PDF.

E’ possibile generare un PDF unione per più entità: dalla vista per lista selezionare le entità e premere il pulsante “Creazione
massiva PDF”:

Quindi scegliere il modello e premere Esporta in PDF:

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E’ possibile inviare via mail un PDF:

E’ infine possibile salvare il PDF come Documento all’interno del CRM VTE:

14.3 Inserire immagini in un template

Premere il pulsante Immagine dell’editor:

Inserire l’indirizzo per accedere all’immagine, è possibile alternativamente ricercare l’immagine all’interno del server.

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Premere OK per aggiungere l’immagine nel template:

14.4 Creare una tabella

Per creare una tabella premere sul pulsante Tabella dell’editor:

Indicare le proprietà della tabella:

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Dopo la pressione del pulsante Ok, la tabella viene inserita nel template, è possibile popolare la tabella con testo fisso o variabile
come descritto in precedenza:

14. 5 Blocco prodotti all’interno dei template

Per i moduli Preventivi, Ordini di vendita, Ordini di acquisto e Fatture è possibile inserire nei template il blocco prodotti. Esistono
dei modelli predefiniti di blocco prodotti che possono essere inseriti rapidamente nel template, per inserire un blocco prodotti
da modello selezionare il tipo di blocco e premere il pulsante Inserisci nel template:

Verrà creata la tabella corrispondente al blocco prodotti. E’ possibile personalizzare il blocco successivamente come se si inter-
venisse su una tabella:

Dopo aver aggiunto una nuova cella si possono inserire nuove variabili:

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14.6 Inserire campi del blocco prodotti

E’ possibile inserire variabili aggiuntive nel blocco prodotti come da figura:

E’ possibile inserire ulteriori campi accedendo al tab Product Bloc:

14.7 Barcode

Attraverso il Tab Altre informazioni è possibile inserire dei codici a barre all’interno del template:

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E’ possibile inserire un numero fisso oppure una variabile:

Esempio di risultato:

14.8 Variabili di intestazione e piè di pagina

Per le parti di Intestazione/Piè di pagina è possibile inserire delle variabili speciali come numero di pagina corrente, numero di
pagine… . E’ possibile inserire anche variabili del modulo.

14.9 Interruzioni di pagina

Per i moduli con blocco prodotti è possibile definire in fase di generazione del PDF dei punti di interruzione di pagina in corri-
spondenza di specifici prodotti/servizi.

Per definire cui i prodotti/servizi, dopo interrompere la pagina, scegliendo Interruzione di pagina:

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Quindi spuntare i prodotti/servizi. E’ possibile definire anche se dovrà essere ripetuta l’intestazione della tabella o se dovrà esse-
re Visualizzato un totale parziale:

14.10 Immagini prodotto

Nei modelli di blocchi prodotto è possibile aggiungere anche le immagini prodotto:

La variabile $PRODUCTS_IMAGENAME$ deve essere inserita tra i tag #PRODUCTBLOC_START# e #PRODUCTBLOC_END#:

In fase di generazione del PDF cliccare sulla voce Immagini prodotto e quindi scegliere per ogni prodotto l’immagine da inserire
nel PDF. E’ possibile definire le dimensioni dell’immagine in termini di larghezza ed altezza, se uno di questi due valori viene la-

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sciato vuoto il sistema ridimensionerà l’immagine in maniera proporzionale alla misura specificata. Se i due valori sono lasciati
vuoti l’immagine sarà stampata con le dimensioni originali.

14.11 Funzioni personalizzate

E’ possibile definire funzioni personalizzate per il trattamento dei dati all’interno del PDF Maker. Per aggiungere una funzione
personalizzata posizionare il file .php con il codice della funzione all’interno della cartella modules/PDFMaker/function, il file
verrà incluso automaticamente. All’interno della cartella vi è la funzione its4you.php, non modificare questo file, eventuali mo-
difiche verranno sovrascritte al prossimo aggiornamento dell’applicazione.

Per aggiungere una funzione personalizzata al proprio template accedere al tab Altre informazioni e scegliere la funzione deside-
rata e quindi cliccare su Inserisci nel template:

Esempio per la funzione if-else

Se si sceglie la funzione if-else verrà aggiunto nel template il seguente testo:

[CUSTOMFUNCTION|its4you_if|param1|comparator|param2|return1|return2|CUSTOMFUNCTION]

Sostituire:

param1 – campo di controllo

comparator – termine di paragone, valori possibili: = , != (diverso), >, <

param2 – termine di paragone

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return1 - valore da visualizzare se la condizione risulta verificata

return2 – valore da visualizzare se la condizione NON risulta verificata

E’ possibile configurare funzioni senza parametri oppure funzioni con più parametri.

14.12 File name

Nel tab Impostazioni del PDFMaker è possibile definire il nome del file del pdf in uscita. Questa opzione consente di definire il
nome del file in base alle proprie necessità. E’ possibile combinare stringhe di testo, variabili del modulo e variabili standard co-
me il nome del template, data corrente… .

14.13 Privilegi di profilo

E’ possibile definire da profilo i permessi di accesso al modulo PDFMaker. E’ possibile selezionare i privilegi Crea/Modifica, Visua-
lizzazione e Elimina.

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Ruoli e profilazione degli utenti
Attraverso la voce Impostazioni del menù principale di VTE è possibile accedere alla sezione Gestione Utenti e Accessi. Tale
sezione permette di definire e personalizzare le utenze di VTE in modo da garantire la riservatezza dei dati e la possibilità di
definire privilegi per ciascun utente.

Attraverso le voci Utenti, Ruoli, Profili e Gruppi si possono definire utenti in grado di utilizzare solo specifiche aree di VTE. A
nostro avviso è utile cominciare a definire gli utenti solo quando si è deciso quali dei processi aziendali si vogliono gestire con
VTE e non prima di avere familiarizzato con il sistema.

Per questo motivo il pacchetto di installazione di VTE prevede un unico utente di tipo amministratore che Vi permette di avere
l’accesso a tutte le funzionalità del sistema.
Una volta conosciuto il sistema è consigliato utilizzare utenze opportunamente definite. La gestione utenti e accessi è uno
strumento potente che Vi permette di utilizzare VTE anche nell’eventualità stiate lavorando per più aziende, separando per ogni
Azienda leads, contatti, aziende, opportunità, prodotti, listini, ticket, attività e quant’altro.

Oltre ad offrire un potente strumento per personalizzare le utenze nell’utilizzo e accesso ai vari moduli del CRM, VTE monitorizza
l’utilizzo delle utenze stesse garantendo la possibilità di capire “chi ha fatto cosa”.

Attraverso lo strumento Informazione di Controllo Utente è infatti possibile tracciare tutte le azioni svolte da una particolare
utenza ed, eventualmente, andare successivamente ad effettuare il tunning dei privilegi associati a tale utenza.

VTE CRM per la gestione della sicurezza e dell’accesso alle informazioni dei propri utenti basa tutto il suo sistema sui Ruoli. In
questo modo si semplifica molto la gestione degli utenti, per i quali non è necessario ricreare ogni volta un profilo, ma basta
semplicemente associarne uno già presente.

Tipicamente la gestione dei ruoli è utile in realtà medio-grandi in cui troviamo diverse decine di utenti con differenti ruoli
gerarchici. In particolare è utile per:

• chi desidera avere un grande numero di persone che lavorano con il CRM simultaneamente.
• Chi desidera controllare i diritti di modifica, cancellazione e lettura.
• Chi desidera rispettare un determinato organigramma aziendale

I Ruoli, tramite i profili e i livelli di accesso, permettono di profilare gli utenti di VTE CRM in modo che ognuno possa vedere solo
le informazioni che sono per lui di interesse, garantendo così la riservatezza dei dati tra gli utenti e i livelli degli organigrammi
aziendali.

15.1 Utenti

Ci sono due tipi di utenti per VTE CRM:

1. Utente standard
2. Utente amministratore

L’utente standard ha un accesso limitato a VTE CRM e non può accedere al menù Impostazioni

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L’utente amministratore è in grado di amministrare tutte le entità di VTE CRM come:

• Utenti, gruppi e i loro accessi privilegiati.


• Personalizzare l’interfaccia utenti.
• Creare archivi di comunicazione.
• Cambiare password, disattivare utenti,e Visualizzare la storia delle login
• Gestire le operazioni di CRUD* per i dati di VTE CRM
* le operazioni CRUD sono quelle di lettura, creazione/modifica, cancellazione dei dati

15.2 Definizione dei ruoli

Alla base di tutto il sistema di sicurezza ci sono, come detto, i ruoli. Ogni ruolo è basato su uno o più profili.
L’amministrazione di VTE CRM dovrebbe infatti, sulla base delle indicazioni passate dai responsabili dell'organizzazione
aziendale, determinare le operazioni che possono essere eseguite dai diversi utenti e creare dei ruoli che rispecchiano i livelli
organizzatiVi aziendali.

Il percorso tipicamente si svolge in questo senso:

a) creazione dei profili


b) creazione dei ruoli, ai quali vengono associati i profili
c) creazione degli utenti, ai quali Viene associato il ruolo
d) modifica delle associazioni utenti-ruoli sulla base delle esigenze organizzative

I ruoli sono importanti anche perché rispettano le gerarchie aziendali. Infatti, se stabiliamo che il responsabile vendite sta sopra,
come ruolo, a tutti gli area manager, chi avrà il ruolo associato all'area manager vedrà i propri dati, mentre chi avrà il ruolo di
responsabile vendite potrà vedere oltre alle proprie informazioni anche quelle degli area manager sottostanti.

15.3 Definizione dei profili

I profili sono usati per definire i privilegi che un utente ha nei confronti dei dati e delle viste in VTE CRM. In questo modo è
possibile, ad esempio, stabilire per ogni singolo utente: quali campi rendere visibili, quali dati possono essere modificati, quali
dati sono considerati privati e/o pubblici.

Esiste poi la possibilità di creare accessi privilegiati personalizzati per venire incontro ad esigenze specifiche.

I privilegi possono essere i seguenti:

• Il permesso di usare determinati moduli CRM.


• Il permesso di vedere i dati in determinati moduli CRM
• Il permesso di creare o cambiare i dati in un certo modulo CRM.

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• Il permesso di cancellare i dati in un certo modulo CRM
• Il permesso di esportare i dati da determinati moduli CRM
• Il permesso di importare determinati dati da moduli CRM.

Sotto al pannello generale trovate le regole di condivisione personalizzate

La tabella riporta la classificazione dei tipi di privilegi presenti in VTE:

Privilegi
Privilegi Quando creiamo un profilo, i privilegi globali ci permettono di decidere sulla possibilità comune
Globali: di vedere o creare tutte le informazioni/moduli per il CRM :
Vedi tutto: permette la Vista tutti i dati nell’organizzazione.
Modifica tutto: permette di creare tutti i dati nell’organizzazione
Privilegi sui TAB Permette di decidere che TAB vedere di VTE CRM
Privilegi di Permette di decidere quali funzioni CRUD si possono fare per singolo campo
Campo
Utility Permette di decidere su funzioni come: Esporta/Importare Dati, Converti Lead ecc.

15.4 Gestione Utenti e Accessi

E' il modulo connesso alla gestione degli Utenti e dei loro accessi, quindi il modulo che ci permette di gestire la sicurezza, i ruoli e
i profili di accesso a VTE CRM.

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15.4.1 Configurazione utenti

Per creare o gestire gli utenti cliccate sul menù Utenti, si aprirà così la lista utenti, come raffigurato nella figura sotto:

Importante
Quando cancellerete un utente, VTE CRM chiederà a chi volete vengano assegnati i dati dell'utente da cancellare. Non
è possibile cancellare gli utenti standard e admin presenti di default su VTE CRM.

Tabella Lista campi di default in Utente Crea/Modifica

Campo
Nome Utente: Ogni utente ha solo un nome utente. Utilizzare al massimo 8 caratteri. Il nome utente,
una volta creato, non può essere cambiato. Ogni utente ha la possibilità di cambiare la
propria password.
Admin: Flaggate questo box solo se volete creare un utente con privilegi di amministratore,
indipendentemente dal ruolo.
Password: Quando si crea l'utente va assegnata una password che può essere modificata dall’utente
stesso in un secondo momento.
Nome e Cognome: Inserite il nome e cognome dell'utente.
Ruolo: Il ruolo associato all'utente deve essere creato prima della creazione dell'utente.
Email: Inserite l’indirizzo email per questo utente. L'indirizzo sarà usato da VTE CRM per l'invio
delle mail dell'utente.
Stato: Potete definire un utente come attivo o inattivo. Un utente inattivo non ha il permesso di
loggarsi.
Vista Attivita' di Potete vedere le attività mancanti e decidere quali attività sono presentate all’utente
Default: nella home page.
Vista Lead di Default: Qui potete fornire le Viste dei Lead di Default e decidere come verranno presentati i
Leads all’utente nella home page.
Valuta: Potete scegliere la valuta (lingua, moneta, valuta) per questo utente.
Le valute usate da VTE CRM sono definite in “Altre impostazioni” > “Impostazione
Valuta”.

Attenzione
Gli utenti con privilegi di amministratore possono vedere e modificare le impostazioni e tutti i dati utenti.

Importante
Per Login e Password non è ammesso l’uso di particolari caratteri come "-","/" .

Tabella Lista dei campi di default per Più Informazioni sull'Utente

Campo
Titolo Potete inserire la posizione dell’utente nell’azienda e il suo reparto.
Riporta a: Potete selezionare il supervisore/responsabile dell’utente.
Altra email: Indirizzo aggiuntivo dell'utente.
Firma: Per le email in uscita, potete inserire la firma.
Formato Data: Potete cambiare il formato data per questo utente.
Note: Potete aggiungere informazioni aggiuntive relative a questo utente

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Ruoli > vedi sopra

Profili > vedi sopra

Gruppi

I gruppi sono strumenti efficaci per riassumere utenti che appartengono allo stesso team di lavoro. Vengono utilizzati per la
funzione di Assegnazione di VTE CRM.

Ad esempio, se prendiamo un Ticket da un cliente, sulla base di una richiesta specifica, abbiamo la possibilità di assegnarlo ad un
Gruppo di VTE CRM appositamente dedicato alla gestione dei Ticket. In questo modo, sarà poi il Gruppo di gestione Ticket a
decidere chi tra i membri si dovrà occupare della risoluzione.

15.5 Accesso condiviso

VTE CRM consente di settare i privilegi di accesso dei Ruoli. Quest'ultimi possono essere divisi in due blocchi, quelli generali
definiti di Accesso Globale e quelli Personalizzati.

Pertanto, è possibile stabilire regole di accesso valide per tutti i Ruoli e, al tempo stesso, attribuire regole diverse solo a
determinati Ruoli. Si possono così coprire le esigenze più disparate delle diverse organizzazioni aziendali.

Importante
Se inserite dei cambiamenti nelle regole condivise, dovete premere il pulsante [Ricalcola] per rendere effettivi i
cambiamenti.

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Tabella dei tipi di permessi condivisi

Tipo Descrizione
Privato Solo il proprietario assegnatario dell'entità di VTE CRM e gli utenti con un ruolo
gerarchicamente sopra a quello del proprietario, possono leggere, pubblicare,
cancellare e modificare i dati.
Pubblica: Solo lettura Tutti gli utenti possono vedere i dati dell'entità.
Solamente il proprietario e gli utenti con un ruolo superiore gerarchicamente, possono
pubblicare o cancellare quelle registrazioni.
Pubblica: Leggi, Tutti gli utenti possono vedere, creare e modificare i dati dell'entità. Solamente il
Crea/Modifica proprietario e gli utenti con un ruolo superiore gerarchicamente, possono cancellare i
dati.
Pubblica: Leggi, Tutti gli utenti possono vedere, modificare e cancellare tutti i dati.
Crea/Modifica, Cancella

Importante
Il modulo delle Attività, di default, è impostato su privato (per rendere pubblico un evento o un compito è
sufficiente selezionare condiviso sulla finestra della singola attività).
Quando il modulo Aziende è stato impostato su Privato, sarà in modalità Privato anche l’accesso ai Preventivi
collegati, Ticket, Ordini di vendita, Ordini d’acquisto e Fatture.
Se applicate regole di Accesso a determinati moduli, queste verranno estese anche alle Email ad essi collegate.

Nota
Non è possibile cambiare da qui i privilegi d'accesso al Calendario. Potete farlo direttamente sulle impostazioni del Calendario.

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15.6 Accesso Condiviso Avanzato

Consente di estendere i permessi di accesso ai dati per un utente su uno specifico modulo sulla base di regole definite come un
filtro.

Esempio:

agente_mi deve accedere alle Aziende con “Provincia” = “MI”

1- Premere “Aggiungi regola” in corrispondenza del modulo:

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2- configurare la regola:

3- dalla scheda utente associare la regola all’utente:

Dalla scheda utente premere “Aggiungi regola” in corrispondenza del modulo:

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selezionare quindi la regola e il tipo di permesso:

15.7 Campi di Accesso

La funzione disponibile è usata per controllare la visibilità dei campi nei vari moduli da parte dell’intera organizzazione. Potete
usare questa funzione sia per mostrare sia per nascondere i campi d’inserimento

Di default, tutti i campi sono considerati visibili.

Nota
Da qui potete anche rendere visibili o meno i campi dai Voi personalizzati

Importante
Non è possibile disabilitare i campi obbligatori dei moduli.
Le regole dei Campi di Accesso prevalgono sulle regole impostate dai Profili.

15.8 Informazioni di Controllo Utente

La funzione Informazioni di Controllo Utente permette all'amministratore di sistema di sapere cosa un particolare utente ha fatto
in VTE CRM.

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Nota:
potete evitare il controllo togliendo il flag dalla casella di controllo relativa ad un utente particolare.

15.9 Storia di registrazione dell’utente

Come amministratore di VTE CRM, potete avere la necessità di monitorare gli accessi al sistema. Con questo menù otterrete la
storia delle registrazioni relative a ciascun utente.

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Come personalizzare VTE

Le funzionalità di personalizzazione di VTE sono estremamente importanti, perché assicurano la possibilità di utilizzo di VTE per
qualsiasi processo aziendale desideriate gestire .

Attraverso comode interfacce WEB è possibile disegnare la struttura dati per ciascun modulo di VTE. Sarete voi, ad esempio, a
definire la struttura dei Vostri archivi leads, contatti e aziende, o le informazioni contenute nei Ticket che costituiscono il Vostro
servizio di helpdesk.

Il pacchetto di installazione di VTE presenta un’insieme di moduli che possono venire successivamente riadattati alle Vostre
esigenze: si possono aggiungere od eliminare campi di qualsiasi genere (Testo, Numero, Percentuale, Valuta, Url etc..), si possono
compilare i menù a tendina con valori decisi da Voi e definire per ciascun campo le etichette che ne descrivono il significato.

Dopo aver ridefinito ciascun modulo di VTE e averne modificato la struttura del database, potete creare liste basate sui campi
che avete appena inserito o modificato assicurandovi la possibilità di effettuare le ricerche con filtri personalizzati.

Vi consigliamo di personalizzare il Vostro VTE attraverso i seguenti step:

• Personalizzare i moduli di VTE (Capitolo 16 del manuale)

• Ridefinire le liste con le personalizzazioni introdotte (Capitolo 5 del manuale)

• Ridefinire i privilegi e l’accesso delle utenze (Capitolo 15 del manuale)

I privilegi di ciascun utente possono essere gestiti anche in riferimento ai campi aggiunti da Voi nei diversi moduli di VTE, come
descritto nel Capitolo 16 del manuale.

Dal menù impostazioni è accessibile l’area Gestore Moduli che Vi permette di personalizzare il Vostro VTE CRM.

1) selezione del modulo


2) ordinamento delle related list (moduli collegati al modulo principale)
3) aggiunta di blocchi nella pagina (sono i separatori di gruppi di campi)
4) nascondi i campi
5) aggiungi campi personalizzati
6) sposta in questo blocco i campi di altri blocchi
7) modifica proprietà del campo (obbligatorietà, visibilità, presenza su editor modifica di massa, presenza su creazione veloce)
8) sposta in alto ed in basso i campi
9) sposta a destra o sinistra il campo

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La personalizzazione di VTE può essere realizzata a due livelli:

• Introducendo nei moduli del Vostro CRM alcuni campi personalizzati

• Compilando i menù a tendina con i valori di Vostro interesse

Attraverso le sezioni Campi Customizzati e Editor di Picklist potete definire i moduli di VTE secondo le Vostre esigenze. I campi
personalizzati eventualmente introdotti nei moduli di VTE sono accessibili anche alla creazione delle liste permettendoVi di
utilizzare tali campi come chiavi di ricerca.

16.1 Campi Personalizzati


Potete configurare i campi d’inserimento per la maggior parte dei moduli di VTE CRM entrando nel menù Gestore Moduli:

Cliccando su Gestore Moduli si apre una videata con tutti i moduli di VTE seleziono il modulo da configurare:

Quindi:

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• Layout Editor: per configurare il modulo lead, creazione campi, aggiunta blocco e spostamento dei campi già inseriti
• Campi Formula: per funzioni di calcolo sui campi personalizzati
• Mappatura campi personalizzati: presente solo in lead, i campi personalizzati del modulo lead possono essere mappati
in Azienda, Contatto ed Opportunità in modo tale che nella conversione il dato mi venga riportato sulla nuova entità a
conversione avvenuta.
• Workflow: regole dei processi automatizzate

Tabella dei Tipi di Campi Personalizzati

Tipo Contenuto
Testo [Lunghezza:] inserisci il numero massimo di caratteri, per esempio"10" per
dieci caratteri. Massimo 255 caratteri
Numero [Lunghezza:] inserisci il numero massimo di caratteri inseribili, per esempio
"10" per dieci caratteri. Massimo 64 caratteri incluso decimali
Percentuale [Lunghezza:] inserisci il numero massimo di caratteri inseribili, per esempio
"10" per dieci caratteri.
Moneta/lingua [Lunghezza:] inserisci il numero massimo di caratteri inseribili, per esempio
"10" per dieci caratteri.
Data Basta solo dare un nome al campo.
Email Basta solo dare un nome al campo.
Telefono Basta solo dare un nome al campo.
Picklist Potete creare un menù a tendina con i campi di Vostro interesse.
URL Basta solo dare un nome al campo.
Check Box (casella di controllo) Qui potete definire una casella di controllo (si/no). Basta solo dare un nome
al campo.
Area di testo In questo campo potete inserire fino a 255 caratteri di testo.
Combo box a multiselezione Il tipo di campo permette, tramite il tasto CTRL di selezionare più valori.

16.1.1 Campi Personalizzati per i Lead > Mappatura

Solo per i Lead, potete mappare i campi personalizzati per trasferirne il contenuto verso i moduli Aziende, Contatti, Opportunità.

Per mappare i campi seguite la procedura specifica:

• create il campo personalizzato sia su Lead che sul modulo dove volete trasferire il dato. Con gli stessi valori, se si tratta di
Picklist.

• Aprite il modulo delle guide in Studio>Campi Personalizzati >Modulo Lead

• Cliccate sul pulsante [Mappatura Campi Personalizzati] (mostrato solo per le guide).

• Scegliete i campi dei Moduli Aziende, Contatti, Opportunità dove volete che vengano trasferiti i dati del Lead al momento
della conversione.

Attenzione
Il formato dei Campi Personalizzati in Lead e nei corrispondenti Campi Personalizzati in Opportunità/
Aziende/Contatti deve essere assolutamente identico

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Esempio mappatura campi:

16.2 Editor di Picklist

Potete modificare da qui il contenuto delle Picklist e assegnare Viste differenti per ruolo:

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1) aggiungi valori alla picklist

2) modifica valori della picklist


3) elimina valori della picklist
4) assegna valori della picklist ad altri utenti

Importante
Alcuni contenuti delle Picklist non possono essere cambiati in quanto impostati di default.

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16.3 Colorazione Vista per lista

Colorazione vista per lista

Consente di applicare una colorazione alla vista per lista sulla base del valore assunto da un campo di tipo picklist/menù a tendi-
na.

Esempio:

vogliamo visualizzare le aziende con colorazione in base al valore assunto dal campo Rating

Una volta salvate le impostazioni, accedendo alla vista per lista delle aziende:

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16.4 Editor di picklist multi linguaggio

In VTE è possibile configurare campi di tipo picklist/menù a tendina multi linguaggio, attraverso tali campi gli utenti possono ac-
cedere in lingua diversa al sistema e vedere i valori dei campi di tipo picklist/menù a tendina tradotti.

I campi di tipo picklist/menù a tendina multi linguaggio possono essere creati con modalità standard da layout editor, i valori de-
vono invece essere imputati dall’ Editor di picklist multi linguaggio:

Inserire quindi i valori nelle diverse lingue:

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16.5 Campi Formula

I campi formula sono campi personalizzati che possono essere dei risultati di calcolo. L'esempio propone una situazione
verosimile sul modulo opportunità. Creo il campo Margine che sarà il risultato dell'operazione tra l'ammontare dell'opportunità
meno il costo fornitore:

Inserire la formula

E’ possibile effettuare espressioni su un campo formula anche con campi di tipo data, in particolare Vi sono due operatori:

- time_diffdays: fornisce la dif- ferenza in


giorni tra due date

- time_diff: fornisce la diffe- renza in


secondi tra due date.

Esempio: Calcolare la differenza tra la data di


creazione di un’azienda e la data di ultima
modifica con operatore time_diff e
time_diffdays

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Da cui:

ATTENZIONE: se viene inserito un solo parametro nelle funzioni time_diff e time_diffdays il valore restituito nel campo formula è
la differenza tra la data attuale e la data inserita in parametro. Ad esempio per il campo personalizzato C si vuole che memorizzi il
numero di giorni trascorsi dall’ultimo contatto telefonico dell’Azienda :

dove cf_615 è il codice del campo “Data ultimo contatto”, allora:

16.6 Il Workflow

Lo strumento di workflow permette la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo un determinato modello processuale
configurabile nel CRM. Lo strumento serve ad interpretare una serie di regole procedurali integrate in diverse funzioni per la
condivisione dell’informazione e per gestire la comunicazione e il passaggio di compiti da un utente all’altro.

Il workflow è configurabile solamente dall'amministratore di sistema nel modulo impostazioni. Nella figura possiamo vedere
come accedere alle impostazioni dei workflow per il modulo lead:

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Creato il WF inserire le condizioni indicate sotto e premere “salva”

A seguito del salvataggio compare il tasto “Nuova Operazione” e quindi possiamo inserire il tipo di azione da fare una volta, così
le condizioni risultano vere:

E’ possibile aggiungere più condizioni, il workflow sarà eseguito se tutte le condizioni indicate risultano vere. Dopo il salvataggio
(7) è possibile inserire l’azione che il workflow deve scatenare:

Selezionato il tipo di azione di interesse cliccare su “Salva”

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In merito al punto 4:
- Solo al primo salvataggio: la condizione verrà verificata solo al primo salvataggio del record (Lead), se si verificherà vera
verranno eseguite le operazioni indicate

- Finché la condizione non risulti vera: il workflow viene eseguito la prima volta che la condizione risulta vera

- Ogni volta che il record viene salvato: la condizione viene verificata ad ogni salvataggio del record (sia in creazione che
in modifica), il workflow viene eseguito ogni volta che la condizione risulta vera

- Ogni volta che il record viene modificato: la condizione viene verificata con ogni modifica (non in creazione), il workflow
viene eseguito ogni volta che la condizione risulta vera

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Workflow pre-configurati:

- Modulo Fatture: Ad ogni salvataggio aggiorna le giacenze di magazzino

- Modulo Aziende: Quando viene creata una nuova azienda con flag “Notifica Proprietario” attivo (si) invia una mail
all’utente assegnatario del record

- Modulo Contatti: Quando viene creato un nuovo contatto con flag “Notifica Proprietario” attivo (si) invia una mail
all’utente assegnatario del record

- Modulo Contatti: Quando viene creata un nuovo contatto con flag “Utente portale” attivo (si) invia una mail all’utente
assegnatario del record

- Modulo Opportunità: Quando viene creata una nuova opportunità si invia una mail all’utente assegnatario

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Comunicare con VTE
Un sistema CRM ha come principale obiettivo la gestione del contatto con i clienti e in quest’ottica hanno fondamentale
importanza gli strumenti di comunicazione che si hanno a disposizione.

VTE a tal proposito offre i seguenti strumenti:

• Email Template

• Schedulatore di notifiche

• Modulo Commenti

• Modulo SMS

Email Template è un potente strumento che Vi permette di generare dei modelli predefiniti per comunicare via email con i Vostri
contatti. I modelli possono essere generati con gli strumenti previsti da VTE, oppure possono essere utilizzati modelli realizzati
con altre soluzioni di editing.

VTE Vi permetterà di definire uno o più modelli per ciascuna tipologia di comunicazione e di utilizzarli attraverso il servizio di
MASS MAILING per comunicare con i Vostri contatti.

Email Template Vi consente anche di personalizzare il modello per ciascun destinatario, infatti, durante la generazione del
modello, VTE Vi offre la possibilità di includere i campi relativi ai moduli utenti, leads, contatti e aziende.

OvViamente i modelli di comunicazione utilizzati via email possono essere usati con i Vostri clienti acquisiti o potenziali (leads,
contatti e aziende), ma anche internamente per comunicare con i propri collegi (utenti).

Lo schedulatore di notifiche è un facile strumento per avvisare gli utenti di VTE o i Vostri clienti di eventi che ritenete importanti.

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17.1 E-mail Template

Potete creare dei Template che serviranno per inviare email standard alle liste dei Vostri Contatti/ Lead; oppure, con il
meccanismo della “stampa-unione” per Nomi/Cognomi ecc., potete modificare i template esistenti o crearne un numero
illimitato.

Ci possono essere template pubblici e privati. I template pubblici sono disponibili a tutti gli utenti di VTE CRM. I template privati,
invece, potranno essere usati solo da utenti particolari.

Nota
si possono utilizzare dei campi Unione per ogni Template. Il meccanismo di creazione è molto semplice. Nella sezione destra
dell'area modifica di un Template, vedi figura, trovate i campi che possono essere inseriti per l'Unione in VTE CRM. Prima
selezionate il modulo di interesse, poi il campo e infine copiate la stringa nel corpo della mail.

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17.2 Template di Mail Merge

VTE CRM Vi permette di usare i dati archiviati nel CRM per essere “uniti” con documenti MS Word per intestazioni di lettere,
documenti ecc.

Importante
I template di Mail Merge devono essere creati prima su MS Word tramite il plugin appositamente installato. Una
volta mappati i campi nel documento Word, salvatelo e inseritelo in VTE CRM.

Per caricare un template sul sistema CRM cliccate sul pulsante [Aggiungi Template] nel menù Mail Merge Template, come
mostrato nella figura sottostante. In questo menù vedete una lista di tutti i template esistenti e potete evidenziare e cancellare i
template dei quali non avete più bisogno.

VTE CRM può mandare delle notifiche su eventi speciali attraverso email. Per vedere se le notifiche sono attive o meno basta
entrare nella schermata, vedi figura sottostante.

Utilizzate l'icona [strumento] per attivare o disattivare una notifica e per determinarne il contenuto. Una volta stabilite le
condizioni, tutte le notifiche attive saranno mandate come e-mail al proprietario di un contatto particolare di una opportunità o
di un ticket.

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17.3 Modulo Commenti
Il modulo Commenti è un modulo opzionale di VTE, il modulo comunicazioni attiva nei moduli Aziende, Contatti e Lead degli
appositi blocchi per gestire le comunicazioni interne tra gli utenti:

Il modulo Commenti è accessibile dal menù Strumenti:

Per creare un nuovo commento premere sul pulsante :

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Una volta inserite tutte le informazioni premere “Salva”. Una volta creato un commento esso non può essere rimosso dal
sistema. Dalla vista per lista è possibile applicare filtri sui commenti ed effettuare ricerche.

17.4 Modulo SMS

Per configurare il Server di SMS accedere come utente amministratore al modulo Impostazioni di VTE

NB: le impostazioni indicate sono fornite tipicamente dal provider del servizio SMS o sono presenti nel Gateway SMS interno.

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Impostazioni di VTE
Con l’aiuto delle funzioni di configurazione potete specificare altre informazioni utili al Vostro CRM.
Nella figura è illustrato il percorso per le impostazioni:

18.1 Dettagli dell’azienda


Se utilizzate VTE per creare dei PDF per fatture, preventivi, ordini, da qui potete configurare le impostazioni di intestazione.

Nel menu Dettagli Società cliccate sul pulsante [Modifica] per inserire le informazioni dell’azienda.

AssicurateVi che la dimensione del logo della Vostra azienda rientri nello spazio disponibile per il PDF.. Il logo deve essere fornito
nel formato file *.png or *.jpg. la dimensione raccomandata è all’incirca di 150x60 pixel.

18.2 Impostazioni Server di Posta

Se desiderate mandare email da VTE CRM o se desiderate ricevere delle comunicazioni, dovete configurare il server di posta in
uscita.

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Consiglio
Tutti gli utenti di VTE CRM utilizzeranno lo stesso server di posta in uscita. Se un utente manda una email utilizzando
VTE, come indirizzo del mittente, sarà usato automaticamente l'indirizzo assegnato a quell'utente nel menù
Impostazioni.

Cliccate su [Modifica] per inserire i dati di configurazione.

Importante
Il Vostro server di posta in uscita deve essere accessibile da Internet.

18.3 Backup Server

VTE CRM Vi permette di avere una copia del database e accedervi tramite un sistema FTP. Se configurato, VTE CRM creerà un
backup ogni volta che un utente uscirà dal sistema. Assicuratevi di avere abbastanza spazio disponibile sul disco. I nomi di questi
file sono creati automaticamente nel seguente formato: "backup-<date>-<time>.sql".

Importante
L' utente, per iniziare la procedura backup, deve uscire dal sistema tramite il pulsante “Esci”

Cliccate sul pulsante [Modifica] nel menù Backup Server per inserire i dati del Vostro server, come mostrato nella figura. Chiedete
al Vostro fornitore FTP di servizio i dati di accesso. Potete accendere il backup evidenziando la casella di controllo.

18.4 Proprietari del modulo

Ciascun modulo CRM ha un proprietario: l’utente "admin". Questa funzione serve per lavorare con Ticket in relazione al Portale
Clienti. Quando un Ticket viene creato dal Portale Clienti, viene assegnato automaticamente al proprietario del modulo
corrispondente. E' possibile, comunque, assegnare il Ticket ad un altro utente CRM. L’utente assegnatario riceverà un’immediata
email di notifica. Questa funzione risulta molto utile per la gestione dei Trouble Ticket attivi.

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18.5 Valute
Cliccate su [Valute] per selezionare una valuta, cliccando sul pulsante [Nuova Valuta], come mostrato nella figura sottostante.

Tabella Informazioni Valuta

Tipo Contenuto
Nome della Valuta il nome della valuta, per esempio "USA, Dollars".
Codice della Valuta il nome corto della valuta, per esempio “USD”
Simbolo della inserisci il simbolo della valuta, per esempio “$”
Valuta
Tasso Conversione Il tasso di conversione deve essere sempre collegato alla valuta base di VTE
Stato Attiva o meno

18.6 Impostazioni Fiscali

Per il calcolo fiscale da fare su Fatture, Preventivi ecc. avete bisogno di settare quest'area. Queste impostazioni possono essere
calcolate individualmente per ciascun prodotto o servizio, oppure possono essere calcolate per gruppo.

18.7 Dettagli del sistema

Se cliccate sul menù Informazioni di Sistema sono presentati i dettagli del server nel quale è attivo il sistema VTE CRM. Potete
utilizzare queste informazioni per controllare le risorse dell’hardware disponibili sul Vostro server.

18.8 Proxy Server

Se la Vostra azienda sta usando un proxy server per accedere ad Internet, potrete usare il menù Impostazioni del Proxy Server,
come mostrato nella figura.

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18.9 Vista Modulo di Default

Potete impostare la visualizzazione dei moduli scegliendo tra vista pannello singolo (contatto informazioni), e vista pannello su
due pagine (Contatto Informazioni e Più Informazioni), come riportato in figura.

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18.10 Gestore moduli

Alcune estensioni di VTE possono essere integrate direttamente tramite la Gestione Moduli nel campo impostazioni.

Il pulsante” importa nuovo” permette di importare nuovi moduli in formato zip.

I moduli delle estensioni – come ad esempio i pacchetti lingua – sono in formato zip e una volta selezionato il file dal proprio
hard disk tramite il pulsante browser, basta cliccare “importa” e l'estensione viene aggiunta a VTE CRM, come mostrato nella
seguente figura.

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18.11 Mail Converter

Con VTE è possibile configurare la mailbox per la scansione. E’ possibile configurare più mailbox per la scansione.

All'interno della schermata delle impostazioni è possibile configurare l'indirizzo di posta elettronica che si vuole scansionare.
Importante è cambiare lo stato da Disabilità a Abilità affinché funzioni.

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Le impostazioni, una volta, configurato il tutto, sono come mostrate in figura.

È possibile escludere o includere una cartella selezionandola o deselezionandola come mostrato di seguito.

Le azioni intraprese dopo il controllo e-mail vengono impostate tramite l'impostazioni di regole, come mostrato in figura.

Tre sono i parametri che determinano controllo e effetto dello stesso. La verifica in un dato indirizzo può essere fatta andando ad
analizzare il soggetto dell'e-mail o il corpo stesso del messaggio (Body).
I parametri selezionabili per il soggetto sono i sono i seguenti:

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I parametri selezionabili per il corpo del messaggio sono invece i seguenti.

La funzione regex che permtte di usare caratteri jolly è possibile solo sul soggetto del messaggio.
Le azioni che vengono intraprese nel caso che un messaggio rientri nella regola impostata sono le seguenti:

18.12 Gestore Stati


Il Gestore stati è uno strumento che consente di implementare logiche di flusso, sia lineari sia complesse, definendole attraverso
i passaggi di valore di un campo “stato”:

flussi lineari flussi complessi

Tali logiche sono inoltre definite sulla base del ruolo dell’utente coinvolto nel flusso.
Ogni passaggio è memorizzato in uno storico che registra puntualmente i passaggi e gli attori coinvolti negli stessi, consentendo il
monitoraggio dell’avanzamento del flusso.
Supponiamo che le campagne di marketing siano organizzate dal Direttore commerciale e che gli agenti abbiano il compito di
svolgerle. Il Direttore commerciale ha la facoltà di:

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- creare nuove campagne
- annullare campagne non approvate
- dichiarare una campagna conclusa.
Flusso di gestione della campagna:

Legenda:
In azzurro le azioni del Direttore commerciale
In rosso le azione dell’Agente
INIZIO: CREAZIONE DI UNA CAMPAGNA

Pianificazione campagna

APPROVAZIONE ANNULLAMENTO
?

PRESA IN CARICO AGENTE Da eseguire Annullata

LAVORAZIONE Esecuzione campagna FINE

CONTROLLO
Completato

Chiusa

FINE

Per creare configurare il Gestore stati è necessario accedere al CRM VTE come utente amministratore.
Effettuato il login accedere alle Impostazioni:

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Nella sessione Studio scegliere la voce Gestore Stati:

Scegliere il modulo per cui si vuole configurare il Gestore stati:

Scegliere il campo:

ATTENZIONE: La Vista mette a disposizione l’elenco di tutti i campi di tipo Picklist.

ATTENZIONE: E’ possibile configurare il Gestore stati per UN SOLO CAMPO per uno stesso modulo.

Se si tenta di attivare il gestore stati su un secondo campo, il sistema avvisa che il gestore è già attivo attraverso la colorazione in
rosso del campo su cui è già attivo:

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In figura il Gestore stati è già attivo per il campo Stato della Campagna del modulo Campagne, non è quindi possibile attivare il
gestore per altri campi.

Premere Inserisci nella gestione per configurare:

Appena Viene attivata la gestione il sistema richiede di selezionare il Ruolo per cui sarà attiva la configurazione:

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Selezionare quindi il ruolo attraverso l’apposita picklist Ruolo:

Le regole di passaggio di stato saranno valide per tutti gli utenti associati al ruolo qui selezionato.
Una volta scelto il ruolo compare la tabella per la configurazione delle regole dei passaggi di valore:

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1) Definire il valore iniziale che deve assumere il campo in creazione:

L’ impostazione in figura definisce che le campagne verranno create con il campo Stato della campagna valorizzato a Planning.

2) Compilare la tabella di configurazione dei passaggi di stato:

La tabella va compilata per riga:


- il simbolo rappresenta lo stato attuale
- attivare il flag ( ) in corrispondenza dei passaggi consentiti (dallo stato attuale allo stato di destinazione)
- disattivare il flag ( )in corrispondenza dei passaggi non consentiti
Esempio:

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L’impostazione cerchiata in rosso in figura definisce che, se lo stato attuale è In pianificazione, allora sarà possibile passare agli
stati Attivo o Annullato e non sarà possibile passare agli stati --Nessuno--, In corso e Completato.

E’ possibile attivare tutti i passaggi di stato o disattivare tutti i passaggi attraverso i pulsanti Deseleziona tutti e Seleziona tutti:

Per terminare premere sul pulsante Applica le modifiche:

E’ possibile copiare in maniera veloce la configurazione del Gestore stati definita per un ruolo o per un altro ruolo.
Dopo aver selezionato il modulo, il campo e il ruolo che si vuole configurare selezionare il ruolo da cui si vuole copiare la
configurazione e premere il pulsante Copia:

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Dopo la pressione sul pulsante Copia il sistema chiede conferma dell’operazione:

Dopo la conferma, viene riportata la configurazione del ruolo copiato:

E’ possibile intervenire con delle modifiche senza influire nelle impostazioni del ruolo copiato.

In questo paragrafo sarà presentato lato utente l’utilizzo del CRM quando il Gestore Stati risulta configurato.

Si suppone che il Gestore stati sia stato configurato per il modulo Campagne e per il campo Stato della campagna.

Creazione
Come definito dalle impostazioni del Gestore stati in creazione di una nuova entità il campo coinvolto viene valorizzato in
maniera automatica con lo stato di default:

Nota: E’ possibile configurare il Gestore stati in modo tale che ruoli diversi abbiano stati iniziali diversi.

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Modifica del campo gestito
Per modificare il campo gestito dal Gestore stati è necessario utilizzare il pannello che Viene messo a disposizione sulla destra in
Vista di dettaglio del modulo:

Il pannello riporta le informazioni sull’ultimo passaggio di stato effettuato: l’utente, lo stato impostato, la data e l’ora ed
eventuali note:

II pannello riporta poi l’elenco dei passaggi possibili per l’utente:

Nell’immagine l’utente può cambiare lo stato dal valore attuale In pianificazione ad Attivo oppure ad Annullato.
Per modificare lo stato cliccare sullo stato desiderato:

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Una volta scelto lo stato viene messa a disposizione dell’utente la possibilità di inserire una nota sul passaggio:

Premere Invia per confermare.


Preme Ritorna per annullare il passaggio di stato.
Ogni passaggio di valore viene valorizzato all’interno del blocco Storico stati:

Il blocco riporta lo storico di tutti i passaggi di valore indicando l’utente, la data e l’ora ed eventuali note.
La prima riga in figura corrisponde alla creazione dell’entità (campagna).

Verrà di seguito mostrata l’implementazione dell’esempio presentato nel paragrafo 2.

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Si riporta il flusso di gestione della campagna, dove ad ogni passaggio è stato associato un valore del campo Stato Campagna:
Legenda:

In azzurro i passaggi di stato del RUOLO Direttore commerciale


In rosso i passaggi di stato del RUOLO Agente

INIZIO: CREAZIONE DI UNA CAMPAGNA

Pianificazione campagna
STATO: IN PIANIFICAZIONE

APPROVAZIONE ANNULLAMENTO

?
Da eseguire Annullata
STATO: DA ESEGUIRE STATO: ANNULLATA
PRESA IN CARICO AGENTE

FINE
Esecuzione campagna
LAVORAZIONE STATO: IN CORSO

CONTROLLO
Completato
STATO: COMPLETATO

Chiusa
STATO: CHIUSO

FINE

1) La prima attività da svolgere una volta individuato il processo e gli attori, è l’inserimento dei valori nel campo stato da
Impostazioni -> Editor di picklist Standard:

2) Si configura ora il Gestore stati per i due ruoli:

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2.1) Il Direttore commerciale (Sales Manager) può dallo stato Pianificare passare ad Attivo :

2.2) L’Agente (Sales Man) può dallo stato Attivo passare a Completato:

18.13 Campi condizionali

I Campi condizionali consentono di definire permessi speciali di accesso ad uno o più campi di uno stesso modulo al verificarsi di
una condizione definita sul modulo stesso con le stesse logiche dei Filtri avanzati.

Attraverso i Campi condizionali è possibile al verificarsi di una condizione:


- rendere uno o più campi nascosti
- rendere uno o più campi visibili ma non modificabili
- rendere uno o più campi visibili e modificabili
- rendere uno o più campi obbligatori*
- creare una combinazione dei punti precedenti.

Tali regole possono essere in fine definite per gli utenti che appartengono ad un ruolo, ad un ramo della gerarchia oppure ad un

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gruppo di utenti.

* funzione attiva solo in casi d’uso combinato di Gestore Stati e Campi condizionali

18.13.1 Esempi d’uso

a) Si supponga che per la nostra organizzazione le aziende possano essere catalogate in tre tipologie: “Clienti”, “Partner” e
“Concorrenti” attraverso il campo “Tipo” presente in anagrafica, si supponga inoltre di aver l’esigenza di definire per
ogni tipo un ulteriore specifica e di aver per questo predisposto i campi “Ulteriore specifica cliente”, “Ulteriore specifica
partner” e “Ulteriore specifica concorrente”. Con i campi condizionali è possibile impostare le seguenti regole:
- se l’azienda è di Tipo = Partner allora visualizza il campo “Ulteriore specifica partner” (e nascondi i campi “Ulteriore
specifica Cliente” e “Ulteriore specifica Concorrente” affinché gli utenti non abbiano la possibilità di compilare tali campi
ed inserire informazioni inconsistenti)
- se l’azienda è di “Tipo” = “Concorrente” allora visualizza il campo “Ulteriore specifica concorrente”
- se l’azienda è di “Tipo” = “Cliente” allora visualizza il campo “Ulteriore specifica cliente”

b) Si supponga che siano stati predisposti nell’anagrafica cliente due blocchi uno per la gestione delle informazioni
commerciali e uno per la gestione delle informazioni tecniche. Si vuole dare accesso agli agenti commerciali anche alle
informazioni tecniche però non si vuole consentire loro di modificare tali informazioni.

Attraverso i campi condizionali è possibile ridefinire i permessi di accesso sui singoli campi del blocco “Informazioni
tecniche” impostando tali campi visibili ma non modificabili per il ruolo specifico commerciale o il gruppo.
I ruoli commerciali avranno quindi modo di modificare le informazioni che riguardano la loro area, le informazioni
commerciali, ma non potranno ridefinire le informazioni tecniche.

18.13.2 Creare una regola


Per creare regole è necessario accedere al CRM VTE come utente amministratore.
Effettuato il login accedere alle Impostazioni:

Nella sessione Studio scegliere la voce Campi condizionali:

Premere quindi il pulsante Nuova regola:

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Maschera di configurazione delle regole:

Quindi:
- inserire il nome della regola
- selezionare il modulo su cui applicare la regola
- indicare il Ruolo o il Gruppo per cui la regola deve essere valida, la regola sarà applicata a tutti gli utenti che ricadono nella
categoria selezionata

La regola può essere applicata a:


- un ruolo specifico (es: Ruolo:: CEO)
- un ramo della gerarchia (es: Ruolo e subordinati:: Sales Manager)
- un gruppo specifico di utenti (es: Gruppo: Marketing Group)

Inserire successivamente la condizione/ le condizioni che devono essere verificate affinché la regola sia applicata nel blocco
Condizioni su campi:

ATTENZIONE: Le condizioni possono essere definite solo sui campi del modulo indicato in Modulo:

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E’ possibile definire più condizioni attraverso il pulsante “Aggiungi Condizione”:

Per i campi di tipo checkbox (flag) porre 0 per no e 1 per si, nell’esempio nella figura seguente la condizione è controllo=no :

ATTENZIONE: Le condizioni sono collegate da connettore logico “E”, la regola Viene applicata se tutte le condizioni risultano
verificate (vere).

18.13.3 Gestione dei campi


Per accedere all’area di configurazione dei permessi di accesso ai campi al verificarsi della condizione impostata premere sul
pulsante “Mostra”:

Il sistema mostra tutti i campi del modulo e consente per ogni campo di definire i permessi:

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GESTITO: se il campo è gestito significa che al verificarsi della condizione per il campo valgono permessi di accesso speciali
definiti dalla regola
LETTURA: abilità i permessi di lettura sul campo
SCRITTURA: abilità i permessi di scrittura sul campo
OBBLIGATORIETA’: rende il campo obbligatorio *
* funzione attiva solo in casi d’uso combinato di Gestore Stati e Campi condizionali.
Configurazioni possibili:
A) Nessun permesso speciale di accesso

Al verificarsi della condizione: il campo non è gestito dai Campi Condizionali, gli utenti accedono al campo, secondo i normali
permessi definiti da profilo.

B) Nascondere un Campo

Al verificarsi della condizione: il campo risulterà nascosto

C) Rendere un campo Visibile ma non modificabile

Al verificarsi della condizione: il campo risulterà Visibile ma non modificabile.

D) Rendere un campo Visibile e modificabile

Al verificarsi della condizione: il campo risulterà Visibile e modificabile.

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E) Rendere un campo obbligatorio

Al verificarsi della condizione: il campo risulterà obbligatorio*.


* Funzione attiva solo in casi d’uso combinato di Gestore Stati e Campi condizionali.

Premere il pulsante Salva per concludere.

18.13.4 Modifica/Elimina regola


Per modificare una regola premere modifica in corrispondenza della stessa:

Per eliminare una regola premere canc in corrispondenza della stessa:

18.13.5 Implementazione di un esempio


Verrà di seguito mostrata l’implementazione dell’esempio a) presentato nel paragrafo 2.

Nel modulo Azienda è stato creato un blocco Specifiche Tipo Azienda e sono stati creati i campi di ulteriore specifica per i
rispettivi tre tipi di azienda Partner, Cliente e Concorrente:

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Devono ora essere impostate tre regole: una per ogni tipologia
di cliente.
Accediamo a Impostazioni -> Campi condizionali.

i) Impostiamo la regola per le aziende di tipo “Cliente”:

1. indichiamo il nome della regola


2. colleghiamo la regola al modulo Aziende
3. assegniamo la regola Ruolo e subordinati:: CEO (scegliamo il
ruolo più alto se vogliamo che questa regola sia valida per tutti
gli utenti)
4. impostiamo la condizione Tipo = Cliente
5. impostiamo che i campi “Ulteriore specifica concorrente”
“Ulteriore specifica partner” siano
nascosti attivando il solo flag Gestito.

ii) ripetiamo per le aziende di tipo “Concorrente”


iii) ripetiamo per le aziende di tipo “Partner”

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Integrazione con asterisk
VTE è integrabile con Asterisk, un'appicazione PBXi telefonica Open source che permette di veicolare le telefonate. Asterisk è una
implementazione libera di un software PBX che permette di ottenere le stesse funzioni offerte da altri sistemi proprietari con una
spesa decisamente inferiore ed una maggiore flessibilità. Asterisk è oggi un punto di riferimento nel settore. La completezza dei
suoi contenuti e la sua affidabilità lo rendono una piattaforma ideale per una vasta gamma di applicazioni: è utilizzato come
elemento portante per realizzare mediatori RTG/IP (centralini in grado cioè di utilizzare sia le linee telefoniche tradizionali sia i
canali IP), sistemi Centrex (PBX "Virtuali" e centralizzati), applicazioni per la gestione di Call Center ed altro ancora.

19.1 Caratteristiche dell'integrazione di Asterisk in VTE CRM.


1. Effettuare telefonate cliccando sui numeri di telefono direttamente da VTE.
2. Ricevere notifiche all'interno di VTE con le informazioni sul chiamante quando una telefonata arriva all'utente. Le
notifiche appaiono nell'angolo in basso a destra dello schermo.
3. Visualizzare lo storico delle chiamate nel modulo PBX Manager Module (Impostazioni/PBX Manager)
4. Associare le telefonate con il Contatto/Azienda/Lead nella Storico Attività.
5. Impostare le estensioni utente attraverso Mie Preferenze.

19.2 Requisiti
• VTE CRM installato sul sistema
• Asterisk installato sul sistema.
• Il server contenente Asterisk e quello contenente VTE devono potersi vedere in rete.
• Devi avere un'estensione utente di Asterisk valida e un telefono voip configurato con tale estensione.

19.3 Configurare Asterisk.

Questa sezione spiega come configurare Asterisk affinché funzioni con VTE. Ci sono delle piccole variazioni da fare (in alcuni casi
nessuna) per poter integrare i due programmi. E in questo link potete trovare, in inglese, la spiegazione dettagliata su come
configurare Asterisk.
http://wiki.vtiger.com/index.php/VTE510:Module_Asterisk_Howto#Configure_Asterisk

19.4 Configurare VTE CRM

Quando il server di Asterisk è configurato per funzionare con VTE, dovete configurare le impostazioni di VTE affinché si possa
connettere ad Asterisk. Basta andare in gestione moduli e aprire le impostazioni del manager PBX, come mostrato in figura.
Le impostazioni Server SoftPhone sono mostrate nella seguente figura.

19.4.1 Impostazione estensioni utente.


VTE permette di creare estensioni per ogni utente. Queste sono le estensioni di Asterisk che, quando configurate, ti permettono
di effettuare e ricevere chiamate da quell'utente. Qui Viene spiegato come impostare le estensioni utenti in VTE.
http://wiki.VTE.com/index.php/VTE510:Module_Asterisk_Howto#Set_User_Extensions

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19.4.2 Effettuare telefonate in uscita.
Per effettuare chiamate in uscita basta cliccare sul numero di telefono desiderato direttamente da VTE.

Le chiamate effettuate vengono registrate AUTOMATICAMENTE dal CRM come Eventi di tipo Chiamata in stato Tenuto collegati
all’entità da cui è partita la chiamata.
Esempio: dalla scheda del contatto Aldo Rossi attraverso click del mouse sul numero di telefono si avVia una chiamata, al termine
della stessa sarà possibile vedere la registrazione della chiamata dal blocco Storico Attività della scheda del contatto:

19.4.3 Ricevere chiamate in entrata

Per ricevere chiamate bisogna spuntare la selezione “RiceVi chiamate in entrata” nelle preferenze di VTE Se il numero non è
presente in VTE, l'informazione “Unkown caller” Viene Visualizzata al posto del contatto e Viene proposta la creazione di un lead,
di un contatto o di un'azienda.

19.4.4 Formato numeri


È possibile salvare il numero in VTE in ogni formato, con o senza prefissi e anche con prefissi tipo SIP, PSTN se si usa il carattere
“:” per separare tale prefisso dal numero stesso.
Note: Si raccomanda di non usare caratteri speciali o trattini nel campo telefono/cellulare.

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Web services e plugin.

20.1 WebServices.
http://wiki.vtiger.com/index.php/vtiger510:webservices_tutorials
Questo documento contiene i tutorial per i web services
http://wiki.vtiger.com/index.php/vtiger510:Webservice_reference_manual
Questa documentazione descrive l'interfaccia di programmazione su base REST (l'API) pubblicata da VTE.

20.2 Plugin per Outlook.

Lo scopo principale del PLUGIN per OUTLOOK è quello di permettere l'accesso a VTE dal famoso client di posta. In particolare le
operazioni possibili sono 3:
1) sincronizzazione delle attività di calendario da OUTLOOK verso VTE e Viceversa
2) sincronizzazione dei contatti da OUTLOOK verso VTE e Viceversa
3) possibilità di allegare EMAIL ricevute su OUTLOOK alla scheda del CONTATTO

Per l’installazione e il funzionamento del plugin si rimanda al manuale specifico scaricabile dal sito www.crmVillage.biz.

20.3 PLUGIN PER office-word

Lo scopo principale del PLUGIN per OFFICE su WORD è quello di permettere la creazione di documenti in modalità STAMPA
UNIONE con dati dei contatti, delle Aziende e dei Lead provenienti dal Vostro VTE.
Per fare qualche esempio potete:
• salvare la scheda del cliente in formato word per successivo invio a personale esterno in formato .doc
• creare delle lettere di marketing con i dati di spedizione presenti su VTE per invio tramite posta
• preparare della documentazione con i dati di intestazione presenti su VTE

Come funziona:
1) prima di tutto serve installare il plugin che trovate sempre su VTE.com alla voce “Office Plugin” con OFFICE chiuso.
2) Procedete quindi alla redazione del documento utilizzando i comandi del plugin che trovate in COMPONENTI AGGIUNTIVI
> VTE CRM

Fate quindi il processo di Login, indicando i Vostri dati di accesso (è sempre consigliabile utilizzare credenziali di accesso con
diritto di AMMINISTRATORE) dal tasto “configuration”

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ricordandoVi, se avete un proxy e VTE risiede fuori dalla Vostra azienda, di inserire la relativa configurazione per accedere a VTE.

Potete ora procedere alla compilazione del Vostro documento, scegliendo prima di tutto il tipo di modulo di VTE su cui volete
lavorare e quindi i campi che volete inserire nel Vostro documento (vedi sequenza nella figura sotto):

a. scegliere “insert merge field”

b. quindi il modulo dove volete operare

c. quindi i campi da inserire nel documento di template WORD:

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d. una volta compilato il template potete salvarlo per il successivo caricamento su VTE

Caricamento del documento in VTE: per poter caricare il documento in VTE dovete come requisito essere amministratore o avere
i diritti di amministratore. Entrati quindi in VTE andare nel menù impostazioni e scegliere Mail Merge Template.
A questo punto potete caricare il template, sempre scegliendo il modulo relativo a cui si riferisce (es:
Contatti, Lead ecc).

Da questo momento in poi il Template sarà disponibile nel modulo relativo per gli utilizzi sopra descritti, sia nella Vista Lista di
VTE che in quella per la scheda singola.

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NOTE ALL'USO:

> per utilizzare il Template è necessario che venga disinstallato il PLUGIN PER OFFICE una volta creato il template, se si vuole
utilizzare lo stesso PC

> è necessario che la prima volta che Viene lanciato il Template si autorizzi l'ACTIVE X necessario (per questo bisogna andare nei
permessi di sicurezza di Internet Explorer e consentire l'utilizzo dell'Active X)

> è necessario utilizzare Internet Explorer su sistema Windows 2000 o superiore

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20.4 Impostazioni del Customer Portal

Dal menù Impostazioni è possibile scegliere le preferenze per il proprio Customer Portal accedendo a Portale Clienti:

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Dalle impostazioni del portale è possibile scegliere quali moduli abilitare all’accesso da parte dei Vostri clienti attivando o meno il
flag visibile in corrispondenza del modulo.

Attraverso i pulsanti di sequenza è inoltre possibile definire l’ordinamento che i moduli devono presentare nel portale clienti.

Accedendo alla seconda scheda “Impostazioni Avanzate” è possibile andare a definire per ogni modulo quali sono i permessi di
accesso ai record collegati:

E’ inoltre possibile definire sui moduli quali campi siano accessibili agli utenti del portale associando un apposito utente
predefinito (in figura admin, gli utenti del portale avranno accesso a tutti i campi).

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