MATEMÁTICAS Y EXCEL

UNIDAD II: EXCEL

SEMANA 13.1

Tema 4: Funciones
Ya vimos en el tema anterior las fórmulas y su utilidad al hacer uso de nuestra hoja de cálculo. ¿Pero qué
sucede cuando requerimos crear fórmulas con una gran cantidad de variables y operadores para nuestros
propósitos y tenemos un tiempo reducido en el procesamiento de la información solicitada?
En muchos casos, no es necesario tener que crear este tipo de fórmulas, pues Excel presenta Funciones,
que son una serie de fórmulas predefinidas a las que basta con hacer ingreso de variables para obtener los
resultados deseados.

1. Nociones básicas de una función

Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos, también
conocidos como argumentos, usando un orden determinado. Las funciones pueden usarse para ejecutar cálculos
simples o complejos, y una de las principales ventajas es que ahorran tiempo, ya que sólo basta con definir los
valores y no es necesario escribir una fórmula particular. Podemos encontrar todas las funciones incluidas en Excel
en la pestaña Fórmulas de la cinta de elementos.
Una función en Excel se caracteriza por poseer una sintaxis específica, la que consiste en los siguientes
elementos. Para ello, usaremos el ejemplo de la función PROMEDIO para explicar la sintaxis de una función, que
establece el promedio de las celdas B4 a la B7.

1. Estructura. La estructura de una función, al igual que una fórmula, comienza por el signo igual (=), seguido
por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto
y coma y un paréntesis de cierre.
2. Nombre de función. Si conocemos la función, podemos escribirla directamente en la barra de fórmulas.
Para obtener una lista de las funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3, lo que
abrirá el cuadro de diálogo Insertar función.
3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO,
matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar
un valor válido para el mismo. Los argumentos también pueden ser constantes, fórmulas u otras funciones.
4. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece la información
sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =PROMEDIO( y aparecerá la
información sobre herramientas. Esta información solo aparece para las funciones integradas.

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Recordamos que no es necesario escribir las funciones en mayúsculas, como =PROMEDIO, ya que Excel
pondrá automáticamente en mayúsculas el nombre de la función después de presionar Entrar. Por otra parte, si
se equivoca al escribir un nombre de función, como =SUME(A1:A10) en lugar de =SUMA(A1:A10), Excel devolverá
un error #¿NOMBRE?.
Podemos utilizar las funciones para realizar de manera rápida distintos tipos de operaciones, tanto simples
como complejas. Por ejemplo, si queremos obtener el promedio de las celdas B4 a B7, podemos escribir la
siguiente fórmula usando el operador suma (+) y división (/). También es posible usar la función PROMEDIO y,
como único argumento, ingresar el rango que queremos promediar.

Con ambas fórmulas llegamos al mismo resultado, pero resulta mucho más sencillo y rápido utilizar la
última.
Si una función requiere dos o más argumentos, los ingresamos separándolos con punto y coma (;) o coma
(,). Por ejemplo, la función =CONSULTAV(A2; C2:D10; 2; FALSO) contiene cuatro argumentos. La función
=MAX(A2:B4) solo necesita un argumento. El número de argumentos varía para cada función, e incluso, hay
algunas que no requieren ningún argumento, sin que deje de ser obligatorio para estas el uso de paréntesis. Por
ejemplo: =HOY(), que devuelve la fecha actual.

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2. Insertar una función

Si creamos una fórmula que contiene una función, podemos hacer uno de una serie de métodos para
introducirlas, algunos de carácter visual, o si los conocemos, podemos escribirlos directamente en la barra de
fórmulas.
2.1. Cuadro de diálogo Insertar función
Primero debemos ubicarnos en la celda donde queremos obtener el resultado y, luego, pulsar el botón
Insertar función, ya sea desde la Barra de fórmulas, desde la Biblioteca de funciones o pulsando MAYÚS+F3. A
continuación, se abrirá la ventana Insertar función, el asistente que nos guiará en el proceso de creación de la
sintaxis de la función.

Veamos las opciones que ofrece esta ventana:

• Buscar una función: Podemos escribir el nombre de la función que deseamos usar o describir el del cálculo
que queremos hacer y luego pulsamos el botón Ir. En el cuadro Seleccionar una función aparecerán las
funciones relacionas con la descripción que hemos ingresado.
• Seleccionar una categoría: Si ya sabemos dónde puede estar nuestra función a usar, podemos desplegar
el menú de esta sección y seleccionarla. Aparecerá el listado de las funciones de la categoría elegida en el
cuadro Seleccionar una función. Si seleccionamos “Todo”, en el listado figurarán la totalidad de las
funciones de Excel. Si elegimos Usadas recientemente, accederemos a las últimas funciones utilizadas.
• Seleccionar una función: en este sector
podemos desplazarnos mediante la barra
derecha para buscar la función. Si
seleccionamos cualquiera de las funciones,
debajo aparecerá su descripción y sintaxis.
Al seleccionar una función en el cuadro de
diálogo Insertar función, Excel iniciará un asistente
para funciones, que muestra el nombre de la función,

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cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función
y el resultado actual de toda la fórmula.
Al presionar Aceptar, se reflejará el resultado de la función en la celda donde comenzamos el proceso para
insertar la función y podremos ver la sintaxis de la función en la Barra de fórmulas y presionamos sobre ella.
2.2. Biblioteca de funciones
En la pestaña Fórmulas de la cinta de
opciones, accedemos al grupo Biblioteca de
funciones. Aquí podemos utilizar el botón Insertar
función, anteriormente visto, o bien navegar por
las categorías en las que se agrupan las fórmulas
y seleccionar la función deseada. De manera similar al caso anterior, se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos
de la función para añadir las variables, y presionamos en Aceptar para insertar la función deseada en la celda.
2.3. Botón Autosuma
El botón se encuentra ubicado en el grupo Modificar de la pestaña Inicio. Si lo
presionamos directamente, inserta la función =SUMA en la celda seleccionada, pero si
pulsamos sobre la flecha ubicada a su derecha, desplegamos un menú que muestra algunas
funciones matemáticas básicas, como PROMEDIO, CONTAR, MÁXIMO y MÍNIMO, además
de entregar otra forma de acceder a la ventana Insertar función, si presionamos en Más
funciones...
2.4. Escribir función en la celda
Es la opción más rápida de crear una función, pero
requiere un poco de experiencia en el manejo de Excel. Para
ello, basta con presionar sobre la celda que deseamos
introducir la función, ingresar el signo igual (=) e ingresar el
nombre de la función.
Al ingresar las primeras letras de la función, Excel
muestra una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras.
Puede seleccionar un elemento de la lista desplegable y Excel lo insertará automáticamente.
2.5. Funciones anidadas
Es común que durante la aplicación de algunas funciones, hagamos uso de otra función como argumento
para su operación apropiada. Este procedimiento se conoce como anidamiento, o funciones anidadas, y permite
simplificar cálculos, facilitar procesos de validación de información, entre otros.
Destacamos el uso de la función SI, la que es usada comúnmente como validador dentro de Excel. Si
insertamos la función, realiza una prueba lógica que entrega un valor verdadero o falso a otra función como por
ejemplo la función suma o la función promedio, dependiendo de las necesidades del usuario. Esto quiere decir,
que cuando se cumpla o no la prueba lógica, se activará la función que se encuentra como argumento dentro de
la función condicional.
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Para anidar funciones, es necesario hacer uso de los paréntesis que permitan ir jerarquizando las
funciones que nos permiten obtener el resultado deseado. Una fórmula puede contener hasta siete niveles de
funciones anidadas. Si una función (a la que llamaremos Función B) se usa como argumento de otra función (a la
que llamaremos Función A), la Función B actúa como función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO
y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel si se usan como argumentos de la función SI. Una función
anidada dentro de la función anidada PROMEDIO será entonces una función de tercer nivel, y así sucesivamente.
Por ejemplo, el cálculo de comisiones de una empresa establece que una venta bajo los $500.000 recibe
una comisión del 2% de las ganancias; si está entre los $500.000 y $999.999, una comisión del 3% y si es superior
a $1.000.000, una comisión del 5%. ¿Cómo podemos efectuar ese cálculo en una sola celda? Para ello, anidamos
dos veces la función SI para que evalúe inicialmente entre valores inferiores e iguales o superiores a $500.000. Si
detecta un valor inferior, la fórmula devuelve la comisión del 2%. Si detecta un valor igual o superior al señalado,
se vuelve a evaluar en $1.000.000 para definir la comisión del 3 o 5%.

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3. Biblioteca de funciones
Ya vimos que existen cientos de funciones en Excel. Sin embargo, algunas te serán útiles para el tipo de
datos que estás trabajando. No hay necesidad de aprender sobre todas, pero si te interesa puedes empezar a
explorar su uso a la hora de crear hojas de cálculo. La biblioteca de funciones está ordenada por categorías, como
pudimos ver anteriormente.
Ahora veremos en detalle algunas de las funciones que usaremos de manera común en el ámbito bancario,
usando el mismo esquema de presentación de Excel.
3.1. Funciones de fecha
Las funciones de fecha y hora permiten buscar fechas específicas, conocer la fecha y hora actual, encontrar
la diferencia en días entre dos fechas, y muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar
trabajando con este tipo de datos.

Función Descripción
AHORA Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora.

AÑO Devuelve el año, un número entero en el rango 1900-9999.

DIA Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31).

DIA.LAB Devuelve el número de serie de la fecha antes o después de un número especificado

de días laborables.

DIA.LAB.INTL Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado

de días laborables con parámetros de fin se semana personalizados.

DIAS Devuelve la cantidad de días entre dos fechas.

DIAS.LAB Devuelve el número total de días laborables entre dos fechas.

DIAS.LAB.INTL Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas con parámetros
de fin de semana personalizados.

DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce
meses de 30 días).

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DIASEM Devuelve un número de 1 a 7 que identifica el día de la semana.

FECHA Devuelve el número que representa la fecha en código de fecha y hora de Microsoft
Excel.

FECHA.MES Devuelve el número de serie de la fecha que es el número indicado de meses antes o
después de la fecha inicial.

FECHANUMERO Convierte una fecha en forma de texto en un número que representa la fecha en
código de fecha y hora de Microsoft Excel.

FIN.MES Devuelve el número de serie del último día del mes antes o después del número
especificado de meses.

FRAC.AÑO Devuelve la fracción del año que representa el número de días completos entre la
fecha_inicial y la fecha_fin.

HORA Devuelve la hora como un número de 0 (12:00 a.m.) a 23 (11:00 p.m.).

HORANUMERO Convierte una hora de texto en un número de serie de Excel para una hora, un número
de 0 (12:00:00 a.m.) a 0.999988426 (11:59:59 p.m.). Da formato al número con un
formato de hora después de introducir la fórmula.

HOY Devuelve la fecha actual con formato de fecha.

ISO.NUM.DE.SEMANA Devuelve el número de semana ISO del año para una fecha determinada.

MES Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre).

MINUTO Devuelve el minuto, un número de 0 a 59.

NSHORA Convierte horas, minutos y segundos dados como números en un número de serie de
Excel, con formato de hora.

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NUM.DE.SEMANA Devuelve el número de semanas en el año.

SEGUNDO Devuelve el segundo, un número de 0 a 59.

Es importante considerar que Excel maneja dos formatos de hora y que son posibles de usar para este
tipo de funciones. En primer lugar, Excel almacena una fecha como si fuera un número entero. Al utilizar un
sistema como éste, Excel puede sumar, restar y comparar fácilmente las fechas sin necesidad de hacer alguna
conversión ni cálculo especial.
Excel reconoce todas las fechas posteriores a 1/1/1900, considerando este día como el número 1. Por el
contrario, el último día que Excel reconoce es el 31/12/9999 el cual tiene asignado el número 2958465.
Por ejemplo, la fecha “1/1/2000” está representada por el número de serie 36526 y la fecha “05/10/2000”
tiene asignado el valor 36804. Como puedes imaginar, al realizar una operación con fechas se utiliza su número
de serie para facilitar las operaciones.
A su vez, podemos ver estos números en formato de fecha haciendo uso del formato de celdas en la
categoría fecha, la que nos permitirá visualizar este número en formato “1/1/2000”.
Esto es importante a la hora de hacer uso de estas funciones, ya que sus datos pueden ser ingresados en
ambos formatos. Ojo que al ingresar la fecha en formatos DD-MM-AAAA o similares, debe encerrarse el valor
entre comillas (“DD-MM-AAAA”) para que sea detectado y Excel pueda procesar la información.
3.2. Funciones de texto
Las funciones de texto permiten hacer un manejo integral de los datos de texto (cadenas) en una hoja de
cálculo. Estas permiten concatenar cadenas de caracteres, realizar comparaciones, remover espacios en blanco,
reemplazar ciertos caracteres por otros y otras opciones. Las funciones de texto son las siguientes:

Función Descripción
CONCATENAR =CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros. Esta
función es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo de una
persona, pero está dividido en distintas celdas y en alguna ocasión queremos fundir el nombre
completo en una sola celda.

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DECIMAL Redondea un número al número especificado de decimales y devuelve el resultado como texto
con o sin comas.

DERECHA =DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar
desde el final del texto.

IZQUIERDA Devuelve el número especificado de caracteres del principio de una cadena de texto.

ENCONTRAR =ENCONTRAR (texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar desde
la posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR, ENCONTRAR distingue entre
mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres comodín.

LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

MAYUSC Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.

MINUSC Convierte todas las letras de una cadena de texto en minúsculas.

CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código a partir del juego de caracteres
establecido en su PC.

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CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto del juego de caracteres usados por
su PC.
ESPACIOS Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.
EXTRAE Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y longitud
iniciales.
HALLAR Devuelve el número de caracteres en el cual se encuentra un carácter en particular o cadena
de texto, leyendo de izquierda a derecha.
IGUAL Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales y devuelve VERDADERO o FALSO.
LIMPIAR Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.
MONEDA Convierte un número en texto usando formato de moneda.
NOMPROPIO Convierte una cadena de texto en mayúsculas o minúsculas, según corresponda; la primera
letra de cada palabra en mayúscula y las demás letras en minúscula.
REEMPLAZAR Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces.
SUSTITUIR Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena.
T Comprueba si un valor es texto y devuelve el texto si lo es, o comillas dobles si no lo es.
TEXTO Convierte un valor en texto, con un formato de número específico.
VALOR Convierte un argumento de texto que representa un número en un número.

3.3. Funciones lógicas

Las funciones lógicas son funciones derivadas de la aplicación del álgebra booleana que no calculan
valores. En lugar de eso, hacen comparaciones lógicas como: =, <, y > o las combinaciones <=, >=, <>. Tal prueba
le permitirá realizar una instrucción cuando la comparación resulte VERDADERA y otra diferente cuando resulte
FALSA.
Por tal motivo, la utilización de funciones lógicas está ligada a la utilización de operadores relacionales o
argumentos que son funciones lógicas y devuelven un valor verdadero o falso frente a una condición.
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.

NO Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por FALSO.

O =O(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)

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Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y devuelve VERDADERO o FALSO.

Devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSOS.

SI =SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y
otro valor si se evalúa como FALSO.

SI.ERROR Devuelve un valor si la expresión es un error y otro valor si no lo es.

SI.ND Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte en #N/A; de lo contrario,

devuelve el resultado de la expresión.

VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.

XO Devuelve un valor lógico O exclusivo (o X-OR) de todos los argumentos.

Y =Y(Valor_lógico1,Valor_lógico2, …)
Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y devuelve VERDADERO o FALSO.
Devuelve FALSO si alguno de los argumentos es FALSO.

Hicimos evaluación de argumentos lógicos para los ejemplos anteriores. Sin embargo, también son
evaluables argumentos con valores numéricos o cadenas de texto.

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