Unidad 3

Tablas dinámicas
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· 42 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Temario
 Tabla dinámica
o Personalizar el diseño
o Cambiar la fórmula
o Actualizar valores
o Obtener el detalle que compone un total
o Agregar detalle
o Crear un campo de fórmula

Introducción
Siguiendo con el objetivo de obtener totales con diferentes agrupaciones y criteriores, en
esta unidad nos concentramos en tablas dinámicas, donde explotaremos las
funcionalidades que se incorporan en la versión 2013 del software. En la actualidad es
indispensable contar con información actualizada y el uso de las herramientas brindadas
en este seminario lo hacen posible invirtiendo poco tiempo y esfuerzo, ya que los cálculos
los realizará Excel1 por nosotros.

Relación con otras Unidades

En esta tercera unidad nos enfocamos en las herramientas avanzadas de análisis de datos,
específicamente en tablas dinámicas. En la próxima unidad diseñaremos gráficos
dinámicos y analizaremos las herramientas vistas en este curso y su uso en diferentes
tareas y roles por niveles en el organigrama de una empresa.

Objetivos específicos
 Construir tablas dinámicas explotando las novedades de la versión 2013.

1
“Excel” es marca registrada, propiedad de Microsoft.
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Esquema de contenidos

Herramientas
avanzadas de
análisis de datos

Tabla dinámica

Personalizar el Cambiar la
diseño fórmula

Obtener el detalle
Actualizar valores que compone un
total

Crear un campo
Agregar detalle
de fórmula

Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas son una de las herramientas más potentes de
Excel para analizar valores, el procedimiento para crear tablas es muy
intuitivo y podemos modificar el aspecto, datos, formato y ubicación
mientras analizamos los valores; de esta forma es una herramienta
muy flexible que nos permite cambiar el ángulo desde el que vemos
los datos, colaborando en la toma de decisiones.
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Actividad de aprendizaje
Para agregarla seleccionamos una de las celdas con datos y en
Insertar/Tablas elegimos Tabla dinámica, luego presionamos Aceptar.

Observa que en este ejercicio agregamos la columna sucursal a los

valores de ejemplo.

Con el mismo procedimiento podemos optar por Tabla dinámica o Gráfico dinámico
para resumir los datos en forma tabular o gráfica.

En la hoja nueva que se crea disponemos de un área de Lista de campos de tabla

dinámica donde vamos seleccionando cada campo y lo arrastramos en las zonas:
Filtro de informe para ubicarlo en la parte superior de la tabla es como una división
general, Rótulo de columna, Rótulo de fila, o Valores para colocarlo como contenido
(es recomendable que sean datos numéricos en esta área porque se aplican
funciones sobre los mismos). Los cambios que realizamos se aplican
automáticamente a la tabla.
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Coloca los campos en las áreas de la tabla dinámica como se muestra en la figura
anterior.

Si te equivocaste o querés cambiar un campo por otro simplemente arrastrá desde

el nombre hacia otra área de la tabla dinámica o hacia afuera de las mismas.

Al hacer clic sobre cada campo en la lista para Seleccionar

campos para agregar al informe podemos Filtrar para indicar
los valores a mostrar, por ejemplo imaginemos que ya
analizamos los datos de una fecha, no es necesario
mostrarla por lo tanto podemos destildar la fecha para
que no se muestre en la tabla dinámica.

Actualmente estás viendo las ventas de todas las sucursales, imaginemos que nos
piden el mismo informe pero por sucursal, sin emplear una tabla dinámica
tendríamos que volver a sumar cada uno de los datos, por lo tanto nos llevaría
bastante tiempo poder obtenerlo.

Con el uso de tablas dinámicas simplemente hacemos clic en el

triangulito en el campo Sucursal (está arriba en la tabla), podemos
tildar la sucursal elegida y la tabla dinámica automáticamente nos
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mostrará los datos de dicha sucursal. Ahora podemos imprimir la tabla resultante,
copiarla a un email o copiarla a otra hoja; podemos repetir este procedimiento
con cada una de las sucursales, por lo tanto el pedido que nos hicieron solamente
requiere hacer un clic por cada sucursal.

De la misma forma que aplicamos el filtro en la sucursal podemos usarlo para los
vendedores o los clientes, podríamos entonces destildar del filtro y no mostrar a
los clientes con los cuales hemos llegado a un acuerdo sobre alguna propuesta de
pagos.

Personalizar el diseño
Al seleccionar la tabla dinámica en la hoja contamos con las Herramientas de tabla
dinámica donde podemos personalizar Opciones y el Diseño.

La ficha de Diseño nos permite elegir la posición donde se muestran los

Subtotales, los Totales generales, y diferentes modelos de Diseño de
informe, además los estilos de los Encabezados de fila, Encabezados de
columna para distinguir visualmente los datos y los títulos, Filas con
bandas o Columnas con bandas; también contamos con una galería de Estilos de tabla
dinámica para personalizar nuestras producciones.

Actividad de aprendizaje
Intenta personalizar tu tabla dinámica jugando con las diferentes combinaciones,
la exploración en este punto es muy importante para obtener la tabla dinámica
que mejor se ajuste a sus necesidades.

La mejor forma para ubicar los campos y que la tabla

resultante sea significativa para quien la lea es colocar el
campo que tiene más elementos en la zona de fila. Por
ejemplo imaginemos que hablamos de vendedores y
productos seguramente tenemos más vendedores que
productos en ese caso nos conviene poner a los
vendedores en la zona de columnas y a los productos en la
zona de fila, esto generará que la tabla sea más larga que
ancha (es la forma en la que habitualmente ubicamos los
valores en forma intuitiva), nos resulta más fácil leer
mucho para “abajo” en lugar que la tabla sea muy ancha.
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Cambiar la fórmula
Actividad de aprendizaje
Si en lugar de la suma (función que
te aparecerá por defecto) necesitas
otra función, por ejemplo
queremos el promedio adeudado,
en el área de Valores hacemos clic sobre Suma
de Adeuda y luego clic en Configuración de
campo de valor… en la ventana que aparece
elegimos la función deseada.

Tenga en cuenta que podríamos tener la suma

de adeuda y el promedio, para resolverlo
agregamos dos veces el campo Adeuda a la zona
de valores y a uno de ellos le aplicamos los
pasos anteriores.

Actualizar los valores

Si cambiamos los datos de origen en la otra hoja (por ejemplo si un
cliente paga parte de su deuda), veremos en los datos de la tabla
dinámica no han cambiado, esto se debe a que las tablas
dinámicas requieren muchos recálculos además es probable que al
igual que ocurre con las consolidaciones estáticas nos interese
obtener totales a fin de mes y que no se modifiquen hasta el cierre del mes
siguiente.

Actividad de aprendizaje
Las tablas dinámicas debemos actualizarlas explícitamente, significa que cuando
queremos que se actualicen tenemos que realizar los pasos siguientes:

Seleccionamos la tabla dinámica y en Herramientas de tabla

dinámica/Opciones/Datos elegimos Actualizar. Ahora podrá observar que
se han actualizado los datos.

En la misma ficha de Opciones podemos Ordenar los valores, Borrar

algún campo de la tabla, Mover tabla dinámica de posición o crear un
Gráfico dinámico con los datos de la tabla. Le dejamos estas
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funcionalidades para que las explore usted mismo ya que son muy sencillas.

En un mismo archivo puedes tener todas las tablas dinámicas que necesites, sin
embargo vas a notar que el tamaño del archivo en disco aumenta, a que consume
importantes recursos una tabla dinámica, este es uno de los motivos por los cuales
es importante determinar ¿qué herramienta es la mejor para cada caso? Por
ejemplo una consolidación estática no aumenta en nada el tamaño del archivo y
una tabla dinámica lo hacer crecer en forma significativa.

Obtener el detalle que compone un total

Los totales que nos ofrecen las tablas dinámicas son muy útiles, sin embargo
muchas veces durante el proceso de análisis necesitamos conocer
los valores individuales que componen ese total, en una tabla
dinámica simplemente hacemos doble clic sobre el total y Excel nos
genera una hoja nueva que contiene una tabla con todas las filas que
componen dicho total.

Actividad de aprendizaje
Hacer doble cli en una celda con datos en la tabla dinámica y obtendremos:

Observemos que nos muestra todas las columnas aunque no las hubiéramos
usado en la tabla dinámica, esto es muy interesante porque quizás necesitemos
conocer las fechas en las que se hicieron las ventas y ese dato no lo usábamos por
el momento en la tabla dinámica.
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Agregar detalle
Existen dos formas para agregar detalle o más datos en la tabla
dinámica, en principio podemos agregar varios campos en cada una
de las áreas por ejemplo dos cálculos en la zona de valores, o sumar
el monto vendido y la cantidad adeudada, etcétera.

Sin embargo en este apartado nos referimos a la cantidad de detalle en las áreas
rótulos de fila y rótulos de columna, son los datos que vemos en la izquierda y arriba
de la tabla, en nuestro ejemplo el campo cliente y vendedor.

Las dos técnicas son:

1. Aplicar el detalle a un valor.

2. Aplicar detalle a todos los valores.

Actividad de aprendizaje
Supongamos que queremos ver los números de factura de cada una
de las compras, trabajaremos las dos alternativas, usted tiene una
tabla parecida a la siguiente:
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1. Aplicar el detalle a un valor, solamente se puede aplicar en el Rótulo de fila,

en este ejemplo sería ver los números de factura solamente para un
cliente. Sobre el nombre del cliente (Mendoza Facundo) hacemos doble
clic.

En la ventana
que aparece
seleccionamos
el campo
Factura y clic
en aceptar.

Observaremos que solamente se muestran los números de factura del

cliente seleccionado.

Si hacemos doble clic sobre el nombre de otro cliente veremos también los
números de sus facturas, porque ya fue aplicado el campo al detalle.
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Para ocultar el detalle de las facturas de un cliente volvemos a hacer doble

clic sobre su nombre y automáticamente se ocultarán los números de
factura de dicho cliente.

Esta técnica es muy interesante para centrar la atención sobre ciertos

datos, y luego continuar el análisis con otros.
2. Aplicar detalle a todos los valores, en este caso haremos visibles las fechas
para todos los vendedores.

Simplemente agregamos el campo en el área deseada, podemos arrastrar

el campo a la zona Rótulos de columna en este ejemplo pasamos la fecha,
o al área rótulos de fila.

Veremos las fechas para todos los vendedores.

A diferencia de la técnica anterior que solamente se

puede aplicar al área rótulo de fila, la técnica de agregado
de detalle para todos los valores se puede aplicar a las dos
zonas de rótulo tanto a las filas como a las columnas, en
este ejemplo lo aplicamos solamente en un área, pruebe
usted agregando otros campos en diferentes zonas.
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Crear un campo de fórmula

Esta funcionalidad es avanzada, consiste en crear una fórmula en la
que intervienen los valores de la tabla dinámica.

Les dejo este material para que comiencen la exploración de los

campos calculados.

Actividad de aprendizaje

Crearemos un campo calculado para nuestra tabla dinámica,

calcularemos el valor de iva (suponemos 21% del monto vendido).

1. Seleccionamos la tabla dinámica y la ficha Opciones.

2. Clic en CÁLCULOS y luego CampoS, ELEMENTOS Y CONJUNTOS, hacer clic en
CAMPO CALCULADO.

3. En la ventana que aparece completamos los datos como la figura siguiente:

nombre iva, fórmula = Monto*0.21 y clic en aceptar. Tener en cuenta que
podemos usar solamente
los campos disponibles en
la ventana inferior (son
los campos que tiene la
tabla dinámica).
4. Tendremos en nuestra
tabla dinámica en la zona
de Valores el campo Suma
de iva.
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Resumen
En esta unidad explotamos la funcionalidad de las tablas dinámicas, incluyendo las
novedades de la versión 2013. Cambiamos la fórmula, agregamos y quitamos campos,
obtuvimos diferentes niveles de totales y desde el total general o totales intermedios
obtuvimos el detalle en forma muy rápida y sencilla.

Si resolviste todos los ejercicios te invitamos a pasar a la unidad siguiente donde

diseñaremos gráficos dinámicos y analizaremos el uso de las herramientas de este curso
en los diferentes niveles del organigrama de una empresa.