POLÍTICA DE SEGUROS Y EXPEDICIÓN DE POLIZAS DE CONTRATACION

MACROPROCESO AREA A LA QUE PERTENECE

SEGUROS ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
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OBJETIVO

Establecer una cultura de administración de riesgos que nos permita minimizar la

siniestralidad y así lograr optimizar la contratación de pólizas reduciendo los costos de primas
y los valores que se asumen por siniestros.

ALCANCE

Generar conciencia en los funcionarios de la compañía, de la importancia de los seguros para

lograr una adecuada protección de los bienes e intereses de la organización a nivel nacional.

DEFINICIONES

Dirección General: Dirección General de la Organización Terpel (Presidencia, Gerencias de

UEN y Gerencias Jurídica, Gestión Humana, y Financiera y Administrativa).

Deducible: Es la parte del siniestro que queda a cargo del asegurado independientemente
de la razón por la cual el asegurado tiene que indemnizar al tercero, sea con base en una
sentencia ejecutoriada o a raíz de una transacción.

Póliza: Es el instrumento probatorio por excelencia del contrato. En él se reflejan las normas
que de forma general, particular o especial regulan la relación contractual convenida entre el
Asegurador y el Asegurado

Riesgo: Suceso incierto que no depende exclusivamente del tomador, asegurado,

beneficiario y cuya realización da origen a la obligación del asegurador.

Siniestro: Es la realización del riesgo. Es cuando sucede lo que se está amparando en la

póliza y es motivo de indemnización, por ejemplo un robo, un choque, una enfermedad o
accidente, un incendio, etc.

UCR: Unidad Comercializadora Regional (Sabana, Centro, Occidente, Sur, Norte, Antioquia,
Occidente y Bucaramanga).

DESARROLLO DE POLÍTICAS

 Los seguros de la ORGANIZACIÓN TERPEL serán contratados y manejados únicamente

por la Gerencia Financiera y Administrativa, quien se encargará de negociar y pactar las
mejores condiciones para las pólizas requeridas por la compañía, mediante licitación.

 La Organización Terpel seleccionará su corredor de seguros mediante concurso de

méritos cada 3 años.

 El responsable de los seguros en la Organización Terpel es la Dirección Administrativa

Nacional.

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 Todos los activos de la Organización Terpel deben asegurarse por su valor de reposición
y solo se indicarán las excepciones a esta disposición por autorización expresa.

 Las pólizas se deben mantener actualizadas en cuanto a bienes asegurados, valor y

ubicación, generando los reportes exigidos por la aseguradora.

 La Organización Terpel debe mantener una cultura de prevención y administración de

riesgos, por lo tanto coordinará y ejecutará junto con el Corredor de Seguros y las
Aseguradoras, las inspecciones de riesgos, evaluación y cronogramas de ejecución de las
recomendaciones.

 Todo evento accidental que traiga como consecuencia una pérdida para la Organización
Terpel, debe ser reportado, para obtener la indemnización de acuerdo con los seguros
contratados, en un término no mayor a 30 días.

 El pago de las primas de las pólizas de seguros, deben ser canceladas a las
aseguradoras, dentro de los tiempos acordados en la negociación y centralizados por la
Dirección General.

 Toda persona que tenga a su cargo un activo y este presente siniestro donde se
demuestre responsabilidad del funcionario, el deducible será asumido por él, de acuerdo
al documento firmado y anexo a la hoja de vida del funcionario.

MANTENIMIENTO GENERAL

1. Cualquier variación que afecte las pólizas del programa de seguros de la Organización
Terpel, deberá ser tramitado por medio de la Dirección Administrativa Nacional, quién en
conjunto con la Gerencia Financiera y Administrativa autorizará o no la expedición o
variación en las pólizas.

2. El área de compras será el responsable de reportar a la Dirección Administrativa de la

Organización Terpel las compras de bienes (activos) que ingresen a la empresa con el fin
de contratar las pólizas respectivas, mínimo con 1 día de anticipación a la compra del
activo. Las solicitudes de asegurar o modificar pólizas se deben hacer mediante el
Formato de Solicitud de Seguros Generales (Ver Anexo 1) anexando la factura de
compra.

3. El encargado del manejo del módulo de activos fijos tendrá la responsabilidad de

mantener las bases de datos de los activos con su correspondiente valor actualizado y
deberá informar a la Dirección Administrativa los movimientos de activos tales como
traslados, ventas, bajas, repotenciaciones, etc.

4. Todos los programas de inspección de riesgos que proponga el Corredor de Seguros y

las aseguradoras, deben ser ejecutados y a esta deberá asistir un funcionario
responsable del área inspeccionada.

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5. La Dirección Administrativa deberá tramitar con los responsables de cada área, los
informes relacionados a los programas de Administración de Riesgos y solicitar respuesta
de la gestión, con el fin de elaborar una contestación a la aseguradora en un tiempo no
mayor a 30 días.

6. Siempre que la compañía efectúe cualquier operación y supere los límites o varíe las
condiciones en que están pactadas las pólizas de seguros, se deberá reportar al área
Administrativa de la UCR y a la Dirección Administrativa de la Organización Terpel
mediante Formato Solicitud Seguros Generales (Ver Anexo 1), con el fin de hacer los
ajustes o reportes necesarios a la aseguradora.

7. El inicio de construcción y operación de nuevos proyectos como estaciones de servicio,

plantas, nuevas EDS en Formula 4, entrega de inventarios en consignación o cualquier
proyecto que afecte la operación de la Organización Terpel, debe ser reportado mediante
Formato Solicitud Seguros Generales (Ver Anexo 1) por el responsable del área a la
Dirección Administrativa para evaluar el riesgo y determinar las pólizas necesarias.

RECLAMOS O SINIESTROS

 En caso de daños o siniestros de activos a cargo de un funcionario, la Dirección

Administrativa hará los trámites respectivos para reclamar a la aseguradora, pero el
deducible será asumido por el funcionario de acuerdo con las condiciones en las que fue
entregado el activo (anexo a la hoja de vida del empleado). Para este efecto el funcionario
deberá firmar previamente una autorización de descuento por nómina o pagar el
deducible.

 Todos los siniestros deben ser reportados por el área implicada a la Dirección
Administrativa, máximo 24 horas después del siniestro, adjuntando el denuncio en caso de
pérdida de activos.

 La Dirección Administrativa reportará el siniestro inmediatamente a la aseguradora y

tendrá 5 días después de la ocurrencia del siniestro, para tramitar y gestionar los
documentos que solicita la aseguradora para proceder a la reclamación formal.

 La Dirección Administrativa deberá llevar un control de los siniestros pagados y pendientes

de pago por parte de las Aseguradoras. Una vez se reporte un siniestro, el valor
correspondiente se trasladará a la cuenta de deudores a cargo de la Compañía
Aseguradora. Los valores de los deducibles se registrarán contablemente con cargo al
gasto o a deudores dependiendo de la ocurrencia de los hechos.

REPORTES

 Para la póliza de transporte de mercancías la Coordinación Nacional de Transporte deberá

reportar anualmente por medio de un informe al Director Administrativo Nacional, las
movilizaciones efectuadas durante el año, con el fin de que la aseguradora efectúe los
ajustes respectivos en las pólizas de seguros.

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 Para la póliza de transporte de valores, la Dirección de Puntos de Venta será la encargada

de entregar anualmente a la Director Administrativo Nacional, el reporte anual de
movimientos en efectivo.

 Gestión Humana reportará mensualmente al Director Administrativo Nacional, los saldos

de los préstamos de vivienda, informando las novedades de ingresos y retiros de
empleados y ex empleados, los cuales están asegurados en la Póliza de Vida Deudores
mediante Formato Póliza Deudores (Ver Anexo 2).

 Una vez el funcionario adquiera la vivienda, Gestión Humana deberá reportar a la

Dirección Administrativa Nacional, el valor de reposición de la vivienda adquirida mediante
Formato Póliza Deudores (Ver Anexo 2).

POLIZAS DE CUMPLIMIENTO

Cuando la ORGANIZACIÓN TERPEL es el Contratante

 Cuando se efectúen contratos con terceros, en donde la Organización Terpel sea el

contratante, se debe tener en cuenta la solicitud de las siguientes pólizas a los contratos,
dependiendo del contenido y alcance del contrato:

AMPARO CONCEPTO PORCENTAJE

Cubre el incumplimiento por parte del 10% del valor total de los
proponente, de las obligaciones establecidas ofrecimientos o del
Seriedad de los y, especialmente, la de celebrar el contrato presupuesto oficial. La
Ofrecimientos objeto de la licitación en los términos que vigencia debe ser igual a 3
dieron base a la adjudicación. meses, contabilizados a partir
del cierre de la propuesta
Cubre a la entidad contratante contra el 100 del valor del anticipo
Buen manejo del eventual uso o apropiación indebida que el
Anticipo contratista haga de los dineros o bienes que
se le anticipen para la ejecución del contrato.
Cubre a la entidad contratante contra los 20% del valor del contrato y/o
perjuicios derivados del incumplimiento que dependiendo del valor del
Cumplimiento del sea imputable al contratista y directamente contrato
Contrato relacionado con las condiciones pactadas en
el contrato principal. Este amparo comprende
las multas y el valor de la cláusula penal.
Cubre a la entidad contratante contra la 10% del valor del contrato. La
Salarios, Prestaciones
posibilidad de que el contratista no cumpla las vigencia debe contemplar la
Sociales e
obligaciones sociales y laborales de los duración del contrato y 3 años
Indemnizaciones
empleados contratados para la ejecución del más.
Laborales
contrato.
Cubre a la entidad contratante contra el 15% del valor del contrato.
Calidad del Bien o
incumplimiento de las especificaciones o
Servicio
requisitos fijados en el contrato.

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Cubre a la entidad contratante contra el 30% del valor del contrato.

riesgo que durante el termino estipulado y en
Estabilidad de la Obra “condiciones normales de uso”, la obra sufra
deterioros imputables al contratista que
impidan el servicio para el cual se ejecutó.
Ampara los perjuicios ocasionados a terceros 30% del valor del contrato o
y/o a la administración, derivados por la se puede evaluar por límites.
Responsabilidad Civil
ejecución del contrato. La vigencia debe contemplar
Extracontractual
la duración del contrato y 90
días más.

Cuando la ORGANIZACIÓN TERPEL es el Contratista

 Cuando la Organización Terpel sea contratista y deba presentar pólizas la solicitud debe
hacerse mínimo con 2 días de antelación a la fecha de inicio de vigencia del contrato,
adjuntando copia del contrato o la licitación y el Formato de Solicitud de Pólizas de
Cumplimiento (Ver Anexo 3).

 El tramite de la firma del Representante Legal y requerimientos adicionales son

responsabilidad del funcionario que solicita la póliza.

 Las garantías exigidas por los diferentes organismos gubernamentales para el

cumplimiento de las normas y disposiciones legales (manejo ambiental en EDS y otras),
deberán ser solicitadas por los jefes de las áreas respectivas a la Dirección Administrativa,
quien se encargará de tramitarlas con el Corredores de Seguros.

 Se deberá dar aviso del incumplimiento del contrato para ejecutar las pólizas mediante
Formato de Incumplimiento de Pólizas (Ver Anexo 4).

Anexos

Anexo 1: Formato Solicitud Seguros Generales

Anexo 2: Formato Póliza Deudores
Anexo 3: Formato de Solicitud de Pólizas de Cumplimiento
Anexo 4: Formato de Incumplimiento de Pólizas

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