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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Versión 00

1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento sistemática y ordenadamente las actividades a seguir para la
adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes áreas
administrativas y operativas de la Empresa AMERICA ALIMENTOS S.R.L.

2. RESPONSABLES

a. Gerente General: Responsable en tomar la decisión final en la aprobación de las compras.

b. Jefe de Logística y Marketing: Responsable de solicitar cotizaciones a proveedores,
generar y hacer seguimiento a las órdenes de compra (O/C).
c. Jefe de Almacén: Responsable en recibir los productos que corresponda a la
O/C.
d. Administrador: Responsable en la centralización de los requerimientos menores por área, y
gestionar su compra.

f. Responsable de Tesorería: Responsable en realizar pagos a los proveedores.

3. REGISTROS
✓ Orden de compra
✓ LM-F-07: Lista de proveedores evaluados

4. ACTIVIDADES

4.1 COMPRA DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS:

Para la compra de los productos alimenticios, se realiza de la siguiente manera:
A) El cliente envía sus requerimientos a la Empresa, quien es recibido por el Jefe de Logística y
Marketing.
B) El jefe de Logística y Marketing solicita los inventarios actualizados (Kardex) a los Jefe de
Almacén de Trujillo y Lima, para corroborar cantidad y poder hacer los pedidos de productos,
generando la necesidad.
C) El jefe de Logística y Marketing, envía los requerimientos a los proveedores (según la lista del
registro de LM-F-07: Lista de proveedores evaluados), para que éstos envíen las cotizaciones
correspondientes.
D) Los proveedores envían las cotizaciones, y son evaluados por el Jefe de Logística y
Marketing, revisando que cumpla con las condiciones de compra, y luego de reunir la
información se lo remite al Gerente General, para ser evaluados y tenga la decisión final de la
compra. De no aprobar algún proveedor, el Jefe de Logística y Marketing, vuelve a
pedir cotizaciones a otros proveedores.
E) El Gerente General, luego de aprobar las cotizaciones, el Jefe de Logística y Marketing crea y
emite las órdenes de compra a los proveedores, con las condiciones de compra, como: fecha
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PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN, NO CONTROLADO EN COPIA FISICA, CON EXCEPCIÓN DE COPIAS SELLADAS
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ELABORADO POR: Jefe De REVISADO POR: Representante Del Comité De APROBADO POR: Gerencia
Logística y Marketing Gestión Y La Alta Dirección General
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de entrega máximo del producto, cantidad, forma de pago. Si el proveedor por algún motive
no tiene compromiso de entrega en las fechas indicadas, se tomará al siguiente
proveedor del registro LM-F-07.
F) Cuando el proveedor confirma la atención de los productos, inmediatamente el Jefe de
Logística y Marketing conjuntamente con el responsable de tesorería, inicia los trámites de
pagos, según el acuerdo con el proveedor (crédito o contado).
G) El jefe de Logística y Marketing, realiza el seguimiento y las coordinaciones necesarias para
que el pedido de los productos se realice en las fechas indicadas.
H) El Jefe de Logística y Marketing realiza coordinaciones con el proveedor para la emisión de
facturas.
I) El jefe de Logística y Marketing coordina con el jefe de Almacén para la recepción de
los productos y de la entrega de guía y/o factura, y con el jefe de Aseguramiento de Calidad o
el Supervisor de Aseguramiento de calidad para la documentación obligatoria (certificado de
calidad)

4.2 COMPRA DE OTROS REQUERIMIENTO (EQUIPOS, UTILES DE

ESCRITORIO Y/O LIMPIEZA, ETC):

A) El procedimiento se inicia con la percepción de una necesidad de compra de algún material

por parte de algunas de las áreas de la Empresa, realizando una lista de los
requerimientos que necesita, vía correo o por llamada telefónica.
B) El jefe de área realiza un análisis de los productos o requerimientos a comprar, cuál
es su utilidad, que cantidad se requiere y envía al Administrador para que evalúe
precios – calidad y gestionar su compra.

C) E l administrador realiza la compra de manera personal o designando a algún personal.

D) Se recepciona y distribuye el pedido entre las áreas que lo requieran.
E) El personal de las áreas, que recibe la mercadería deberá comprobar que ésta se ajusta a los
pedidos emitidos.

F) Si en la revisión del pedido de los productos, notamos alguna anomalía o no conformidad en

relación con el pedido, se procederá a hacer un reclamo al proveedor, dependiendo del nivel
de gravedad del producto.
G) Las facturas o boletas son entregadas al Jefe de Contabilidad, para las anotaciones contables y
de gestión, y para luego archivarse.

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