ACUERDO 060 DE 2001

TATIANA GISSEDT GONZÁLEZ PÉREZ

LAYA CECILIA WANCIER MAURY

SENA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C.
2015
SOLUCIÓN TALLER DEL ACUERDO 060
1. ¿Cuál es el objetivo principal de este acuerdo?
“las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la entidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación, y distribución de sus comunicaciones de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevaran en los
archivos de gestión, centrales e históricos”.
2. ¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?
“son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”.
3. ¿Qué entiende por correspondencia?
Son servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones de tal
manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación.
4. ¿Explique cuál es la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales?
Las comunicaciones oficiales son solamente de carácter laboral es decir aquellas que
solo tiene que ver con el trabajo y la correspondencia pueden ser documentos de tipo
personal o privado.

5. Dibuje y describa cuales son las funciones de la unidad de correspondencia

FUNCIONES Y SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
1.    Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las condiciones
oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la
misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y
principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo
General de la Nación de Colombia.

2.     Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información

sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar
que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden
consecutivo.
3.    Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene
acceso y los asuntos de su competencia.
4.    Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y usos de
nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos de las unidades de
correspondencia.
5.    Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a
las dependencias que lo requieran.
6.    Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de
términos para dar respuesta a los tramites y solicitudes prestados por los ciudadanos.
7.    Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el
derecho de turno.
8.    Atender con prioridad los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que
acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar
comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.

6. ¿Cuáles son los pasos para recibir un documento?

1. Recepción ( recibe comunicaciones provenientes de distintas fuentes)

2. Clasificación
 Comunicaciones oficiales
 Comunicaciones personales
3. Apertura( empaque de las comunicaciones oficiales)
4. Revisión ( revisa las comunicaciones oficiales)
5. Radicación (ubicación y asignación del numero consecutivo)

 Si la comunicación va dirigida a la empresa a la empresa o a un funcionario de ella.

 Si se trata de una comunicación oficial.
 Si el sobre o empaque viene en buen estado
En las comunicaciones de recepción indirecta:
 Si el asunto del que trata compete a la dependencia a la que va dirigida.
 Si están firmados.
 Si la fecha es actual.
 Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente.
 Si se menciona la remisión de anexos, que estos están completos.

7. ¿Qué sucede cuando recibimos un documento sin firmar en la unidad de

correspondencia cual sería el  procedimiento a realizar?

“cuando una comunicación no este firmada ni presente el nombre del responsable o

responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar
a la oficina de su competencia, donde se determinaran las acciones a seguir”.

8. ¿Qué sucede cuando recepcionamos un documento que ha sido alterado por

motivos de lluvia ya que el mensajero de la empresa sufrió un accidente y este se
mojó en un 80% explique procedimientos?

Cuando se daña por la lluvia se debe dejar un registro y se debe realizar la devolución
al remitente

9. Cuando recibimos un sobre confidencial cual es el procedimiento a seguir.

No debe abrirse, solo se coloca la fecha de recibido impresa en el sobre y se estampa

un sello con la siguiente información:
“Si no es personal, favor devolver al departamento de administración de documentos
para su administración”.

10. Con sus palabras defina radicación.

Radicación es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con
los términos de vencimiento que establezca la ley.
Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el
documento.

11.  ¿Cuáles  documentos no se radican pero si se registran?

Propagandas
Revistas
Folletos
publicaciones
12. ¿cuáles documentos no se radican ni se registran?
Propagandas.

13. ¿qué se debe hacer cuando se conecte un error en la radicación?

“Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números; se debe dejar
constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad de
correspondencia”.

14. ¿cuál es el control que las organizaciones tienen para llevar a recibir los
documentos?
Este control consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin
demora ni extravió en toda la secuencia del trámite.
Una vez entregadas las comunicaciones recibidas a la dependencia u oficina que debe
atender el asunto, es función de la oficina encargada del recibo y despacho de
documentos hacer el seguimiento de su tramitación, para ello se utiliza un formato
recordatoria de correspondencia recibida y en tramitación.

15. ¿Cómo se registraría él envió de un fax, pasos a seguir?

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaron, teniendo en
cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas
de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de
correspondencia, la cual se encargara de dar los lineamientos para el control establecer
los procedimientos de acuerdo para su administración.
Las entidades que utilizan fax, papel químico, deberán reproducir este documento sobre
un papel que garanticé su dependencia y durabilidad.