PROCESO Recepción y despacho de Órdenes de Pedidos-Accesorios (OPA).

OBJETIVO Gestionar adecuadamente la recepción y despacho de las órdenes de

pedidos que se generan para el área de accesorios.

CAMPO DE El instructivo está dirigido al el área de accesorios.

APLICACION

RECEPCIÓN Y DESPACHO DE ÓRDENES DE PEDIDOS DE ACCESORIOS (OPA)

1. Recepcionar órdenes de producción de accesorios (OPA): Las órdenes de producción

de accesorios (OPA), se deben solicitar en la sección H de la empresa, específicamente en
el área de gestión de pedidos.

1.1. Ingreso de las OPA al formato de solicitudes del registro: Las OPA son registradas
en un documento Excel, denominado “solicitudes”, en el cual se debe colocar la
siguiente información:
a. Recepción de la Orden: Corresponde a la fecha en la cual se realizara el ingreso
de la OPA.
b. Orden: Es el numero consecutivo de la OPA.
c. Cliente: Nombre de la persona natural o jurídica que hace la compra.
d. Stock, Compras y Cortes: Una OPA puede contener diferentes características en
sus pedidos y es necesario marcar a que corresponde cada una, esto se debe
indicar con una X a que categoría pertenecen, en la hoja de Excel de “solicitudes”:
 Stock: que se refiere a accesorios que están en bodega y pueden ser
alistados inmediatamente.
 Compras: Son pedidos transitorios y que no se son almacenados, estos
llegan a la bodega y son alistados según la OPA a la que pertenezcan.
Algunas OPA pueden ser solo de compras y deben anexarse a su
respectiva carpeta.
 Cortes: Son actividades adicionales que algunos accesorios deben tener
dada sus especificaciones técnicas: instalación de cerraduras, corte de
perfileria, preparación de kits de zócalos. Estas se deben informar al
auxiliar y jefe de taller.
e. Programación entrega de compra: Es la fecha que envía el proveedor para
indicar al del departamento de compras cuando se generara la llegada los
accesorios solicitados.
f. Recepción de la compra: Indica la fecha en que se recibe una compra solicitada,
para completar la OPA.
g. Fechas de alistamiento: Indica la fecha que se realiza el alistamiento
(separación, empaquetado, revisión y compra especial) de la OPA; es decir que
está completa y lista para despacho.
h. Fecha de despacho: Corresponde a la fecha en que sale la OPA de la bodega
para su respectiva entrega.
i. Observaciones: Se indica si alguna OPA tiene algún faltante o novedad en su
despacho.
1.2. Alistamiento de Ordenes de producción de accesorios: EL alistamiento de las
ordenes se realiza en el área de accesorios (bodega), donde el coordinador de
accesorios realiza las siguientes actividades primarias y el auxiliar y jefe de corte de
accesorios las secundarias:

Actividades Primarias:

a. Selección y separación de los productos que conforman una OPA, indicando con
una línea horizontal al lado izquierdo de cada ítem para llevar una lista de chequeo
de lo que se va separando.
b. Transporte de los accesorios al área de revisión y empacado.
c. Se realiza la revisión haciendo una línea bajo la descripción de cada ítem
resaltando los detalles más relevantes de cada artículo; como color, sentido, tipo
de materia y cantidad.

Actividades Secundarias:

a. Revisión comparativa entre los accesorios que fueron seleccionados por parte del
coordinador de accesorios con la OPA, indicando con una línea horizontal al lado
derecho frente a la cantidad indicando que está conforme y resaltando de igual
manera los detalles importantes de cada ítem.
b. Se realiza el empaque y revisión de cantidades trazando con una línea vertical a la
primera marca, luego se coloca en la orden y sobre el paquete el número de
unidades que lleva.
c. Para la marcación de los paquetes de los accesorios se utiliza cinta para embalaje
y uniendo la totalidad de los mismos que conforman una OPA, además con el uso
de un marcador, se indica el número consecutivo de la OPA y el nombre del
cliente.

1.3. Descargue del Inventario Físico (Kardex) y Digital (Excel): El auxiliar de accesorios
en base a las OPA, hace el respectivo descargue de los accesorios que fueron
sacados de bodega de la siguiente manera:

a. Kardex Físico: Cada Kardex tiene un nombre y un código que identifica el

accesorio, para realizar el descargue el auxiliar debe señalar con resaltador en la
OPA el ítem accesorio registrando la siguiente información en el formato “Kardex”:
 Fecha: Corresponde al día en que se hace el descargue de los
accesorios.
 Descripción: Se indica el nombre del cliente o proveedor de la OPA.
 Valor Unitario: Se anota el número consecutivo de la OPA. O el número
de orden de compra de accesorios.
 Entadas: En caso de generarse una compra para stock por parte de
accesorios se debe colocar la cantidad exacta que se recibe.
 Salidas: Se anota las cantidades que fueron sacadas de la bodega según
lo indique la OPA.
  Saldo: Son las cantidades que se mantienen en bodega después de
realizar el respectivo registro de entrada o salida de mercancía. restar una
salida o de sumar una entrada.

b. Kardex Digital: Tiene como nombre “Control de inventario” y el formato se maneja

mediante la herramienta ofimática Excel. En el cual se encuentra diferentes
columnas preestablecidas como: código ACC, descripción ítem (nombre del
accesorio), total entradas, total salidas, stock mínimo, saldo mes. Para realizar el
descargue el auxiliar de logística debe ingresar la siguiente información:
 Para descargue de accesorios: Debe insertar una columna y colocar el
número consecutivo de la OPA, posteriormente hacer el descargue de las
unidades verificando que columna y la fila correspondan al accesorio y a la
OPA que se quiere descargar.
 Para el ingreso de accesorios: Debe dirigirse a la columna total
entradas, y verificar que en la fila se encuentre el accesorio que se va a
ingresar y anotar las cantidades exactas recibidas, en cuyo caso se
encontrara un valor en dicha casilla se le debe sumar al número de
accesorios recibidos.

2. Alistamiento de pedido para cargue: Los pedidos son alistados para su respectivo
cargue basándose en la programación que se envié por parte de logística.

2.1 Solicitud a logística de la programación del día: Mediante el correo institucional de

VITELSA S.A, se genera la petición a logística de la programación del día esto con el fin de
hacer un pre alistamiento de los posibles despachos que se puedan generar.
Posteriormente, logística debe responder al correo, con el anexo de la programación,
indicando si se van a generar despachos para ese día.

Nota: La programación se imprime y se anexa a la carpeta de programaciones, puesto que

esta sirve para realizar un check list de las OPA.

2.2 Selección de órdenes de producción de accesorios: Aquí en base a la

programación se verifica cuales OPA están listos para ser despachados si son solicitados y
cuales tienen pendientes.
Los pendientes pueden generarse por tres sucesos:

 Compras de accesorios especiales: Son accesorios que por sus

especificaciones o por su baja rotación no se encuentran es stock, por lo
tanto deben ser solicitados al proveedor según requerimiento del cliente.
 Corte y ensamble de accesorios: Es el proceso que se le realiza a
ciertos accesorios que por sus especificaciones o por sugerencias del
cliente necesitan ser modificados.
 Pendientes de stock: Son accesorios que se han agotado en el inventario
y se encuentran a espera de ser enviados por los proveedores.

2.3 Solicitud a logística de los despachos del día: Mediante el correo institucional de
VITELSA S.A, se genera la petición a logística de los despachos autorizados del día esto
con el fin de dejarlos separados para el cargue.
 Logística responde al correo, anexando los despachos autorizados o con un mensaje que
indique que no se harán despachos.

2.3.1 Separación de OPA a Despachar: Se realiza la separación de los accesorios que

serán despachados de los programados y se llevan al área de despacho de pedidos, los
demás se mantienen en el área de programación de despachos.

3. Despacho De Pedidos: EL despacho final de las OPA se puede realizar de distintas

formas las cuales se presentan a continuación:

3.1 Despacho por transporte de la empresa: Se solicita un camión a la planta 118 para
que haga el transporte de las OPA autorizadas para despacho a la planta anteriormente
mencionada. La entrega se ejecuta de la siguiente manera:

a. Se hace la entrega a la persona encargada de recibir los despachos de accesorios.

b. Se solicita un recibido que consta de la firma de quien recibe en la hoja de despachos
del día.

3.2 Despacho por transportadora del cliente: Corresponde a los despachos que se
realizan desde la bodega de accesorios, que dada la solicitud del cliente estos envían su
propio transporte para que se encarguen de recoger su OPA. La entrega se ejecuta de la
siguiente manera:

a. Se solicita copia de la factura con sello del departamento de cartera.

b. Se hace firmar el recibido en la carpeta de entregas a la persona quien recibe.

3.3 Despacho por transportadora: Son los despachos que por disposición del
departamento de logística deben ser enviados por medio de una transportadora. Este tipo
de despacho se ejecuta de la siguiente manera:

a. EL departamento de logística informa por correo al departamento de accesorios las OPA

que serán enviadas por transportadora.
b. Accesorios solicita las etiquetas con los datos del cliente.
c. Accesorios hace el respectivo etiquetado de la OPA verificando nombre y número de
etiqueta.
d. Se transporta la OPA a la planta 118, donde se hace entrega con firma y recibido en la
carpeta de entregas.

4. Supervisión de OPA no despachadas: Cuando se generan despachos, es posible que algunas

OPA que fueron programadas no se envíen, y se mantengan en bodega a espera de ser
despachadas en un próximo cargue. Por lo tanto se debe inspeccionar que las órdenes
programadas y no despachadas aún se encuentren en bodega, lo anterior se realiza con la
siguiente actividad:

a. En base a la guía de despacho, en el formato de solicitudes de Excel se coloca la fecha

de despacho en su respectiva fila y columna de la OPA y se hace el filtro para que solo
queden las que no han sido despachadas pero si programadas.
 b. El coordinador de accesorios en conjunto con el auxiliar de accesorios hacen un check
list en el formato de “solicitudes” de Excel verificando numeración y nombre de la OPA con
los datos del paquete.

Diagrama De Flujo Recepción Y Despacho De Pedidos de Accesorios

INICIO

Recepcionar órdenes de
producción de accesorios
(OPA)

¿Existen No
OPA?

Si

Ingreso de las OPA al

formato de solicitudes de
registro

Alistamiento de órdenes
de producción de
accesorios

Descargar del inventario

físico y digital

¿Existe
No Programación por
parte de logística?

Si
Alistamiento de pedidos
para el cargue

Selección de órdenes de
producción de accesorios

No ¿Existen
despachos?

Si

Separación de OPA a
despachar
 Diagrama De Flujo de despacho de pedidos
Fin

1 INICIO

Despacho de Pedidos

Solicitud de
¿Es despachado Si Transporte a
por transporte de Bodega 118
la empresa?

No Entrega de Accesorios

Solicitud de copia
Si ¿Es despachado
de factura con sello Solicitud de recibido
por transporte del
de cartera
cliente?

No Fin
Solicitud de firma
de recibido en
carpeta de entregas
¿Es despachado
Si
por Informe de Logística
transportadora?
Entrega de
Accesorios
Accesorios solicita
etiquetas

Fin No
Accesorios hace el
etiquetado verificando
nombre y número de
etiqueta

Se transporta a la
planta 118

Solicita firma y
recibido en la carpeta
de entregas

Fin
Diagrama de flujo de la Supervisión de OPA programadas no despachas

INICIO

¿Se
No realizaron
despachos?

Si

Indicación de fecha de
despacho de las OPA en
el formato de solicitudes
de Excel.

Filtrado del formato de

solicitudes de Excel, de
OPA despachadas.

Verificación de nombre y
numeración en formato
solicitudes de OPA con
paquetes programados

Fin
PROCESO Solicitud de compra de accesorios y recepción de pedidos

OBJETIVO Gestionar adecuadamente las solicitudes de compra de accesorios bajos de

stock.

CAMPO DE El instructivo está dirigido al el área de accesorios.

APLICACION

PROCESO DE SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE COMPRAS DE ACCESORIOS

1. Solicitud de compra de accesorios: Para la solicitud de compra de accesorios cuyo

stock se encuentra agotado se realizan las siguientes actividades:

a. Revisión del kardex digital (control de inventarios Excel).

b. Identificación de accesorios con el mínimo nivel de stock y cantidad a solicitar.
c. Se realiza la transcripción al formato de Excel “ofertas de compra”.
d. Las Ofertas de compra se ingresan a SAP.
e. Envió de correo al departamento de compras informando las ofertas de compra que se
han realizado con el adjunto de kardex escaneado de los accesorios solicitados.

2. Recepción de mercancía: Los accesorios que son enviados por los proveedores son
recepcionados realizando las siguientes actividades:

a. Se adjunta copia de la factura y se adjunta a la orden de compra de accesorios.

b. Revisado y recepción de los accesorios comparando con orden y factura.
c. Empaque y ubicación de accesorios en su respectivo lugar.
d. Envió de factura original al departamento de compras.
Diagrama de flujo de la Solicitud de compra de accesorios

INICIO

Revisión Kardex digital

No ¿Se encuentran
accesorios con
nivel mínimo de
stock?

Si

Identificación de
accesorios con mínimo
nivel de stock

Transcripción al formato
de Excel “ofertas de
compra”

Ingreso de la oferta de
compra a SAP

Envió de correo
informando a compras

Fin
Diagrama de flujo de la Recepción de mercancía solicitada

INICIO

No ¿Hay entrega por

parte del
proveedor?

Si

Se adjunta copia de la
factura a la orden de
compra de accesorios

Revisado y recepción de
los accesorios
comparando factura con
la orden.

Empaque y ubicación
de accesorios en sus
respectivos lugares

Envió de factura al
departamento de
compras.

Fin