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CONTROL DE CAMBIOS

NUMERO DE FECHA DE ACTUALIZACION DESCRIPCION DEL CAMBIO

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1. OBJETIVO
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Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para definir los controles

necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
conservación y disposición de los registros establecidos para el SGC, bajo las normas
ISO 9001:2015.

2. ALCANCE

Contempla todos los reportes o registros generados, relativos al sistema de la calidad

diseñado para el proyecto.

El presente procedimiento es administrado por la Unidad funcional de calidad y es

fuente de consulta y aplicación para las áreas que generan y mantienen los registros
establecidos para el SGC ISO 9001:2015.

El procedimiento se inicia con el establecimiento o redefinición de los registros

necesarios para el SGC y finaliza con la actualización de la Lista Maestra de
Registros.

3. APLICACIÓN

Este procedimiento aplica a todas las unidades funcionales de SUMINISTROS Y

SERVICIOS GLOBAL, C.A, para el establecimiento, desarrollo, implantación y control
del sistema de Aseguramiento de la Calidad. El mismo es de uso obligatorio ya que
éste establece los parámetros mínimos indispensables al momento de preparar
cualquier documento amparado bajo la Norma ISO-9001-2015.

4. REFERENCIAS
Norma ISO 9001-2015

5. DEFINICIONES
Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones,
las mismas que se encuentran señaladas en la norma ISO 9000:2015:
5.1. Información: Datos que poseen significado.
5.2. Información documentada: Información que una organización tiene que
controlar y mantener, y el medio que la contiene.
5.3. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencias de actividades realizadas.
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Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y
para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones
correctivas.
Nota 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de
revisión. Asimismo, para el caso específico del presente procedimiento se consideran
las siguientes definiciones:
5.4. Acceso al registro: Decisión concerniente al permiso solamente para consultar
el registro, o el permiso y la autoridad para consultarlo y modificarlo.
5.5. Almacenamiento del registro: Definición del lugar en el cual se archiva
temporal o definitivamente un registro del SGC.
5.6. Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad,
una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
5.7. Archivo de gestión: Archivo establecido y organizado por cada uno de los
órganos, unidades orgánicas o unidades funcionales de la entidad, en él se
administra, custodia y conserva el acervo documentario de revisión o consulta
frecuente de cada una de estas áreas.
5.8. Archivo Central: Archivo establecido y organizado por la Unidad de Asuntos
Administrativos, en él se administra, custodia y conserva el acervo documentario
transferido de los diversos archivos de gestión.
5.9. Conservación de registros: Mantener la integridad física del medio de soporte
y la información de los registros del SGC, a través de la implementación de medidas
de preservación y restauración.
5.10. Custodio del registro: Puesto responsable de la administración y protección
de los registros del SGC que le son asignados; se encarga de su almacenamiento,
conservación, disposición y aplicación de los controles definidos en la Lista Maestra
de Registros. La designación del custodio es realizada por el Propietario del registro,
a través de la Lista Maestra de Registros.
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5.11. Disposición de registros: Acción a tomar una vez que el registro ha superado
su tiempo de retención.
5.12. Formato: Documento que indica la información que debe registrarse para
mantener evidencia de la realización de un proceso, actividad o tarea. Cuando el
formato contiene datos y/o información se convierte en registro.
5.14. Identificación del registro: Asignación de código y/o nombre único al registro,
que permita diferenciarlo sin lugar a dudas de otro registro.
5.15. Protección: Asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los
registros durante todo su periodo de retención.
5.17. Recuperación: Conjunto de actividades orientadas a facilitar la localización de
determinados registros previamente almacenados Estar sujetos al control del estado
de revisión.

6. CONDICIONES BÁSICAS

6.1. Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad

con los requisitos, así como de la operación eficaz del SGC bajo las normas ISO
9001:2015, deben controlarse.

6.2. La Lista Maestra de Registros, es el documento en el cual se establecen los

controles para cada registro, tales como: su identificación, clasificación,
almacenamiento, protección, tiempo de retención y disposición.

6.3. Los registros pueden encontrarse o estar soportados en papel, de manera

electrónica (discos duros, disquetes, CD, DVD, etc.) u otro medio (aquellos que
no pueden ser incluidos en las categorías anteriores, tales como videocintas,
rollos fotográficos, cintas de audio, etc.).

6.4. Los registros deben permanecer legibles, en idioma español, fácilmente

identificables y recuperables para su uso, dónde y cuándo se necesiten.

6.5. No debe borrarse, bajo ninguna circunstancia, la información registrada

originalmente en un registro; las correcciones a la información plasmada en los
registros físicos, deben realizarse trazando una línea sobre la información a
corregir, garantizando que ésta quede legible, para luego consignar la nueva
información al margen de la información original, en el caso de registros
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electrónicos se colocará un comentario sobre la información modificada. En

ambos casos se precisará la justificación de la corrección efectuada ya sea en la
parte posterior del registro (cuando sea físico) o en el comentario añadido
(cuando sea electrónico).

6.6. Todas las correcciones a los registros físicos deben ser revisadas y firmadas
por el Custodio del registro.

6.7. Los registros manuscritos, solo deben hacerse utilizando lapicero (no lápiz).

6.8. Los campos de los formatos que resulten no aplicables al momento de

generar los registros, deben ser invalidados consignando el texto “No aplica” o
“N/A” Identificar, mantener y clasificar los registros de calidad emitidos.

7. CONDICIONES ESPECIFICAS

7.1. Cada registro del SGC debe tener una identificación única, siendo estos de
tres (3) tipos: los que provienen de un formato establecido para el SGC, los libres
de formato (sin una estandarización) y los externos (que provienen de otras
entidades).

7.2. En el caso de formatos, estos se identifican por su nombre y el código del

formato respectivo, definido de acuerdo con el Procedimiento para la creación,
actualización y control de la información documentada (SSG-P-GC-001).

Nota 1: Los correos electrónicos considerados como registros del SGC se

identifican a través del nombre que se encuentra en el campo “Asunto”.

7.3. Los registros físicos se almacenan en archivadores o cualquier otro elemento

contenedor que garantice su conservación, y forman parte del Archivo de gestión
del área que gestiona el proceso asociado al registro.

7.4. Los registros electrónicos deben almacenarse en la carpeta del SGC

(SGC_ISO_9001), ubicadas en servidores administrados por la oficina
responsable de realizar los respaldos (backup) correspondientes.

Nota: Los correos electrónicos considerados como registros del SGC deben
almacenarse en formato de mensaje de Outlook (MSG)

en las carpetas indicadas anteriormente.

7.5. Los criterios de ordenamiento para asegurar la recuperación inmediata de

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los registros almacenados son los siguientes:

a) Alfabéticamente

b) Numéricamente

c) Alfanuméricamente

d) Cronológicamente

7.6. Los registros deben estar protegidos adecuadamente (por ejemplo, contra
pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad). En el
caso de los registros físicos, estos se deben proteger a fin de asegurar que se
mantengan legibles e identificables, y recuperables, por lo que estos deben ser
almacenados en lugares apropiados y seguros a fin de evitar su deterioro; siendo
responsable de ello el Custodio del registro. Así mismo, la unidad funcional es
responsable de asegurar el control del acceso a las instalaciones de la entidad.
En el caso de los registros electrónicos, estos se deben proteger contra su
pérdida y/o modificación mediante controles tales como:

a) Claves o contraseñas de acceso a computadores, claves o contraseñas de

usuario, respaldos (backup) u otros, son administrados por la Dirección.

b) Claves o contraseñas de apertura de archivos, claves o contraseñas de

protección de archivos contra escritura, son administrador por el Custodio del
registro.

7.7. El tiempo de retención (mínimo) de los registros se define en la Lista Maestra

de Registros. tomando en consideración los requisitos legales, contractuales y
reglamentarios vigentes. Para los registros obligatorios del SGC se deberá tener
en cuenta los tiempos de retención establecidos.

7.8. La disposición de los registros se define en la Lista Maestra de Registros, de

acuerdo con lo siguiente:

a) Los registros electrónicos deben ser eliminados en todos los casos.

b) Los registros físicos pueden eliminarse o en su defecto ser transferido al

Archivo Central por un periodo de tiempo definido antes de su eliminación.

7.9. Cuando se haya dispuesto que los registros del archivo de gestión sean
transferidos al Archivo Central, se aplicará el Procedimiento de Transferencia
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Documental al Archivo Central. La consulta de estos registros, se realizará

mediante el Procedimiento de Solicitud y Atención de Servicios Archivísticos.

7.10. El Custodio del registro, por lo menos una vez al año, debe realizar
verificaciones para identificar los registros que ya cumplieron su tiempo de
retención y coordinar su disposición con el Propietario del registro.

8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Paso Nº Responsable Actividades Formularios
Asociados
1 Coord. A.C.C Identificar los registros de calidad emitidos
en su área de trabajo y los tiempos de
conservación de los mismos.

Definir las personas responsables de

archivar y mantener los registros.

Identificar los registros de calidad emitidos

en su área de trabajo y los tiempos de
conservación de los mismos.

Definir las personas responsables de

archivar y mantener los registros.
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Elaborar “Lista Maestra de la información
documentada de origen interno”.

Enviar copia de la “Lista Maestra de la

información documentada de origen interno”
al Supervisor de Aseguramiento de la
Calidad.
Identificar el uso de los registros, define su
frecuencia de uso.

Archiva los registros generados.

Una vez culminado el período de archivo

activo o período de conservación de los
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registros (según la lista maestra de

documentos), estos pasarán al archivo
inactivo almacenándose en archí cómodos
debidamente identificados.

Una vez culminado el período de archivo

inactivo, se procede a la destrucción de los
registros obsoletos.
Actualiza la “Lista Maestra de la información
documentada de origen interno” de toda la
empresa.

9. ANEXOS

SSG-F-GC-002 “LISTA MAESTRA DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE

ORIGEN INTERNO”