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MODULO S - Clase 1

Instructor: Ing. Hugo L. Vigo Velásquez


hugovvz@outlook.com.pe

Trujillo, marzo de 2017


TEMAS
1. Introducción:
✓ Se conoce el entorno de trabajo de Excel 2016
✓ Operaciones de: abrir, guardar y cerrar archivos.
✓ Conceptos básicos, desplazamientos en la hoja de cálculo.

2. Vistas:
1. Se presenta las distintas vistas de un libro de Excel.
2. Elementos a mostrar en una hoja de cálculo.
3. Zoom y organización de la(s) ventana(s).

3. Configuración de página:
1. Orientación, Ajuste, Tipo de papel.
2. Márgenes.
3. Encabezado y pie de página.
4. Área de impresión, títulos, opciones y orden de impresión.

4. Opciones de celdas, filas, columnas y hojas.

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TEMAS
5. Ingreso y edición de datos: tipos de datos, errores en el ingreso de datos, copiar y pegar.
6. Comentarios.
7. Series y rellenos de celdas.
8. Formato de Celda: número, fuente, alineación, borde y relleno.
9. Estilos de celdas.
10. Operadores aritméticos.
11. Referencias a Celdas: tipos, referencias a rangos, entre hojas y libros.
12. Funciones: definición y como insertarlas, funciones básicas, fórmulas.
13. Pegado especial.
14. Protección de datos: celdas, hojas, estructura y libro.
15. Nombres a celda/rangos.

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¿Qué es Excel 2016?
✓ Es una aplicación parte de Microsoft Office 2016.
✓ Se basa en hojas de cálculo, para procesar valores numéricos y de texto.
✓ Permite ingresar datos con formatos que incluyen cálculos matemáticos mediante fórmulas.
✓ Es utilizado generalmente en tareas financieras, contables y análisis de datos.

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Inicial Excel
✓ Abrir Excel (Windows 8):
✓ Clic en el botón Inicio , luego clic en la flecha y ubicar el ícono de Excel 2016 en la
lista de aplicaciones.

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Iniciar Excel
✓ Abrir desde el acceso directo:

✓ Pantalla inicial de Excel:

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Iniciar Excel
✓ Libro en blanco:

✓ Abrir libro: Ir a Archivo -> Abrir

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Iniciar Excel
✓ Para cerrar Excel 2016:
✓ Hacer clic en el botón cerrar ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

✓ Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

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Entorno de Excel 2016
Muestra/Oculta la Cinta
Barra de herramientas de opciones
de acceso rápido Cinta de opciones

Fichas de Opciones

Gestión de archivos

Cuadro de diálogo con


opciones del grupo

Zoom
Vistas
Hojas

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Partes
✓ La ficha Archivo, se encuentra en la parte superior izquierda y contiene las acciones que
puedes realizar sobre el documento de Excel.

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Partes
✓ La barra de título.

✓ La barra de acceso rápido:

✓ La cinta de opciones:

✓ Cuadro de Nombre y Barra de Fórmula:

✓ La barra de etiquetas:

✓ La barra de estado:

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Guardar libro
✓ Clic en el botón ubicado en la barra de acceso rápido.
✓ Ir a Archivo -> Guardar o Guardar como

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Conceptos Básicos
✓ El Libro: es el archivo que creamos con Excel, todo lo que hacemos se almacena en el libro
de trabajo. La extensión del archivo de Excel 2016 es XLSX.
✓ La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Está formada por columnas y filas (16384 columnas y 1.048.576 filas). Cada columna
se nombra por letras (A, B, ... , AA, AB, ......., XFD) y cada fila se numera desde 1 hasta
1.048.576.
✓ La celda es la intersección de una columna y una fila, se la denomina con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la celda A1.
✓ Celda activa, es aquella celda que está seleccionada y sobre la cual se va a trabajar.
✓ Fila activa, fila donde se encuentra la celda activa.
✓ Columna activa, columna de la celda activa.

✓ Rango, es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Se
utilizan para realizar operaciones sobre los valores del rango.

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Desplazamientos en la hoja
✓ Utilizando el mouse:
✓ Clic en la etiqueta de hoja correspondiente para cambiar de hoja.
✓ Clic en la celda correspondiente para cambiar de celda.

✓ Utilizando el teclado: MOVIMIENTO TECLADO


Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL + INICIO
Primera celda de la columna activa CTRL + FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa CTRL + FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa CTRL + FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa CTRL + FLECHA DERECHA
Siguiente hoja CTRL + Av. Pág.
Hoja anterior CTRL + Re. Pág.

✓ Utilizando el cuadro de nombres: se ingresa el nombre de la celda correspondiente y la tecla


ENTER.

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Vista
✓ Contiene opciones para cambiar la vista del libro, mostrar las cuadrículas, barra fórmulas y
encabezados de filas/columnas, zoom de la hoja, organización de las ventanas.

Vista Normal: muestra las Vista Diseño de página: muestra la Vista Salto de Página: muestra los
cuadrículas de la hoja de cálculo hoja de cálculo conforme saldrá en saltos de página al imprimir el
la impresión. documento.

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Vista
✓ Contiene opciones para cambiar la vista del libro, mostrar las cuadrículas, barra fórmulas y
encabezados de filas/columnas, zoom de la hoja, organización de las ventanas.

✓ La pestaña Vista permite personalizar qué elementos mostrar/ocultar:


✓ La Regla.
✓ Las Líneas de cuadrícula
✓ La Barra de fórmulas.
✓ Los Encabezados.

✓ En caso de estar en la vista normal y no en la de diseño, también dispondremos de estas


opciones, exceptuando la regla.

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Vista
✓ Contiene opciones para cambiar la vista del libro, mostrar las cuadrículas, barra fórmulas y
encabezados de filas/columnas, zoom de la hoja, organización de las ventanas.

✓ Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
✓ La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real.
✓ Y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado.
✓ Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán
dónde hará Excel los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.

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Vista
✓ Contiene opciones para cambiar la vista del libro, mostrar las cuadrículas, barra fórmulas y
encabezados de filas/columnas, zoom de la hoja, organización de las ventanas.

✓ Nueva Ventana: crea una nueva ventana del mismo documento para trabajar en diferentes
zonas a la vez.
✓ Organizar todo: distribuye las ventanas en mosaico, horizontal, Vertical y Cascada.

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Vista
✓ Contiene opciones para cambiar la vista del libro, mostrar las cuadrículas, barra fórmulas y
encabezados de filas/columnas, zoom de la hoja, organización de las ventanas.

✓ Inmovilizar permite fijar filas y/o columnas durante los desplazamientos, para mantenerlas
visibles como cabeceras.

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Vista
✓ Contiene opciones para cambiar la vista del libro, mostrar las cuadrículas, barra fórmulas y
encabezados de filas/columnas, zoom de la hoja, organización de las ventanas.

✓ Dividir, divide la ventana en cuatro partes que se pueden desplazar de forma independiente.
✓ Ocultar, oculta la ventana actual.
✓ Mostrar, se activa si hay al menos una ventana oculta.

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Vista
✓ Contiene opciones para cambiar la vista del libro, mostrar las cuadrículas, barra fórmulas y
encabezados de filas/columnas, zoom de la hoja, organización de las ventanas.

✓ Ver en paralelo, permite visualizar los libros seleccionados en paralelo.


✓ Desplazamiento sincrónico, desplaza los libros vistos en paralelo a la vez.
✓ Restablecer posición de ventana, hace la distribución paralela de manera equitativa.
✓ Cambiar ventanas, permite activar los libros abiertos de acuerdo a la elección en la lista.

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Configurar página
✓ Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página:
Márgenes, Orientación, Tamaño, Encabezados y pies de página, tamaño del papel, área de
impresión, saltos de página, fondo de página, imprimir títulos.

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Configurar página
✓ En Área de impresión: se indica el rango de celdas a imprimir.
✓ En Imprimir títulos:
✓ Repetir filas en extremo superior: contiene las filas que se repetirán en cada página
como título de columnas.
✓ Repetir columnas a la izquierda: contiene las columnas que se repetirán en cada página
como título de columnas.

✓ En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como:


✓ Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
✓ Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
✓ Calidad de borrador para realizar una impresión rápida a baja calidad.
✓ Encabezados de filas y columnas imprime los encabezados de filas (los números de filas)
y columnas (las letras de los nombres de las columnas) de la hoja.
✓ Comentarios permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios.
✓ También se puede elegir si se imprime las celdas con errores.

✓ Además se puede elegir el Orden de las páginas, es decir, la dirección que


seguirán para la impresión.

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Imprimir
✓ Cuando vamos a imprimir, en la zona izquierda dispondremos de una serie
de opciones de configuración de la impresión:
✓ Elegir cuántas copias queremos imprimir del documento.
✓ Escoger qué impresora queremos utilizar. También podremos modificar las
Propiedades de impresora seleccionada.
✓ Opciones de Configuración como:
✓ Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada.

✓ La intercalación.

✓ La orientación y el tamaño del papel.

✓ Modificar los márgenes.

✓ Ajustar la escala de impresión.

✓ Acceder a la Configuración de página.

✓ Para desplazarse entre las páginas:


✓ Para personalizar la vista previa, tenemos opciones para mostrar/ocultar los
márgenes y elegir si visualizar la página completa.
✓ Finalmente luego de definir las configuraciones, imprimir:

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Opciones de Celdas

✓ Para insertar celdas, filas, columnas u hojas:


1. Usar la ficha Inicio -> Celdas -> Insertar
2. Clic derecho sobre una celda, fila o columna y elegir Insertar.

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✓ Es posible insertar tantas celdas, filas o columnas como se seleccionen.


✓ Si se insertan celdas, Excel consulta hacia donde hará el desplazamiento.

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Opciones de Celdas

✓ Para eliminar celdas, filas, columnas u hojas:


1. Usar la ficha Inicio -> Celdas -> Eliminar
2. Clic derecho sobre una celda, fila o columna y elegir Eliminar.

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✓ Es posible eliminar tantas celdas, filas o columnas como se seleccionen.


✓ Si se eliminan celdas, Excel consulta hacia donde hará el desplazamiento.

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Opciones de Celdas

✓ Para configurar el tamaño (ancho y altura) de las celdas:


1. Usar la ficha Inicio -> Celdas -> Formato
2. Redimensionar el ancho / altura de las columnas / filas usando el mouse, en el límite de los
encabezados.

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✓ Es posible redimensionar tantas filas o columnas como se seleccionen.

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Opciones de Celdas

✓ Para ocultar filas/columnas/hojas:


1. Usar la ficha Inicio -> Celdas -> Formato -> Visibilidad -> Ocultar y mostrar.

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Opciones de Celdas

✓ Para organizar (insertar, mover, eliminar, cambiar de nombre, mover o copiar, color de
etiqueta) las hojas de cálculo:
1. Usar la ficha Inicio -> Celdas -> Formato -> Organizar Hojas.
2. Clic derecho sobre una etiqueta de hoja.

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Ingreso de datos
✓ En cada celda de una hoja es posible introducir: letras, números o fórmulas.
✓ Para ingresar más de una línea en una celda se presionan las teclas ALT + ENTER.
✓ Para editar una celda se hace doble clic o se presiona la tecla F2.
✓ Para cancelar el ingreso o edición de un valor en una celda se presiona la tecla ESC.
✓ Tipos de Datos que se pueden ingresar en las celdas: Textos, Números y Fórmulas

✓ Indicador que un valor numérico no se puede ver completo en la celda.

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Errores en el ingreso de datos
✓ Cada vez que se ingresa un dato en una celda, éstos se validan, en caso de contener algún
error se marca la celda con una esquina en color verde, indicadores de error en una celda:
✓ #¡DIV/0! cuando se divide un número entre cero.
✓ #¿NOMBRE? cuando no se reconoce el texto de la fórmula.
✓ #¡VALOR! cuando se ha introducido un argumento incorrecto.
✓ #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
✓ #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
✓ #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
✓ #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
indicador de
error en la
celda

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Práctica 1
Abrir Excel 2016 para realizar el ejercicio:
1. Crear un libro en blanco y guardarlo con el nombre Clase 1 - PRACTICA en el ESCRITORIO.
2. Cambiar el nombre de la hoja a: Ingreso de datos, y asignarle color rojo a la etiqueta de la
hoja:
3. Ingresar los siguientes valores (luego de presionar ENTER regresar a la celda donde escribió el valor y
observar la diferencia entre el valor escrito, el que muestra la celda y el que aparece en la barra de fórmula) :

1. Ubicarse en la celda A1 y escribir 1995 luego presionar la tecla ENTER.


2. Ubicarse en la celda A2 y escribir 1.995 luego presionar la tecla ENTER.
3. Ubicarse en la celda A3 y escribir 1995,12 luego presionar la tecla ENTER.
4. Escriba 12345678901234 en la celda A4 y presionar la tecla ENTER.
5. Escriba -2950 en la celda A5 y pulsa ENTER.
6. Ubicarse en la celda A6 y escribir (2950) y pulsa ENTER.
7. Ubicarse en la celda A7 y escribir 12% y pulsa ENTER.
8. Ubicarse en la celda A8 y escribir 12,7% y pulsa ENTER.
9. Ubicarse en la celda A9 y escribir 1200€ y pulsa ENTER (usar ALT+0128 para insertar €).
10. Ubicarse en la celda A10 y escribir 12/12 y pulsa ENTER.

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Práctica 1
11. Ubicarse en la celda A11 y escribir 0 2/4 y pulsa ENTER.
12. Ubicarse en la celda A12 y escribir 00548 y pulsa ENTER.
13. Ubicarse en la celda A13 y escribir 25 de diciembre de 2015 y pulsa ENTER.
14. Ubicarse en la celda A14 y escribir 25/12/2015 y pulsa ENTER.
15. Ubicarse en la celda A15 y escribir S/. 1258.65 y pulsa ENTER.
16. Ubicarse en la celda A16 y escribir mayo-2000 y pulsa ENTER.
17. Ubicarse en la celda A17 y escribir 0:0 y pulsa ENTER.
18. Ubicarse en la celda A18 y escribir 20:10:15 y pulsa ENTER.
19. Ubicarse en la celda A19 y escribir 8 pm y pulsa ENTER.
20. Ubicarse en la celda A20 y escribir En clase de Excel Básico y pulsa ENTER.
21. Ubicarse en la celda A21 y escribir 12+580*2 y pulsa ENTER.
22. Ubicarse en la celda A22 y escribir =12+580*2 y pulsa ENTER.
23. Ubicarse en la celda A23 y escribir =A1+A2 y pulsa ENTER.
24. Ubicarse en la celda A24 y escribir ‘=A1+A2 y pulsa ENTER.
25. Ubicarse en la celda A25 y escribir =SUMA(A5:A10) y pulsa ENTER.

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Práctica 2
✓ Abrir el archivo de Clase 1 - Práctica 2 con Excel 2016 para realizar el ejercicio.
✓ Mover la hoja Impresión al libro Clase 1 - PRACTICA (creado en el ejercicio anterior), ubicarlo
después de la hoja Ingreso de datos, sobre esta hoja realizar lo siguiente:
1. Inmovilizar la primera fila y columna del libro para que el resto de filas y columnas puedan desplazarse.
2. Configurar la página:
✓ Tamaño de papel: A4

✓ Orientación: Horizontal.

✓ Márgenes:

✓ Superior: 2.8

✓ Inferior: 2.5

✓ Izquierdo: 3

✓ Derecho: 2

✓ Encabezado y pie de página: 1

✓ Colocar como encabezado centrado: Relación de ventas 1980-2015.

✓ Colocar como Pie de página, numeración en la esquina derecha.

3. Configurar para que en cada hoja de la impresión se repita la primera fila y columna de la hoja de cálculo.
4. Indicar como orden de impresión hacia la derecha y luego hacia abajo.

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Opciones del Portapapeles
✓ Cortar: CTRL + X

✓ Copiar: CTRL + C

✓ Pegar: CTRL + V

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Comentarios
✓ Los comentarios son notas que se asocian a celdas, independientes de otro contenido de la celda.
✓ Puede escribir un comentario por celda. Una celda que contiene un comentario muestra un
triángulo indicador en la esquina superior derecha de la celda.
✓ Al dejar el puntero sobre la celda que muestra un triángulo indicador, el texto del comentario
aparece en un cuadro cerca de la celda.
✓ Para insertar comentarios:
1. Ficha: Revisar -> Comentarios -> Nuevo Comentario
2. Clic derecho -> Insertar comentario 2

✓ Otras opciones :
1. Desplazarse entre los comentarios:
2. Eliminar cualquier comentario
1 2 3
3. Mantener visible uno o todos.

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Comentarios
✓ Además es posible cambiar el formato del recuadro de los comentarios:
✓ Entrar en modo de edición del comentario, ubicarse en la esquina inferior derecha del comentario y
seleccionar Formato del comentario…

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Series y rellenos
✓ En lugar de escribir datos manualmente en una hoja de cálculo, se puede usar la
característica Autorrellenar para rellenar celdas con datos que siguen un patrón o que se
basan en datos de otras celdas.
✓ El auto relleno funciona con los días de la semana, los meses y cualquier número.
✓ Para autorrellenar, se selecciona las celdas con el patrón y luego se arrastra desde la esquina
inferior derecha con el mouse tantas celdas como desea rellenar.

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Series y rellenos
✓ Relleno con la opción de series:
1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar.
2. Escriba el valor inicial de la serie.
3. Selecciones las celdas hasta donde se extenderá la serie-
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Rellenar y luego en Series.

5. Elija las opciones adecuadas y luego Aceptar para crear el relleno.

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Serie de relleno personalizada
✓ Excel permite definir series personalizadas:
1. Haga clic en la pestaña Archivo y en Opciones.
2. Haga clic en Avanzadas -> General, haga clic en el botón Modificar listas personalizadas.

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Formato de Celda
✓ El formato de celda no incide en el valor que se encuentra en una celda, pero
sí en su visualización al presentar el dato en la hoja de cálculo. Cambia la
presentación de los datos para tener así una mejor compresión.
✓ Para acceder a las opciones de Formato de Celda lo podemos hacer desde:
✓ La Cinta de opciones.

✓ La mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

✓ En el cuadro de diálogo Formato de celdas.


✓ Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente, Alineación o Número
de la ficha Inicio.
✓ Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción
Formato de celdas.

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Formato de Alineación
✓ Contiene opciones para:
✓ Alinear los valores en las celdas (horizontal, vertical),
incluyendo sangría en algunos casos.
✓ La opción Distribuido justificado se activa cuando en
Horizontal se elige Distribuido.

✓ Control de texto:
✓ Ajustar texto: distribuye el texto aumentando la altura de
la fila.

✓ Reducir hasta ajustar: asignar un tamaño al texto que


pueda ser visible en la celda.

✓ Combinar: une celdas, es posible realizar el proceso


inverso.

✓ Orientación: permite inclinar el texto entre 90° y –


90, además es posible colocar los caracteres en
vertical.

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Formato de Fuente, Bordes, Relleno

✓ Para modificar o definir opciones de:


✓ Fuente: el tipo, estilo, tamaño, tipo de subrayado, efectos (Tachado, Superíndice, Subíndice) y color.
✓ Bordes: estilo de línea, color y ubicación del borde (inferior, superior, derecho, izquierdo, interior,
diagonal).
✓ Relleno: color de fondo de la celda, efectos de relleno (degradado), trama y color de trama.

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Práctica 3
En el libro Clase 1 - PRACTICA, insertar una
nueva hoja y dar como nombre series y
formatos, crear la tabla mostrada usando las
opciones de series:
✓ Productos: Crear una serie personalizada que
incluya los productos listados en la tabla.
✓ Columna Fecha: Días laborables, con
incremento de 2.
✓ Columna Gaseosa y Cerveza: con Tendencia
Geométrica
✓ Columna Agua y Jugos: Lineal, Incremento de
2.58, Límite 485
✓ Columna Galletas y Pan: Geométrica,
incremento 1.58
✓ Columna Embutidos y Carne: Lineal,
Incremento 20.
✓ Columna Mermelada, Leche y Huevos: con
Tendencia Geométrica.
✓ Dar formato a las celdas similar al modelo.

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Práctica 4
Insertar una nueva hoja con el nombre Tablas, asignar color verde a la etiqueta y crear las
siguientes tablas:

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