CÓDIGO: P-CO02

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL EDICIÓN: 05

FECHA: 28- jul -2019
COMPRAS

1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento que se debe seguir para realizar las compras de las materias primas,
materiales, insumos, equipo menor, repuestos, equipos de seguridad y servicios críticos en las obras,
taller y en la oficina.

2. ALCANCE
Este procedimiento inicia desde que se identifica una necesidad de compra hasta que el producto es
recibido o el servicio es prestado, satisfactoriamente.

3. DEFINICIONES
3.1 Proveedor crítico: Organización o persona que proporciona un producto, bien o servicio, que
puede afectar la posterior realización del producto y/o el producto final.

3.2 Proveedor no critico: Organización o persona que proporciona un producto, bien o servicio, que
no tiene impacto en la posterior realización del producto y/o el producto final.

4. REGLAS GENERALES
4.1 Cuando se realizan compras de materiales pétreos, el Asistente de Compras debe coordinar con
el Ingeniero Residente y el proveedor el despacho del producto.

4.2 Cuando una factura enviada por algún proveedor se encuentre realizada incorrectamente, el
Asistente de Compras es responsable que el proveedor corrija la factura, realizando una nueva o por
medio de una nota debito.

4.3 El Asistente de Compras debe entregar a Gestión Financiera y contable, las facturas de los
proveedores selladas adjuntando originales de Orden de Compra y Entrada de Almacén firmadas.

4.4 El Jefe de Licitaciones debe entregar al Asistente de Compras el Resumen de Insumos, cada
vez que inicia un nuevo proyecto y/o cuando éste sea modificado.

4.5 El Jefe de Gestión Integral debe entregar al Asistente de Compras el Plan de calidad al inicio de
cada obra con el fin de saber a cuales materiales básicos se les debe solicitar hoja de seguridad o
certificado de calidad.

4.6 El Ing. Residente debe entregar mensualmente el Preventivo Periódico de Obra y el Flujo de
Tesorería al Asistente de Compras, cada vez que estos documentos son aprobados al inicio de cada
periodo de obra.

4.7 El Jefe de Mantenimiento debe enviar el programa de mantenimiento cada quincena al

Asistente de Compras.

5. DESCRIPCION
5.1 El Asistente de Compras, basándose en el Preventivo Periódico de Obra, el Flujo de Tesorería
y el Programa de Mantenimiento, realiza la planeación mensual de las compras que se van a
realizar en las obras y en la organización, dejando registro en el R-PCO02-01, este plan debe ser
entregado a la Dirección de Logística y a la oficina de contabilidad.

5.2 El Asistente de Compras recibe las solicitudes de pedido en el R-PCO02-02 Pedido de Material
y/o Servicio y compara los precios y las cantidades de lo solicitado versus lo presupuestado en el
TELEFONOS: (8)2785861– 3138317546
E-MAIL: marazulconstruccionesdecolombia@hotmail.com , heriher@hotmail.com
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COMPRAS

Resumen de Insumos.
5.3 Si lo solicitado se encuentra dentro de lo presupuestado, en cuanto precio y cantidades, el
Asistente de Compras, hace autorizar el pedido primero por el Director de Construcciones, Director
de Logística o por el Director Administrativo, según corresponda y después por el Gerente, dejando
firmas de aprobación en el R-PCO02-02 Pedido de Material y/o Servicio.

5.4 Si lo solicitado no se encuentra dentro de lo presupuestado el Asistente de Compras informa al

Gerente para su aprobación. Cuando un pedido no es aprobado por quienes corresponde éste no se
realiza.

5.5 Una vez aprobado el R-PCO02-02 Pedido de Material y/o Servicio, el Asistente de Compras
envía el R-PCO02-02 al Asistente de Almacenamiento, para que este confronte ítems y cantidades
con las existentes en bodegas y así lograr cotizar las cantidades que realmente se requieren
comprar.
Una vez el Asistente de Almacenamiento verifica cantidades solicitadas en el R-PCO02-02 Pedido de
Material y/o Servicio, la envía al Asistente de Compras y este verifica en el R-PCO01-01 Listado de
Proveedores Críticos Aprobados los proveedores de material o servicio requerido.
Si no se cuenta con proveedores críticos aprobados, para el producto o servicio solicitado, se debe
realizar lo descrito en el P-CO01 Selección y Evaluación de Proveedores Críticos.
Si se cuenta con proveedores críticos aprobados, para el producto o servicio solicitado, se solicitan
cotizaciones a los proveedores y cuando estas se tienen físicas se adjuntan al R-PCO02-02 Pedido de
Material y/o Servicio para su archivo.

5.6 El Asistente de Compras, presenta al Gerente y Director de Logística las cotizaciones recibidas
para su selección, con el criterio de precio bajo, disponibilidad inmediata, despacho y forma de
pago. Una vez seleccionada la mejor cotización ésta es aprobada por el Gerente y/o Director de
Logística.

5.7 De acuerdo a la cotización aprobada el Asistente de Compras elabora la Orden de Compra, (la
cual debe ser realizada en el programa contable CGUNO); y en la misma solicita los certificados de
calidad y/o hojas de seguridad de los materiales básicos expuestos en el plan de calidad de la obra;
Esta debe ser aprobada por el Gerente, Director de Logística y/o Director Administrativo, una vez es
aprobada se envía al proveedor.
Si el proveedor solicita pago anticipado el Asistente de Compras envía la Orden de Compra (original) a
Gestión Financiera y Contable para que gestione el pago y este a su vez será el responsable de enviar
copia de comprobante de pago al proveedor.

5.8 El Asistente de Compras debe hacer seguimiento al despacho del producto y/o a la ejecución del
servicio solicitado, este seguimiento finaliza cuando el solicitante ha recibido el producto y/o servicio
a conformidad, en las obras el soporte del ingreso del producto a conformidad es el R- PAL01-07
Entrada a Almacén.

5.9 Una vez se recibe la factura del proveedor, el Asistente de Compras verifica lo facturado versus
el R-PAL01-07 Entrada a Almacén y elabora Entrada de Almacén en el sistema contable CGUNO
registrando el número de factura del proveedor en dicho formato y en la Orden de Compra el
número de la Entrada de Almacén arrojada por el sistema.

5.10 Una vez confrontada dicha factura, se sella dejando visto bueno en sello “forma de pago”; Si el
producto y/o servicio facturado fue recibido en obra, el Asistente de Compras estampa sello
TELEFONOS: (8)2785861– 3138317546
E-MAIL: marazulconstruccionesdecolombia@hotmail.com , heriher@hotmail.com
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“inspección y recepción de materiales” y la envía al Ingeniero Residente para que éste verifique lo
facturado versus lo recibido y deje visto bueno en el sello.

5.12 Una vez el Ingeniero Residente verifica la factura la envía al Asistente de Compras para que la
entregue a Gestión Financiera y así programar el pago.

TELEFONOS: (8)2785861– 3138317546

E-MAIL: marazulconstruccionesdecolombia@hotmail.com , heriher@hotmail.com