GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE : ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

 Denominación del Programa de Formación : Asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación : 122121
 Nombre del Proyecto (si es formación Titulada) :Procesos Administrativos en
las empresas de servicios de la región
 Fase del Proyecto (si es formación Titulada) :Hacer
 Actividad de Proyecto (si es formación Titulada) :Ejecutar la gestión
administrativa, según políticas de la organización.
 Competencia :Organizar eventos que
promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la
empresa
 Duración de la Guía :50 horas

2. PRESENTACION

Dentro de las organizaciones debe existir la iniciativa y la capacidad de organizar y desarrollar

eventos que dinamicen actividades y escenarios para el logro de objetivos de las mimas. Es por esto
que a partir de la presente guía, se inicia la formación para hacerle competente como aprendiz en la
Organización de eventos empresariales. Esto en relació n a que todo asistente administrativo debe
tener las bases y capacidad de asistir y ayudar en la planeació n y puesta en marcha de los eventos
formales realizados por la empresa a la cual está vinculado.
Los eventos han de ser ejemplo de la implicació n de la organizació n con la sociedad y adicional a esto
eventos deben ser sostenibles y amigables con el medio ambiente.
“Para que los eventos sean verdaderas herramientas de comunicación global, deben estar
pensados, diseñ ados y ejecutados con una coherencia que exponga la ló gica entre el “decir” y el
“hacer” de una organizació n, puesto que los dos proyectan su imagen, trasmiten sus valores y
permiten acercarse a su mundo cultural.
Al finalizar esta guía estará en la capacidad de: aplicar el proceso administrativo al desarrollo del
evento, de acuerdo con el propó sito, objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgació n y las políticas
de la organizació n y divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la
organizació n.

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

La competencia y resultados desarrollados en esta guía corresponden a la fase “hacer” para el

desarrollo de las actividades propuestas en el proyecto formativo, en este mismo orden de ideas
vamos a organizar los requisitos previos para el desarrollo de la misma.

Para iniciar estas actividades de aprendizaje usted debe disponer de:

 Conformar un grupo autó nomo de estudio SENA (GAES) de no má s de 6 aprendices.
 Carpeta con el contenido, actividades y material de apoyo del curso.
 Organizar el escenario de trabajo dentro del ambiente de aprendizaje, debe contar con sillas,
mesas, computador, video beam y deben verificar el suministro de energía eléctrica.
Se dispone de 30 minutos para el cumplimiento de las condiciones mencionadas anteriormente.

3.1 ACTIVIDAD IDENTIFICACION DE CONOCIMIENTOS PREVIOS

Realizar un evento de cualquier naturaleza requiere una logística muy detallada de modo que su
ejecució n sea todo un éxito en cuanto al alcance de los objetivos propuestos, esto se logra cuando la
planeació n es lo má s exhaustiva posible.

3.1.1 ACTIVIDAD DE REFLEXION INICIAL

Para tener un acercamiento a lo que organizar y realizar un evento se refiere, en los grupos
organizados, se les solicita llevar a cabo la siguiente actividad de reflexió n:

“Tomémonos un tinto”
Ustedes tienen fama de preparar el mejor café de la regió n; por lo que una empresa muy reconocida
les ha solicitado la preparació n de los cafés para los asistentes a un importante congreso de
profesionales.
La tarea a realizar consiste en escribir el paso a paso (procedimiento) del proceso desde el inicio
hasta el fin.
Al final del ejercicio deben estar en capacidad de responder a los siguientes aspectos:

Identificar las fases o etapas del proceso.

Identificar recursos requeridos.
Identificar el procedimiento de satisfacció n del servicio.
Contemplar las novedades que se presenten en el proceso.

Recuerden que todo debe estar escrito, pues finalizado este momento, los grupos nombrará n un
relator que será quien exponga su procedimiento.

3.1.2 ANALISIS DE VIDEO

3.1.2.1 Después de ver los videos socialice las siguientes preguntas en grupo:

2
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

Có mo debe ser un Organizador de Eventos: ¿Puedo ser yo? ¿Qué características debo poseer?
¿Cuá nto capital necesito? ¿Debo alquilar un local? ¿Y la edad? ¿Qué estudios requiero? Cuá l
debería ser el perfil humano? Cual el profesional?

• Video 1: DG Organizació n Integral de Eventos Microempresas Exitosas 2012

https://www.youtube.com/watch?v=n-D2ew4Ty40

• Video 2: Jefe encubierto: https://www.youtube.com/watch?v=hh05WV1auRA

3.1.2.2 Ver los siguientes videos y dar su reflexió n de la importancia del protocolo:

Video 1: El presidente Obama avergonzado ante Isabel II por un grave error de protocolo 
https://www.youtube.com/watch?v=do0Uz93Z4Dg

Video 2: MACRON LE PONE UN ALTO A TRUMP y a su lenguaje corporal violento.

https://www.youtube.com/watch?v=DpAB-9JXs5k

Video 3: Rey de Españ a calla a Hugo Chá vez

https://www.youtube.com/watch?v=fX9MAkzEm40

3.2 ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACION

3.2.1 Realizar la lectura y apropiació n de los temas del Material de Apoyo “Organizació n de eventos”
que encuentra en la plataforma LMS -competencia Organizació n de eventos, también estará
disponible para ser entregado en físico por parte del instructor.

3.2.2 En el saló n de clases realizar las plantillas necesarias que abarquen el resumen de las temá ticas
del material de apoyo (las plantillas se pueden desarrollar a través de un mapa conceptual y/o
grá fico, caricatura, “lapbook”,etc)

3.2.3 Participar en la mesa redonda donde se llevará n a cabo las conclusiones de los ítems que
indique el instructor

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

3.3.1 Realice una cartelera y socialice en grupo de manera creativa con su equipo de trabajo y defina
a) Qué es un evento y su clasificació n.
b) Importancia de los eventos dentro de las organizaciones

3.3.2 A través de socio drama, en grupos representar las siguientes normas de etiqueta, teniendo en
cuenta lo siguiente:
1. Cada punto debe ser bien argumentado por el equipo
2. Cada equipo deberá preguntar al equipo que elija, con el objetivo de obtener la
retroalimentació n debida- esta retroalimentació n se calificará por parte del instructor y
cualquiera del grupo elegido podrá responder.
3. El instructor evaluara cada socializació n teniendo en cuenta, la argumentació n, metodología,
creatividad, presentació n y evaluació n de retroalimentació n.

3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

A. Etiqueta básica

1. Practica la cortesía bá sica

2. Sostén la puerta para otras personas
3. Habla adecuadamente (Grupo 1)
4. Ofrece tu asiento en trasporte pú blico
5. Felicita a las personas

6. Sé un conductor cortes
7. Aprende a saludar a las personas
8. Trata las presentaciones con gracias (Grupo 2)
9. Arréglate apropiadamente
10. Escribe cartas de agradecimiento

B. Modales en la mesa

1. No mastiques con la boca abierta

2. Di “permiso” cada vez que tengas que levantarte de la mesa
3. Pídele a alguien que te pase un plato, condimentos, salsa
4. No apoyes tus codos sobre la mesa mientras comes (Grupo 3)
5. Sostén tus cubiertos
6. Aprende a dejar los cubiertos

C. Etiqueta telefónica

1. Utiliza tu teléfono en contextos apropiados

2. Asegú rate de que el nú mero que tienes sea correcto (Grupo 4)
3. Escucha tu voz
4. Practica una cortesía conversacional bá sica

5. ¡Dale a las personas la oportunidad de contestar el teléfono!

6. No pases una u horas hablando por teléfono (Grupo 5)
7. Aprende a contestar una llamada
8. Deja esperando a una persona amablemente

3.3.3 Después de consultar el material de apoyo indicado por el instructor, realice un caso donde
presente con su grupo qué protocolos se deben tener en cuenta en los eventos empresariales, ademá s
del material de apoyo y el que usted consulte, puede tener en cuenta:

 Video1: Eventos, protocolo y relaciones pú blicas en empresas e instituciones

https://www.youtube.com/watch?v=PNgT8kJJGsU

 Video 2: Etiqueta & Protocolo Parte 1.avi

https://www.youtube.com/watch?v=Nb3srNgctjg

 Enlace web: http://es.wikihow.com/tener-buenos-modales

4
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

3.3.4 Realizar las siguientes exposiciones asignadas por equipos de trabajo:

Grupo No. 1: Directrices para la organizació n de un evento empresarial. Protocolo, elementos del
briefing, concepto y sus clases. Creatividad en
eventos.
Grupo No. 2: Comités y Logística para y durante
el evento. Marketing en eventos.
Grupo No. 3: Cronograma de actividades, agenda
de un evento. Responsabilidad social
empresarial.
Grupo No. 4: Nuevas tecnologías y soportes
tecnoló gicos aplicados a la organizació n de
eventos. Ejemplos (Eventioz). Gestió n
Documental en eventos.
Grupo No. 5: Divulgació n de eventos, memorias,
encuestas. Formatos utilizados. Sostenibilidad
de
Eventos

3.3.5 Actividad de las empresas didácticas (Banco Amigo)

Cada grupo debe codificar tres departamentos (Departamento de ventas, departamento

financiero, departamento administrativo) de la empresa y elaborar los siguientes documentos
aplicando la GUIA TECNICA COLOMBIANA 185.

a) Realizar un brief de un documento central. (De acuerdo al tipo de evento que le

correspondió al grupo)
b) Realizar listado de asistencia en Excel, Orden del día. Tenga en cuenta el membrete de las
hojas.
c) Realizar en Excel un documento de REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDENCIA
RECIBIDA
d) Acta de lider OPC y E, responsables de comités,
e) El Gerente a través de un memorando solicita la informació n sobre los preparativos
adelantados por el Departamento de Ventas de la feria que comenzará en 10 días.
Memorando
f) El Jefe de ventas genera un informe corto respondiendo a la solicitud anterior sobre los
preparativos.
g) Realizar el marketing para el evento. (logo, publicidad, escarapela, pagina web )
h) Elabore una circular realizada por el gerente felicitando por el éxito al personal por el
éxito a través de la feria circular general.
i) Al finalizar el evento realizar un acta que evidencie los detalles del evento que realizó .
j) Entregar a cada uno de los participantes una constancia por su asistencia al evento
organizado.
k) Encuestas de satisfacció n.
l) Entrega del informe de reporte y sugerencias del evento.
3.4 ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS
5
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

Organizar un evento donde se haga el lanzamiento de servicio (puede escoger el tipo de evento que
má s se adapte a su empresa y a lo que quiere transmitir) de la empresa didá ctica de la cual usted hace
parte, con sus respectivos procesos administrativos y planeació n estratégica, teniendo en cuenta las
fases del mismo -pre-evento, desarrollo y post-evento- y todo lo que cada etapa implica.

Puede tomar como guía referencia las siguientes directrices:

 Al diseñ ar el evento primero responda: ¿Qué pretenden transmitir y cuá les son los objetivos? ¿A
quién me dirijo o qué tipo de pú blicos? ¿Dó nde puedo hacer el acto o có mo organizo el espacio que
me han asignado? ¿Có mo la decoro? ¿Có mo estructuro el acto? ¿Qué orden tiene? ¿Qué materiales y
elementos utilizará ?
1) Elaboració n de listados de los comités a cargo del evento
2) Realice un borrador del programa.
3) Realice una lista de materiales y recursos
4) Elabore cartas, donde solicite:
a. Un patrocinio de alguna entidad a fin al evento.
b. Solicitud de cotizació n de 300 refrigerios.
c. Solicitud de vigilancia por parte de la Policía Nacional
d. Invitació n a un delegado o participante importante.
- Nota: Para elaborar las cartas, tenga en cuenta que debe crear los datos de la empresa,
logotipo, datos del destinatario y remitente, ubicació n, fecha, etc. Elija el estilo de carta má s
apropiado
5) Realice un presupuesto
6) Elabore un cronograma de actividades del evento
7) Diseñ e un Guió n del acto, que ha de conocer los principales protagonistas. Planificació n detallada que
busca facilitar la actuació n del anfitrió n y los invitados Flexibilidad y previsió n de tiempos.
8) Elabore unas encuestas de satisfacció n para aplicarlas antes de finalizar el evento, a los participantes
y asistentes. Ademá s de listas de chequeos para hacer seguimiento al cumplimiento de los planes y
objetivos trazados antes de la actividad y evaluar el desempeñ o de los diferentes comités.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Estructura eventos menores Técnica de Evaluación:

Conocimiento : aplicando las etapas, los
conceptos bá sicos y las
directrices de la organizació n.
Trabajo de investigació n
Ejercicios prá cticos
talleres
Formulació n de Preguntas

Instrumento de Evaluación:
Cuestionario control de lectura

Evidencias de Desempeño Selecciona los medios técnicos Técnica de Evaluación:

y tecnoló gicos para la Observació n directa

6
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

divulgació n del evento.

Evidencias de Producto:
Selecciona los recursos
humanos, técnicos y
tecnoló gicos requeridos para
la planeació n, coordinació n y
ejecució n del evento.
Entrega de los ejercicios
prá cticos
Instrumento de Evaluación:
Lista de Chequeo
Técnica de Evaluación:
Valoració n de productos.
Instrumento de Evaluación:
Lista de verificació n para
valorar producto.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Banco de datos: fuente de informació n interna de diferente índole, constituida por bases de datos,
documentació n recogida de los medios de comunicació n, informes internos, etc. Pueden ser
informatizadas o impresas y contendrá n diferentes tipos de informació n de manera organizada.
Briefing: informe breve –brief– que contiene los datos del plan o programa de una campañ a.
Catálogo: documento que se edita para informar acerca de los servicios, productos o otras
actividades de la empresa. Generalmente presenta una lista con descripciones de los productos o
servicios de la empresa. Son de circulació n interna y externa. Hay principalmente dos tipos de
catá logos, uno para el consumidor y otro para el profesional.
Check back: Este término se refiere al servicio posventa que debe realizar todo bartender después de
haber entregado el trago. El procedimiento consiste en preguntar cuando ha advertido que el cliente
ha probado el trago, si todo está ok, si es lo que pidió o si la sugerencia cumplió con sus expectativas.
Congreso: asamblea generalmente perió dica en la que los miembros de una asociació n, cuerpo,
organismo, profesió n, etc. se reú nen para debatir cuestiones previamente fijadas. Del latín
“congregare”, juntar, reunir. Es una reunió n científica o institucional de colegas de una misma
asociació n o entidad, con características reglamentadas y un trabajo sistematizado.
Convención: del latín “convenire”, venir varias personas a un mismo lugar. Es una reunió n formal
con participantes relacionados por ejemplo a una empresa o con la política o una corporació n y su
objetivo es proveer informació n u opinió n. Se delibera y luego se obtiene un consenso. Es una reunió n
general de una agrupació n –empresa, institució n, partido político, etc.–. Pueden ser constitutivas,
motivadoras, aprobatorias, etc.
Feed-back: proceso de retroalimentació n de la comunicació n, la emisió n de un mensaje produce una
respuesta en la recepció n y a su vez, esta respuesta produce una contra respuesta en la emisió n.
Feria: exposició n en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos que se exhiben. Es
divulgació n con ventas. Es una manifestació n comercial, que tienen por objeto la exposició n de bienes
o la oferta de servicios para favorecer su conocimiento y difusió n, promover contactos e intercambios
comerciales, lograr mayor transparencia en el mercado, otros. Sus principales características son la
finalidad comercial, tener una duració n limitada en el tiempo y reunir a una pluralidad de
expositores.
Estrategia: proceso de selecció n de decisiones. Conjunto de medidas -que de acuerdo con un plan- la
empresa se propone aplicar al campo del producto, del marketing, de la comunicació n, etc.
Evento: es toda reunió n organizada con relació n a una determinada temá tica, en la que se dan cita
expositores y pú blico para intercambiar informació n, conocimientos u otros, o para establecer
relaciones comerciales, profesionales, otros.

7
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

Mailing: consiste en la creació n y emisió n de cartas en serie. Son cartas formadas por un texto comú n
para todas y una cabecera distinta para cada una. Esta ú ltima se personaliza con los datos de cada uno
de los destinatarios –generalmente extraídos de una base de datos.
Manual corporativo: documento escrito en el que se reflejan todos los aspectos relacionados con la
imagen corporativa –desde la normativa del logotipo hasta las normas de comportamiento del
personal de la empresa.
Marketing: proceso social orientado hacia la satisfacció n de las necesidades y deseos de individuos y
empresas, para la creació n y el intercambio voluntario de productos y servicios.
Merchandising: conjunto de acciones dirigidas a conseguir una presentació n atractiva del producto
o servicio en el propio establecimiento. Ejemplo de ello, es el escaparatismo, decoració n interior,
organizació n y presentació n de productos, recorridos sugeridos al cliente dentro de los locales de la
empresa, etc.
Motivar: consiste en imprimir una actitud positiva respecto al trabajo. Por medio de incentivos,
viajes, premios, reuniones, otros o por otros medios, como pueden ser las propias tareas, el grado de
dificultad, otros.
Patrocinio: financiació n total o parcial de un evento a cambio de algunos derechos de asociació n que
pueden utilizarse para conseguir una ventaja comercial.
Programa: elemento clave en las reuniones empresarias o institucionales para tener en claro có mo
será la marcha del encuentro.
Publicidad: conjunto de medios empleados para dar a conocer una persona o una empresa
comercial, industrial, etc. que está n destinados a facilitar la venta de los productos o servicios que
éstas producen.
Público: colectividad o audiencia en general.
Público objetivo: audiencia o colectividad a la que se dirige el mensaje.
Promocionar: dar impulso a una determinada acció n y especialmente a una empresa, producto o
servicio.
Protocolo: conjunto de normas técnicas de uso social, necesarias para la planificació n, preparació n,
desarrollo y ejecució n de cualquier acto que encierre una cierta relevancia.
Sponsorización: apoyo econó mico a una entidad a la que queda asociado nuestro nombre comercial.
Spot: corto publicitario elaborado para su exhibició n en televisió n, en cine o en Internet.
Stand: o plataforma de exposició n.1-Espacio acondicionado para la presentació n de productos,
generalmente en ferias o exposiciones. Es una arquitectura efímera diseñ ada por interioristas,
diseñ adores grá ficos o industriales. 2-Constituye el soporte físico del producto o servicio, así como el
marco donde se desarrollará n todas las acciones comerciales y comunicativas durante el evento.
Deberá ser pensado y concebido en base a los objetivos y brindar el entorno má s adecuado posible
para los contactos y visitantes que a él acudan.
Tomado de: http://www.lehotelier.com.ar/apuntes/geventos.pdf

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Como organizar un evento: http://www.improvvisa.es/como-organizar-un-evento/

Manual de un evento :
http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/portalIG/home_1/recursos/documentos_generales/
09102014/manual_eventos_protocolo.pdf
https://ebookcentral-proquest-com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/reader.action?
docID=5487067&query=creaci%C3%B3n+de+eventos+#
http://www.spanish-translator-services.com/espanol/diccionarios/contable-ingles-espanol

8
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

http://admluisfernando.blogspot.com/2008/03/clasificacin-de-las-empresas.html
http://desarrollo-profesional.universia.es/emprendedores/tipos-empresas/
http://www.monografias.com/trabajos16/estructura-organica/estructura-organica.shtml
http://www.slideshare.net/ELGALANIPC/curso-de-organizacion-de-eventos-corporativos
http://www.slideshare.net/crismarla/los-comites-de-un-evento
www.documentació n.edex.es/docs/0302ESCenf.pdf
Linn, Matthew, S.J Fabricant, Sheila, Linn Dennus, S.J (2004). Sanando las 8 etapas de la Vida Bogota
– Colombia

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Biatnett Campo INSTRUCTOR CLPE

(es)
Carlos Lapeira

Mirtha Montesino

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar ú nicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fech Razón del

a Cambio

Autor
(es)