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Combinación de correspondencia desde Word, usando bases de datos en

Excel y en Word.

Iniciar la combinación de correspondencia


Permite la unificación de un archivo con texto fijo y datos variables; almacenados a
través de una carpeta externa. Como texto fijo, se debe usar una carta de
presentación que se tenga guardada en el PC, para ello debe:

1. Dar clic en el botón Archivo.


2. Dar clic en Abrir.
3. En la carpeta donde está almacenado el documento (la carta), seleccionar el
archivo
4. Carta de presentación.
5. Dar clic en Abrir.

Ahora es necesario guardar este documento para realizar el ejercicio:


5. Dar clic en el botón Archivo.
6. Dar clic en Guardar como.
7. Dar nombre al archivo.
8. Dar clic en el botón Guardar.

Crear los destinatarios

Una vez guardado el documento, se inicia el procedimiento para realizar la


combinación de correspondencia:

1. Dar clic en la opción Correspondencia del menú.

2. Seleccionar la herramienta Iniciar combinación de correspondencia.

3. Del panel de opciones, dar clic sobre Cartas, la carta proveniente de la primera
actividad ya está configurada para combinar. Ahora es necesario crear el listado
de clientes a quienes se le enviará la carta.

4. Dar clic en la herramienta Seleccionar destinatarios de la barra menú.

5. Dar clic en la opción Escribir nueva lista…

6. El cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones aparece en pantalla.

7. Debe establecer qué información va a almacenar en la lista de


destinatarios. Dar clic en el botón Personalizar columnas…
Eliminar campos del listado de destinatarios
En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones se puede agregar
campos necesarios o remover los innecesarios.
1. Del listado, seleccionar Campo de dirección 2, esta opción será eliminada.
2. Dar clic en Eliminar.
3. Una advertencia aparece en pantalla, dar clic en el botón Sí.
Note que este
campo desaparece
del listado. Realizar
estos mismos
pasos para:
 Provincia o
estado
 Código postal
 País o región
Crear nuevos campos en el listado de destinatarios

Es posible crear campos que complementen el listado necesario de destinatarios.


Crear un nuevo campo Paso a paso:
1. Es necesario crear un nuevo campo dentro de la lista, dar clic en el botón
Agregar.
2. Digitar el nombre del campo, en este caso Cargo.
3. Dar clic en Aceptar.
4. El campo Cargo aparece en la lista, pero se debe ubicar debajo del campo
Apellidos.
5. Dar clic en Subir, hasta ubicar en el sitio este campo.
6. Dar clic en Aceptar.

Ingresar los datos del


destinatario Paso a paso:
1. Dar clic en Tratamiento y
digitar el texto Sr. o Sra.
2. En este caso, dar clic en Nombre y digitar (Mónica). La información de cada
casilla se debe encontrar en la carta que está trabajando, Mónica Villanueva será
el primer destinatario. Cada dato debe ser completado. Para moverse entre celdas
pulsar la tecla TAB o pulsar las flechas del teclado según la dirección a la que
necesite dirigirse.
3. Una vez completados los datos del primer destinatario, dar clic en el botón
Nueva entrada.
4. Llenar los datos del nuevo destinatario, repetir estas acciones con todos los
destinatarios.
5. Dar clic en Aceptar.
6. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones aparece en pantalla. Dar
nombre al archivo.
7. Dar clic en el botón Guardar, se creará automáticamente una carpeta especial
para guardar esta base de datos. Microsoft Word 2010 se apoya en el programa
Microsoft Access 2010 para administrar estas listas.
Editar campos

El formato actual de la fecha no es conveniente para la carta por eso se debe


cambiar el formato:
Paso a paso:
1. Dar clic sobre el elemento, un cuadro enmarca la fecha, pulsar botón derecho
sobre este campo.
2. Del panel, seleccionar la opción Editar campo.
3. En pantalla aparece el cuadro de diálogo Campo, del listado propiedades de
campo, en formatos de fecha, seleccionar una opción.
4. Dar clic en Aceptar.

Los campos combinados son la información que se importará del listado de


destinatarios a la carta creada.

Para incluir los campos combinados dentro del documento, debe hacer lo
siguiente:
1. Seleccionar el texto Sr. o Sra. y borrarlo con la tecla Backspace.

2. Ir a la opción Correspondencia.

3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado.

4. Del panel, seleccionar Tratamiento.

Ahora se insertará el campo Nombre Paso a paso:


1. Seleccionar el nombre en la carta, pulsando las teclas Control + Shift + flecha
derecha. (O dar clic sostenido en la palabra nombre).

2. Ir a la opción Correspondencia.

3. Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado.

4. Seleccionar la opción Nombre.

Vista previa de resultados


Permite visualizar el producto de la combinación:

1. Para activar la visualización de los resultados, dar clic en el botón Vista previa de
resultados.

2. Dar clic en los Controles para ver el siguiente registro completo. Repetir esta
acción para generar vistas previas.

Para desactivar la vista previa, dar clic de nuevo en la herramienta Vista previa
de resultados.

Una vez finalizada la comprobación de errores se genera un documento nuevo,


llamado Cartas1. Este archivo contendrá todas las cartas combinadas y
posteriormente se procede a guardar dicho proceso.

Paso a paso:
1. Dar clic en el botón Archivo.

2. Escoger la opción Guardar como.

3. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

4. Dar nombre al archivo.

5. Dar clic en Guardar.

Finalizar la combinación de documentos Paso a paso:


1. Se pasa al archivo original (en este caso Carta).

2. Dar clic en el botón Guardar.


3. También se puede generar las cartas combinadas desde el botón Finalizar y
combinar.

4. Seleccionar la opción Editar documentos individuales…

5. Un pequeño cuadro de diálogo aparece para especificar cuáles registros serán


combinados en un nuevo documento. Seleccionar la opción Todos.

6. Dar clic en Aceptar.

Se guarda el documento generado con las cartas combinadas.


7. Dar clic en Finalizar y combinar.

8. Seleccionar la opción Imprimir documentos.

9. Seleccionar los registros a imprimir en el cuadro de diálogo.

10. Se abre el cuadro de diálogo y dar clic en imprimir.

Editar la lista de destinatarios


Resulta posible editar el listado de destinatarios y realizar acciones para combinar
solo los contactos deseados.

Paso a paso:
1. Dar clic en la ficha Correspondencia.
2. Dar clic en el botón Editar lista de destinatarios.
3. Seleccionar el listado de destinatarios de la sección Origen de datos.
4. Dar clic en el botón Edición.

1. Seleccionar la casilla que desea


editar. Puede realizar la edición de cualquier casilla del listado, también es posible
adicionar nuevas entradas, eliminarlas o personalizar las columnas.
2. Dar clic en la herramienta Buscando… con esta herramienta es posible encontrar
un contacto dentro del listado.
3. En el cuadro de diálogo buscar entrada digitar la palabra que desea buscar.
4. Dar clic en Buscar siguiente.
Fijarse que en el listado se
resalte el contacto digitado
anteriormente.
También se puede limitar la búsqueda enmarcándola en un solo campo, para ello
debe:
1. Dar clic en la opción Este campo.
2. Dar clic en la pestaña del menú lista y seleccionar el campo.
3. Digitar la palabra.
4. Dar clic en el botón Buscar siguiente.
5. El resultado resalta en la lista de destinatarios.
6. Una vez editada la lista, dar clic en el botón Aceptar.
7. Una advertencia de actualización aparece en pantalla, dar clic en el botón Sí.

El siguiente paso es vincular el documento de Word con el archivo creado en


Excel.
-Clic en la pestaña correspondencia.
Trabajando
correspondencia con una base de datos en excel

En el grupo iniciar combinación de correspondencia, clic en el comando


seleccionar destinatarios.
-En la lista que se despliega, clic en usar lista existente.
-En la ventana de seleccionar archivo de origen de datos, buscar y seleccionar el
archivo de Excel.
-Clic en abrir

-En la siguiente ventana seleccionar la hoja1, que se ingresaron los datos.


-Bien ya está listo la vinculación entre Word y Excel, para confirmar si está bien el
procedimiento solo debe hacer clic en el comando editar lista de destinatario del
grupo iniciar combinación y correspondencia.

¿Cómo insertar los campos de Excel en Word?


-Antes de todo se debe asegurarse que haya vinculado el archivo de Excel en
Word.
-Ubicarse donde desea insertar el campo.
-Clic en la pestaña correspondencia.
-En el grupo escribir e insertar campos, clic en el comando insertar campo
combinado.
-Se despliega un menú, haga clic en el campo que desee insertar.

-Listo aparece el nombre del campo entre los signos mayor y menor dobles.

Nota: Entre cada campo insertado deje un espacio para que las palabras no se
vean pegados.
¿Cómo activar la vista previa?
-En el grupo vista previa de resultados de la pestaña correspondencia, active
haciendo clic en el comando vista previa de resultados.
-Puede utilizar el registro siguiente y anterior para ver los datos en la carta.
-Para desactivar haga clic nuevamente en el comando vista previa de resultados.
¿Cómo generar todas las cartas para imprimirlas?
-En el grupo finalizar de resultados de la pestaña correspondencia, haga clic en
finalizar combinación.
Se despliega un menú
-Clic en editar documentos individuales.

Se genera un nuevo documento con los datos de cada una de las personas de la
base de datos.

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