Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el control

adecuado de los recursos en forma ordenada.
Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera efectiva
y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del
sistema y por ende la rentabilidad y beneficio económico.

Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo radica en el buen uso de los recursos de la compañía y la
previsión de posibles fenómenos futuros, esto con la finalidad de garantizar la existencia y la
superación corporativa.

Cada empresa debe tener su proceso administrativo con el fin de mantener su empresa
estable y así poder obtener resultados benéficos a futuro, es importante tomar en cuenta
cada paso ya que cada uno tiene un lugar muy importante dentro de una empresa.
En conclusión podemos decir que el proceso administrativo es indispensable para el buen
funcionamiento de las empresas y de esto dependerán los resultados a futuro. The Coca
Cola Company es un ejemplo de cómo el proceso administrativo les ayudado a lograr el éxito
por más de 120 años.

El proceso administrativo es extremadamente importante en todo tipo de empresas ya que el

uso de este proceso evita improvisaciones en los momentos más difíciles y en la toma de
decisiones importantes.
En las organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medio
para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su
personal ni sus recursos debidamente. 

El proceso administrativo es imprescindible para hacer funcionar una empresa. Se encarga

de guiar y orientar al personal de la misma basándose en sus cualidades personales. Es un
medio para poder decidir sobre el futuro de la empresa. Conociendo las funciones que
desempeña cada persona en la empresa es posible realizar planes para conseguir mejorar
los resultados obtenidos.

2.La planeación  dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e
interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a
ejecutar en el corto, medio y largo plazo.

 LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a

seguirse.
La planificación del proceso administrativo es la herramienta estratégica clave para conseguir
llegar a alcanzar los objetivos empresariales propuestos durante el desarrollo del proyecto. A través
de ella se organiza la estructura de los órganos y distintos cargos que compondrán la empresa, para
dirigir y controlar las actividades de forma más eficiente.
Y es que, la productividad empresarial y mejora de los procesos es más que notable tras implementar
la planificación del proceso administrativo, ya que los objetivos se deberán alcanzar adecuando los
medios y recursos de los que disponga la empresa a los fines que se desea conseguir.
Durante la etapa de planificación es importante diferenciar entre objetivos y metas, como dos
términos que no son sinónimos sino que tienen distinta funcionalidad. En concreto los objetivos
harán referencia a las etapas necesarias durante el recorrido, para conseguir lograr las metas
definidas.
Así, la planificación del proceso administrativo se convertirá en la guía que establecerá el
momento en el que nos encontramos hasta donde queremos llevar a nuestra empresa.
Su objetivo no será otro que reducir el riesgo al mínimo en las decisiones estratégicas y
aprovechar al máximo las oportunidades para el crecimiento del negocio.
Cómo planificar el proceso administrativo
No existe un único camino para establecer las bases que permitan planificar el proceso
administrativo en una empresa.
No hay que olvidar, que en función del sector comercial, la complejidad de la jerarquía del negocio o
la propia competencia del mercado, la empresa se enfrentará a retos distintos que deberá superar con
las herramientas disponibles.
La planificación generalmente se engloba dentro de la fase mecánica del proceso de
administración, en la que a diferencia de la fase de estática se tiene un alto grado de relación con
las personas que integran el equipo. De ahí que factores como la empatía o la capacidad de
comunicación adquieran una importancia vital en esta fase del proceso.
En términos generales podemos distinguir dos etapas comunes al proceso de planificación
administrativa en una empresa.
En la primera fase, un responsable o bien grupo supervisor genera una iniciativa o una idea que tenga
relación directa, con las metas que se pretenden alcanzar en el transcurso anual de negocio. En ese
punto, los equipos con mayor responsabilidad pueden opinar y enriquecer el proyecto con
nuevas ideas y aportaciones, que permitan establecer aquellos objetivos que van a definir el camino
a seguir para alcanzar las metas propuestas en la anterior fase.
Una vez que el plan ya está definido globalmente, llega el momento de trasladar esas ideas al resto de
la organización empresarial. En ese momento tiene lugar la integración de los procesos definidos
con anterioridad, para adaptarlos al funcionamiento normal de la empresa y conseguir llegar a los
fines propuestos con mayor agilidad.
No hay ninguna fase más importante que otra, sino que ambas se interrelacionan y se
complementan por un fin común más importante, al igual que sucede en cualquier organismo vivo
compuesto por células y tejidos.
Y es que, cualquier empresa por muy grande que sea estará formada por personas, y la capacidad de
interrelación y trabajo en equipo serán las responsables del éxito o fracaso en su trayectoria de
planificación.

Planeación
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué
se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer.
Para ello se siguen algunos pasos como:
 Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de
Porter y el análisis FODA).
 Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
 Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.
Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas organizacionales,
el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y la consecución de planes
prioritarios para coordinar todas las actividades.
Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y preverá los
objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.
De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a realizar, para ser
implementado con previa visualización, tomando en cuenta detalladamente cada característica.
Las actividades más importantes de la planeación son:
1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.
2. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
3. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
5. Implantar las condiciones de trabajo.
6. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
7. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo.
8. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
9. Modificar los planes basados en el resultado del control.

Planificación
La planificación consiste en investigar y determinar los objetivos y estrategias a
utilizar, y debe tomar en cuenta las metas a corto y largo plazo.
Durante este proceso se deben poder identificar cuáles son las posibles dificultades que
surgirán y cómo se llevará a cabo dicho proceso.

Planeación
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización ".A.
Reyes Ponce.
 La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un
problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A.
Fernández Arenas.
 

La planeación es una de las funciones gerenciales, la cual incluye seleccionar proyectos y

objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos. Además requiere toma de
decisiones, es decir, elegir una acción de entre varias alternativas. Implica fuerza en la
innovación gerencial.
La planeación permite anticiparnos a todos los posibles escenarios en los que se podría
situar la organización y así ayudarnos a lograr un correcto funcionamiento para alcanzar los
objetivos de la empresa. La planeación cierra la brecha de donde estamos parados y a
dónde queremos ir.
3.Planeación
Es la parte inicial del proceso, se plantean los objetivos, metas y los métodos que se usaran para
alcanzarlos, por lo tanto, responde a las incógnitas: ¿qué se va a hacer? ¿cómo se va a hacer? ¿en
qué momento sucederá? Se deben establecer las estrategias más convenientes para alcanzar los
objetivos, adicionalmente es necesario la elaboración de un manual que describa las actividades a
realizar.
En resumen la planeación trazará el camino a seguir para alcanzar los objetivos.
Organización
En esta etapa se busca coordinar lo que se planeo anteriormente, para ello se buscarán las
personas más adecuados para desarrollar las actividades propuestas, puesto que de nada servirá
establecer los objetivos si el personal es incapaz de desarrollarlos, el objetivo principal de la
organización es que se puedan llevar a cabo las actividades de manera satisfactoria con la menor
implicación económica posible.
La organización busca coordinar el trabajo y el trabajador para que exista una armonía, y de esta
manera fluya la eficiencia.
Dirección
A partir de este momento se empiezan a ejecutar las actividades programadas y su organización
correspondiente, los directivos deberán estar atentos para así poder tomar decisiones, ayudar e
instruir de llegar a ser necesario, dando como paso a tres aspectos fundamentales en esta etapa, los
cuales son:
 Liderazgo
 Motivación
 Comunicación
Estos aspectos deberán ser principales características de quienes estén a cargo de la dirección para
obtener resultados óptimos.
Control
Es la última etapa, la cual tiene como finalidad evaluar el alcance que se ha logrado y si se
encuentra encaminada correctamente, para esto se tendrá como base los resultados obtenidos
comparados contra los planeados, a continuación, se podrá proceder a tomar las medidas
correctivas si es que existe la necesidad, esta labor es completamente administrativa y requiere
profesionalismo en la aplicación.

Dirección:

4.
Segunda Etapa: Fase Dinámica
 Aquí ya hemos planificado los objetivos, hemos construido los equipos necesarios, y tenemos un plan
de acción para conseguir las metas que nos hemos propuesto en consonancia con la misión y visión
de la empresa… Así que ahora solo queda ponerse manos a la obra:
Fase 3: Dirección
Esta es la fase de ejecución, aquí se necesita a un director que lidere a su equipo, que lo motive, y que
supervise las actividades planeadas.
Este director debe estar cómodo con su equipo, tiene que saber coordinar los esfuerzos de todos en
pro de la consecución del objetivo final, y tiene que ser capaz de transmitir tanto los valores de la
organización como las metas que se persiguen.
Aquí es importante el estilo de liderazgo que siga el director encargado del proyecto.
Fase 4: Control
Esta es la última fase, y es de las más importantes, aquí se busca echar una vista a todo el proceso que
se ha seguido, y valorar los resultados que se han obtenido para que el siguiente proceso
administrativo sea más eficiente.
En esta fase, es cuando podemos fortalecer los puntos más fuertes del proceso y reforzar los puntos
débiles, para que la organización sea más fuerte y mejor. Es muy importante también observar las
desviaciones entre lo planeado y el resultado final.
Puede parecer que un proyecto ha llegado a su final con esta fase, pero cuando termina esta fase
comienza otra vez la primera etapa de planificación, y comenzar con todo el aprendizaje que se ha
obtenido.
Tras esta fase resulta conveniente revisar la estrategia empresarial que se ha seguido, para que en la
planificación del próximo proceso administrativo las decisiones sean las más idóneas.
El proceso básico de control sigue los siguientes pasos:
 Establecer estándares de desempeño
 Medir los resultados presentes
 Comparar los resultados con las normas establecidas
 Tomar medidas correctoras
Pero, tenemos varios tipos de control:
 Control estratégico: Seguimiento sistemático de los puntos estratégicos de control y
modificación de la estrategia de la organización con base a una evaluación
 Control de tiempo real: Información acerca de lo que está sucediendo en este momento.
 Control preventivo: Ilustra el problema y muestra la eficiencia de datos históricos.

Ejemplo de proceso administrativo

A continuación se describe un proceso administrativo dentro de una empresa de
golosinas:
 Planeación: el equipo de trabajo se determina a producir un nuevo tipo de
golosinas, para el cual hay que arrendar 150 metros cuadrados, comprar hornos y
mezcladoras, contratar nutricionistas para cumplir diversos estándares, encontrar
distribuidores y que los contadores analicen el capital.
 Organización: se delegan las compras a un equipo de trabajo y la fabricación de
galletas a otro.
 Dirección: los gerentes dan órdenes de fabricar 6.000 golosinas en una semana
para que estas sean distribuidas en las tiendas comercializadoras.
  Control: los ejecutivos ponen al tanto al gerente de las ventajas y desventajas del
proceso realizado. También se establecen algunas correcciones y se lleva a cabo
el control de calidad.
Ejemplo de procesos de administración:
Galletas GalleNatura S.A.
1.- Planeación
Esta empresa está enfocada en realizar galletas para personas diabéticas, que requerirán un nivel bajo
de azucares de absorción rápida y de bajos contenidos de colesterol.
Se arrendará un predio de 250 m2 que se encuentra ubicado en la carretera México Pachuca
kilómetro 896.5, y se adquirirán los hornos y mezcladoras necesarios para la realización de dichas
galletas.
Serán contratados ocho nutriólogos especializados, quienes tendrán la misión de diseñar las galletas y
ocho maestros panaderos quienes ayudarán y guiarán a los empleados que elaborarán las galletas en
la planta correspondiente.
Serán rectificados los contenidos caloríficos y de glucosa de las galletas y se presentará la solicitud
de la secretaría de salud para conseguir los permisos correspondientes.
Se realizarán las gestiones con las empresas distribuidoras y las cadenas comerciales para que la
distribución alcance toda la zona conurbada.
Los contadores asignados, llevarán la contabilidad correspondiente para distribuir el capital de los
inversores y obtener u margen de ganancia suficiente en un lapso o mayor de seis meses.
2.- Organización
Se forma una comisión encargada de adquirir ya sea comprando o rentando las maquinarias y
comprar la materia prima.
Será asignada la fabricación de las galletas al personal calificado y adecuado. Se contratará  un
equipo que rectificará la distribución del producto.
3.- Ejecución
Los ejecutivos asignaron la fabricación de las galletas a, quienes tendrán un plazo de 2 días para
fabricar seis mil cajas de galletas.
Los ejecutivos venderán las galletas a las tiendas distribuidoras, que se encontrarán ubicadas en toda
la zona conurbada.
4.- Control:
Los ejecutivos correspondientes, informarán al gerente de los progresos de la empresa e informarán
de cualquier variación o cambio que se presente o tenga que realizarse para establecer las
correcciones correspondientes a la planeación u otras de las fases a segur.

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