INTRODUCCION

Como parte del proceso de mejoramiento planteado, y en relación con el diagnostico realizar
en la DISTRIBUIDORA LAP, se evidencia la necesidad de establecer roles y responsabilidades,
para que de esta forma se pueda reorganizar las labores, asignar tareas encaminadas al
cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.

Como objetivo principal, de este manual es describir con claridad todas las actividades de la
empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De
esta manera, ayuda a evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede en
pérdidas de tiempo sino también en la solución de responsabilidades entre los funcionarios de
la empresa, o peor aún de una misma sección.

DISTRIBUIDORA LAP posee un manual de funciones, pero es evidente que, aunque ha sido
difundido no se ha aplicado, existe una percepción inequívoca de los roles de los funcionarios
de la empresa, entorpeciendo la labor y aún más preocupante generando retrocesos internos
que redundan la calidad del servicio al cliente.

Esta actividad sirve a la empresa para conocer mejor el funcionamiento interno por lo que
respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y puestos responsables de su
ejecución, permite auxiliar la inducción del puesto al adiestramiento y la capacitación del
personar ya que se describen en forma detallada las actividades de cada puesto, es importante
también para el análisis o revisión de los procedimientos del sistema.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente' para uniformar y

controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria' para
determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores, como también
aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben
hacerlo.

OBJECTIVOS DEL MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIA.

DIRECTOR COMERCIAL

Encargado de Cumplir con los presupuestos y metas de venta, establecidas por la compañía, a través de
la eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y
controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelización
de clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia.

COORDINADOR LOGÍSTICO

Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso, almacenamiento, clasificación,

codificación y entrega de los bienes adquiridos y desarrollar, mantener y ajustar procedimientos,
controles que mitiguen el riesgo y generando eficiencia, eficacia y optimización de los recursos de
acuerdo a la normatividad vigente.

ASESOR COMERCIAL JUNIOR.

Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeación, formulación y puesta en práctica de

políticas de comercialización y mercadeo establecida por la empresa.

AUXILIAR DE TRANSPORTE Y LOGISTICA

 Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el Ingreso el ingreso,
almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de los bienes adquiridos y desarrollar,
mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y generando eficiencia,
eficacia y optimización de los recursos de acuerdo a la normatividad vigente.

OBJETIVOS DEL INFORME DE RESULTADOS

OBJETIVO GENERAL

Lograr una organización con una estructura organizacional basada en un capital humano

competente y siempre actualizado, trabajando en la inversión constante y que sea medible y
cuantificable

 ESPECÍFICOS

 Crear estrategias que permitan recopilar las constantes necesidades de formación de

los empleados.
 Estructurar un plan de formación que permita garantizar en cada puesto de trabajo la
constante actualización en formación del capital humano.
 Hacer seguimiento constante con indicadores de gestión que permita evidenciar las
mejoras o falencia de formación.
 Realizar el seguimiento a la gestión de capacitación con formatos de evaluación.
 Presupuestar el ingreso requerido para las capacitaciones necesarias durante el año

METODOLOGÍA UTILIZADA

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE FORMACIÓN

Para la obtención de la información necesaria en el proceso de recolección de datos es

indispensable llevar a cabo un proceso ordenado y estructurado, el levantamiento de la
información debe ser un proceso metódico, organizado y estructurado, que facilite la
recolección de los datos obtenidos entre la población. Para determinar este informe sobre las
Necesidades de Formación, se hizo uso de Estudio de Caso “DISTRIBUIDORA LAP S.A.S.”, es
decir que la forma en que se llega a la deducción sobre tales necesidades, es por medio de la
observación del caso ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Como primer paso se debe dar una mirada a la empresa, su misión, visión y valores
corporativos, sus metas a corto, mediano y largo plazo, sus objetivos estratégicos, el ambiente
laboral y social. Se deben tener en cuenta variables como:

 Número de empleados
 Conocimientos específicos de cada cargo
 Habilidades generales del personal en general
 Niveles de desempeño en cada cargo
 Relacionamiento organización
 Capacidad de tolerancia a la frustración
 Trabajo en equipo
 Tienen requerido para lograr las metas
 Índice de ausentismo y rotación.
Es importante tener en cuenta que todo el proceso de formación, está a cargo del área de
gestión del talento humano y el tiempo invertido es fundamental para la óptima aplicación de
los conocimientos adquiridos en el cargo que desempeña

Análisis de la situación de la empresa

al realizar el análisis de la empresa se pudo diagnosticar que hay falencia en los procesos
logísticos de recepción, almacenamiento y distribución llevando esto a una disminución en la
productividad y por ende en el desarrollo de los objetivos.

FUENTES DE INFORMACIÓN DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Aplicación de encuestas

se realizará un cuestionario con preguntas que tengan que ver con diferentes situaciones que
se presenten en su puesto de trabajo. Con esta técnica se puede valorar sus conocimientos
sobre diversas áreas de forma anónima.

Método de observación

Se designará un supervisor que será una persona de plena confianza de la dirección para que
se encargue de observar el desempeño en sus quehaceres cotidianos. También se encargará
de crear indicadores individuales, que permitirán encontrar los problemas que pueden
presentarse tanto en las áreas de productividad como de logística.

Entrevistas individuales

Se les brindara la posibilidad a los empleados de expresar sus necesidades y/o debilidades para
trabajar en ellas y fortalecerlas.

Reuniones grupales “Focus group”

Se generarán lluvia de ideas sobre posibles necesidades de capacitación creadas desde las
mismas necesidades o los mismos problemas, que los colaboradores hayan logrado detectar
en algún momento especifico.

Otros aspectos importantes para tener en cuenta al momento de tomar las decisiones de

futuras formaciones:

 Reducción o cambio de empleados (alto grado de rotación que desperdicien los

procesos de formación)
 Creación de nuevos cargos (Que no estén contempladas dentro de los presupuestos
iniciales de formación para el año)
 Modernización de la empresa (cambio de visión del negocio, resistencia al cambio)
 Baja productividad (resistencia al cambio)
 Relacionamiento interno o externo (poca aplicación de la formación)
 Sobre costos

Por el método de observación directa podemos evidenciar necesidades de formación

como:

 Cierre De Ventas:
  Manejo De Paquete De Office
 Habilidades Para Hablar En Público
 Habilidades De Servicio Al Cliente
 Administración Del Tiempo
 Emprendimiento Y Estrategias De Venta

PLAN DE ACCION

Una vez conocidas las necesidades de formación de los empleados de la distribuidora L.A.P
S.A.S Se plantea arrancar actividades de formación general en cuatro niveles de la organización
(Formación corporativa, capacitación a nivel gerencial, entrenamiento de Recursos Humanos y
en grupos de Operaciones). En primera parte debe formar en los empleados sobre la
importancia de las relaciones interpersonales, los valores corporativos y de la Gestión del
Talento Humano en las Organizaciones, dado que se evidencia en los personajes de esta
organización descripta anteriormente la falta de buenas relaciones con sus colaboradores,
pérdida de valores corporativos y la carencia de buenas prácticas, adicional a eso es
importante realizar programas de formación en áreas comerciales, deservicio al cliente,
administración del tiempo .Cada proceso de formación será estructurado en sesiones, de
acuerdo al grado de complejidad delas mismas y siempre tendrá el acompañamiento del arrea
de gestión del talento humano. Adicional a los procesos de formación descritos anteriormente
y que fueron evidenciados de acuerdo a un proceso de observación y seguimiento constante,
la empresa realizará un plan de formación para que todas y cada una de los empleados que
pertenecen al área logística adquieran conocimientos basados en la logística de recepción,
logística de almacenamiento y logística de distribución en el área y así se pueda lograr la
productividad para llegar a los objetivos más fácilmente y solucionar los cuellos de botella
detectados en el proceso para esto, también se debe tener en cuenta el presupuesto, y el
recurso humano con que contarán para su ejecución.

interpersonales, los valores corporativos y de la Gestión del Talento Humano en las

Organizaciones, dado que se evidencia en los personajes de esta organización descripta
anteriormente la falta de buenas relaciones con sus colaboradores, pérdida de valores
corporativos y la carencia de buenas prácticas, adicional a eso es importante realizar
programas de formación en áreas comerciales, deservicio al cliente, administración del tiempo.
Cada proceso de formación será estructurado en sesiones, de acuerdo al grado de complejidad
delas mismas y siempre tendrá el acompañamiento del área de gestión del talento humano.
Adicional a los procesos de formación descritos anteriormente y que fueron evidenciados de
acuerdo a un proceso de observación y seguimiento constante, la empresa realizará un plan de
formación para que todas y cada una de los empleados que pertenecen al área logística
adquieran conocimientos basados en la logística de recepción, logística de almacenamiento y
logística de distribución en el área y así se pueda lograr la productividad para llegar a los
objetivos más fácilmente y solucionar detectados en el proceso para esto, también se debe
tener en cuenta el presupuesto, y el recurso humano con que contarán para su ejecución.

Para lograr el plan de formación de forma asertiva hay que tener en cuenta todos y cada uno
siguientes aspectos:
  Contenidos formativos: El plan formativo debe ser acorde a las falencias encontradas
en cada uno de los procesos logísticos; para la empresa la temática a tratar será la
siguiente: Logística de recepción, manejo de inventarios y cadena de distribución,
manejo de paquete Office, entre otros.
 Población destinataria: Las capacitaciones van enfocadas a coordinadores logísticos,
supervisor de recepción, supervisor almacenamiento, supervisor despacho y auxiliares
logísticos.
 Número de personas: Las personas que participara serán 20 que se dividirán en 4
grupos para no afectar la productividad en cada uno de los procesos.
 Cronograma: El cronograma de formación ira acorde a los tiempos programados por
los coordinadores de cada área se fijará una fecha y horario de inicio y una fecha y
horario de finalización exacta.
 Duración: Para no afectar la producción de la empresa se realizarán las capacitaciones
dos horas los días de miércoles y viernes.
 Jornada: Se realizará en horario laboral, al inicio de la jornada. Ya que es una
capacitación para beneficio productivo de la empresa como para la superación
personal de todos y cada uno de los empleados.
 Modalidad: Se llevará a cabo de forma presencial y se realizaran algunas prácticas en
campo para poner en practica la temática vista.
 Lugar para la formación: Lo ejecutaremos dentro de la misma compañía ya que por
tiempos de desplazamiento y recursos económicos saldría más beneficios o para
ambas partes.

Eficacia de la formación: Se tiene en cuenta la mejora en todos y cada uno de los procesos para
evaluar la satisfacción del cliente con respecto al servicio prestado, las falencias que se venían
presentando en la producción de los procesos se tiene en cuenta la opinión de los
colaboradores en cuanto conocimiento adquirido y lo que se llevara a la etapa productiva.

CONCLUSIONES

Con el Informe de resultados de la Distribuciones LAP SAS se espera lograr una organización
con una estructura basada en un capital humano competente y siempre actualizado,
trabajando en la inversión constante y que sea medible y cuantificable.

Al crear estrategias que permitan recopilar las constantes necesidades de formación de los
empleados, se logra tener un mejor desempeño laboral y una estandarización de procesos.
Estructurar un plan de formación permite garantizar en cada puesto de trabajo la constante
actualización en formación del capital humano. Permite hacer seguimiento constante con
indicadores de gestión que evidencian las mejoras o falencia de la formación. Los empleados
crean un sentido de pertenencia con la organización ya que se está pensando en su bienestar.
Se genera un ambiente laboral sano y colaborativo entre todas las áreas de la compañía.