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Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

Luis Miguel Pantoja Sarabia

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Notas del autor

Luis Miguel Pantoja Sarabia, Gestión Logística, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Este proyecto ha sido financiado por el propio alumno.

La correspondencia relacionada con este proyecto debe ser dirigida a SENA

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Centro Náutico Pesquero. Av. Simón Bolívar Km. 5

Buenaventura

Contacto: lumipasa84@gmail.com
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Actividad de aprendizaje 18

Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

La elaboración de los diagnósticos en los informes gerenciales cobra importancia en la

medida que permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a cabo

contrastes y comparaciones de la evolución de las cifras, con respecto a los objetivos de

la organización, para presentarlos de manera amigable y de fácil comprensión para todos

los niveles.

Teniendo en cuenta lo anterior, para esta evidencia debe hacer una recopilación de los

temas aprendidos en su proceso de formación y registrarlos en un informe ejecutivo de

acuerdo a las indicaciones de presentación de informes y a las normas para la

presentación de trabajos escritos, basándose en la empresa sobre la cual ha venido

desarrollando ésta y las anteriores actividades de aprendizaje.

Para dicho fin realice lo siguiente:

1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los

procesos, incluyendo:

 Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y de

devoluciones.

 Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.

 Sistemas de medición de los procesos.

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2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:

 Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas).

 Breve presentación del producto de la empresa.

 Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo los

actores que la conforman.

 Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la

descripción de equipos, materiales y herramientas.

 Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despachos.

 Sistema de distribución.

 Proyecciones de ventas.

 Plan de compras, producción y ventas.

 Presupuestos.

 Indicadores de gestión o KPI por áreas.

 Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.

La logística de aprovisionamiento supone todo lo relacionado con recibir mercancías y

optimizar los procesos de recepción; pretende garantizar el abastecimiento, lo más
económicamente posible, especialmente a empresas que aún tienen que transformar las
mercancías o materias primas, así como a minoristas que están listos para poner el producto en
manos del cliente final, y su objetivo es el control de los suministros con el fin de satisfacer las
necesidades de los procesos operativos.

LOGÍSTICA DE LAS INSTALACIONES

En el caso de la leche, que tal vez es uno de los más importantes dado que la empresa se
dedica a tratar la leche para su venta líquida, en polvo, en yogures, mantequillas, quesos y demás
productos como arequipe, la empresa cuenta con cinco centros de acopio Bogota, Medellin,
Pereira, Popayan que son centros de recolección de leche. Estos se encuentran distribuidos en el
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centro y en el suroccidente del país. La función principal de estos centros de acopio es recoger
diariamente la leche que ha sido recolectada por los ganaderos.

LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN

La obtención de la materia prima es realizada por los ganaderos de la zona los cuales reciben

la capacitación adecuada, para lograr que la producción cumpla con los requisitos de calidad, con

el fin de entregar leche con los menores recuentos de bacterias y con excelente contenido

nutricional.

LOGÍSTICA DE DEVOLUCIONES

En la logística de devoluciones de acuerdo las negociaciones realizadas por la compañía solo

se recibirán devoluciones si ocurren las siguientes novedades Producto en mal estado, si en la

entrega se detecta que el producto se encuentra en mal estado se realizara el cambio del producto
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o la afectación en la factura indicando el cual es la novedad, y en el caso de los almacenes se

recibirá la mercancía de baja rotación que tienen fecha corta y producto vencido. Además, que

los residuos sean materias primas para productos de valor agregado con iniciativas que permitan

reciclar materiales sin destruir el valor económico en el proceso. En este sentido, hemos

realizado pruebas de funcionalidad piloto para incluir material de reciclaje posconsumo en los

vasos de los productos. Para ello, el material proveniente de las devoluciones de nuestros vasos

plásticos se limpió, procesó y sometió a las pruebas técnicas de migración de contaminantes que

arrojaron un buen resultado. Durante el periodo que transcurre trabajamos en obtener los avales

legales y de mercado para materializar el proyecto.

ESTRATEGIA DE SOFTWARE Y DE TECNOLOGÍA DE ACUERDO AL

DIAGNOSTICO

Los sistemas de información Oracle Process Manufacturing, DFR, EDI(comercio

electrónico ), estos sistemas son los encargados de administrar todo el proceso en la cadena de

abastecimiento en la empresa comenzado con las órdenes de compra a proveedores y las

ordenes de pedido desde clientes, hasta llegar a el área logística se encarga de realizar

todo el procedimiento necesario para recibir, almacenar, alistar y despachar los pedidos en

las fechas establecidas.

Asi mismo se utiliza código de barras para la identificación de productos y le permite a la

empresa manejar un buen sistema de trazabilidad.

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SISTEMAS DE MEDICIÓN DE LOS PROCESOS

Los procesos de la cadena de abastecimiento de ALPINA son medidos por informes

mensuales de ventas y gastos, indicadores de entregas perfectas, pérdidas, tiempos de entrega y

satisfacción del cliente, dichos informes los debe realizar el jefe de cada área y deben ser

presentados semanal mente a la junta directiva.

INFORME EJECUTIVO

MARCO ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA

Objetivo del plan Estratégico

El objetivo principal del plan estratégico es orientar a la compañía hacia las diferentes

oportunidades ofrecidas por el mercado al cual pertenece el producto o servicio.

Posicionar a Alpina dentro del mercado extranjero a través de la estrategia SEO para

incrementar el consumo de sus productos, aumentando el nivel de satisfacción del cliente y

mejorando su experiencia con la marca a nivel internacional.

Alpina implementó una plataforma habilitada a todo el equipo de mercadeo con el fin de

recopilar y consolidar la información y el conocimiento generados a partir del estudio del

consumidor. Cada uno de sus productos va orientado hacia un grupo específico pues se segmenta

el mercado y se busca hacia qué región orientarlo, para ello en su departamento de mercadeo

analizan cómo va a ser la promoción del producto a lanzar al mercado y allí se plantean

estrategias de ventas. Cabe anotar, que el proceso de segmentación que utiliza Alpina es basado

en el árbol de decisión de los compradores y apoyado en piezas de visibilidad para facilitar la

acción de compra, mediante la agrupación de los productos por segmentos de manera

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innovadora, bajo criterios como código de color que identifique cada segmento, clientes

(Carrefour, éxito y cafam), implementaciones como bebidas lácteas, postres y quesos.

En Estados Unidos y en Perú realizan actividades para impulsar las ventas en grandes

superficies como degustaciones, actividades para niños y generar visibilidad para todos sus

productos; así aplican la experiencia Trade Marketing de Colombia a otros mercados

internacionales.

MISIÓN

Ser líderes en la satisfacción de las necesidades del consumidor con alimentos y bebidas

saludables, con atributos de confianza, cercanía y valor agregado; con responsabilidad frente a

los accionistas,, colaboradores, cliente, medio ambiente y sociedad.

VISIÓN

Compañía reconocida por su liderazgo, competitividad e innovación, cuyos productos y

servicios son la opción preferida del consumidor colombiano, con participación destacada en la

comunidad andina y presencia en otros mercados.

VALORES

Respeto. Cada uno de nosotros en Alpina merece el reconocimiento de su valor personal y

sus derechos. Es por eso que en nuestra empresa mantenemos relaciones personales y de negocio

respetuosas que nos ayuden a desarrollarnos más.

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Austeridad. En Alpina es importante que todos cuidemos los recursos que se ponen en

nuestras manos, utilizándolos de manera responsable para lograr los objetivos de nuestra

organización.

Equidad. En Alpina todos ganamos porque tenemos igualdad de oportunidades y desarrollo,

es por eso que debemos recibir un trato igual en nuestras relaciones y actividades cotidianas.

Honestidad. En Alpina actuamos siempre basándonos en la verdad y la justicia así

garantizamos que todas las relaciones de trabajo sean sanas y nos ayuden a cumplir con cada uno

de los objetivos que nos proponemos.

Lealtad. En Alpina la lealtad es uno de los valores que nos distingue como personas fieles,

verdaderas y comprometidas con la empresa, viviendo en un ambiente de confianza.

POLITICA DE ALPINA

Satisfacción del cliente: Trabajar en pro de la satisfacción de nuestros clientes, brindándoles

productos y servicios de alto nivel de calidad y profesionalismo, para Alpina un cliente

satisfecho es un negocio bien hecho.

Mejora continua: la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad es un motor en

nuestro accionar que nos impulsa a una permanente superación, actualizándonos desde el punto

de vista técnico y de infraestructura.

Confianza en nuestra organización: los clientes tienen confianza en el equipo humano y en

la gestión transparente de nuestra empresa, basada en el alto nivel de capacitación y experiencia

y en el cumplimiento legal, normativo y de requisitos que nos aplican.

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Alianzas estratégicas: somos parte de una cadena, que debe fortalecerse en forma

permanente. Trabajamos para involucrar a nuestros proveedores con los principios de nuestra

Política de Calidad.

BREVE PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO DE LA EMPRESA

Su portafolio de productos es muy amplio, su enfoque principal son los lácteos y bebidas

En cuanto a los proveedores nacionales e internacionales, se tienen socios que proveen las

materias primas de transformación. La leche es la materia prima principal y es obtenida por

medio de los ganaderos bajo el control del departamento de política agropecuaria. Además de

estos, se tienen proveedores de empaques primarios y secundarios, que le proporcionan a la

empresa empaques flexibles, empaques en tetra pack, empaques rígidos, vasos, tapas, pitillos y

todo lo que se requiera para embalar el producto. Por otro lado, se tienen los proveedores de

ingredientes para la elaboración de los productos como es el caso de la avena, los sabores para

las bebidas saborizadas, las pulpas de fruta para los yogures, el azúcar, entre otros.

Dentro de los proveedores internacionales se encuentran las empresas que suministran

maquinaria y elementos de trabajo necesarios para la producción, tal es el caso de equipos de

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tecnología como máquinas llenadoras, esterilizadoras y pasteurizadoras que se importan del

exterior.

DESCRIPCIÓN GRÁFICA Y TEXTUAL DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO,

INCLUYENDO LOS ACTORES QUE LA CONFORMAN.

La cadena de suministros de Alpina está sujeta a un plan de mercadeo, donde se realiza un

pronóstico de las ventas y se planea la compra de insumos, el proceso de compras involucra la

adquisición de materias primas, suministros y componentes para la organización. Las actividades

asociadas con este proceso incluyen lo siguiente:

Seleccionar y calificar al proveedor.

• Evaluar el desempeño del proveedor.

• Negociar contratos.

• Comprar precio, calidad y servicio.

• Contratar bienes y servicios

• Programar compras

• Establecer las condiciones de venta

• Evaluar el valor recibido

• Especificar la forma en que se recibirán los bienes

El proceso de compra afecta de manera indirecta el flujo de bienes dentro del canal de

suministro físico. En la planeación y programación del abastecimiento, seda la planeación de la

distribución y se programa la producción, generando órdenes de producción. Luego de

producidos, los productos pasan almacenamientos refrigerados, con el fin de conservar la calidad
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del producto y sus condiciones y características. Ya almacenado, los productos están listos para

su distribución en el mercado, los canales de distribución de Alpina sedes componen en dos

etapas principales, la distribución primaria y la secundaria.

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PROCESOS DESARROLLADOS EN CADA ESLABÓN DE LA CADENA DE

SUMINISTRO CON LA DESCRIPCIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y

HERRAMIENTAS

La Distribución Primaria

Incluida en el costo de ventas, se realiza a través de 31 tracto mulas propias y 83 vanes. Esta

se inicia en las plantas y es enviada a los CDRs (Centros de Distribución regionales), y estos se

encargan en iniciar la distribución secundaria.

Operación cdrs (centros de distribución regional)

Recepción y almacenamiento de productos terminados.

Reserva y generación de tiquetes con base en rutas de despacho.

Picking (proceso en el que se recoge material abriendo una unidad de empaquetado) y

discrepancias- confirmación del pedido.

Facturación, notas de crédito, débito, planilla de despacho, orden de rutas.

Distribución a clientes.
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La Distribución Secundaria

Incluida en el gasto de ventas, son 167 vehículos propios y 224 vehículos fletados los que

distribuyen a 18 agencias o regionales, las que se encargan en entregarle a los canales de venta o

distribución. Alpina cuenta con 183.500 clientes entre institucionales, supermercados, mini

mercados, grandes superficies.

Alpina gestiona siete canales de distribución o de venta:

Tradicional: Orientado a la atención de cliente con tipologías de detallistas tales como

graneros, almacenes de víveres Panaderías, Cafeterías y tiendas de barrio, atendidos directamente

por la Compañía bajo el modelo de preventa mediante su fuerza de Ventas y Distribución.

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Distribuidores: Distribuidores autorizados por la compañía quienes poseen la

responsabilidad de atender bajo parámetros establecidos de servicio y en un territorio geográfico

determinado, a clientes que posee en su mayoría, tipología detallistas, tales como, tiendas,

graneros, cafeterías y panaderías.

Auto venta: Orientado a la atención de cliente con tipologías de detallistas tales como

graneros, almacenes de víveres Panaderías, Cafeterías y tiendas de barrio, atendidos directamente

por la Compañía mediante su fuerza de Ventas y Distribución atendidos bajo el modelo de venta

directa.

Autoservicios – Supermercados: Este canal tiene cobertura nacional y agrupa a las

grandes cadenas de Supermercados Nacionales, Regionales e Independientes. Con áreas de

superficie superiores a 1.000 m2, en las cuales hay varias cajas registradoras para pago,

góndolas, sistema autoservicio con variedad de surtido.

Mini mercados: Canal destinado a la atención de los Autoservicios independientes de

pequeñas superficies, inferiores a 1.000 M2, con góndolas y cajas de salida.

Institucional: Se especializa en la atención de aquellos clientes en los cuales nuestros

productos se convierten principalmente en materias primas para la elaboración de producto

terminado tales Como grandes panaderías, restaurantes, negocios de comidas rápidas, hoteles,

casinos de alimentación.

La Cabaña: Corresponde a un canal exclusivo de ALPINA S.A. que está ubicado en el

municipio de Sopó, es un establecimiento de gran tamaño que ofrece productos de la compañía y

una gran variedad de postres.

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TIPO DE INVENTARIO

Alpina maneja a nivel operativo la totalidad de sus inventarios en el marco del método de

primeras entradas, primeras salidas (FIFO, first in, first out), este método consiste básicamente

en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los

inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. Por la naturaleza de los

productos que elabora, Alpina mantiene índices de rotación de inventarios de insumos de

producción elevados, principalmente de aquellos productos perecederos en mayor grado.

PROYECCIONES DE VENTAS

Esta empresa ya que es una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de

productos, su pronóstico de ingresos por ventas que tendrá la compañía para el presente año seria

de US$ 13.149 millones, Alpina trabaja continuamente para garantizar la inocuidad y

consistencia de sus productos, siguiendo sus dos pilares de la calidad: la frescura de sus

productos y la calidad del servicio.

PROYECCIONES DE VENTAS

Alpina anunció que su presupuesto de inversiones para este año supera los 42.687 millones de

pesos. Los datos hacen parte de la propuesta que será presentada ante la Asamblea de accionistas

que será convocada para el próximo 30 de marzo en Bogotá. La utilidad neta de la compañía el

año pasado llegó a 18.619 millones de pesos.

En total, sumadas estas ganancias, los traslados desde otras cuentas y fijadas las reservas

legales, la compañía pondrá a disposición de los accionistas para distribución de utilidades un

total de 25.800 millones de pesos. La propuesta que se llevará será de un pago de dividendo total

de 164,80 pesos por acción, pagaderos en los meses de abril, julio y octubre del 2020. La
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compañía tiene suscritas 156.556.992 acciones. El año anterior, la empresa especializada en

alimentos alcanzó ventas por 1,14 billones de pesos, 1,8 por ciento más que lo que sumó en el

2018. 18.687 millones de pesos fue la utilidad neta de la compañía Alpina durante el

2018.ADRVEG.

PLAN DE COMPRAS, PRODUCCIÓN Y VENTAS

La empresa realiza un pronóstico de ventas en el cual incluye historiales de los años

anteriores, se gestiona el stock, realiza un estudio de la demanda y como se viene comportando el

mercado para de esta manera realizar un plan de compras con al menos 4 meses de

anticipación de cada abastecimiento que es realizado mensualmente en cada una de las

regionales donde se tiene las diferentes plantas.

PRESUPUESTOS

El presupuesto de la compañía se basa en un modelo en el cual las ganancias que

recibe la compañía durante el transcurso del año son el sustento de la misma y sus accionistas.

INDICADORES DE GESTIÓN O KPI POR ÁREAS

Indicadores del área de logística:

 Cantidad de Entregas perfectas.

 Cantidad en devoluciones

 Gestión de stock.
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INDICADORES DEL ÁREA VENTAS:

 Ventas mensuales.

 Ventas semanales.

 Campañas de publicidad al mes.

 Asistencia a eventos.

PUNTOS CRÍTICOS EN LA CADENA DE SUMINISTRO SUJETOS A MEJORA

 Proveedor

 Clasificación

 Control de Proceso

 Inventario

 Trazabilidad