REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

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VICEMINISTERIO

Bogotá, D. C., 26 de julio de 2001

CIRCULAR

No 1290 MDFCT-078
ASUNTO: Procedimiento Reintegro Pensiones y Jubilaciones, Mesadas y
Bonos pensiónales

AL :

Con base en la misión particular asignada a la Dirección de Finanzas

mediante Directiva Permanente No. 13 del 18 de julio/01, a continuación se
determina el procedimiento que las diferentes Unidades Ejecutoras del Ministerio
de Defensa Nacional, deben realizar para efectuar los reintegros correspondientes
a Pensiones y Jubilaciones, Mesadas y Bonos Pensionales.

Esta circular contiene instrucciones precisas, relacionadas con la

participación y responsabilidad de las áreas que intervienen en el proceso, las
cuales deben ser objeto de observación y aplicación estricta por parte de cada
Unidad Ejecutora.

Para poder establecer este procedimiento, es necesario conocer

primero el proceso de pago de estos recursos, toda vez que éste nace de una
Orden de Pago generada a través del Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF.
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1. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PENSIONES

a. APROPIACION

De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto de Liquidación Anual del

Presupuesto Nacional, la asignación para Pensiones, Mesadas y Bonos
Pensionales, figura en la Gestión General y como tal la ejecución se
debe reflejar en cabeza de la misma Unidad Ejecutora.

b. ELABORACION DE NOMINAS

Dirección de Prestaciones Sociales Comando de Fuerza

- Reciben del Departamento de Personal de la Unidad Ejecutora, las

novedades del personal con derecho a pensión.

- Elaboran los cuadros de inclusión de novedades en nómina.

- Lo remite a la División de Prestaciones Sociales de la Dirección

Administrativa de la Gestión General.

Grupo Prestaciones Sociales Dirección Administrativa Gestión

General

- Incluye novedades en el proceso de nómina, reportadas por las

Unidades Ejecutoras.

- Liquida nómina de pensiones.

- Envía las nóminas a las diferentes Unidades Militares en cada

Unidad Ejecutora.

- Simultáneamente informa el valor de la nómina al Grupo Control

Presupuestal de la Dirección Administrativa, para la disponibilidad de
recursos.

2. PROCEDIMIENTO GIRO DE RECURSOS

Grupo Control Presupuestal de la Dirección Administrativa

a. Por el valor de la nómina elabora un Certificado de Disponibilidad

Presupuestal a través del Sistema Integrado de Información Financiera
(SIIF).
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b. Elabora el Registro Presupuestal o Compromiso a través del SIIF.

c. Carga en el sistema SIIF las Ordenes de Pago Presupuestales,

endosadas a cada uno de los Tesoreros de las Unidades Funcionales
fuera de la Guarnición, donde deban efectuarse pagos.

Grupo Tesorería Dirección Administrativa

a. Verifica las Ordenes de Pago registradas en el sistema SIIF, contra las

nóminas.

b. Ordena los pagos mediante el sistema SIIF para cada Unidad Militar,
que sirve de puente para pagar al personal de esa región.

c. Envía a cada Unidad Militar copia de la Obligación y Orden de Pago

generada por el sistema SIIF, con el propósito de tener claridad y
soporte a que giro corresponde y si es necesario que el Tesorero de
determinada Unidad Militar produzca un reintegro se refiera a los
números que tiene registrados cada documento.

3. PAGO NOMINA PENSIONES

Tesorería Unidad Militar

a. Recibe los recursos en la cuenta autorizada por el concepto de

Transferencias, con situación de fondos, que le sitúa directamente la
Dirección del Tesoro Nacional.

b. Con base en la nómina que ha sido remitida por el Grupo de

Prestaciones Sociales, elabora cheques o abona en cuenta a los
beneficiarios.

c. Es responsabilidad el Tesorero de la Unidad Militar, mantener una

relación actualizada de la ubicación de la residencia y número telefónico
del personal pensionado de la región, para efectos de cualquier
notificación o pago por parte del Grupo de Prestaciones Sociales.

d. Debe recomendar al personal pensionado la apertura de una cuenta

corriente o de ahorros para que sean consignados sus recursos, con el
fin de evitar reintegros por este concepto.

4. PROCEDIMIENTO PARA REINTEGRO DE PENSIONES

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Estos pueden originarse por:

- Cheques no cobrados o no reclamados por los beneficiarios

- Mayores valores situados
- Extinción de la pensión
- Otros

Tesorería Unidad Militar

a. El Tesorero de la Unidad Militar, una vez ha efectuado el pago a los

beneficiarios, debe elaborar una relación de cheques no reclamados,
estableciendo en cada caso el motivo del no cobro, para determinar la
situación a la cual pasarán los recursos:

Pueden presentarse los siguientes motivos de no cobro, entre otros:

- Que el pensionado fallece

- Que está desaparecido
- Que fue secuestrado
- Se encuentra preso

Exceptuando estos casos puede presentarse que un beneficiario que

viva en el exterior, tenga mesadas pensionales acumuladas de seis (6)
meses en adelante.

b. En estos casos debe enviar una solicitud de reintegro al Grupo de

Prestaciones Sociales de la Dirección Administrativa, explicando el
motivo de no cobro.

c. Cuando se trate de pensionados en otras situaciones diferentes a los

casos expuestos, que se presenten a cobrar esporádicamente, no se
les debe acumular más de seis (6) mesadas, teniendo en cuenta que
estos títulos valores prescriben a los seis (6) meses contados a la fecha
de su emisión.

Una vez prescriban deben ser constituidos como Acreedores Varios y

se deben consignar en la cuenta Acreedores Sujetos a Devolución de la
DTN. Cuando estos recursos ingresan a esta cuenta, se corre con el
riesgo de que el pensionado pierda estas mesadas, por cuanto la DTN
advierte que los dineros consignados allí después de un año, si el
beneficiario no se acerca a cobrar se entenderá extinguida la obligación
a cargo de la Entidad y de la Nación.
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Tesorería Principal Dirección Administrativa

Debe seguir el mismo procedimiento indicado para las Tesorerías de

Unidades Militares, para efectuar los reintegros de las pensiones que
corresponden a la Guarnición de Bogotá, que son giradas a través de esa
Tesorería y los pagos en Agua de Dios, Radicados, Corporación Gustavo
Matamoros y los de difícil locomoción.

Grupo Prestaciones Sociales Dirección Administrativa

a. Recibe la solicitud de reintegro de la Tesorería de la Unidad Militar, la

cual debe ser analizada, identificando el motivo del no cobro.

b. Autoriza el reintegro cuando:

- Hay extinción de pensión

- Cuando se han presupuestado mayores valores en la nómina
- Un reconocimiento que se giró sin tener derecho.

c. No autoriza la solicitud de reintegro cuando:

- Se encuentre en trámite una sustitución pensional, en caso de

muerte del pensionado.

- Un juicio de sucesión, secuestro, prisión o desaparecimiento.

d. Comunica a la Unidad Militar, vía fax o por correo militar, la decisión

tomada con respecto a la solicitud. Cuando se autorice el reintegro se
debe indicar el número de cuenta bancaria a la cual se debe consignar,
así:

- Para recursos ubicados en la vigencia actual, deben ser consignados

en el BANCO DE LA REPUBLICA, cuenta corriente No. 61011532 –
DIRECCION DEL TESORO NACIONAL – REINTEGROS VIGENCIA
ACTUAL – TRANSFERENCIAS.

- Para recursos ubicados en la vigencia anterior, deben ser

consignados en el BANCO DE LA REPUBLICA, cuenta corriente
No. 61011607 – DIRECCION DEL TESORO NACIONAL –
REINTEGROS VIGENCIA ANTERIOR – TRANSFERENCIAS.
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- Para recursos ubicados en la vigencia expirada, deben ser

consignados en el BANCO DE LA REPUBLICA, cuenta corriente
No. 61012910 – DIRECCION DEL TESORO NACIONAL
REINTEGROS VIGENCIA ANTERIOR – TRANSFERENCIAS.

Para las Unidades Militares que no tienen acceso al Banco de la

República, deberán efectuar las consignaciones así:

- BANCO POPULAR cuenta corriente No. 050000249 – DIRECCION

DEL TESORO NACIONAL – CUENTA FONDOS COMUNES,
VIGENCIA ACTUAL, ANTERIOR O EXPIRADA (según el caso) –
TRANSFERENCIAS.

- BANCO AGRARIO cuenta corriente No. 0700200108 – DIRECCION

DEL TESORO NACIONAL – CUENTA FONDOS COMUNES,
VIGENCIA ACTUAL, ANTERIOR O EXPIRADA (según el caso) –
TRANSFERENCIAS.

Para todos los casos es importante aclarar que se trata de un reintegro

de TRANSFERENCIAS – PENSIONES, debiéndose aclarar en el
comprobante de consignación que el reintegro se efectúa con cargo a la
Unidad Ejecutora 1501-01 GESTION GENERAL.

Tesorería Unidad Militar

a. Recibe la respuesta a la solicitud de reintegro y de acuerdo con lo

autorizado procede de conformidad.

b. Elabora una consignación y consigna en la cuenta ordenada

anteriormente.

c. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de la consignación,

envía copia original de la consignación al Grupo Financiero de la
Dirección Administrativa, anexando la relación completa de la siguiente
información, en medio magnético y en archivo Excel.

- Número y fecha de la obligación a la que corresponde el reintegro

- Valor de la obligación
- Nombre completo de la Unidad
- Ciudad
- NIT de la Unidad
- Grado y nombre del beneficiario
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- Documento de identidad del beneficiario

- Valor de la mesada pensional

d. Organiza e incluye la misma información en una base de datos, la cual

le servirá para controlar los valores reintegrados.

e. En los casos en que no es autorizado el reintegro, los dineros deberán

permanecer en el Banco, hasta que se generen las novedades que
indiquen el destino final de estos recursos.

Grupo Financiero Dirección Administrativa

a. Recibe, organiza y registra la información suministrada por cada Unidad

Militar, en una base de datos necesaria para controlar los valores
reintegrados a la Dirección del Tesoro, por este concepto.

b. Envía a la Dirección de Finanzas copia de las consignaciones, que se

utilizaron las cuales son requeridas para efectuar conciliaciones con la
Dirección del Tesoro Nacional.

Dirección del Tesoro Nacional

a. Recibe extractos bancarios y comprobantes de consignación.

b. Concilia y carga mediante archivos planos en el Módulo CUN, los

reintegros efectuados en el mes anterior.

Grupo Financiero Dirección Administrativa

Una vez cargado el reintegro por parte de la DTN, procede a aplicar el

reintegro en SIIF, teniendo en cuenta el procedimiento instruido en la Tercera
Parte “Reintegros” de la Circular No. 9067 del 16 de noviembre/2000 para el
cierre de la vigencia 2000, expedida por el señor Ministro de Defensa.

5. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR DEVOLUCIONES

Tesorería Unidad Militar

Continuación Circular No 1290 MDFCT-078 8

a. Cualquier solicitud posterior al reintegro por parte de un beneficiario

solicitando el pago, se canalizará a través de la Tesorería de la Unidad
Militar.

b. Esta eleva una solicitud de devolución al Grupo Financiero de la

Dirección Administrativa, para lo cual debe anexar:

- Solicitud escrita del beneficiario

- Fotocopia del comprobante de consignación que dio origen al

reintegro

- Relación de beneficiarios incluidos en ella

Grupo Financiero Dirección Administrativa

a. Recibe la solicitud de devolución remitida por la Tesorería de la Unidad

Militar

b. Verifica la información recibida con la base de datos que posee, y de

acuerdo con la vigencia en que fueron situados los recursos, tramita la
solicitud, teniendo en cuenta los siguientes pasos según corresponda:

- Cuando se trate de vigencias expiradas (año 1999 y anteriores),

debe elevar una solicitud de traslado presupuestal por concepto de
“Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas”, ante la Oficina
Asesora de Planeación del Ministerio de Defensa. Una vez aprobado
el traslado, el PAC se coordinará con la Dirección de Finanzas del
Ministerio de Defensa.

- Cuando se trate de reintegros de la vigencia anterior (año 2000) y

que se encuentren constituidos en cuentas por pagar, se debe
tramitar la solicitud de PAC respectivo ante la Dirección de Finanzas,
teniendo en cuenta los formatos y plazos establecidos.

- Cuando corresponda a la vigencia actual (año 2001), debe coordinar

con la Dirección de Finanzas, para que sea aplicado el reintegro en
SIIF por parte de la Dirección del Tesoro Nacional.

- Cuando se trate de Acreedores Sujetos a Devolución, para aquellos

casos en que haya superado el año de reintegrado el dinero, debe
elevar una solicitud motivada ante la Oficina Jurídica de la Dirección
del Tesoro Nacional, anexando el comprobante de consignación y
nombre del beneficiario o beneficiarios.
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- Surtido el pago al beneficiario, el Grupo Financiero de la Dirección

Administrativa actualizará la base de datos, descargando la
cancelación efectuada al beneficiario.

Finalmente es importante que al interior de esa Unidad Ejecutora, se

difunda esta circular y se impartan instrucciones precisas, a fin que el personal
comprometido en este proceso, adelante las acciones necesarias que conlleven al
cumplimiento de la misma.

Atentamente,

Capitán de Navío EDUARDO POSADA ZAMUDIO

Director Financiero

DISTRIBUCION:

Dirección Administrativa Ministerio de Defensa_________________________

Departamento Financiero Comando General___________________________

Departamento Financiero del Ejército_________________________________

Dirección de Economía y Finanzas Armada____________________________

Departamento Control y Presupuesto Fuerza Aérea_____________________

Oficina de Control Interno__________________________________________

Oficina Asesoría Económica________________________________________

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