AREA DE FONDOS

 Se refiere a las operaciones relacionadas con los

ingresos y egresos en los diferentes niveles de la
administración pública.
 Son fondos públicos todos los recursos financieros
de carácter tributario y no tributario que se generan, obtienen u
originan en la producción o prestación de bienes y servicios
que las unidades ejecutoras o entidades realizan.
 Los fondos públicos provenientes de la
recaudación tributaria nacional así como de aquellos ingresos
no tributarios, son administrados y registrados por la Dirección
Nacional del Tesoro Público.

1) ¿QUÉ DOCUMENTOS FUENTES SE UTILIZAN EN EL ÁREA DE

FONDOS?
Se utilizan en el área de fondos los siguientes documentos fuentes:

1. Recibo de Ingresos.-
Es un documento que sirve para registrar todos los ingresos de dinero en efectivo,
así como conocer cuánto dinero hay en los fondos públicos y por qué concepto
ingresa.

2. Papeletas de Depósito.-
Es una constancia del dinero que se va a depositar o ahorrar en donde debe constar
tu número de cuenta bancaria, el valor que vas a depositar o ahorrar, la fecha enque
realiza esa transacción y tu firma de responsabilidad, además estas papeletas tienen
impreso el número de depósito que se realiza y por lo general todos los bancarios la
poseen.

3. Extractos bancarios.-
Es un documento proporcionado por el banco en el cual se detalla el movimiento
que ha tenido la cuenta corriente en un tiempo determinado, generalmente un mes.
 4. Planilla de remuneraciones, pensiones.-
Es el documento llevado a través de medios electrónicos, presentado mensualmente
a través del medio informático desarrollado por la SUNAT, en el que se encuentra
registrada la información de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios,
prestador de servicios -modalidad formativa, personal de terceros y
derechohabientes.

5. Notas de Cargo.-
Son documentos que sirven para sustentar el aumento del valor de las operaciones
de venta, que consisten en la rectificación del precio facturado, errores u omisiones
en el monto de la operación.

6. Notas de Abono.-
Son documento s que se emitirán por concepto de anulaciones, descuentos,
bonificaciones, devoluciones u otros.

7. Comprobantes de Pago.-
Es todo documento que acredite la transferencia de bienes, entrega en uso o
prestación de servicios y, siempre que por su contenido y sistema de emisión
permitan un adecuado control tributario.

FACES EN LA ADMINISTRACION DE FONDOS

A. Elaboracion de comprobantes de pago

Es la documentación que elabora en la oficinas de tesorería para realizar toda
clase de pagos mediante el giro de cheques contra las sub cuentas y cuentas
corrientes bancarias de la entidad
B. Giro de cheque de su custodia
Los titulares y/o suplementos revisan cuidadosamente y visaran los documentos
sustenta torios de pago con cheques o transferencia de fondos que autoricen.
Siendo responsables de los actos que intervienen
 Todo cheque girado con fondos de tesoro publico será nominal y llevara impresa
la palabra “no negociable” cuando se trate de girar cheques de fondos
significativos esv importante utilizar el rotulo de protector de cheques
C. pagos con cheques
para cancelar pagos de cheques en las oficinas giradores del sector publico todo
cheque deberá llevar adjunto los documentos que sustente el desembolso y el
membrete del titular.
D. El uso de fondos fijo para caja chica
Esta constituido por dinero en efectivo de monto fijo, establecido de acuerdo a
las necesidades de la entidad, cuyo efectivo es rcionalizar el uso de dinero en
efectivo en los lugares donde no existan oficinas de banco de la nación y otras
entidades financieras
E. Registros contables
En esta área se agrupan los documentos fuentes que cumplan las función de
informar los movimientos de fondos de la entidad, asi como el monto utilizando
de las autorizaciones del giro y líneas de crédito autorizados asi mismo, sirve
para informar la posición de caja en la entidad

CONCILIACION BANCARIAS

Es un proceso que consiste en comparar los registros de las operaciones de la

cuenta banco de los diarios auxiliares (o libros principales), con los movimientos
registrados en las entidades bancarias, mostrados en los extractos bancarios que
éstos emiten, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los
registros o libros de la empresa.

Es un proceso necesario ya que es bastante habitual que el saldo de las cuentas

bancarias y el saldo de los estados de cuenta de los Bancos no coincidan con los
libros de la empresa.

Las conciliaciones bancarias no tienen como objetivo hacer coincidir los saldos de

bancos que tiene registrados la empresa con los de los extractos de esas cuentas. Su
finalidad, por el contrario, es identificar con claridad qué es lo que ha generado la
diferencia.
La conciliación bancaria  es un proceso que, si bien no es obligatorio, es muy
aconsejable para cualquier empresa, independientemente de su ámbito, tamaño o
tipo. De hecho, la mayoría de las empresas lo realizan de forma habitual.

3. Beneficios de una conciliación bancaria

La conciliación bancaria resulta ser un proceso lento y tedioso, por lo que muchas
empresas deciden obviarlo y no realizarlo. Pero las ventajas que aporta realizar
esta tarea de forma periódica son importantes para el negocio. Los listamos a
continuación:

 Mejor control de los recursos económicos:

El hecho de controlar periódicamente, normalmente mensualmente, los
extractos bancarios y de la contabilidad, nos permite tener un control sobre
el estado de las cuentas de la empresa. Tenemos la certeza que nuestra
información contable es verídica, y por lo tanto, refleja una imagen
fidedigna del estado económico y financiero de la sociedad.

 Contabilidad al día:
Este proceso nos obliga a tener actualizados los apuntes contables , por lo
que instaura una dinámica de trabajo más controlada.

 Seguridad delante de una inspección:

La conciliación bancaria nos permite detectar errores o desajustes en la
contabilidad, e identificar su origen para después poder solucionar el
problema. Así, en caso de una inspección , podemos tener la seguridad de
que la contabilidad refleja la realidad, no hay descuadres y será más
probable que no haya ningún problema.
 Información de calidad en la toma de decisiones:
La información es un recurso estratégico muy valioso. Cuanto más y mejor
es la información de que disponemos, mejores serán las decisiones que se
podrán tomar. Por eso, la conciliación bancaria nos asegura que nos
basamos en una información veraz y real, además de actualizada.

Quién es el responsable de hacer las conciliaciones bancarias

La persona que tendrá que realizar mes a mes el proceso de conciliación bancaria
será la misma que se ocupa de la contabilidad. El personal del departamento
contable es el que mejor conoce la situación contable de la empresa, por lo que le
será mucho más fácil detectar errores, problemas, despistes, apuntes por pasar, etc.
En caso de PYMES que tengan externalizado el departamento contable a través de
una asesoría o consultoría, se les tendrá que pedir a éstas que realicen también esta
tarea, y que envíen el resultado a la empresa para su comprobación.

Sea realizada de forma interna o externa, es importante que  el resultado de la

conciliación bancaria no se quede simplemente en un cajón. El director del
departamento contable tendrá que aprobar el documento resultante, y en caso que
la empresa así lo estipule o lo crea necesario, el documento  puede seguir la cadena
de mando y ser presentado a los cargos superiores.