Departamento de Organización y Métodos

Félix A. Morales Bueno

Source: OAI

ABSTRACT PRIMERA PARTE

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

DEFINICIÓN

La Organización y Métodos, conocida como O y M, es una función especializada

conformada por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los
sistemas de información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro
de una organización.

IMPORTANCIA

La organización y métodos, a través dela aplicación de diferentes técnicas, permite

simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en
tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la
operación del sistema (algunos autores dicen que son técnicas de simplificación del
trabajo).

La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de información Computarizados,

desde el inicio de la administración científica. O y M se encargaba del estudio de los
sistemas de información de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de información
computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de
información, muy por el contrario, un sistema de información computarizado que no sea
desarrollado en forma armónica con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona
información, no puede funcionar eficientemente.

OBJETIVOS

El objetivo básico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través

de la simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se
consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las
mismas.

ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M

La rápida expansión de la aplicación de las técnicas del análisis y diseño de sistemas y la

instrumentación de sistemas d procesamiento de datos (PED) no han sido aparejadas con el
desarrollo de la interacción entre sistemas y O y M en muchas organizaciones se
instrumentan sistemas electrónicos de procesamiento de datos (PED) y sin embargo la parte
manual de las actividades a desarrollar (elaboración y distribución de memoranda,
verificaciones y firmas, archivos manuales, etc.) no son revisadas actualizadas ni
compatibilizadas con el PED. El resultado frecuente es que el sistema total no funciona
como se esperaba y las ineficiencias continúan; la evolución del PED hacia sistemas de
información general (SIG), o los actuales sistemas de soporte para decisiones gerenciales
(SSDG). No han mejorado la situación. Se continúa pensando en muchas organizaciones
que O y M y sistemas son dos disciplinas separadas y que deben trabajar separadas.
No podemos estudiar un sistema y computarizarlo en forma aislada del sistema total del
cual forma parte.
El enfoque de sistemas, en el que la organización es considerada como un conjunto de
partes que interactúan para el logro de un objetivo. Establecer que el sistema manual y el
computarizado interactivo. Esto significa que existe existe un conjunto de relaciones entre
ellos y cuando uno de los dos se altera el otro también se ve afectado, por tal motivo es
necesario estudiar ambos sistemas en conjuntos o aun mejor estudiar el conjunto como un
solo sistemas.

LAS FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M SON LAS SIGUIENTES

1. Análisis del sistema general de información.
2. Estudio de los Procedimientos.
3. Análisis de las funciones.
4. Elaboración de Manuales.
5. Diseño, evaluación y administración información.
6. Análisis y diseño de los sistemas de información (especial los archivos manuales).
7. Estudio de la estructura organizada.
8. Ordenamiento o distribución de oficinas (aplicación de nuevas tecnologías ).
9. Participación en estudios sobre automatización de oficinas.
10. Participación en estudios de Calidad Total.
11. Estudios de Servucción.
12. Planificación de la grupomática.

Estudiaremos cada una de estas funciones en detalle.

ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

implica los siguientes aspectos o campos de desarrollo:

a) Levantamiento o determinación del sistema de información general.
b) Diseño del nuevo sistema.
c) Establecer un sistema de información contable compatible con el sistema general de
información y orientado a la toma de decisiones.
d) Análisis de los medios de procesamiento de datos.
e) Revisión, adaptación y diseño de los procedimientos a utilizar en función del esquema
general.

ESTUDIO DE LOS PROCEDIIENTOS

Los aspectos a estudiar dentro de esta función son:

a) Consideraciones de las interacciones entre diferentes procedimientos dentro de

un sistema de información, señalando superposiciones, interrupciones, etc, esto se facilita a
través de la modularidad del análisis estructurado.
b) Revisión de procedimientos vigentes y proposición de las modificaciones necesarias para
aumentar la eficacia (cumplimiento del objetivo) y eficiencia
(cumplirlo con economía de recursos).

c) Estudio de procedimientos nuevos par aquellas unidades administrativas que se creen, o

para satisfacer nuevos objetivos o funciones. Con el actual boom de la “Calidad Total”
(CT), es necesario hacer notar que una de las premisas básicas de la CT es el “mantener la
fluidez de los procesos”,bien, esta es una de las funciones de O y M que debe ser cumplida
a través de la revisión constante de los procedimientos organizacionales.

ANÁLISIS DE FUNCIONES

El estudio de las funciones comprende:

A) Análisis y determinación de las funciones de los órganos o unidades actuales y de

aquellas que se vayan a crear.
B) Descripción de los cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas.
C) Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las funciones.
D) Fijar las relaciones entre cada cargo y los demás y con el exterior de la organización. En
este aspecto la característica modular del análisis estructurado facilita la tarea. Esta función
es muy importante en la actualidad ya que cada vez que se sustituye un procedimiento
manual por uno computarizado, se están pasando funciones (conjunto de actividades) del
hombre a la máquina, esto presenta problemas tales como:

d.1 Eliminación de funciones y/o cargos.

d.2 Aparición de nuevas funciones y cargos (manejo de equipos, transcripción de datos,
responsable de sistemas, etc.)

d.3 Variaciones en los manuales de organización y cargos.

ELABORACIÓN DE MANUALES

Aún cuando este punto se estudia en detalle en otro módulo, es conveniente indicar que la
función correspondiente a manuales se concreta en los siguientes aspectos:
a) Preparación de manuales que contienen disposiciones sobre: estructura, funciones,
procedimientos, normas, operaciones, comunicación, legislación, sistemas, etc. Los
manuales pueden ser específicos sobre uno de los tópicos o generales, que contienen varios
tópicos simultáneamente.

b) Análisis de los manuales existentes para verificar su coherencia interna, grado de

vigencia, intensidad de uso y adecuación a la organización.

c) Recopilación y sistema de distribuición y/o divulgación de los manuales aprobados y en

vigencia dentro de la organización y en todos aquellos que se sancionen en el futuro.

d) Proponer diferentes formas de elaboración y consulta de manuales con uso de la

tecnología disponible (bases de procedimientos, manuales en medios magnéticos, etc.)

DISEÑO Y ADMINISTRACIÓN DE FORMULARIOS

Es necesario tener en cuenta como parte de la función:

a) La fijación de reglas para diseño de los mismos.

b) Proponer las modificaciones necesarias.

c) Compatibilidad entre formularios que intervienen en procesos manuales en procesos

electrónicos de datos.

d) Elaboración, mantenimiento y actualización de los diagramas de procedimientos o flujos

de formularios (Flow Charts).

e) Determinar los lugares de mantenimiento, respaldo, métodos de archivo, procedimientos

de control y reimpresión de todos los formularios que se usan en la organización (o al
menos en el sistema).

f) Estudio y recomendación para la sustitución de las formas pre-impresas por las llamadas
formas inteligentes (o formas con inteligencia agregada o formas con inteligencia añadida).

SISTEMA DE ARCHIVOS

Sobre los archivos magnéticos y su organización tendrán injerencia directa los especialistas
en PED, pero siempre deberá ser una acción conjunta con la organización de los archivos
manuales, de modo que se establezcan claramente aspectos tales como:

a) Sistemas de codificación validos para toda la organización.

b) Pautas acerca de la conservación, mantenimiento y purga de archivos.

c) Pautas acerca de la desincorporación, codificación, etc., de los llamados archivos

muertos.

d) Métodos técnicas y lineamientos para el respaldo de documentos.

e) Lineamientos y operaciones para seguridad de los archivos.

f) Entrenamiento del personal que maneje archivos manuales sobre clasificación,

codificación, almacenamiento y recuperación de documentación.

ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA

Cada cambio estructural, ya sea por crecimiento vertical u horizontal de la organización, o

por simple modificación o cambio de ubicación de unidades, implica aspectos tales como:

a) Cambio de funciones

b) Aparición de nuevas funciones

c) Desaparición de funciones

d) Creación, eliminación o ajustes en los cargos

e) Modificación de las relaciones entre las unidades existentes.

f) Estudio, análisis y evaluación de las variables que afectan a la estructura.

Todos estos aspectos son atinentes a la Organización y Métodos.

ORDENAMIENTO DE OFICINAS

En la actualidad al diseñar un sistema de información es necesario tener en cuenta:

a) La distribución espacial de las oficinas, equipos, centros de recepción de documentos.

b) Ubicación de archivos y centro de procesamiento, flujos de documentos dentro de las

unidades y entre las unidades.

c) Tipos de documentos que circularan y tipos de documentos que se almacenaran y

recuperaran por terminales de computación, microfilms, microfichas, etc.

d) Porcentaje de variabilidad de la disposición de muebles periódicamente, modularidad de

los equipos y facilidad de disposición en los espacios.

e) Utilización de secretarias individuales, colectivas, por jerarquías a los llamados “pules”

(pools) de secretarlas.

Todos estos aspectos están orientados a procurar:

a) La reducción de demoras.
b) Eliminación de cuellos de botellas.
c) Reducir el ciclo de tiempo para completar un circulo administrativo.
d) Mejorar el control de las operaciones.
e) Mejorar las comunicaciones.
f) Reducir las llamadas telefónicas internas y los memorandos de la misma naturaleza.
g) Optimizar el uso de maquinas y equipos.
h) Maximizar el uso de iluminación natural.
i) Disminuir los niveles de ruido.
j) Otros.

PARTICIPACIÓN EN ESTUDIOS SOBRE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

Deberá tratar aspectos como:

a) Niveles d mecanización:
a.1. ¿Una sola operación?
a.2. ¿Varias Operaciones?
a.3. ¿Subsistemas o procedimientos?

b) ¿Cuáles subsistemas conviene mecanizar o automatizar?.

c) Organización de los flujos de información.
d) ¿Centralización o descentralización?

En cada uno de estos aspecto deberá tomar parte la unidad o departamento de O y M ya que
su interacción con los analistas de sistemas permitirá una buena instrumentación o puesta
en marcha de los sistemas y procedimientos que se elaboren.

UBICACIÓN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

En organizaciones pequeñas generalmente las labores de O y M recaen sobre los gerentes

(Dueños), los administradores, o sobre cualquier persona del cuerpo administrativo. Lo mas
común es que nadie se ocupe de estas funciones y tareas, sino que todo lo referente a
estructura, formularios, procedimientos, manuales ( si existen), etc., surja y se lleve a cabo
de manera casual, anárquica y con pérdidas de beneficios para la organización. A medida
que las organizaciones crecen, se complican, y de “pronto” un jefe de nivel medio, y en
algunos casos un gerente al nivel máximo comiencen a preocuparse por el desorden, las
tensiones y contraten o designen a alguien para que se ocupe d los manuales “de
procedimientos” o de los formularios, o de diseñar sistemas parciales.

En las grandes organizaciones debe existir una unidad encargada de las funciones de O y
M, la cual tiene características de Staff o asesora, y puede estar ubicada dentro de una
gerencia o división de servicios a la cual le compete todo lo referente a investigación de
operaciones, procesamiento de datos, estudio del trabajo y la organización y métodos.

Otra forma de ubicación es dentro del área de planificación. En las instituciones educativas
 de nivel superior, por ejemplo, es recomendable que la oficina de O y M forme parte de la
dirección de planificación y ésta a su vez sea un órgano asesor del nivel estratégico. De esta
forma el ámbito de acción es toda la organización y no una parcela o conjunto de funciones
de la misma.

OyM

Nunca debe concebirse la unidad de O y M como dependiente de un órgano directivo que

no tenga competencia sobre todos los aspectos y ámbitos de la organización, ni como una
unidad ejecutora o deliberante.

En cualquier caso la unidad de O y M debe estar íntimamente relacionada con aquellas que
desempeñan funciones de planificación, organización y desarrollo e implementación de
sistemas.
Es muy común en las organizaciones modernas, ubicar la unidad de organizaciones y
Métodos como una parte de la unidad de informática.

Medición del trabajo administrativo 

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas
administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas
dentro de una organización.
Todo este espectro de actividades estará signado por las Herramientas Tecnológicas que la Organización
estará dispuesta a implementar.
Mucho tienen que ver las metas de la Organización en cuanto a si está dispuesta o no a encarar un
verdadero proyecto de Despapelización sobre una plataforma de Workflow, donde:
 Los documentos viajan por la Red.
 Las tareas se direccionan automáticamente en forma inteligente.
 Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automáticas.
 Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente.
 Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.

Responsabilidades del Área de Organización y Métodos

 Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias expresadas por
los objetivos generales empresariales, mediante la formulación de un plan de organización cuya finalidad
principal sería la transformación, de las partes que componen el trabajo de las áreas en unidades lógicas y
necesarias, activa y orgánicamente acopladas en la estructura de la empresa,
 Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o actualizar la estructura organizativa
de la empresa.
 Redactar el Manual de Organización de la empresa incluyendo las misiones, funciones,
características de cada puesto de trabajo, responsabilidades, autoridad, dependencia y perfil de cada cargo.
 Proponer la inclusión de los diversos servicios no considerados en la estructura organizativa y
destacar la adecuada asignación de responsabilidades y autoridad a dichos sectores.
 Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reducción de costos en el trabajo
administrativo.
 Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de datos, asegurándose de que se realiza
de acuerdo con las exigencias de las elaboraciones a que habrán de someterse esos mismos datos.
 Analizar de acuerdo con lo previsto en el plan mencionado en el primer punto, los procedimientos y
los métodos seguidos en la ejecución de los trabajos, para hallar sus deficiencia y proponer las modificaciones
que resulten necesarias para optimizar su funcionamiento.
 Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no económicos, no funcionales,
repetitivos e innecesarios.
 Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de acuerdo
con los diseños aprobados.
 Confeccionar los cursogramas y diagramas de recorrido de los cursogramas en estudio.
 Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la empresa los métodos de trabajo más idóneos,
manteniéndose permanentemente actualizado respecto a novedades de equipamiento y suministros.
 Ejercer un control eficaz sobre todos los impresos utilizados en la empresa, asegurándose de su
idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su
diseño, formato, número de copias y destino de cada una de ellas, proponiéndose como principal objetivo la
eliminación de los impresos inútiles, su unificación y cuando sea posible su fusión; como también centralizar
las órdenes de reimpresión, llevando registro de los pedidos, consumos estimados, codificaciones, etc.
 Cuidar que la distribución en planta de los puestos de trabajo sea lo más racional posible en relación
con los circuitos administrativos que deban satisfacer.

El Analista de Organización y Métodos

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el
fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento
interno para el logro de una operatividad eficiente.
a.      Lineamientos que encuadran su actividad:
         El analista debe recordar que siempre actúa como asesor
         El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte órdenes.
         Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.
         Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin estudio previo.
         Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias.
         Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.
         Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.
b.      Condiciones personales del Analista de Organizaci6n y Métodos:
         Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar.
         Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales
         Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad para juzgar.
         Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas y prácticas.
         Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones.
         Capacidad analítica: Implica,  observación e identificación de los hechos; verificación de su validez,
desintegración en sus partes, habilidad para relacionar la información con otras logradas anteriormente
         Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.
         Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber "vender" sus productos y lograr
compradores para su "mercancía"
         Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.
         Facilidad para trabajar en equipo.
c.      Responsabilidad
         Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la información buscada a través
de entrevistas, cuestionarios, estudio de documentación, etc.
         Obtener antecedentes documentales de la situación existente.
         Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y procedimientos que puedan existir
en la empresa en estudio
         Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada.
         Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.
         Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.
         Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.
Leer más: http://www.monografias.com/trabajos21/organizacion-y-metodos/organizacion-y-
metodos.shtml#ixzz3dK5NjcRe

¿Cuál es la función de un Profesional de Organización y Métodos?

Un profesional en Métodos o Sistemas de Organización sabe que su función es más que hacer un
simple manual; si solo se limitara a ello, no habría ninguna diferencia entre un transcriptor y un
analista de OyM. 
Así que ¿Cuales son las funciones de un Analista de Organización y Métodos? 

Aqui estan algunas: 

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la organización.

Esto implica que efectuar varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la
estructura por medio de gráficos como: organigramas, diagramas y/o flujos. 

2. Verificar que la estructura de la organización beneficia las actividades que desarrolla por medio
de la identificación de los procesos que se ejecutan en la empresa 

3. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las
actividades realizadas como un medio de control, a fin de considerar posibles mejoras. 

4. Estudiar, proponer e implantar sistemas que permitan desarrollar con mayor eficacia y eficiencia
las actividades de los trabajadores. 

5. Asesorar a la organización y sus unidades en la interpretación y aplicación de técnicas

administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de
trabajo (esto implica saber de RRHH, contabilidad, producción, calidad y un sin fin de cosas más). 

6. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios

generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.