ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 1 ENSAYO

PRESENTADO POR:

MILLER ALEXANDER PULIDO CAMARGO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA-2020
 LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo a través de la historia ha venido evolucionando, a través de diferentes culturas

como los fueros los egipcios, las civilizaciones de Roma y Grecia ellos dejaban por escrito
los testamentos y otros documentos en vestigios en madera y mármol.

Atreves de la edad antigüedad hasta la contemporánea ha sido de gran ayuda, ya que

han permitido que las empresas tengan actualizado todo su sistema documental
organizado y fácil de encontrar, los archivos son importantes porque los documentos que
los conforman son imprescindibles, ya que la información admitida sirve de testimonio
para los trámites que pueda requerir la empresa.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones
importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la información puede
estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles o
por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de información, en
su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: la administración,
investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los
archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función delas actividades que ésta realiza. Archivos, son
creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios
fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha
realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de las personas

la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia
del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos,
primero como un punto importante deduzco que el archivo es importante porque nos
brinda el servicio para proceder contra algún acto para hacerlo más simple daré un
pequeño ejemplo:

- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador desde que
entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito debería enviar una carta
donde solicita aquello que quiere.

Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder
asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro
pueda tener problemas.

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos
que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional. Entre las culturas que más aportaron a este
surgimiento documental, se encuentran los egipcios, ya que éstos reflejaban en los
templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e
India. Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros
documentos, en vestigios en madera y mármol. Los arcadios, sumerios y babilonios
tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos, y
entablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña. Con
la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794
renacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el
derecho a la consulta de los documentos públicos. El Archivo Nacional de España se crea
en 1868. Se créanlas Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los
documentos más importantes de los archivos.

Existen diferentes clases de archivo como: según la organización: Archivo centralizado,

archivo descentralizado, archivo descentralizado con control descentralizado, archivo
descentralizado con control centralizado, según su uso: archivo activo, archivo semiactivo,
archivo inactivo, según su naturaleza: archivo público, archivo privado de interés público,
archivo privado, según su ciclo vital: archivo de gestión, archivo central, archivo histórico.

Como funcionario responsable debo tener buena disposición en el momento de dar

información en la búsqueda, sigilo profesional, responsabilidad y orden.