Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG): instrumento para la modernización en la gestión

pública, una perspectiva del Distrito Capital

Módulo 2. Política de gestión documental

Otros conceptos importantes

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo del orden distrital: archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del
orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo electrónico: conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo,
sección, series, subseries y/o asuntos).
Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Documento: información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a
sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico,
histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Documento electrónico: es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares.
Documento electrónico de archivo: registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada
por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona
o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Expediente: unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Expediente electrónico de archivo: conjunto de documentos electrónicos de archivo correspondientes a un
proceso administrativo relacionados entre sí cualquiera que sea el tipo de información que contiene.
“Electrónico” es sinónimo de “digital”.
Archivo de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Archivo central: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general
Archivo histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente.