Jorge MM SC OC

GESTIÓN DE OFERTAS CÓDIGO: MM-SC-OC PÁGINA 1 DE 9
Y CONTRATOS VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 2014/08/11

LABORATORIO DE MATERIALES CERÁMICOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Elaborado por Coordinador Técnico
Revisado y Aprobado por Director del CIMAC
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE OFERTAS Y CONTRATOS
POLITICA
Los servicios regulados por tarifas oficiales o por convenios se podrán dar inicio de manera
directa desde la emisión del pedido por parte del cliente.
Toda actividad de gestión de oferta, se iniciará como la recepción (fax, oficio, e-mail, o verbal)
de una petición formal por parte del cliente.
El contrato de servicio debe hacerse por escrito.
En consideración del alcance de la petición presentada por el cliente, se analizará la viabilidad de

su realización teniendo en consideración la disponibilidad de medios humanos y técnicos con que
cuente el laboratorio.
Los contenidos y formatos que conforman las ofertas pueden variar por exigencias de los clientes,
en especial cuando se traten de programas, convocatorias o concursos públicos.
1. OBJETO
Este procedimiento general tiene por objeto establecer la sistemática a seguir en la gestión de
ofertas recibidas para proyectos sometidos a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad
del Laboratorio del Centro de Investigación de Materiales Cerámicos.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las ofertas de proyectos sometidos a los requisitos del
Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio del CIMAC.
Cuando el servicio ofrecido por el Laboratorio del CIMAC está regulado por tarifas oficiales por
la Dirección o por medio de convenios firmados entre el Laboratorio del CIMAC y el Cliente, la
gestión de ofertas se podrá iniciar directamente desde la emisión de un pedido por parte del
cliente.
3. MÉTODO OPERATIVO
3.1 Recepción de una petición de oferta
Cualquier actividad del Laboratorio del Centro de Investigación de Materiales Cerámicos se

iniciará como consecuencia de la recepción por escrito (fax, oficio, e-mail) de una petición de
© Derechos Reservados: Centro de Investigación de Materiales Cerámicos

Se prohíbe la reproducción total o parcial de este documento sin la autorización previa escrita del CIMAC.
oferta por parte del cliente. En caso de trabajo bajo tarifa o convenio (ver alcance), no será
necesario la petición de oferta del cliente.
En casos especiales, por la urgencia del trabajo a realizar o por otros motivos, la petición de
oferta puede ser hecha de forma verbal por el cliente. En ese caso, el Coordinador Administrativo
del Laboratorio que recibe tal solicitud debe proceder a registrar en la nota interna de petición de
oferta SC-OC-FM-01 esta comunicación verbal, anotando como mínimo los siguientes datos:
fecha, asunto, información del cliente, nombre de la persona que solicita la oferta y la firma del
Coordinador Administrativo.
Este registro, adecuadamente firmado y fechado, puede sustituir a la petición de oferta del cliente.
El registro (nota interna de petición de oferta SC-OC-FM-01 o petición de oferta formal) será el
soporte para generar la apertura y el registro de la oferta.
3.2 Aceptación y/o rechazo de la petición de oferta
El Coordinador Administrativo, considerando el alcance de la petición, analizará la viabilidad de

su realización (disponibilidad de medios humanos y técnicos) y pedirá instrucciones, si es
necesario, al Coordinador Técnico.
Si la petición de oferta no es viable, el Coordinador Administrativo lo indicará en el registro de

nota interna de petición de oferta mediante la expresión PETICIÓN NO ACEPTADA y firmará
el registro, y procederá a comunicar al cliente dicha decisión. En el mismo registro, indicará de
manera breve las causas que han determinado rechazar la petición.
La petición no aceptada y una copia de la carta remitida al cliente (nota interna de petición de
oferta) se archivarán en la coordinación administrativa.
En caso de aceptarse la petición, lo indicará en el registro mediante la expresión PETICIÓN

ACEPTADA.
3.3 Apertura y registro de la oferta
A la aceptación de la petición de oferta, el Coordinador Administrativo procederá a registrar una

nueva oferta o cotización y le asignará un código alfanumérico:
OF-XX-YYY

Donde:
 OF: identificación de que se trata de una oferta
 XX: son los dígitos correspondientes a las dos últimas cifras del año en curso
 YYY: número correlativo, asignado a las ofertas emitidas en el mismo año
Ejemplo: OF-14-017, correspondería al código asignado a la gestión de la oferta N° 17 emitida

durante el año 2014.
El código de la oferta es el que se utilizará en cualquier comunicación escrita habida con el

cliente hasta la apertura de un contrato de servicio.
3.3.1 Elaboración y emisión de ofertas
Una vez registrada la oferta y asignado su código de identificación, el Coordinador

Administrativo recopilará toda la información necesaria para poder definir adecuadamente los
requisitos que deben cumplirse (tanto respecto al peticionario como del Laboratorio del CIMAC)
y de esta manera procederá a elaborar la oferta o cotización.
La oferta deberá contener, al menos, la siguiente información:
 Número de la oferta: correspondiente al código definido en el apartado 3.3, si a la oferta

emitida se le hace una revisión, se le debe añadir la identificación de la revisión con el
subcódigo RZZ, siendo ZZ el número de revisión de la oferta, empezando por 01, para la
primera revisión.
OF-XX-YYY-RZZ
Ejemplo: OF-14-017-R04, correspondería a la cuarta revisión de la oferta N° 17 emitida durante

el año 2014.
 Peticionario: nombre del cliente y/o empresa, dirección, Nit, correo electrónico, teléfono,
nombre y cargo de la persona de contacto
 Persona de contacto del CIMAC: nombre, cargo, teléfono y correo electrónico
 Descripción de los servicios solicitados

 Objetivo y alcance del trabajo ofertado
 Otros requisitos técnicos y/o administrativos
Se debe informar al cliente si los ensayos solicitados están acreditados o no, con el fin de que
decida si se debe seguir con el proceso.
Cuando por razones técnicas justificadas, el Laboratorio tenga que aplicar con desviaciones el
método de ensayo ofertado, se indicará convenientemente esta situación en la oferta, de manera
que el cliente quede debidamente informado y acepte, en su caso, dichas desviaciones.
Si se utiliza una norma obsoleta o anulada para la realización de un ensayo para la que exista una
edición posterior o una norma distinta en vigor, se hará constar en la oferta.
 Notificación de las subcontrataciones previstas, si procede
 Presupuesto total, con indicación del plazo de validez de la oferta
Se incluirá una nota indicando que el presupuesto puede verse modificado justificadamente
debido a retrasos y/o anulaciones ocasionados por el cliente no imputables al Laboratorio del
CIMAC.
 Productos a entregar a la finalización de los trabajos (certificados, informes, servicios, etc.)
 Validez de la oferta
 Condiciones de pago
 Número de páginas
 Fecha y firma del responsable de su elaboración
El contenido y el formato de la oferta pueden variar si así se requiere por exigencias del cliente,
especialmente cuando se trata de programas, convocatorias o concursos públicos.
Una vez elaborada la oferta y firmada, el Coordinador Administrativo la remitirá al cliente,

guardando una copia de la oferta.

Si se requiere el Coordinador Administrativo le enviará al cliente el portafolio de servicios con

sus respectivas tarifas, como un anexo a la oferta.
3.3.2 Seguimiento de la oferta
Corresponderá a la persona que elaboró la oferta, mantener los contactos pertinentes con el
cliente para saber si ha sido aceptada o no.
Es un requisito indispensable que el cliente acepte las subcontrataciones previstas en la oferta.

Para evitar posteriores problemas, la oferta deberá especificar claramente las tareas que serán
subcontratadas y, si es posible, la identificación de las empresas subcontratistas.
Si la oferta es rechazada, la persona responsable de su elaboración la marcará como rechazada en

el expediente, y si es posible, en forma breve describirá las razones por las que el cliente ha
rechazado la oferta.
3.3.3 Revisiones de la oferta
Si la oferta ha sido aceptada pero el cliente tiene comentarios o dudas sobre su contenido, la
persona responsable de su elaboración mantendrá los contactos pertinentes para solventar
cualquier diferencia entre lo ofertado y lo requerido por el cliente, con el objeto de resolver
cualquier duda y establecer las condiciones definitivamente acordadas.
En ese caso, cuando existan modificaciones a lo inicialmente establecido en la oferta, la persona

responsable de su elaboración reelaborará el documento (la identificación será de acuerdo a los
criterios establecidos 3.3.1) y lo remitirá de nuevo al cliente.
Las revisiones se gestionarán de manera similar al caso de la oferta original.
3.4 Apertura y registro del contrato
Es un requisito indispensable que el inicio de los trabajos se realice bajo pedido y/o contrato del
cliente, por ende, el cliente informará al Coordinador Administrativo a través de un oficio, de
forma verbal, un e-mail, oferta firmada u otro medio, la aceptación de la oferta.
El Coordinador Administrativo procederá a elaborar el contrato, debidamente firmado por las dos
partes; en la elaboración comprobará que los requisitos del mismo coinciden con los de la oferta,

debiendo en caso contrario resolver y documentar cualquier diferencia observada entre ambos
documentos.
En el caso de productos bajo tarifa o convenio, el Coordinador Administrativo deberá verificar

que las condiciones del pedido y/o contrato del cliente se ajustan a los productos ofertados bajo
tarifa o convenio y, en caso necesario, tras consultar al Coordinador Técnico y/o Coordinador de
Calidad, deberá resolver y documentar cualquier diferencia detectada entre el pedido y los
productos ofertados.
Para la elaboración del contrato, en el caso de las empresas con que se tengan algún tipo de
convenio, no se requiere la firma del cliente donde autoriza, ya que previamente han enviado una
solicitud de servicio o pedido, este documento servirá de soporte.
3.4.1 Elaboración y emisión de contratos
A la aceptación de la oferta de servicio, el Coordinador Administrativo procederá a registrar un

nuevo contrato de servicio y lo elaborará de la siguiente manera:
El contrato deberá contener, al menos, la siguiente información:
 Número del contrato: el Coordinador Administrativo le asignará un código alfanumérico:
CS-XX-YYY
Donde:
 CS: identificación de que se trata de un contrato de servicio
 XX: son los dígitos correspondientes a las dos últimas cifras del año en curso
 YYY: número correlativo, asignado a los contratos emitidos en el mismo año
Ejemplo: CS-14-017, correspondería al código asignado al contrato de servicio N° 17 emitido

durante el año 2014.
El código del contrato es el que se utilizará para abrir el expediente de los respectivos ensayos.
 Peticionario: nombre del cliente y/o empresa, dirección, Nit, correo electrónico, teléfono,
nombre y cargo de la persona de contacto.

 Persona de contacto del CIMAC: nombre, cargo, teléfono y correo electrónico.
 Descripción de los servicios a contratar
 Otros requisitos técnicos y/o administrativos
 Fecha de entrega de informe de resultados
 Número de páginas
 Fecha y firma del responsable de su elaboración
 Firma del cliente, si procede
3.4.2 Modificación o desviación del contrato
En el caso de que el cliente solicite una modificación de un contrato ya aceptado, el Coordinador

Administrativo procederá como si se tratase de una revisión de una oferta, indicando las nuevas
condiciones; véase apartado 3.3.3.
Una vez aceptada la oferta, el Coordinador Administrativo reelaborará el contrato con las nuevas
condiciones y lo remitirá de nuevo al cliente.
La identificación del contrato será de acuerdo a los siguientes criterios:
Se le debe añadir la identificación de la revisión con el subcódigo RZZ, siendo ZZ el número de

revisión del contrato, empezando por 01, para la primera revisión.
CS-XX-YYY-RZZ
Ejemplo: CS-14-017-R04, correspondería a la cuarta revisión al contrato de servicio N° 17

emitido durante el año 2014.
En el caso de que las modificaciones propuestas afecten a los trabajos ya en curso, se notificará al
Coordinador Técnico la paralización de los trabajos hasta nueva orden, y por tanto, no se
reanudará el trabajo hasta que no se resuelva la situación.

Una vez modificado el contrato y aceptadas las condiciones de la oferta, el Coordinador

Administrativo notificará al Coordinador Técnico las nuevas condiciones de trabajo acordadas,
que ordenará la reanudación de las actividades.
En el caso de que se produzca alguna desviación respecto al contrato durante la realización de los
ensayos, el Coordinador Técnico deberá informar, por escrito e inmediatamente al Coordinador
Administrativo, para que este le informe al cliente sobre dichas desviaciones.
La gestión de estas desviaciones será similar a la de la modificación del contrato.
Se considerarán como desviaciones al contrato y, por tanto, sometidas a aprobación del cliente,
las desviaciones del método de ensayo que el Laboratorio deba aplicar por razones técnicas
justificadas.
4. RESPONSABILIDADES
En la aplicación de este procedimiento están implicados:
4.1 Director General
 Realizar convenios con las empresas
4.2 Coordinador Administrativo
 Recepción de petición de ofertas
 Análisis y aprobación de peticiones de oferta
 Elaboración, emisión, seguimiento y revisión de ofertas
 Emisión, revisión y aceptación del pedido y/o contrato
5. REGISTROS
En la aplicación específica de este procedimiento se generarán los siguientes registros:
CÓDIGO NOMBRE
SC-GO-FM-01 Nota interna de petición de ofertas

Oferta de servicio
Contrato de servicio
Estos registros serán archivados y conservados durante un período mínimo de cinco años.
6. FLUJOGRAMA
7. DOCUMENTOS DEL S.G.C. RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE
OTROS DOCUMENTOS Y REGISTRO
CÓDIGO NOMBRE
Solicitudes de servicio
Petición de oferta
Convenio de realización de ensayos
Otros (fax, oficios, notas internas, correos electrónicos, etc.)
8. HISTORIAL DE CAMBIOS
REVISIÓN N° FECHA CAMBIOS EFECTUADOS


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Y CONTRATOS VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 2014/08/11

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE OFERTAS Y CONTRATOS

El contrato de servicio debe hacerse por escrito.

En consideración del alcance de la petición presentada por el cliente, se analizará la viabilidad de

3.1 Recepción de una petición de oferta

Cualquier actividad del Laboratorio del Centro de Investigación de Materiales Cerámicos se

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PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE OFERTAS Y CONTRATOS

3.2 Aceptación y/o rechazo de la petición de oferta

El Coordinador Administrativo, considerando el alcance de la petición, analizará la viabilidad de

Si la petición de oferta no es viable, el Coordinador Administrativo lo indicará en el registro de

En caso de aceptarse la petición, lo indicará en el registro mediante la expresión PETICIÓN

3.3 Apertura y registro de la oferta

A la aceptación de la petición de oferta, el Coordinador Administrativo procederá a registrar una

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PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE OFERTAS Y CONTRATOS

 OF: identificación de que se trata de una oferta

 YYY: número correlativo, asignado a las ofertas emitidas en el mismo año

Ejemplo: OF-14-017, correspondería al código asignado a la gestión de la oferta N° 17 emitida

El código de la oferta es el que se utilizará en cualquier comunicación escrita habida con el

3.3.1 Elaboración y emisión de ofertas

Una vez registrada la oferta y asignado su código de identificación, el Coordinador

La oferta deberá contener, al menos, la siguiente información:

 Número de la oferta: correspondiente al código definido en el apartado 3.3, si a la oferta

Ejemplo: OF-14-017-R04, correspondería a la cuarta revisión de la oferta N° 17 emitida durante

 Persona de contacto del CIMAC: nombre, cargo, teléfono y correo electrónico

 Descripción de los servicios solicitados

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PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE OFERTAS Y CONTRATOS

 Objetivo y alcance del trabajo ofertado

 Otros requisitos técnicos y/o administrativos

 Notificación de las subcontrataciones previstas, si procede

 Presupuesto total, con indicación del plazo de validez de la oferta

 Productos a entregar a la finalización de los trabajos (certificados, informes, servicios, etc.)

 Fecha y firma del responsable de su elaboración

Una vez elaborada la oferta y firmada, el Coordinador Administrativo la remitirá al cliente,

© Derechos Reservados: Centro de Investigación de Materiales Cerámicos

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE OFERTAS Y CONTRATOS

Si se requiere el Coordinador Administrativo le enviará al cliente el portafolio de servicios con

3.3.2 Seguimiento de la oferta

Es un requisito indispensable que el cliente acepte las subcontrataciones previstas en la oferta.

Si la oferta es rechazada, la persona responsable de su elaboración la marcará como rechazada en

3.3.3 Revisiones de la oferta

En ese caso, cuando existan modificaciones a lo inicialmente establecido en la oferta, la persona

Las revisiones se gestionarán de manera similar al caso de la oferta original.

3.4 Apertura y registro del contrato

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PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE OFERTAS Y CONTRATOS

En el caso de productos bajo tarifa o convenio, el Coordinador Administrativo deberá verificar

3.4.1 Elaboración y emisión de contratos

A la aceptación de la oferta de servicio, el Coordinador Administrativo procederá a registrar un

El contrato deberá contener, al menos, la siguiente información:

 Número del contrato: el Coordinador Administrativo le asignará un código alfanumérico:

 CS: identificación de que se trata de un contrato de servicio

 YYY: número correlativo, asignado a los contratos emitidos en el mismo año

Ejemplo: CS-14-017, correspondería al código asignado al contrato de servicio N° 17 emitido

© Derechos Reservados: Centro de Investigación de Materiales Cerámicos

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA GESTIÓN DE OFERTAS Y CONTRATOS

 Persona de contacto del CIMAC: nombre, cargo, teléfono y correo electrónico.

 Descripción de los servicios a contratar

 Otros requisitos técnicos y/o administrativos

 Fecha de entrega de informe de resultados