Implementación de un Sistema de Control Interno en la Organización

Yanira Moreno Castro

Auditoría y control interno

Instituto IACC

25-05-2020

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 Introducción

 La implementación de un Sistema de control interno sirve para generar métodos más eficientes

en la organización y especialización del trabajo, la contabilidad, el control económico y generar

propuestas que aseguren el incremento de los resultados en la empresa. Este se implementa

mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar

los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos

institucionales y una adecuada rendición de cuentas.

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Se pide:

Realice la implementación de un sistema de control interno para los procesos antes detallados,

donde se evidencie lo siguiente:

1) Descripción de la situación actual de los procedimientos dentro de la organización.

2) Determinación de riesgos existentes en los procesos y la construcción de matriz de

riesgos.

3) Controles asociados a los riesgos determinados en punto anterior.

4) Se debe seguir la secuencia sistemática de las etapas de implementación.

Todo debe ser presentado en un informe dirigido a la empresa.

Desarrollo

1. Descripción actual de la empresa Limited S.A:

La Empresa Limited S.A carece de 2 procesos importantes, por ende, se solicita la

implementación de un control interno, estos procesos son:

a) Procesos de contabilización y Autorización de Facturas

b) Anticipos de sueldo del personal que labora en la empresa Límited S.A.

a) Área de Contabilización y Autorización de Facturas:

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 El encargado de proveedores recibe las facturas y cuando no encuentra la orden de

compra relacionada a la factura, se comunica con el proveedor para que este le dé el

número de orden, todo es vía telefónica y nada vía correo electrónico, para que sea

respaldado el pedido y la entrega de la orden de compra. Algunas empresas generan

facturas posteriores a la orden de compra ya sea por la rapidez para agilizar el proceso de

compra, pero en este caso es urgente mantener un control en esta área ya sin la orden de

compra en el sistema el encargado de proveedores no ingresa la factura al sistema y así se

retrasan los pagos.

b) Pagos de anticipos al personal:

La solicitud del anticipo de los trabajadores se realiza de forma informal, verbalmente a

su jefe directo, este le transmite a la encargada de la caja chica que cancele el anticipo

previa firma de un “vale por”, siendo registrado por la unidad de sueldos en el

comprobante de anticipos y posteriormente archivado junto con el vale en la carpeta

personal del trabajador en espera de iniciar el proceso de liquidación de sueldos del mes.

Este proceso debe ser solicitado por correo electrónico desde el jefe directo a la unidad de

sueldos y luego a la encargada de la caja chica la cual debe emitir un certificado de

egreso con la firma del trabajador y jefe directo previa aprobación de la unidad de

sueldos para su posterior envío a esta unidad; siendo el encargado quien debe ingresarlo

al sistema de remuneraciones para que sea descontado como anticipo.

2. Riesgos existentes en la organización:

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 Las amenazas que podemos visualizar son:

a) Intencionales: Son sucesos donde podemos evidenciar los pagos de facturas erradas al

no tener la orden de compra respectiva junto a la factura, retrasos en los pagos que

pueden ser causal de demanda por falta de un control efectivo al igual que la solicitud de

anticipos de manera informal sin los respaldos registrados como corresponde, lo que por

“un olvido, o por no querer ver la carpeta”, no le sea descontado el anticipo al trabajador.

b) Involuntarias: Falta de conocimiento por parte los participantes de los procesos, lo que

puede ocasionar como consecuencia, modificación o la eliminación de datos e

informaciones que son importantes para la empresa. Al no ingresar la factura de

inmediato por no tener la orden de compra ante cualquier evento se puede producir una

pérdida de esta; lo mismo que la carpeta donde se archivó el comprobante de anticipos y

el “vale por”, en la cancelación del anticipo.

c) Naturales: catastros naturales, terremotos, tsunamis etc. No hay control sobre ellos.

2.1. Medición de impacto y probabilidad de los riesgos:

Esto nos permite medir niveles de prioridad de riesgos de la empresa, a través de análisis de su

probabilidad e impacto. Aquellos riesgos que tengan más probabilidad de ocurrencia e impactos

altos serán la prioridad para generar los controles respectivos más fuertes.

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 MATRIZ DE RIESGO EMPRESA LIMITED S.A.
Depto. Afectado por el
Descripción Efecto Tipo de Riesgo Impacto Probabilidad Calificación
Riesgo

El encargado de Pueden existir fraudes en

proveedores tiene la pagos por no existir la
función de ingresar orden de compra o dar una
Área Contable las facturas y verificar orden de compra falsa de la Operativo 2 4 8
las órdenes de factura, estos deben ser
compra para revisados por otro
proceder al pago trabajador

Solicitud informal sin

Proceso de Control y
Falta de control en los procedimiento
Los Anticipos de Operativo 3 3 9
procedimientos correspondiente y la falta
Sueldos
de control efectivo

Planeación y seguimiento
Direccionamiento Incumplimiento Estratégico 3 2 6
débil

Puede existir fraude,

debido a que los La encargada de caja chica
Área Tesorería pagos no son tiene la función de Operativo 3 2 6
revisados por otra autorización y pagos
persona

2.2.- Factores de riesgos que identificamos son:

 Área contable

 Capital humano.

 Operativo.

 Factura.

 Cuentas por pagar

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3. Control asociado para mitigar a los riesgos:

Existen 3 tipos:

a) Control preventivo:

Se debe implementar un control eficiente para evitar fraudes con las documentaciones de

las facturas y la manipulación de caja chica que pueden afectar seriamente a la empresa,

por lo tanto, se recomienda cambiar de su puesto al encargado de proveedores para el

manejo de facturas y la orden de compra, y el personal encargada de caja chica no tiene,

ni debe autorizar los pagos respectivos a los personales sin previa autorización del jefe

directo.

b) Control contable:

Para la eficiencia en área de tesorería (caja chica) se debe realizar una revisión de manera

periódica para evitar posibles fraudes y/o errores en el sistema contable, es decir se debe

realizar de acuerdo al procedimiento de los protocolos existentes para realizar compras

por medio de solicitud de la orden de compra debidamente autorizada y firmada.

c) Control administrativo:

Nos permite tomar la mejor decisión en función de la desviación determinada en el

proceso productivo de la empresa y la retroalimentación para poder alinearlo con la

planificación establecida de manera eficiente. Por lo que es necesario realizar medidas que

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 protejan fraudes, es necesario determinar debidamente cada función según su área

correspondiente para que no haya deficiencias en sus funciones.

Este control nos entrega:

 Precisión

 Rapidez

 Objetividad de la información

 Economía

 Aceptación de las personas.

d) Secuencia sistemática de las etapas de implementación:

a) Diagnóstico

b) Planificación

c) Ejecución

d) Control

Etapa I

a) Diagnóstico del Sistema del Control interno

El diagnóstico evalúa el estado el estado actual de la organización para gestionar el

sistema de control interno además constituye el punto de partida, sustentado en las

deficiencias detectadas en el departamento relacionadas con el control interno.

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 Fases:

Conformación del equipo de trabajo, el objetivo es organizar y realizar el diagnóstico.

Caracterización de la organización, el objetivo es determinar el estado actual de

la organización

Análisis del entorno laboral, el objetivo es conocer el comportamiento del sistema de

control Interno.

Técnicas utilizadas:

 Entrevistas no estructuradas

 Tormentas de ideas

 Revisión documental

Etapa 2. 

b) Planeación del sistema de control interno

Consiste en planificar el proceso del sistema de control interno teniendo en cuenta las

dimensiones definidas en el proceso de formación del profesional para cada uno de los

componentes.

Constituye la base para la elaboración de toda la documentación que garantice la eficacia

del funcionamiento del departamento.

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 Fases:

Planeación estratégica, aquí se elaboran las políticas en correspondencia con el enfoque

estratégico, adaptada al propósito del departamento con el fin de mejorar continuamente

la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y proporcionar un marco de

referencia para establecer y revisar los objetivos. Debe ser comunicada a los trabajadores

y ser revisada para su continua actualización.

Planeación operativa, se definirá toda la documentación necesaria en los departamentos

para el control de los procesos que se desarrollan. El dominio de los procedimientos y el

conocimiento del marco normativo asociado al proceso permiten lograr una mayor

eficiencia en el desempeño de las tareas.

Etapa 3.- 

c) Ejecución del sistema del control interno

Para efectos de implementar el Sistema de control interno a nivel de procesos, será

necesario que las entidades cuenten con la identificación y documentación de sus

procesos, así como la implementación de las políticas y directivas necesarias para el

cumplimiento de las normativas de control interno.

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 Fases:

 Revisión de la documentación por cada dimensión

 Organización de cada componente en carpetas

Etapa 4.- 

d) Control al sistema del control interno

Desarrolla las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de implementación y

operatividad del sistema y de su eficacia y funcionamiento a través de su análisis,

edición y mejora continua.

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 Conclusión

En los últimos años ha cobrado mucha fuerza e importancia la implementación del control

interno en las empresas, dada la necesidad objetiva de controlar todos los recursos financieros y

materiales. Luego se debe analizar el comportamiento del sistema de control interno y sus

componentes, así como, la legislación vigente siendo implementados en empresas de cualquier

tamaño ya que todas están expuestas a malversaciones o fraudes.

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 Bibliografía

Implementación de un Sistema de Control Interno en la Organización. Auditoría y Control

Interno. Semana 8 IACC

Acuña Hidalgo L. (2012). Diseño e Implementación del sistema de Control Interno en la

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales.

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 Conclusión

En conclusión, deducimos que cada organización debe tener su propio sistema de control

interno, considerando sus características como, por ejemplo, industria, leyes y

regulaciones pertinentes, tamaño y naturaleza.

Existe una relación directa entre los objetivos, que es lo que una entidad se esfuerza por

alcanzar, los componentes, que representa lo que se necesita para lograr los objetivos y la

estructura organizacional de la entidad.

Las prioridades establecidas fueron diseñadas de acuerdo a todos los componentes del

control interno y los principios de COSO 2013.

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 Bibliografía

Marco Integrado de Control Interno COSO 2013. Auditoría y Control Interno. Semana 5

IACC

https://www.auditoriainternadegobierno.gob.cl

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