Comunicación

La comunicación es un aspecto clave en el

proceso directo.

La comunicación puede der definida como proceso

a través del cual se trasmite y recibe información
en un grupo social.
Cuadro sinóptico 5.1

Estrategias de • Refuerzos. — Positivos.

- Negativos.
intervención • Castigos.
• Extinción.

Procedimientos básicos de
modificación de N la conducta

Programas de refuerzo
Discriminación y generalización Conductas
encadenadas
Moldeamient
o y modelado

La comunicación en una empresa comprende

múltiples interacción dones que abarcan desde las
conversaciones telefónicas informales hasta los
sistemas de información más complicados. Su
importancia es tal que algunos autores sostienen
que es casi imposible determinar todos los canales
que trasmiten y reciben información en una
organización.
El ejecutivo, para poner en marcha sus planes,
necesita sistemas de comunicación eficaces;
cualquier información desvirtuada origina
confusiones y errores, que disminuyen el
rendimiento del grupo y que van en detrimento del
logro de los objetivos.
La comunicación consta de tres elementos
básicos:
 Emisor: en donde se origina la información.
 Trasmisor: a través del cual fluye la
comunicación.
 Receptor: que recibe y debe entender la
información.
Cualquier mínima falla en esta red de
comunicación implica la des- virtuación de la
información. Con el fin de facilitar el entendimiento
de la comunicación, se menciona su clasificación
más sencilla.

1. Formal: Se origina en la estructura formal de

la organización y fhive a través de los
canales organizacionales. Ejemplo:
correspondencia, instructivos, manuales,
ordenes, etcétera.
2. Informal: surge del grupo informales de la
organización y no sigue los canales
formales, aunque se puede referir a la
organización. Ejemplo: chismes,
comentarios, opciones, etcétera.
tipo de comunicación es de gran importancia, ya
que por su carácter no formal puede llegar a influir
más que la comunicación formal e, inclusive, ir en
contra de ésta; el administrador debe tratar de
lograr que los canales de comunicación formal se
apoyen en las redes informales.
Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

A. Vertical: Cuando fluye de un nivel

administrativo superior a uno inferior o
viceversa: quejas, reportes, sugestiones,
órdenes e instrucciones.
B. Horizontal: Se da en niveles jerárquicos
semejantes: memorandos, circulares,
juntas, etcétera.
C. Verbal: Se trasmite oralmente.
D. Escrita: Mediante material escrito o gráfico
(cuadro sinóptico 5.2).
Una buena comunicación implica la existencia de
los siguientes requisitos:
1. Claridad. La comunicación debe ser clara,
para ello, el lenguaje en que se expresa y la
manera de trasmitirla deben ser accesibles
para quien va dirigida.
2. Integridad. La comunicación debe servir
como lazo integractor entre los miembros de
la empresa, para lograr el mantenerme o de
la cooperación necesaria para la realización
de los o jeivos.
3. Aprovechamiento de la organización
informal La comunicación es más efectiva
cuando la administración utiliza
organización.

4. equilibrio: todo plan de acción administrativo

debe acompañarse del plan de
comunicación para quienes resulten
afectados.

5. Moderación. La comunicación debe ser la

estrictamente necesaria y lo más concisa
posible, ya que el exceso de información
puede ocasionar burocracia e ineficiencia.

6. Difusión: Preferentemente, toda la

comunicación formal de la empresa debe
efectuarse por escrito y pasar sólo a través
de los canales estrictamente necesarios,
para evitar papeleo excesivo.
 7. Evaluación: Los sistemas y canales de
comunicación deben revisarse y
perfeccionarse periódicamente.

Autoridad

La autoridad es la facultad de que está investida

una persona, dentro de una organización, para dar
órdenes y exigir que sean cumplidas por sus
subordinados, para la realización de aquellas
acciones que quien las dicta considera apropiadas
para el logro de los objetivos del grupo.

Es el derecho de mandar y el poder de hacerse

obedecer. Elementos:

 Mando: Ejercicio de la autoridad. ,

 Delegación: La concesión de autoridad y

responsa izada por parte de un superior
hacia un subordinado.

Tipos de autoridad:

1. Formal. Emana de un superior para ser

ejercida sobre personas. Puede ser:

• Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una

persona o grupo.
2. Técnica. Es sobre determinados actos y no
sobre personas puede ser:
• Funcional. Ejercida sobre una función, lo cual lo
hace un experto en un conocimiento especial.

 Staff. Derecho de asesorar, hacer

recomendaciones a la autoridad de línea.

 Comités. Realización de tareas especiales.

 Matricial. Hacer cumplir el diseño y la

ejecución de un proyecto.

3.Personal. Se origina en la personalidad del

individuo.

Delegación

Es en la delegación donde se manifiesta

claramente la esencia de la dirección y el ejercicio
de la autoridad, ya que, si administrar es “hacer a
través de otros”, entonces:

la delegación es la concesión de autoridad y

responsabilidad para actuar.

Ventajas:
A. Permite al directivo dedicarse a las
actividades de mayor importancia, en tanto
que las funciones detalladas y rutinarias se
 delegan.
B. A través de ella, la responsabilidad se
comparte, haciéndose más significativa.
C. Motiva- a los subordinados al hacerlos
partícipes del logro de los objetivos.
A. Capacita a los subordinados en ciertas
decisiones importantes.

Requisitos necesarios para delegar:

1. Delimitar claramente la autoridad y

responsabilidad delegadas, preferentemente
por escrito, a fin de evitar conflictos,
duplidad de funciones, fuga de autoridad,
etcétera.
2. Especificar claramente metas y objetivos de
la función legada.
3. Capacitar al personal en quien se va a
delegar.
4. Establecer estándares de actuación de tal
manera que se fomente la iniciativa,
creatividad y lealtad hacia la organización.
5. Convenir sobre las áreas de no delegación.

6.El directivo debe mostrar interés en el

desempeño del empleado, en relación con la
función delegada.

7.Reconocer el buen desempeño v confía,

peno y confiar en los subordinados.
Mando

El ejercicio de la autoridad o mando asume dos

formas:
 Órdenes.
 Instrucciones.

A.Orden. Es el ejercicio de autoridad a

través del cual un previsor trasmite a un
subordinado la indicación actividad debe
ser realizada. Para que sea efectiva,
deben considerarse los siguientes factores:

a) Aspectos motivacionales que deben

emplearse al trasmitir la orden.

b) Trasmitirla adecuadamente:
 Por escrito.
 Con claridad y precisión.
c)Explicar y fundamentar la necesidad de
que se cumpla la orden.

d)Oportunidad. Elegir el momento y lugar más

apropiados para trasmitir la orden.
B. Instrucciones. Son las normas que habrán de
observarse en situaciones de carácter repetitivo;
los medios más convenientes para trasmitirlas son
los instructivos y las circulares. Al emitirlas, es
necesario considerar los aspectos que se enun-
ciaron en el caso de las órdenes.

Reglas para el mejoramiento de la comunicación

La American Management Association se refiere a

las siguientes reglas como los “diez mandamientos
de la comunicación” y sugiere que deben aplicarse
al comunicar y delegar autorización.

1. Aclarar ideas antes de comunicar.

2. Determinar y evaluar el verdadero propósito
de cada mensaje.
3. Considerar el ambiente organizacional e
individual.
4. Planear las comunicaciones asesorándose
con la opinión H otros miembros de la
organización.
5. Tener cuidado, al comunicarse, con las
actitudes, los sobre nos y el contenido
básico del mensaje.
6. Aprovechar la oportunidad para emitir algo
de valor o ayudar al receptor.
7. Seguir y evaluar la comunicación.
8. Aprovechar la oportunidad en cuanto a
tiempo y lugar.
9. Apoyar la comunicación con las acciones
propias del emisor
Tratar no sólo de ser comprendido sino de
comprender: escuchar con empatía.
Liderazgo-supervisión

La supervisión consiste en vigilar y guiar a los

subordinados de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente.

Este término se aplica por lo general a niveles

jerárquicos inferiores, aunque todo administrador,
en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función;
por esto, de acuerdo con el criterio personal de los
autores, se consideran la supervisión, el liderazgo
y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque
referidos a diversos niveles jerárquicos.

El liderazgo o supervisión, es de gran importancia

para la empresa, ya que mediante él se imprime la
dinámica necesaria a los recursos humanos, para
que se logren los objetivos.

En esta función confluyen todas las etapas de

dirección anteriormente estudiadas; su importancia
radica en que de una supervisión efectiva
dependerán:

 La productividad del personal para lograr los

objetivos.
 La observancia de la comunicación.
 La relación entre jefe-subordinado.
 La corrección de errores.
 La observancia de la motivación y del marco
 formal.

Por tanto, el liderazgo está ligado con la

supervisión y, de acuerdo con los diversos estilos
de liderazgo que existan en la empresa variará el
grado de eficiencia y productividad.

Existen distintos tipos de teorías gerenciales, una

de las más importantes, relativa a la supervisión,
es la que crearon Blake y Mouton y que se refiere
al gruid administrativo (rejilla o tablero
administrativo). Tras de varios años de
investigaciones estos autores han concluido que
existen hasta 81 estilos de supervisión, pero que,
básicamente, existen cinco de cuyas
combinaciones se originan todos los demás.

Demuestran los estilos de gerencia en una gráfica,

en la que el eje horizontal constituye el interés
hacia la producción, y el eje vertical, el interés
hacia las personas (fig. 5.10).
Analizan los cinco tipos básicos de supervisión,
sus ventajas y desventajas, y concluyen que el
mejor estilo de dirigir es el 9,9 o el de la
administración en equipo, a través del cual se
incrementa la productividad y la creatividad. Como
este texto es introductorio, se recomienda
ampliamente la lectura de la obra El grid para la
máxima eficiencia en supervisión, a través de la
cual el estudiante podrá conocer mejor las
variables de la supervisión.