PRGH-01 Selección, Contratación y Retiro v02

GESTIÓN HUMANA PRGH-01
GESTIÓN LABORAL Versión 02

Selección, Contratación y Retiro de personal 20-Nov-2017
1. OBJETO:
Establecer el procedimiento para la selección, contratación y retiro del personal de manera oportuna,
adecuada y garantizando el cumplimiento de ley y de la empresa CONSTRUCCIONES Y EDIFICIOS
DE COLOMBIA S.A.S. y sus contratistas.
2. ALCANCE:
Las actividades descritas en este procedimiento aplican a las actividades de:
 Selección del personal bajo las competencias definidas en los perfiles establecidos por la empresa.
 Contratación del personal para laborar en las actividades de la empresa bajo los parámetros de la
Legislación laboral
 Retiro del personal bajo los parámetros establecidos por La ley de manera oportuna y adecuada para la
empresa CONSTRUCCIONES Y EDIFICIOS DE COLOMBIA S.A.S.
3. RESPONSABLES:
Gerencia: Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Revisar y actualizar
los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
Coordinador SGI: Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente y se
aseguran que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
Líderes de cada proceso: Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso.
4. DEFINICIONES:
 Alta dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan
una entidad.
 Competencia: Hace referencia a las características de personalidad, devenidas en comportamientos,
que generan un desempeño exitoso en un puesto de trabajo.
 Actitud: Estado de disposición de ánimo del ser humano.
 Aptitud: Condición idóneo y hábil de una persona para asumir responsabilidades.
 Vinculación: Conjunto de actividades legales y propias de una organización que le permiten a una
persona relacionarse laboralmente con una empresa.
 Educación: Desarrollo de las facultades intelectuales de una persona.
 Formación: Desarrollo y perfeccionamiento de las facultades intelectuales y capacidades de una
persona.
 Experiencia: Tiempo de práctica laboral relacionada al cargo requerido, en el cual se ha asumido
determinadas funciones y nivel de responsabilidad o autoridad.
 Habilidades o destrezas/aptitudes: Características que debe poseer una persona para asumir
determinadas responsabilidades.
 Perfil: Características que debe tener una persona para asumir responsabilidades propias de un cargo.
 Reclutamiento: Proceso en cual se contacta a varios candidatos a participar en el proceso de
selección para ocupar un cargo.
 Selección: Proceso en el cual se eligen candidatos para aplicar evaluaciones de conocimientos y
habilidades; de igual forma se confronta la información de educación y experiencia.
 Función: Conjunto de tareas por las cuales debe responder una persona.
 Responsabilidad: Cargo, tarea o deber que una persona asume para su desarrollo y/o persona o cosa
de la cual está encargado.
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CONSTRUCCIONES Y EDIFICIOS DE COLOMBIA S.A.S
Calle 5 N° 10E-61 Barrio Santander Parte Baja – Tibú (N. de S.)/ Teléfonos: 5662313 – 3202235318
Email: construedificios.sas@gmail.com
 Contratación: Conjunto de actividades legales y propias de la empresa que le permiten a una

persona vincularse laboralmente con la misma.
 Desvinculación y/o Retiro: Conjunto de actividades legales y propias de una organización que le
permiten a una persona desvincularse laboralmente.
 Exámenes Ocupacionales: Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador por
parte de un especialista en medicina o salud del trabajo, con el fin de monitorear la exposición a
factores de riesgo y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición.
5. CONDICIONES GENERALES:
5.1 GENERALIDADES:
La selección inicia con la solicitud de Personal en un proyecto o proceso para cubrir una vacante, ya sea
por la creación del cargo, la renuncia, el despido o la terminación de la vinculación o por el
reconocimiento de actividades y responsabilidades que requieren condiciones especiales en quien las
desempeñe.
La competencia de un cargo se expresa según su Educación, Formación, Experiencia y Habilidades. Las

competencias requeridas por el personal para la ejecución de sus labores se describen en Perfil de Cargo
(FOGH-07).
El perfil del cargo debe ser revisado para validar las funciones y competencias requeridas. En caso de no
contar con el perfil del cargo, éste debe ser construido teniendo en cuenta los niveles apropiados para la
competencia (Educación, Formación, Experiencia y Habilidades).
Se debe tener presente que el proceso de contratación requiere mínimo 2 días para realizar afiliaciones,
inducción y entrega de dotación. Se podrá contratar personal que no cumpla el 100% de las competencias
del perfil, siempre y cuando se establezca un plan de Formación autorizado por el gerente; este plan de
carrera se realiza por medio de un informe que contenga los temas de capacitación y entrenamiento que
requiere el nuevo colaborador para adquirir las competencias que requiere su perfil, el costo de cada tema,
el tiempo que demora cada tema y las fechas aconsejadas de implementación.
Se debe asegurar que la persona que es de una ciudad diferente de donde se realiza la contratación, está
afiliada a una EPS y que cuente con una IPS para la atención en la ciudad donde se realizaran las
actividades propias de la contratación. De lo contrario, se debe asegurar que la persona seleccionada que
esté dispuesta a cambiar a una EPS que preste el servicio en el sitio ó cercano a donde se realizan las
actividades propias de la contratación.
En caso de contratación de menores de edad se debe contar con el permiso del ministerio de la protección
social, y oficio de permiso por parte de los acudientes del menor. La contratación de menores de edad
deberá ser únicamente para cargos administrativos. Los ascensos se producirán teniendo en cuenta la
formación, méritos, antigüedad del trabajador, así como las facultades organizativas del empresario
6. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES:
6.1 SELECCIÓN DE PERSONAL:

Una vez se presenta la necesidad de seleccionar y contratar personal para un proyecto o proceso, se
presenta la solicitud a Gerencia para aprobación indicando el cargo, proyecto o proceso que realiza el
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requerimiento, tiempo de duración de actividades y justificación de la necesidad del cargo. Esta solicitud
se puede hacer por correo electrónico
a. Definición del perfil:

Si el cargo es nuevo, el responsable de proceso deberá definir el perfil del cargo. De igual forma, se debe
solicitar a Talento Humano, los perfiles contractualmente definidos y las características o exigencias
particulares a cada cargo, según los acuerdos generados en socializaciones o Unidades de Responsabilidad
Social Empresarial. Se debe determinar la siguiente información para cada cargo.
 Funciones. Tanto del Cargo como de SSTA (Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente)
 Responsabilidad. Lo referente a Equipos, maquinaria, materiales, informes, documentos, etc.
 Nivel de Autoridad y Rendición de Cuentas. Se define los eventos para que tiene autoridad y los
entregables asociados a sus responsabilidades.
 Flujo de Información. Se relacionan las comunicaciones internas y externas y los medio aplicados
 Competencia del Cargo. Se especifican los niveles requeridos en Educación, Formación, Experiencia y
Habilidades.
 Condiciones de Salud y Seguridad en el trabajo. Se relacionan los peligros asociados a la actividad.
 Condiciones Ambientales en el trabajo. Se relacionan los impactos significativos asociados a la
actividad
b. Convocatoria de candidatos:
Al obtener la aprobación de la Gerencia, se procede a realizar la convocatoria de candidatos utilizando
alguno de estos medios:
 Publicación en el SENA. Servicio Nacional de Empleo.

 Publicación en medios masivos de comunicación. A través de periódico, radio e internet.
 Universidades e instituciones de educación superior. Prácticas empresariales.
 Avisos internos o Referidos. Por ascensos o referidos de personal de confianza.
 Áreas de Gestión social o Unidades de Responsabilidad Social Empresarial. Según los compromisos
sociales adquiridos en la organización
El responsable de la actividad debe especificar los documentos que deben adjuntar a la Hoja de Vida o que
deben traerse el día que el candidato sea llamado a entrevista.
c. Recepción de hojas de vida y verificación de competencia:

Realizar la selección, asegurando que el(los) nuevo(s) funcionario(s) cuenta con la competencia definida
para el cargo, de acuerdo con las siguientes disposiciones:
 Educación. Serán evaluados mediante los soportes suministrados por el aspirante en su hoja de vida.
Estos documentos son emitidos por instituciones formales
 Formación. Será evaluado con los soportes generados por Instituciones no formales (cursos,
diplomados o capacitaciones, participaciones, etc.)
 Experiencia. Serán evaluados mediante los soportes suministrados por el aspirante en su hoja de vida.
Se debe asegurar que la certificación laboral incluya Nombre de la empresa, Contrato/ proyecto y
objeto del contrato/ proyecto, cargo que ocupo y periodos laborales.
 Habilidades. Las habilidades se miden desde tres aspectos:
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 Evaluación Psicotécnica. Esta prueba la aplica el Psicólogo de la IPS donde se ejecuta el Examen
Médico Ocupacional. Se aplica según el cargo y se valora con u porcentaje de ajuste. (Es
opcional)
 Habilidades Organizacionales. Esta prueba se aplica al trabajador según el nivel Jerárquico (1, 2
y 3).
 Inducción o Re-inducción. Esta prueba se aplica al trabajador al momento de ingresar a la
empresa. Se evalúa el entendimiento del Trabajador en dos Fases.
Para los conductores, el líder operativo o quien haga sus veces, debe revisar lo siguiente, en aras de tener
la certeza de quien se está contratando y de minimizar los posibles riesgos inherentes a la actividad de
transporte:
 Para la autenticidad de las licencias de conducción: ingresar a la dirección:
https://www.runt.com.co/portel/libreria/php/01.030528.html?
dif=f97fa858404e7c92a818482795a773de
 Analizar el historial de comparendos cancelados o pendientes de pago:
https://consulta.simit.org.co/Simit
 Verificar el RUNT: http://www.runt.com.co
 Verificar los antecedentes disciplinarios Policía Nacional, Procuraduría y Contraloría:
o http://cfiscal.contraloria.gov.co/siborinternet/certificados/certificadosPersonaNatural.asp .
o https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/
o https://www.procuraduria.gov.co/CertWEB/Certificado.aspx?tpo =2/
 Verificar las referencias laborales y personales descritas en la hoja de vida.
 Verificar los datos de la dirección y domicilio principal
d. Pre - selección de candidatos.

El Responsable del proceso verifica la información registrada en la hoja de vida y certificaciones,
mediante llamadas y pre - selecciona a las personas que pueden ser entrevistadas.
Las hojas de vida que se reciban en la oficina y que no sean seleccionadas para ocupar el cargo, deberán
ser registradas en la Base de Datos y enviadas al archivo (según el consecutivo) para futuras consultas. De
igual forma, verificar si contractualmente se debe comunicar el resultado de estos procesos a las Unidades
de Responsabilidad Social Empresarial pertenecientes al Cliente.
e. Realización de las pruebas.

Dentro de las pruebas requeridas, se encuentran las establecidas por la ley, con la forma y periodicidad
establecida por el Ministerio de Trabajo o Ministerio de Protección Social y Salud. Las pruebas que debe
realizar la empresa son:
 Prueba teórica. Esta prueba debe medir el nivel de conocimiento del conductor, sobre los factores
propios de la conducción, normatividad, vía y del vehículo que va a conducir.
 Prueba práctica. Realizar una prueba práctica, que permita conocer los hábitos y habilidades, estas
pruebas deben estar basadas en el tipo de equipo, vehículo o actividad que va a ejecutar.
 Exámenes psicosensométricas. De acuerdo con lo establecido en la ley
 Visiometría
 Audiometría
 Exámenes de coordinación motriz
 Exámenes de psicología
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 Exámenes médicos. De acuerdo con lo establecido en la ley. Las pruebas deben ser realizadas, por
personal que garantice idoneidad en campo, según lo establecido por las leyes que rigen nuestro
territorio
f. Entrevista con los candidatos.

Después de la preselección de las Hojas de vida, se contactará a la(s) persona (as) que cumplen con el
perfil, con el fin de citar(los) a una entrevista. Dicha entrevista será realizada por el responsable de
proceso que solicita el cargo. Si se considera necesario se programará entrevista con la Gerencia. La
entrevista debe estar enfocada de acuerdo a los requerimientos del perfil del cargo, las observaciones
como resultado de la entrevista deben quedar registradas en la misma hoja de vida.
g. Selección y orden de elegibilidad.

Después de la entrevista se seleccionará el personal que debe contratarse. La selección del personal se
realizará teniendo en cuenta el perfil solicitado.
Se podrá validar la educación con el tiempo de experiencia o viceversa, si la persona a contratar no

cumple con algunos de los requisitos del perfil de cargo deberá velarse porque los adquiera durante el
período que esté vinculado con la empresa. La Gerencia participa en la selección y aprueba la contratación
del personal que se requiera.
6.2 CONTRATACIÓN DE PERSONAL.

La Gerencia informará al Profesional de Talento humano un correo indicando la aprobación para
contratación y la información de: cargo a ocupar, salario, fecha de inicio, fecha de terminación, proceso o
proyecto que requiere la contratación, condiciones de la contratación.
Se debe revisar y considerar los criterios de Selección y Aprobación de Hojas de vida, a fin de dar
cumplimiento a los Parámetros de Responsabilidad Social Empresarial.
a. Examen ocupacional de pre-ingreso.

El Coordinador HSEQ genera la autorización para la realización de los exámenes médicos ocupacionales
de ingreso. Se coordina telefónicamente con el proveedor la fecha y hora para el examen médico y envía
la solicitud vía email, especificando la información correspondiente al tipo de examen a aplicar
La Administración, contacta al candidato y le informa la fecha, hora y recomendaciones para su

presentación en el sitio del proveedor. Los resultados son enviados vía email a los correos del Coordinador
HSEQ. (Concepto de Aptitud Médica y Psicotécnica). No puede ingresar ningún colaborador que no tenga
los resultados de los exámenes médicos. En caso de personal contratado por prestación de servicios, se
llegarán a acuerdos sobre los costos del examen a ejecutar. Los resultados obtenidos deben ser
comunicados al trabajador.
b. Recepción de documentos de la hoja de vida.

Se le indica al seleccionado la documentación que debe llevar la hoja de vida, para que realice la entrega.
Se solicita datos sociodemográficos, de tallaje para la dotación, medevac, etc. Se solicita certificado de
cuenta bancaria, para la consignación de nómina.
c. Afiliaciones de ley, dotación y carnet de la empresa.

 Afiliación. El paso a seguir son las afiliaciones a EPS, ARL y Caja de Compensación Familiar (CCF).
Se debe tratar que todas las afiliaciones queden con la misma fecha y esta debe coincidir con la fecha
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de inicio del contrato, si no es así los pagos se deben realizar teniendo presente la primera fecha de
afiliación.
 Dotación. Se realiza la entrega de dotación elementos de seguridad y la formación en el uso.
 Carnet. Se toma la fotografía digital del nuevo funcionario y se incluye en el modelo de carnet
autorizado para el proyecto o centro de trabajo.
 Otros elementos de trabajo. Los vehículos, equipos, herramientas y/o materiales requeridos para las
actividades del cargo serán entregados mediante memorando.
d. Elaboración del contrato laboral.

Se procede a registrar la Información del trabajador en el formato correspondiente y generar el contrato
laboral aplicable para cada caso. En los contratos de Obra o labor, se debe referenciar puntualmente el
objeto del contrato adjudicado a la organización.
Este evento, se reporta al área contable según la novedad de nómina aplicable a este caso: Ingresos o
cambios en la condición contractual. Según el requerimiento contractual especificado se deben entregar
los reportes correspondientes a la Contratación de Mano de Obra Local.
e. Cambios de condición contractual.

Los cambios de Condición Contractual se producirán conforme a lo que se establezca en convenio o, en su
defecto, por acuerdo colectivo entre la empresa y los trabajadores. Los cambios de condición contractual
como ascensos se producirán teniendo en cuenta la formación, méritos, antigüedad del trabajador.
Los ascensos se ajustarán a criterios y sistemas que tengan como objetivo garantizar la ausencia de
discriminación entre mujeres y hombres, pudiendo establecerse medidas de acción positiva dirigidas a
eliminar o compensar situaciones de discriminación. Comunicar el resultado de estos procesos a las
Unidades de Responsabilidad Social Empresarial pertenecientes al Cliente.
6.3 RETIRO DE PERSONAL.
En el momento de presentarse un retiro, la organización y el empleado deben tener en cuenta los

siguientes aspectos:
a. Aspectos a tener en cuenta por parte de la organización.

El Asistente Administrativo o quien se designe en los proyectos, elaboran los siguientes documentos para
el trabajador:
 Carta de retiro sea por aceptación de renuncia o por decisión de la empresa ( con o sin justa causa), con
el Vo.Bo. de la Gerencia de su aprobación. Se entrega al empleado con copia a la Hoja de Vida.
 Carta ordenando exámenes médicos para retiro.
 Certificado del Operador de Información sobre el pago de aportes a seguridad social y parafiscales de
los últimos tres (3) meses.
b. Aspectos a tener en cuenta por parte del empleado.

Si el empleado es quien toma la decisión de dejar la empresa, debe elaborar la carta de renuncia, una vez
tenga la firma de aceptación por parte del jefe, hace entrega en original y copia a la gerencia
administrativa y al área de recurso humano.
Así mismo diligencia el “Paz y salvo”, el cual debe hacer firmar del jefe inmediato, y las áreas que
apliquen.
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Nota: el empleado debe tener en cuenta que la liquidación está sujeta al diligenciamiento y entrega del
“Paz y salvo”. El empleado debe quedarse con una copia del mismo.
En el momento que se hace oficial el retiro del empleado este debe hacer entrega al superior inmediato de
un “Acta de entrega del cargo”, en la cual registra como mínimo: información que entrega, los asuntos
pendientes, inventario de los elementos del puesto de trabajo entre otros.
Nota: si el empleado debe dejar la organización inmediatamente por decisión de la empresa no se exige
la entrega del acta en mención.
c. Liquidación del Contrato.

El asistente Administrativo hace la liquidación del contrato de trabajo para aprobación del Coordinador
Administrativo con la información del empleado en aspectos relacionados como:
 Horas extras
 Recargos
 Deducciones entre otros.
Con esta información el Director de Tesorería realiza el pago de la liquidación de contrato en cheque o por
medio de la entidad bancaria
d. Reporte de novedades.
El Coordinador Administrativo reporta las novedades de retiro del empleado a las entidades prestadoras de
servicios de seguridad social y parafiscal, mediante un archivo plano que genera el software para ser
montado a la página Web del operador de información correspondiente.
Por último, el Asistente Administrativo genera un certificado laboral al fondo de cesantías para que genere
el pago correspondiente.
7. CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

7.1 Consideraciones de Calidad.
 Utilice y diligencie adecuadamente los formatos establecidos para registrar sus actividades.
 Aplique los documentos establecidos para cada actividad. En caso de requerirse una mejora, debe
informarlo para que se aplique lo antes posible.
 Archive en el lugar indicado los registros y/o documentos aplicables a la gestión de su cargo.
 En caso de envíos digitales, proteja los documentos en Formato PDF o asígnele una protección con
contraseña cuando se manejen en WORD o EXCEL.
7.2 Consideraciones de Seguridad.

 Revisar de forma periódica los hábitos de trabajo para detectar posibles actos o condiciones inseguras
que puedan generar riesgos.
 Las salidas, zonas de paso, vías de evacuación y espacios de trabajo deberán mantenerse siempre
despejados de objetos y líquidos o sustancias resbaladizas.
 Inspeccionar equipos y herramientas a utilizar que estén en buen estado y bien asegurados.
 El área de trabajo y muebles deberán quedar ordenadas y recogidas al finalizar la jornada.
 Guarde los objetos cortantes o punzantes tan pronto termines de utilizarlos.
 Mantener un extintor en el sitio en buen estado y con recarga vigente.
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 Tener en el lugar: una camilla, un botiquín y un vehículo en caso de que se llegue a presentar una
emergencia.
 Usar los equipos de protección personal que sean necesarios para protegerte de los riesgos a que estés
expuesto (Cabeza, Cara, Visual, Auditiva, Manos, Pies y Cuerpo).
7.3 Consideraciones de Salud en el Trabajo.

 Cumpla con las recomendaciones médicas generadas en sus Exámenes Ocupacionales.
 Reportar oportunamente las condiciones de salud o causas de su ausentismo.
 Cumplir con las recomendaciones ergonómicas generadas para la ejecución de sus labores.
 Participe en los programas de Promoción & Prevención ejecutados por la empresa.
7.4 Consideraciones del Medio Ambiente.

 El material que pueda ser reutilizado será recuperado.
 Mantener bolsas o contenedores en los colores adecuados para la recolección y clasificación del
residuo.
 Aplicar las medidas establecidas para el ahorro de los recursos (Agua, energía y papel).
 Los elementos de protección defectuosos deben ser entregados a bodega de materiales para su
recolección, clasificación y disposición final.
8. ANEXOS
FOGH-01 Solicitud de Personal.
FOGH-02 Verificación Comp. de Personal
FOGH-03 Verificación HV
FOGH-04 BD Personal
FOGH-05 Test de Habilidades
FOGH-06 Contrato
FOGH-07 Perfil del Cargo
FOGH-12 Evaluación de desempeño
FOGH-13 Clima Laboral
9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha
00 Borrador 12-09-2016
01 Documento Aprobado 18-10-2016
02 Ajuste de Códigos y recomendaciones de Auditoria Externa 20-11-2017
10. GESTIÓN DEL DOCUMENTO:

Elaboró: Revisó: Aprobó:
Asesor SGI Coordinador SGI Gerente
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____

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GESTIÓN LABORAL Versión 02

 Contratación: Conjunto de actividades legales y propias de la empresa que le permiten a una

La competencia de un cargo se expresa según su Educación, Formación, Experiencia y Habilidades. Las

6.1 SELECCIÓN DE PERSONAL:

a. Definición del perfil:

 Publicación en el SENA. Servicio Nacional de Empleo.

c. Recepción de hojas de vida y verificación de competencia:

d. Pre - selección de candidatos.

e. Realización de las pruebas.

f. Entrevista con los candidatos.

g. Selección y orden de elegibilidad.

Se podrá validar la educación con el tiempo de experiencia o viceversa, si la persona a contratar no

6.2 CONTRATACIÓN DE PERSONAL.

a. Examen ocupacional de pre-ingreso.

La Administración, contacta al candidato y le informa la fecha, hora y recomendaciones para su

b. Recepción de documentos de la hoja de vida.

c. Afiliaciones de ley, dotación y carnet de la empresa.

d. Elaboración del contrato laboral.

e. Cambios de condición contractual.

6.3 RETIRO DE PERSONAL.

En el momento de presentarse un retiro, la organización y el empleado deben tener en cuenta los

a. Aspectos a tener en cuenta por parte de la organización.

b. Aspectos a tener en cuenta por parte del empleado.

c. Liquidación del Contrato.

7. CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

7.2 Consideraciones de Seguridad.

7.3 Consideraciones de Salud en el Trabajo.

7.4 Consideraciones del Medio Ambiente.

10. GESTIÓN DEL DOCUMENTO:

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