Curso.
Administración Documental en el Entorno Laboral
Desarrollo actividad 3: Evidencia 3: Informe Administración Documental
Aprendiz: Segundo Rafael Jiménez Ortega
Documento Recepción o Radicación
Se recibe por correo electrónico el
Correo electrónico listado de personal seleccionado por la
enviado por Caja Caja de Compensación Familiar del
de Compensación área, para las vacantes. Se imprime el
Familiar Antioquia documento y se pasa para el registro.
Postulados vacante
Se recepciona la hoja de vida con
destino al departamento de selección y
Hoja de vida contratación de personal. Se le firma y
sella de recibido, junto con la fecha y
hora.
Al recibir la factura, se firma tanto la
Recepción de una copia como el original, ambas se sellan,
factura el cual tiene nombre de la empresa,
fecha y hora de recibida, y una nota que
dice recibida para estudio, no implica
aceptación.
Memorando Una vez hecho el memorando, éste es
dirigido a un revisado por el jefe inmediato del
trabajador trabajador, luego se saca fotocopia y
ambas se envían al destinatario. El
trabajador recibe y firma la copia.
El memorando debe llevar los
requisitos que lo caracterizan.
Registro de El listado de asistencia llega al registro
Asistencia Diaria como documento interno de control, se
del Personal saca fotocopia y se entrega firmada,
sellada junto con fecha y hora.
Registro
Al documento impreso se le hace el registro en el
formato de documentación recibida,
diligenciando la siguiente información: Tipo de
documento, contenido del documento, nombre
de quien lo elaboro o envió, quien lo entregó,
fecha y hora en la que fue recibido, asunto,
anexos.
La hoja de vida se registra en el formato de
documentación recibida, diligenciando la
siguiente información: Tipo de documento,
contenido del documento, nombre de quien lo
entregó o envió, fecha y hora en la que fue
recibido, anexos si los hay.
Después de radicada la factura, se procede a la
diligenciar el formato de documentación recibida:
Se anota documento, contenido del documento,
nombre de quien lo elaboro o envió, quien lo
entregó, fecha y hora en la que fue recibido,
asunto, anexos si los tiene.
La copia del memorando llega a recepción de
documentos, y es clasificado como documento
interno, luego se le registra en el formato para
documentos, donde se diligencia: Tipo de
documento, contenido del documento, nombre
de quien lo entregó o envió, fecha y hora en la
que fue recibido, anexos si los hay.
El original de la asistencia de personal pasa al
departamento de personal para control de pago
de nómina quincenal, quienes generan recibido
junto con firma, fecha y hora. Después del pago
quincenal el documento es escaneado.
Distribución o Embalaje
El documento continua con el
proceso de selección del personal.
Por ello, se hace un control de
documento en trámite, hasta que el
proceso finaliza. Luego pasa a
archivo de gestión para consultas,
para finalmente ir al archivo central.
Una vez extraída la información de la
hoja de vida, se traslada al archivo
de gestión, hasta que termine el
proceso de contratación y luego
pasa al archivo central, pasado 2
años, termina en el archivo histórico.
Una vez hecho el registro de la
factura se envía al departamento de
contabilidad, donde se realiza su
revisión y tramite para pago, luego
pasa al archivo de gestión, hasta
que se paga y pasa archivo central.
Después del registro el memorando
se archiva en el archivo de gestión
en la carpeta de historia laboral del
trabajador y finalizado el contrato
comercial se almacena en archivo
central.
El documento pasa al archivo de
gestión para su consulta y
terminado el contrato laboral con el
trabajador pasa al archivo central.