PROCESO DE RECEPCIÓN:

Conjunto de operaciones de verificación y control que se hace en la Institución

para realizar la admisión de los documentos que son entregados en la Unidad
de Correspondencia, ya sean internos o externos, se refiere a los sobres
dirigidos a nombre de la empresa, a una persona con el cargo que está
desempeña, En cada documento oficial se deberá consignar el sello de
recibido en la primera pagina en la parte superior derecha, así como en sus
anexos u otros documentos que acompañen al documento de presentación.
Cuando se requiera imprimir el sello de recibido en todas las paginas de un
documento, la unidad responsable fijara los lineamientos respectivos que está
deberá tener al momento de cada procedimiento que se realice. Ias
comunicaciones oficiaIes que ingresen a Ias instituciones deberán ser
revisadas, para verificar Ia competencia, Ios anexos, eI destino y Ios datos de
origen deI ciudadano o entidad que Ias remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de Ia entidad, se
procederá a Ia radicación deI mismo. Las empresas deberán establecer unas
normas para así determinar cuáles documentos se radican y se registran para
el control de su recibido ya que son muchos documentos que llegan a
empresas sin la normatividad que estás deben de tener. Una vez se ha
cumplido con las actividades de ingreso, recibo y clasificación, se radican los
documentos, “Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a
las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío”. Se debe radicar todo documento que tienen que ver
con las actividades propias de la empresa. Para los radicados se deben utilizar
sellos Radicales que pueden ser en caucho o en electrónicos. Depende de la
empresa que tanta correspondencia maneje, teniendo en cuento ello se
utilizará alguno de estos dos sellos. El registro es un documento en el cual las
entidades ingresan en sus sistemas datos como: remitente, código de
correspondencia, nombres del responsable o funcionario, etc. Este registro se
realiza para tener evidencia del recibo y distribución de todos los documentos
como un mecanismo de control.

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN:
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al
exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos,
se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío
de los mismos.
Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución:
personal,
fax, correo tradicional,
correo electrónico, Para realizar el proceso de distribución de debe tener en
cuenta el control de cumplimientos de los requisitos del documento. Gestión de
correo tradicional: norma, certificado, control y firma de guías en plantillas de
entregas, control de devoluciones, organización de mensajería externa, registro
de control de envío de los documentos, contratación de empresas
especializadas en mensajería entre otras.

PROCESO DE TRÁMITE:
El trámite documental se define como un conjunto de procesos que permiten a
las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus actual y
pasado de la documentación que llega y se genera dentro de ellas, con el fin de
mejorar sus flujos y diligenciamiento, el trámite documental simula un escrito
virtual con bandejas de entrada y salida. Áreas de trabajo envía avisos a las
personas a las que se derivan las carpetas virtuales y les permite actuar sobre
ellas la seguridad de trámite documental impide accesos no autorizados a los
documentos y accesos de solo lectura o modificación cuando se requiera.
Algunos beneficios de el trámite. Es que incrementa la eficiencia y la calidad en
la atención de los tramites, recepción y despacho. Automatizando los procesos
actuales de manera ágil, segura y flexible. Permite la consulta rápida y efectiva
del lugar en que se encuentra o la persona que tiene un documento, del tiempo
que un documento se encuentra en proceso en forma global o por cada uno de
sus pasos, del estado en que se encuentra (en espera, cerrado, archivado,
eliminado, rechazado, etc.), de si existen otros documentos que están
relacionados e incluso hasta consultas externas de los interesados por medio
de paginas Web y con las seguridades que la organización decida.