Técnico Superior en

Administración de
Pymes

Materia: Computación

Unidad Didáctica 12: Access

(Segunda Parte)

Lic. Mónica Chinchilla

Año 2015

Universitas
Estudios Superiores
Unidad Didáctica 12: Access – Segunda Parte

1. Introducción

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes

de más de una tabla.

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y

espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a
el trabajo con tablas.

Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un

estudio previo del diseño de la base de datos.

Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que
contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en
una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de
la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).

Por otro lado, las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado
en otra tabla.

Comencemos entonces…

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2. Esquema de Contenidos

2.1. Relaciones
 Tipos de relaciones

 Tipos de combinación

 Integridad referencial

 Crear una relación de tabla

 Eliminar una relación

2.2. Consultas
 Consulta de selección

2.3. Formularios
 Crear un formulario mediante Asistente para formularios

2.4. Informes
 Crear un informe mediante Asistente para informes

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 2.1. Relaciones

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos
trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común.

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a
Access los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario.
Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se
definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,
formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

Ejemplos:

1. Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

2. y como clave externa.

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  Tipos de relaciones de tabla

Existen tres tipos de relaciones de tabla, las cuales son:

• Una relación uno a varios

Cuando un registro de una tabla puede relacionarse con varios registros de las
otras. Por ejemplo: en una tabla de Clientes y en otra de Pedidos, puede cada
cliente realizar varios pedidos.

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 • Una relación de varios a varios

Cuando varios registros de una tabla pueden relacionarse con varios de las otras.
Por ejemplo: en una tabla de Productos y en otra de Pedidos, un solo pedido puede
incluir varios productos, a su vez un único producto puede aparecer en varios
pedidos.

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 • Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es
común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se
almacena en la misma tabla.

7
  Tipos de combinación

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo
coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina
combinación. Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el
tipo de combinación, que indica a Access que registros se van a incluir en el
resultado de una consulta.

Opción Combinación Tabla izquierda Tabla derecha

relacional

1. Incluir sólo las Combinación interna Filas coincidentes Filas coincidentes

filas donde los
campos combinados
de ambas tablas
sean iguales.

2. Incluir TODOS los Combinación externa Todas las filas Filas coincidentes
registros de izquierda
'Clientes' y sólo
aquellos registros de
'Pedidos' donde los
campos combinados
sean iguales.

3. Incluir TODOS los Combinación externa Filas coincidentes Todas las filas
registros de derecha
'Pedidos' y sólo
aquellos registros de
'Clientes' donde los
campos combinados
sean iguales.

NOTA: Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de

relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las
filas coincidentes.

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 • Establecer el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de

combinación.

2. En el cuadro de dialogo Propiedades de la combinación, haga clic en la

opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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  Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para

asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas
son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma
accidental.

Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access 2010

que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no
se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal.

Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la

tabla Habitantes tengo un campo Población que me indica en qué población vive
el habitante, las dos tablas deberían estar relacionadas por el campo Población, en
esta relación de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la
tabla Habitantes la secundaria (una población tiene varios habitantes). Si
marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejará asignar a un habitante
una población que no exista en la tabla Poblaciones.

El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y

mantener las referencias de las relaciones de tabla sincronizadas.

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y
Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene
pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el
registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id. de transportista, pero
el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla. Una vez
habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad
referencial de esa relación de tabla.

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11
  Crear una relación de tabla

Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener
los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos
campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave
principal es un campo Auto numérico, el campo de clave externa puede ser un
campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene
el mismo valor.

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u

ocultar, haga clic en Relaciones.

NOTA: Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el

cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar

tabla.

12
 3. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en
Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana
Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una

tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar
varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos
y, a continuación, arrástrelos.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones, donde comprobará

que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la
relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione
un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta
relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

6. Haga clic en Crear.

NOTA: Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de
verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los
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extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad
referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la
línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro
extremo.

• Para crear una relación uno a uno

Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave

externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado
de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen
un índice único, Access crea una relación uno a uno.

• Para crear una relación uno a varios

El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave

principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado
de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado
"varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero
debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este
campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un
índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

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  Eliminar una relación

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la

ventana Relaciones. Observe que si se quita una relación, también se quita la
integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access
ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado
"varios" de una relación.

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u

ocultar, haga clic en Relaciones.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las

relaciones, y aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando
las líneas de relación.

4. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee

eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada y presione la tecla SUPRIMIR. O bien, haga clic con el botón
secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.

5. Access mostrará el mensaje de confirmación a lo que responderá Sí, en

caso de que este realmente seguro de eliminar la relación.

15
NOTA: Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla,
quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos
abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero
se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar
la relación.

2.1. Consultas

Una consulta es un objeto que se utiliza para filtrar y revisar los datos de una tabla
o consulta que cumplen con determinados criterios, también pueden utilizarse para
crear otros objetos a partir de ellas como tablas, formularios, informes, etc., así
mismo para la modificación de los registros contenidos. Una consulta puede
obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una
combinación de ambas opciones.

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  Consulta de selección

Una consulta de selección se puede usar para crear subconjuntos de datos que
sirvan para responder a preguntas específicas. También se puede usar para
suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una consulta de selección es un
tipo de objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de
datos.

• Crear una consulta mediante el asistente

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para

consultas.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para

consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

17
 4. Siga los pasos del asistente seleccionando las opciones deseadas y
presionando Siguiente hasta llegar al último paso de guardar la consulta, y
haga clic en Finalizar.

NOTA: Access mostrará todos los registros en la vista Hoja de datos.

• Agregar criterios a la consulta

Para limitar el número de registros que se devuelven en los resultados de la

consulta, puede especificar criterios. Un criterio de consulta se puede considerar
como una condición que se especifica para un campo. El criterio especifica una
condición, basada en los valores del campo, que expresa lo que desea incluir en la
consulta.

1. Abra la consulta en vista Diseño y agregue los criterios en la fila

Criterios del campo o campos que utilizará como referencia.

18
 2. Para ver los resultados, cambie a la vista Hoja de datos, o bien ejecute
la consulta.

NOTA: Se mostrarán únicamente los datos que cumplan con los criterios.

Vamos a realizar la siguiente actividad la cual deberás entregar resuelta a

tu tutor para su supervisión.

1. En primer lugar, abriremos la base de datos creada en la clase anterior de

nombre: EJEMPLO

2. Abrir la ventana de Relaciones.

19
3. Agregar las tablas CLIENTES, ARTICULOS, PEDIDOS y zonas para crear las
relaciones entre las mismas.

4. Crear las siguientes relaciones entre las tablas correspondientes:

5. Todas las relaciones se crearán exigiendo integridad referencial, con

actualización y eliminación en cascada.

6. Guardar el diseño de la relación.

2.2. Formularios

Un formulario es un objeto que se utiliza para escribir, modificar o mostrar los

datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el
acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar.

20
 Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más

formularios y, a continuación, en Asistente para formularios.

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para
formularios. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

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2.3. Informes

Un informe o también conocido como reporte es un objeto que se utiliza para

preparar en pantalla los datos de una tabla o consulta para posteriormente ser
impresos.

 Crear un informe mediante el Asistente para informes

1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para

informes.

22
 2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes y en
la última página, haga clic en Finalizar.

• La vista diseño de informe

23
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a
Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos
servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que
definimos un formulario.

Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel de

navegación y pulsar en su menú contextual o en la Vista de la

pestaña Inicio.

El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

• El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar

únicamente al principio del informe, como su título.

• El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al

principio de cada página, como los encabezados de los registros, el logo,
etc.

• Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un

único registro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para
cada uno de los registros.

• El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada

página, como la fecha del informe, el número de página, etc.

• El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al

final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.

• El grupo Controles

Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se
pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son
más apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando.

En la pestaña Diseño encontrarás los mismos controles que vimos en el tema

anterior:

24
 Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre él. En el menú

contextual elegiremos Colocar varios controles.

A partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de
este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez.

Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón o volvemos a

seleccionar la opción del menú contextual para desactivarla.

El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos

activado (como en la imagen) al crear determinados controles se abrirá
un asistente para guiarnos.

Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:

Icono Control Descripción

Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de

Seleccionar selección, anulando cualquier otro control que
hubiese seleccionado.

Cuadro de Texto Se utiliza principalmente para presentar un

25
 dato almacenado en un campo del origen del
informe. Puede ser de dos tipos: dependiente
o independiente.

- El cuadro de texto dependiente depende

de los datos de un campo y si modificamos el
contenido del cuadro en la vista Informes
estaremos cambiando el dato en el origen. Su
propiedad Origen del control suele ser el
nombre del campo a la que está asociado.
-El cuadro de texto independiente permite
por ejemplo presentar los resultados de un
cálculo o aceptar la entrada de datos.
Modificar el dato de este campo no modifica
su tabla origen. Su propiedad Origen del
control será la fórmula que calculará el valor
a mostrar, que siempre irá precedida por el
signo =.

Sirve para visualizar un texto literal, que

Etiqueta escribiremos directamente en el control o en
su propiedad Título.

Para incluir un enlace a una página web, un

Hipervínculo
correo electrónico o un programa.

No tiene efecto en la Vista Formulario pero

Insertar salto de
sí en la Vista Preliminar y a la hora de
línea
imprimir.

Representación gráfica de datos que ayuda a

Gráfico
su interpretación de forma visual.

Permite dibujar líneas en el formulario, para

Línea
ayudar a organizar la información.

Se suele utilizar para añadir una nueva

opción a un grupo de opciones ya creado.
Botón de alternar También se puede utilizar para presentar un
campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el
valor Sí, el botón aparecerá presionado.

Permite dibujar rectángulos en el formulario,

Rectángulo
para ayudar a organizar la información.

Se suele utilizar para añadir una nueva

Casilla
opción a un grupo de opciones ya creado, o
de verificación para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el
campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá
26
 este aspecto , sino este otro .

Para insertar archivos como un documento

Word, una hoja de cálculo, etc. No varian
Marco de objeto
cuando cambiamos de registro
independiente
(independientes), y no están en ninguna
tabla de la base.

Esta es la forma más moderna y óptima de

incluir archivos en un formulario. Equivale a
los marcos de objeto, solo que Datos
Datos adjuntos adjuntos está disponible para las nuevas
bases hechas en Access 2007 o versiones
superiores (.accdb) y los marcos pertenecen
a las versiones anteriores (.mdb).

Se suele utilizar para añadir una nueva

opción a un grupo de opciones ya creado, o
Botón de opción para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el
campo contiene el valor Sí, el botón tendrá
este aspecto , sino, este otro .

Para incluir un subformulario o subinforme

Subformulario/
dentro del formulario. Un asistente te
Subinforme
permitirá elegirlo.

Para insertar archivos como un documento

Word, una hoja de cálculo, etc. Varían cuando
Marco de objeto cambiamos de registro (dependientes),
dependiente porque se encuentran en una tabla de la
base. Ejemplos: La foto o el currículum de
una persona, las ventas de un empleado, etc.

Permite insertar imágenes en el formulario,

que no dependerán de ningún registro. Por
Imagen
ejemplo, el logo de la empresa en la zona
superior.

También incluye los siguientes controles, aunque no se suelen utilizar en

informes, sino más bien en formularios:

27
 Icono Control

Botón

Control de pestaña

Grupo de opciones

Cuadro combinado

Cuadro de lista

Puedes ver su descripción en el tema de Formularios.

Por último podemos añadir más controles, más complejos con el botón

Como cierre de la clase realizaremos la siguiente actividad la cual entregarás

resuelta a tu tutor para su supervisión…

1) Crea una nueva consulta de selección en la que aparezcan los campos:

NOMBRECLI, ARTICULO.DESCRIPCION, UNIDADES, PVP, DESCUENTO.

• Añadir un campo calculado llamado NETO, que será el resultado de:

Unidades * PVP * (1 – DESCUENTO). Aplicar a este campo calculado el
formato en pesos con 2 decimales.

• Grabar la consulta con el nombre DESCUENTO.

2) Crea un formulario para la consulta que hemos creado en el punto anterior.

28
 • El formulario deberá ser de Tipo Tabular y con todos los campos de la
consulta.

• Grabar el formulario con el nombre DESCUENTO.

3) Crea un informe para la consulta DESCUENTO.

• El informe será de tipo tabular con todos los campos de la consulta y

deberá estar ordenado por NOMBRECLI.

• Grabar el informe con el nombre DESCUENTO.

4) Crea una consulta de selección en la que aparezcan los siguientes campos:

NOMBRECLI, CODPOSTAL, POBLACION, DESCUENTO.

• Esta consulta deberá preguntarme el nombre del cliente que quiero

visualizar cada vez que la ejecute (parámetros). Sugerencia: usar en el
criterio el operador “Como” para que se puedan utilizar comodines al
introducir el nombre.

• Grabar esta consulta con el nombre PARÁMETROS DESCUENTO.

29
 3. Conclusión

Access es una herramienta de diseño e implementación de aplicaciones de base de

datos que se puede usar para realizar un seguimiento de la información importante.
Puede conservar los datos en el equipo o publicarlos en la Web, de forma que otras
personas puedan usar la base de datos con un explorador web.

Muchas personas empiezan a usar Access cuando el programa que están utilizando
para realizar un seguimiento, gradualmente deja de ser adecuado para la tarea. Por
ejemplo, suponga que es un planeador de actividades y desea realizar un
seguimiento de todos los detalles que necesita administrar para que sus actividades
tengan éxito.

Si utiliza un procesador de textos o un programa de hoja de cálculo para su trabajo,

es fácil que surjan problemas con datos duplicados y incoherentes. Puede usar un
software de calendario, pero no es ideal para hacer un seguimiento de información
financiera.

En ocasiones, necesita una base de datos relacional para controlar este tipo de
información; se trata de un almacén de datos que se han dividido en colecciones de
datos más pequeñas (denominadas tablas) para eliminar la redundancia y que se
relacionan entre sí basándose en fragmentos de información comunes
(denominados campos). Por ejemplo, una base de datos relacional para la
planeación de actividades puede contener una tabla con información de clientes,
otra con información de proveedores y otra con información de las actividades.

Es posible que la tabla con información de actividades tenga un campo que la

relacione con la tabla de clientes, y otro que la relacione con la tabla de
proveedores. De esta forma, por ejemplo, si cambia el número de teléfono de un
proveedor, se podría cambiar la información una vez en la tabla de proveedores, en
lugar de modificarla para cada actividad en la que participe el proveedor.

Access es una herramienta que puede utilizar para desarrollar de forma fácil y
rápida aplicaciones de base de datos relacional que le ayudarán a administrar
información. Puede crear una base de datos que le ayude a realizar un seguimiento
prácticamente de cualquier tipo de información, como un inventario, contactos
profesionales o procesos de negocio. De hecho, Access incluye plantillas que puede
utilizar directamente para realizar un seguimiento de diversos datos, lo que facilita
la tarea incluso para un principiante.

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 4. Bibliografía Sugerida

 PEÑA PÉREZ, Rosario y otros (2013) Paso a paso Office 2013, Manual
práctico para todos, Publicaciones Altaria, 2013, España. Parte D: Base de
Datos ACCESS 2013.

Cibergrafía

 http://administracionpatricio.blogspot.com.ar/2010/10/resumen-access-
2007.html

 https://www.google.com.ar/?gws_rd=cr&ei=tNGgUs2UNObKsAS_i4CoDg#q
=conclusiones+sobre+access+2010&start=10

 https://exceltotal.com/introduccion-a-access-2010/

 https://tecnologianueva.wordpress.com/

 https://support.office.com/es-es/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-de-
bases-de-datos-2c57449a-4232-44bd-b090-ef01058ed1f1

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