Mu - Cargue Resolución 1604 en Medio de Transferencia V 7 0

Manual de Usuario
Medio de Transferencia - Cargue Resolución

1604 en Medio de Transferencia
2020
Versión 7.0
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MEDIO DE TRANSFERENCIA - CARGUE
RESOLUCIÓN 1604 EN MEDIO DE Fecha: 16-06-2018
TRANSFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL
PAGINAS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN ELABORADO POR
MODIFICADAS
Cargue Resolución 1604 en Claudia Marcela

03/12/2018 1.0 1-24
Medio de Transferencia Pulido Borja
Estandarización y Ofuscación Frank Ferney
04/02/2019 2.0 1-24
de imágenes. Chipatecua G.
Actualización de los campos Leidy Tatiana
16/08/2019 3.0 15-20
de la estructura del archivo Morales Perilla
Ajustar validaciones estructura Nelson O. Ruiz 12 – 17, 20,22 y
29/10/2019 4.0
de cargue res.1604 Gómez 25
Actualización estructura de Nelson O. Ruiz 18,19,22,26,27 y
6/11/2019 5.0
cargue res.1604 Gómez 31
Actualización de manual
28/02/2020 6.0 Julio Cesar Cortes 22-25
numeral 2.3.
Ajuste en validaciones cargue Nelson O. Ruiz 19 – 23, 27 – 30 y
10/03/2020 7.0
medio de transferencia 1604 Gómez 32 - 35
NOTA: Este manual es susceptible de cambios de acuerdo con los nuevos

versionamientos en el aplicativo.
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TABLA DE CONTENIDO
DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO ...................................................................................4

OBJETIVO DEL APLICATIVO ..........................................................................................4
DEFINICIONES ................................................................................................................4
GENERALIDADES ...........................................................................................................5
1. INGRESO AL APLICATIVO ....................................................................................6
2. FUNCIONALIDAD DEL MODULO ........................................................................12
2.1 Administrador de Usuarios................................................................................... 12
2.2 Cambiar Clave ..................................................................................................... 15
2.3 Cargar Archivo 1604 ............................................................................................ 17
2.4 Archivos Procesados 1604 .................................................................................. 31
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DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO
Este aplicativo permite al prestador el cargue de información con respecto a la Resolución 1604
de 2013, teniendo en cuenta la realización de validaciones, operaciones y finalizando con la
visualización del cargue exitoso o descartado del archivo de la Resolución 1604, permitiendo
exportar el log de errores si estos se presentan.
OBJETIVO DEL APLICATIVO
Permitir que la EPS cuente con una herramienta en la que los prestadores puedan cargar la
información relacionado con la Resolución 1604 de 2013.
DEFINICIONES
Botón de Acción: Son un tipo especial de forma que genera un hipervínculo a otros objetos;
cuando el usuario pasa el puntero del ratón o haga clic sobre el botón, se ejecuta
la acción predefinida para el mismo.
IPS: Son Instituciones Prestadoras de Salud.
Medio de transferencia de datos: El medio de transferencia de datos de P y P es una

herramienta que la EPS ha desarrollado para facilitar a sus prestadores el reporte de las
Actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de
Atención Integral para las Enfermedades de Interés en Salud Pública, reglamentado por el
Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 4505 del 28 de diciembre de 2012.
Resolución 1604: Resolución que obliga a las Entidades Promotoras de Salud a suministrar y
distribuir los medicamentos cubiertos por el Plan Obligatorio de Salud a sus afiliados de manera
completa e inmediata.
URL: Son las siglas en inglés de Uniform Resource Locator, que en español significa Localizador
Uniforme de Recursos. Como tal, el URL es la dirección específica que se asigna a cada uno de
los recursos disponibles en la red con la finalidad de que estos puedan ser localizados o
identificados
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GENERALIDADES
A continuación, se describen algunos íconos que pueden ser útiles al momento de utilizar los
diferentes módulos del sistema de información:
BOTON DESCRIPCIÓN
Botón de acción que permite realizar búsqueda o cambios de acuerdo

con los criterios elegidos.
Botón de acción que permite volver a la pantalla anterior.
Botón de acción que borra el dato digitado en campos específicos para

realizar un nuevo registro.
Botón de acción que descarga el formato para realizar el cargue de
información de la Resolución 1604.
Botón de acción que permite visualizar el detalle del Log de errores
generado por el archivo cargado.
Botón de acción que permite exportar a Excel la información generada
por el Log de Errores.
Botón de acción que salir o realizar cambios de acuerdo con los criterios
elegidos.
Botón de acción que permite regresar al menú principal
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1. INGRESO AL APLICATIVO
Para ingresar al aplicativo se requiere abrir una ventana en el navegador Internet Explorer,
versión igual o superior a 9 o la última versión de Google Chrome. Una vez se ha ingresado al
navegador, el usuario ingresa a la siguiente URL: www.medimas.com.co.
Al ingresar a la página principal de MEDIMÁS, el usuario selecciona la opción Prestadores, allí

elige la opción Medio de transferencia de datos:
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El sistema de información visualiza una pantalla donde se muestra toda la información del Medio
de transferencia de datos, en la parte inferior se encuentra el botón de acción “Ingresar al
aplicativo”, se da clic para acceder:
El sistema de información visualiza la siguiente pantalla de ingreso, donde el usuario registra el
usuario y la contraseña, luego da clic en el botón de acción .
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• Si ya se encuentra registrado, se digita el Usuario (código de habilitación) y clave, luego
dar clic el botón .
• Si al digitar el usuario (código de habilitación), este no corresponde y requiere corregirlo,
se da clic en el botón , el sistema borra el dato digitado para realizar el

nuevo registro.
• Si el usuario aún no se ha registrado o requiere validar si el Código de Habilitación se

encuentra creado en base de datos, da clic en la opción: clic aquí. o Regístrese aquí., el
sistema visualiza la siguiente pantalla:
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Se ingresar el código completo de habilitación de la IPS (12 dígitos) y se da clic en el botón

“consultar”:
• Si el Código de Habilitación digitado no cumple con los doce (12) de caracteres, el sistema
genera el siguiente mensaje informativo:
Al dar clic en el botón , el sistema cierra la ventana sin realizar ningún cambio.
• Si el Código de Habilitación no se encuentra creado en base de datos, el sistema genera

el siguiente mensaje informativo:
Al dar clic en el botón de acción , retorna al usuario a la pantalla anterior.
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• Si el Código de Habilitación ya se encuentra creado y el usuario no recuerda la contraseña

de ingreso al aplicativo, el sistema genera el siguiente mensaje informativo:
• Si el usuario olvido la contraseña, da clic en la opción ¿Olvidó su contraseña?, el sistema

visualiza la siguiente pantalla:
El usuario ingresa el código de habilitación de la IPS y da clic en el botón de acción
, el aplicativo envía el siguiente mensaje al correo registrado:
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Al dar clic en el botón de acción , el sistema cierra la ventana sin realizar ningún cambio.
Nota: El usuario al visualizar el mensaje, verifica que el correo al que se le han enviado las
indicaciones no es el correcto, debe crear un caso en la Mesa de Servicios, solicitando el reinicio
de la contraseña.
Una vez el usuario obtenga la nueva contraseña, intenta ingresar al aplicativo nuevamente y se
dirige a la sección “Administrar Usuario”, para realizar el cambio del correo.
Ver Proceso punto 2.1 Administrar Usuarios
Si los datos registrados son correctos, el sistema muestra la siguiente pantalla con el menú
principal, donde se visualiza el listado de las acciones que puede realizar el usuario en el módulo:
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2. FUNCIONALIDAD DEL MODULO
2.1 Administrador de Usuarios.
Una vez el usuario obtenga la nueva contraseña, intenta ingresar al aplicativo y da clic en la
opción “Administrar Usuario”.
El sistema muestra la siguiente pantalla con los campos: Tipo usuario, Nombres, Apellidos,
Teléfono, Correo y Estado.
• Si el usuario requiere agregar un nuevo referente, da clic en el botón de acción
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• Si requiere modificar los datos de un usuario existente, da clic en el botón de acción
El aplicativo visualiza la ventana “Registro de Usuarios”.
• Visualiza los campos obligatorios marcados con (*).
Si el usuario da clic en el botón , el aplicativo cierra la ventana sin realizar

cambios.
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Si el usuario ingresa los datos y da clic en el botón , el aplicativo visualiza el

mensaje confirmando el cambio.
Para cerrar el mensaje, el usuario da clic en el botón
Para regresar a la pantalla anterior, da clic en el botón , el aplicativo visualiza

el menú principal, con el listado de las acciones que puede realizar el usuario en el módulo,
referentes a la resolución 4505.
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2.2 Cambiar Clave
Si el usuario selecciona esta opción, el aplicativo visualiza la siguiente pantalla con el siguiente
mensaje:
Si el usuario da clic en el botón el aplicativo visualiza el mensaje
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Para cerrar el mensaje, el usuario da clic en el botón de acción .
El sistema automáticamente enviara al correo electrónico registrado el siguiente mensaje:
El usuario ingresa al vínculo enviado automáticamente a la cuenta de correo registrada, lo

anterior se debe realizar en un lapso no mayor a 20 minutos, transcurrido este tiempo el vínculo
se inactivará, siendo necesario realizar nuevamente el proceso:
http://www.heon.com.co/iupypdatatransfer/Admin/ConfirmaRegistro.aspx
El usuario ingresa al aplicativo “Medio de Trasferencia de Datos”, con usuario, Clave y da clic
en el botón de acción .
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• Para ver los cambios, el Usuario realiza clic sobre la opción “Administrar Usuario”.
2.3 Cargar Archivo 1604
Este módulo permite el cargue de la información relacionada con la Resolución 1604 de 2013,
para ingresar, se da clic en la opción “Cargar Archivo 1604”.
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El sistema visualiza la siguiente pantalla, donde se registra la información solicitada:
• Datos del Prestador: El sistema visualiza el nombre del prestador que ingreso con el
código de habilitación al inicio del módulo.
• Año: En esta lista desplegable se visualiza el año anterior y el año actual.
• Mes: En esta lista desplegable se visualiza los meses del año.
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Nota: Al seleccionar el campo “Año”, el aplicativo en el medio de Transferencia de Datos, permite

el cargue de archivos con fecha a partir de enero de 2019 a la fecha del cargue del archivo.
• Archivo: Este campo permite seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo a cargar.
Si no conoce el formato del archivo a cargar, se da clic en el botón , el

sistema descarga en el equipo un documento en Excel para su diligenciamiento.
El nombre del archivo, para el correcto cargue en el medio de transferencia, debe contener 33
caracteres, distribuidos así:
Segundo Segundo
Tipo de Número de Primer nombre Primer apellido NIT IPS o Nombre IPS ó Código de habilitación Dirección domicilio
nombre del apellido del
Documento Documento del afiliado del afiliado Distribuidor Distribuidor de la sede del afiliado
afiliado afiliado
Número Número Número Número de autorización Nombre Dosis

Código CIE 10 Nombre de
telefónico telefónico telefónico de servicios generada por Diagnóstico Código CUM Prescrita Periodo (Días)
diagnóstico medicamento
afiliado 1 afiliado 2 afiliado 3 Medimás. principal (Dia)
Fecha
Fecha de Autorizació Fecha de registro de Número de registro u orden
Vía de Medicamento Cantidad Cantidad
Concentración Forma Farmacéutica prescripción n de entrega de los de entrega a satisfacción al
Administración POS, NO POS prescrita entregada
medicamentos Medicamen medicamentos afiliado
tos
Autoriza afiliado
entrega de
Tipo de servicio – Nombre Punto
medicamentos a
Modalidad de Dispensación
domicilio si = 1
no= 0
• Tipo de Documento: Muestra el tipo de documento del afiliado (Campo Obligatorio)

• Número de Documento: Muestra el número de documento del afiliado (Campo Obligatorio)
• Primer Nombre del afiliado: Muestra el primer nombre del afiliado
• Segundo Nombre del afiliado: Muestra el segundo nombre del afiliado
• Primer Apellido del afiliado: Muestra el primer apellido del afiliado
• Segundo Apellido del afiliado: Muestra el segundo apellido del afiliado
• NIT IPS o Distribuidor: Muestra el numero tributario de la IPS
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• Nombre IPS o Distribuidor: Muestra el nombre o razón social de la IPS

• Código de habilitación de la sede: Muestra el código de habilitación de la IPS
• Dirección domicilio del afiliado: Muestra los datos de la dirección actual del afiliado
• Número telefónico afiliado 1: Muestra el número autorizado por el afiliado
• Número de autorización de servicios generada por Medimás: Muestra el número que
autoriza la EPS para prestación de servicios de la tecnología
Nota: El sistema valida que el número reportado en este campo corresponda al usuario
identificado en los campos “Tipo y Numero de documento”.
• Código CIE 10 diagnóstico: Muestra el código de diagnóstico CIE10, resultado de la

atención o prestación del servicio de salud.
• Nombre Diagnóstico principal: Muestra el detalle o descripción del diagnóstico CIE10,
resultado de la atención o prestación del servicio de salud,
• , incluidos los caracteres especiales ((:,. )(* ] [ % + - /))
• Código CUM: Muestra el Código Único de Medicamentos formulado por el médico tratante
como método de tratamiento de la enfermedad. El código está compuesto por el número
de expediente, guion (-) y el número consecutivo, tomados del listado de “CÓDIGOS
ÚNICOS DE MEDICAMENTOS VIGENTES”, publicado periódicamente por el INVIMA.
Nota:
Para productos que tengan clasificación diferente y por ende no les corresponda código
CUM seguir las siguientes instrucciones:
• Para MEDICAMENTOS VITALES NO DISPONIBLES utilice el código IUM

asignado por el INVIMA (este código será asignado por la entidad en el momento
de la importación).
• Para medicamentos FÓRMULAS MAGISTRALES sin código, escribir FM.
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• Para otros productos farmacéuticos a los anteriores tales como DISPOSITIVOS MÉDICOS,
PRODUCTOS NUTRICIONALES COSMÉTICOS, ASEO Y LIMPIEZA, HOMEOPATICOS,
SUPLEMENTO DIETARIO y FITOTERAPEUTICOS, colocar el número de expediente que
aparece registrado en página web INVIMA.
• Nombre de medicamento: Muestra las características y nombre del medicamento como

aparece en la columna PRODUCTO en listado de CÓDIGOS ÚNICOS DE
MEDICAMENTOS VIGENTES.
Nota:
Para productos que tengan clasificación diferente y por ende no les corresponda código
CUM seguir las siguientes instrucciones.
o Para MEDICAMENTOS VITALES NO DISPONIBLES, FÓRMULAS

MAGISTRALES, colocar descripción completa en denominación genérica.
o DISPOSITIVOS MÉDICOS, PRODUCTOS NUTRICIONALES COSMÉTICOS,
ASEO Y LIMPIEZA, HOMEOPATICOS, SUPLEMENTO DIETARIO y
FITOTERAPEUTICOS colocar descripción completa y marca comercial.
• Dosis Prescrita (Dia): Muestra las especificaciones medicas de la dosis diaria del
medicamento, a ser consumida por el paciente durante el tratamiento.
• Periodo (Días): Muestra el periodo oportuno de tiempo del tratamiento recomendado por
el médico.
• Concentración: Muestra las características específicas y/o concentración del
medicamento formulado por el médico tratante. Importante para la efectividad del
tratamiento. También la cantidad de principio activo, contenido en una forma farmacéutica,
su longitud máxima permitida es de 500 Ítems, incluidos los caracteres especiales ((:,. )(*
] [ % + - /))
Nota: Este campo no debe viajar en el archivo “Vacío” y la longitud máxima o permitida
es hasta 200 caracteres. El separador de decimales es el punto.
• Forma Farmacéutica: Mezcla de uno o más principios activos con o sin aditivos,
dosificación, conservación y administración.
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Nota: El campo “Forma farmacéutica” no debe cargase “Vacío”, de lo contrario el

aplicativo muestra la novedad en el reporte en el “log de errores”.
ITEM FORMA FARMACEUTICA ITEM FORMA FARMACEUTICA

1 51 SOLUCION CONCENTRADA PARA
AEROSOLES INFUSION
2 52 SOLUCION ESTERIL PARA DIALISIS
CAPSULA BLANDA PERITONEAL
3 CAPSULA BLANDA DE GELATINA 53 SOLUCION ESTERIL PARA
CON CUBIERTA ENTERICA IRRIGACION
CAPSULA CON CUBIERTA
4 54
ENTERICA SOLUCION INYECTABLE
5 CAPSULA DE LIBERACION 55
PROLONGADA SOLUCION NASAL
6 CAPSULA DURA 56 SOLUCION OFTALMICA
7 CAPSULA VAGINAL 57 SOLUCION ORAL
8 CAPSULAS DURAS Y BLANDAS 58 SOLUCION OTICA
SOLUCION PARA ADMINISTRAR POR
9 59
COMPRIMIDO VIA RECTAL
10 CREMA TOPICA 60 SOLUCION PARA INFUSION
11 CREMA VAGINAL 61 SOLUCION PARA INHALACION
12 CREMAS. GELES. UNGUENTOS Y 62
PASTAS SOLUCION PARA NEBULIZACION
13 63 SOLUCION PARA USO
ELIXIR TRANSDERMICO(PARCHE)
14 EMULSION 64 SOLUCION SUBLINGUAL
15 EMULSION (CHAMPOO) 65 SOLUCION TOPICA
16 EMULSION INYECTABLE 66 SUPOSITORIO
17 EMULSION ORAL 67 SUSPENSION INYECTABLE
18 ESPONJA MEDICADA 68 SUSPENSION NASAL
19 GAS 69 SUSPENSION OFTALMICA
20 GEL ESTERIL INTRAOCULAR 70 SUSPENSION ORAL
21 GEL ORAL 71 SUSPENSION OTICA
22 72 SUSPENSION PARA ADMINISTRAR
GEL TOPICO POR VIA RECTAL
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23 GEL VAGINAL 73 SUSPENSION PARA INHALACION

24 GRANULOS 74 SUSPENSION PARA NEBULIZACION
25 GRANULOS EFERVESCENTES 75 SUSPENSION TOPICA
26 IMPLANTE 76 SUSPENSIONES
IMPLANTES Y SISTEMAS
27 INTRAUTERINOS E 77
INTRAOCULARES TABLETA
28 INYECTABLES 78 TABLETA BUCAL
TABLETA CON CUBIERTA ENTERICA
29 79
JABON LIQUIDO CON PELICULA
30 80 TABLETA CON CUBIERTA
JALEA ENTERICA(GRAGEA)
TABLETA CON RECUBRIMIENTO
31 81
JARABE ENTERICO
LIQUIDO ESTERIL PARA
32 82
INYECCION (AGUA) TABLETA CUBIERTA (GRAGEA)
33 LOCION 83 TABLETA CUBIERTA CON PELICULA
MEDICAMENTOS NO ESTERILES
34 SOLIDOS - POLVOS Y 84 TABLETA DE LIBERACION
GRANULADOS MODIFICADA
TABLETA DE LIBERACION
35 85
OVULO PROLONGADA
TABLETA DE LIBERACION
36 86
PASTA RETARDADA
37 POLVO 87 TABLETA DISPERSABLE
POLVO ESTERIL PARA
38 RECONSTITUIR A SOLUCION 88
INYECTABLE TABLETA EFERVESCENTE
POLVO ESTERIL PARA
39 RECONSTITUIR A SUSPENSION 89
INYECTABLE TABLETA MASTICABLE
40 POLVO LIOFILIZADO 90 TABLETA MULTICAPAS
POLVO LIOFILIZADO PARA
41 RECONSTITUIR A SOLUCION 91
INYECTABLE TABLETA ORODISPERSABLE
42 POLVO MEDICADO PARA USO 92
TOPICO TABLETA RECUBIERTA
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43 POLVO PARA INHALACION 93 TABLETA SUBLINGUAL

POLVO PARA RECONSTITUIR A
44 94
SOLUCION ORAL TABLETA VAGINAL
45 POLVO PARA RECONSTITUIR A 95
SUSPENSION ORAL TRANSDERMICOS
46 POLVO PARA SOLUCION 96
INYECTABLE UNGUENTO OFTALMICO
47 POMADA 97 UNGUENTO PROCTOLOGICO
48 SISTEMAS DE LIBERACION 98 UNGUENTO TOPICO
49 SOLUCION BUCAL
99 NO APLICA
50 SOLUCION BUCOFARINGUEA
• Vía de Administración: Es la ruta de entrada por la cual se introduce un fármaco al

organismo para producir sus efectos o sitio donde se coloca un compuesto farmacológico,
el cual ejercerá una acción local o sistémica (también denominada general). Diligenciar
según corresponda en fórmula y como aparece en la tabla siguiente tabla.
ÍTEM VÍA ADMINISTRACIÓN ÍTEM VÍA ADMINISTRACIÓN

1 BUCAL 23 INTRATECAL
2 CONJUNTIVAL 24 INTRATRAQUEAL
3 DENTAL 25 INTRAUTERINA
4 EPIDURAL 26 INTRAVASCULAR EN HEMODIÁLISIS
5 HEMODIALISIS 27 INTRAVENOSA
6 IMPLANTE 28 INTRAVESICAL
7 INFILTRATIVA – BLOQUEOS 29 IRRIGACIÓN
8 INFILTRATIVA – EPIDURAL 30 OFTÁLMICA
9 INFILTRATIVA – LOCAL 31 ORAL
10 INFUSIÓN INTRAVENOSA 32 OTICO AURICULAR
11 INHALACION 33 PARENTERAL
12 INSUFLACION 34 PERFUSION INTRAVENOSA
13 INTRA-ARTERIAL 35 RAQUIDEA
14 INTRA-ARTICULAR 36 RECTAL
15 INTRACAVERNOSA 37 SUBCUTANEA
16 INTRADERMAL 38 SUBLINGUAL
17 INTRALESIONAL 39 TOPICA (EXTERNA)
18 INTRALINFATICA 40 TÓPICA OCULAR
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19 INTRAMUSCULAR 41 TRANSDERMAL
20 INTRANASAL 42 URETRAL
21 INTRAOCULAR 43 VAGINAL
22 INTRAPERITONEAL 44 OTROS
• Medicamento POS, NO POS: Muestra si el medicamento solicitado, está o no en Plan de

beneficios en salud.
• Cantidad prescrita: Muestra el número de cantidades prescritas como método de manejo
de la enfermedad.
• Fecha de prescripción medicamentos: Muestra la fecha del momento en que el médico
tratante solicita el medicamento, en formato dd/mm/aaaa.
Nota: La fecha de prescripción medicamentos (campo 9) no debe ser mayor a la fecha de

registro de entrega de los medicamentos (campo 10). La diferencia en días entre estas
dos fechas no debe ser mayor a 30 días, en el caso en que este cálculo corresponda a
más de 30 días, en caso de generar error, se visualizará en los “Archivos Procesados
1604”.
Si la fecha registrada no corresponde con el formato, muestra el registro en el log de

errores.
• Fecha Autorización de Medicamentos: Muestra la fecha del momento en que la EPS

genera la autorización del servicios del medicamento, en formato dd/mm/aaaa
• Cantidad entregada: Muestra la cantidad de medicamentos entregadas, con respecto a
las cantidades solicitadas por el médico tratante.
• Fecha de registro de entrega de los medicamentos: Muestra la fecha del momento en
que la EPS genera la autorización del servicios del medicamento, en formato dd/mm/aaaa
• Número de registro u orden de entrega a satisfacción al afiliado: Muestra el número de
orden con la cual se entrega el medicamento
• Tipo de servicio – Modalidad: Muestra el tipo de contrato al cual pertenece la prestación
de servicio. Ejemplo: Evento, Cápita, etc.
• Nombre Punto de Dispensación: Muestra el nombre o punto de entrega del medicamento
• Autoriza afiliado entrega de medicamentos a domicilio: Si = 1 No= 0
Nota: Todas las columnas se deben encontrar en formato tipo “Texto”.
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Nota: Se deben diligenciar todos los campos del archivo y en caso de no contar con la
información, es necesario incluir comodines según el tipo de dato, de la siguiente manera:
• Campos numéricos: 99999

• Campos de fecha: 01/01/1800
• Campos de texto: NULL
Al dar clic en el botón de acción , genera el reporte de la resolución 1604.
Si el usuario conoce el formato del Archivo a cargar y este se encuentra diligenciado, se debe dar
clic en el botón , el sistema despliega la ventana para seleccionar el archivo

del equipo:
Al cargar el archivo, el sistema de información realiza las siguientes validaciones:
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• Formato del archivo: El sistema valida que el formato del archivo cargado sea .xlsx o
.xls, de no ser así, se genera el siguiente mensaje informativo:
Si algún campo no cumple con los requisitos de la resolución.
El sistema genera el siguiente mensaje:
• Año del Archivo: Si el año digitado en el nombre del archivo no coincide con el
seleccionado en el momento del cargue del archivo, el sistema genera el siguiente
mensaje:
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Al dar clic en el botón de acción , el sistema cierra la ventana sin realizar ningún cambio,
el usuario requiere validar la información.
• Fecha Registrada: Si la fecha registrada en el archivo no coincide con la fecha

seleccionada, el sistema genera el siguiente mensaje:
Al dar clic en el botón , el sistema cierra la ventana sin realizar ningún cambio, el usuario
requiere validar la información.
Mes registrado en el archivo: Si el mes registrado en el archivo no coincide con el mes

seleccionado, el sistema genera el siguiente mensaje:
Al dar clic en el botón , el sistema cierra la ventana sin realizar ningún cambio, el usuario
requiere validar la información.
Código de Habilitación: Si el código de habilitación no existe en la base de datos, el sistema

genera el siguiente mensaje:
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Al dar clic en el botón de acción , el sistema cierra la ventana sin realizar ningún cambio,
el usuario requiere validar la información:
• Nombre del archivo: Es necesario que el nombre del archivo contenga 24 caracteres;
Incluye el número consecutivo de dos dígitos, el cual se modifica cuando se requiera
cargar más de un archivo para el mismo período distribuidos como se muestra en la
siguiente estructura:
• Resolución: Visualiza el número de la resolución para la cual se cargan los datos. En

este caso se debe registrar 1604.
• Período: Visualiza el año y mes del período a reportar en medio de transferencia.
• Código de Habilitación: Visualiza el código de habilitación de la IPS que reporta la

información.
Nota: El sistema de información, adicional a las validaciones ya descritas, verifica:
• Estructura: Campos obligatorios, los cuales no pueden ir vacíos.
• Contenido: Calidad del dato registrado en cada columna.
Ejemplo: Validaciones de estado de afiliación para fecha de reporte e información de tipo

y número de documento.
• Estado y Razón de Estado: Es necesario se valide el estado y razón de estado del

paciente reportado, teniendo en cuenta el mes de cargue de información del archivo, y su
estado al último día del mes reportado.
• Tipo y Número de Documento: Es necesario se valide el tipo y número de documento

del paciente reportado, teniendo en cuenta la información ingresada en los campos del
archivo y la fecha de cargue seleccionada.
DOCUMENTO PRIVADO
HEON HEALTH ON LINE
Código: FO-DD-007
Versión: 2.0
TRANSFERENCIA
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• Nombre del archivo: El nombre del archivo a cargar, debe contener 24 caracteres,
Incluye el número consecutivo de dos dígitos, el cual se modifica cuando se requiera
cargar más de un archivo para el mismo período distribuidos como se muestra en la
siguiente estructura:
• Consecutivo: Visualiza el número consecutivo de dos dígitos, el cual se modifica

cuando se requiera cargar más de un archivo para el mismo período: Ejemplo: (01,
02, etc.).
• Archivos cargados: Si el archivo que intenta guardar se ha guardado con
anterioridad, el sistema genera el siguiente mensaje:
Si el archivo no presenta errores en el cargue, se visualiza el siguiente mensaje informativo:
DOCUMENTO PRIVADO
HEON HEALTH ON LINE
Código: FO-DD-007
Versión: 2.0
TRANSFERENCIA
Página 31 de 35
Si el sistema verifica que el archivo genera errores, se visualiza el siguiente mensaje informativo:
2.4 Archivos Procesados 1604
Este módulo permite verificar el log de los archivos procesados relacionados con la Resolución
1604 de 2013, para ingresar el usuario da clic en la opción “Archivos Procesados 1604”.
El sistema visualiza la siguiente pantalla con la siguiente información:
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Código: FO-DD-007
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TRANSFERENCIA
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• IPS: En este campo se visualiza el nombre del prestador que ingreso con el código de
habilitación al inicio del módulo.
• Nombre Archivo: En este campo se visualiza el nombre del archivo que se cargó con
anterioridad en el módulo “Cargar Archivo 1604”.
• Periodo: En este campo se visualiza el periodo que se requiere reportar el archivo.
Formato: AAAAMM.
• Estado Archivo: En este campo se visualiza el estado del archivo después del cargue:
• Descartado: Muestra cuando el archivo genera error “Log de Errores”.

• OK: Muestra cuando el cargue del archivo fue exitoso.
• Pendiente por procesar: Muestra cuando el archivo no se ha procesado, en este caso el
usuario se comunica a la línea de “Mesa de servicios”.
• Cantidad Intentos: En este campo se visualiza el número de intentos fallidos del cargue
del archivo.
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Código: FO-DD-007
Versión: 2.0
TRANSFERENCIA
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Ver Resultado: Al dar clic en este botón de acción , el sistema visualiza Al seleccionar este
campo el aplicativo muestra el siguiente mensaje:
Para cerrar el mensaje dar clic en el botón de acción el aplicativo muestra las siguiente
pantalla
• Cantidad: En este campo se visualiza el número total de errores que género el archivo
cargado.
• Consecutivo: En este campo se visualiza el número consecutivo generado por el sistema
con respecto a la cantidad de errores encontrados en el archivo cargado.
• Ubicación: En este campo se visualiza la ubicación del error del archivo cargado, así:
Número de la fila y el nombre de la columna.
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Código: FO-DD-007
Versión: 2.0
TRANSFERENCIA
Página 34 de 35
• Información reportada: En este campo se visualiza la información contenida en la celda

donde se ubicó el error del archivo cargado.
• Descripción del error: En este campo se visualiza la descripción del error según la
información reportada en el archivo cargado.
Al seleccionar el botón de acción , permite exportar a Excel la información

generada por el Log de Errores, al dar clic, el sistema descarga el archivo:
Al seleccionar este recuadro el sistema automáticamente abre el archivo en Excel, mostrando los
campos anteriormente descritos, con la información de los errores encontrados durante el
proceso de validación
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Versión: 2.0
TRANSFERENCIA
Página 35 de 35
consecutivo Ubicación Información reportada

Descripción del error
Los campos Tipo y número de documento del afiliado no
1 1Número de Documento
CC 00000000000 se encuentran en la base de datos
El campo Nombre de medicamento es requerido dado
que el campo Número de autorización de servicios
2 1Nombre de medicamento
NULL generada por Medimás no se encuentra diligenciado

El campo Tipo de Documento no tiene un valor válido. Los
1 1Tipo de Documento
DD valores permitidos son: CC, CE, PA, RC, TI, AS, MS, PE
El campo Tipo de Documento no tiene un valor válido. Los
2 2Tipo de Documento
AA valores permitidos son: CC, CE, PA, RC, TI, AS, MS, PE
El campo Número de Documento excede la longitud máxima
3 1Número de Documento permitida (20)
El campo Número de Documento excede la longitud máxima
4 2Número de Documento permitida (20)

1Número de autorización El Número de autorización no corresponde al
1 de servicios generada por 0 tipo y número de documento del afiliado
Medimás. registrado
consecutivo Ubicación Información reportada Descripción del error
1 7Número de Documento CC 00000000 El afiliado tiene un estado no permitido
FIN DEL DOCUMENTO
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Mu - Cargue Resolución 1604 en Medio de Transferencia V 7 0

Caricato da

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Manual de Usuario

Medio de Transferencia - Cargue Resolución

CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL

Cargue Resolución 1604 en Claudia Marcela

NOTA: Este manual es susceptible de cambios de acuerdo con los nuevos

DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO ...................................................................................4

DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO

OBJETIVO DEL APLICATIVO

IPS: Son Instituciones Prestadoras de Salud.

Medio de transferencia de datos: El medio de transferencia de datos de P y P es una

Botón de acción que permite realizar búsqueda o cambios de acuerdo

Botón de acción que permite volver a la pantalla anterior.

Botón de acción que borra el dato digitado en campos específicos para

Botón de acción que permite regresar al menú principal

Al ingresar a la página principal de MEDIMÁS, el usuario selecciona la opción Prestadores, allí

El sistema de información visualiza la siguiente pantalla de ingreso, donde el usuario registra el

usuario y la contraseña, luego da clic en el botón de acción .

• Si ya se encuentra registrado, se digita el Usuario (código de habilitación) y clave, luego

dar clic el botón .

• Si al digitar el usuario (código de habilitación), este no corresponde y requiere corregirlo,

se da clic en el botón , el sistema borra el dato digitado para realizar el

• Si el usuario aún no se ha registrado o requiere validar si el Código de Habilitación se

Se ingresar el código completo de habilitación de la IPS (12 dígitos) y se da clic en el botón

• Si el Código de Habilitación no se encuentra creado en base de datos, el sistema genera

Al dar clic en el botón de acción , retorna al usuario a la pantalla anterior.

• Si el Código de Habilitación ya se encuentra creado y el usuario no recuerda la contraseña

• Si el usuario olvido la contraseña, da clic en la opción ¿Olvidó su contraseña?, el sistema

El usuario ingresa el código de habilitación de la IPS y da clic en el botón de acción

, el aplicativo envía el siguiente mensaje al correo registrado:

Al dar clic en el botón de acción , retorna al usuario a la pantalla anterior.

Ver Proceso punto 2.1 Administrar Usuarios

2. FUNCIONALIDAD DEL MODULO

2.1 Administrador de Usuarios.

• Si el usuario requiere agregar un nuevo referente, da clic en el botón de acción

• Si requiere modificar los datos de un usuario existente, da clic en el botón de acción

El aplicativo visualiza la ventana “Registro de Usuarios”.

• Visualiza los campos obligatorios marcados con (*).

Si el usuario da clic en el botón , el aplicativo cierra la ventana sin realizar

Si el usuario ingresa los datos y da clic en el botón , el aplicativo visualiza el

Para cerrar el mensaje, el usuario da clic en el botón

Para regresar a la pantalla anterior, da clic en el botón , el aplicativo visualiza

2.2 Cambiar Clave

Si el usuario da clic en el botón el aplicativo visualiza el mensaje

Para cerrar el mensaje, el usuario da clic en el botón de acción .

El sistema automáticamente enviara al correo electrónico registrado el siguiente mensaje:

El usuario ingresa al vínculo enviado automáticamente a la cuenta de correo registrada, lo

2.3 Cargar Archivo 1604

El sistema visualiza la siguiente pantalla, donde se registra la información solicitada:

• Año: En esta lista desplegable se visualiza el año anterior y el año actual.

• Mes: En esta lista desplegable se visualiza los meses del año.

Nota: Al seleccionar el campo “Año”, el aplicativo en el medio de Transferencia de Datos, permite

Si no conoce el formato del archivo a cargar, se da clic en el botón , el

Número Número Número Número de autorización Nombre Dosis

• Tipo de Documento: Muestra el tipo de documento del afiliado (Campo Obligatorio)

• Nombre IPS o Distribuidor: Muestra el nombre o razón social de la IPS

• Código CIE 10 diagnóstico: Muestra el código de diagnóstico CIE10, resultado de la

• Para MEDICAMENTOS VITALES NO DISPONIBLES utilice el código IUM

• Para medicamentos FÓRMULAS MAGISTRALES sin código, escribir FM.

• Nombre de medicamento: Muestra las características y nombre del medicamento como

o Para MEDICAMENTOS VITALES NO DISPONIBLES, FÓRMULAS

Nota: El campo “Forma farmacéutica” no debe cargase “Vacío”, de lo contrario el

ITEM FORMA FARMACEUTICA ITEM FORMA FARMACEUTICA