Código.

GA-MA-004
Versión.02 MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
AUXILIAR DE SUSCRIPCIÓN
Fecha.01-12-2016

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Nivel: OPERATIVO
Denominación del Cargo: AUXILIAR DE SUSCRIPCIÓN
Jefe Inmediato: DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Personal a Cargo: NINGUNO
Grado Salarial: 01

PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO

Realizar en forma eficaz y oportuna, la suscripción, renovación, modificación, anexos,
cancelación etc., de todos los ramos de las Compañías de Seguros, con las cuales se tenga
intermediación, garantizando el cumplimiento de las políticas internas y externas definidas por
cada aseguradora, para la realización de estos procesos.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES

FUNCIONES DE SUSCRIPCIÓN DE PÓLIZAS

1. Atender las solicitudes de asesores externos y clientes, como consultas de pólizas, siniestros,
cartera, entre otros, para identificar el estado de las mismas.
2. Verificar el correcto diligenciamiento de los formatos de solicitud de seguro y formato de
conocimiento del cliente.
3. Garantizar la calidad de los datos digitados e ingresados en la base de datos del sistema
central de la cada Compañía de Seguros, con el fin de mantener debidamente actualizada la
información, correspondiente a los procesos de suscripción y renovación en el maestro de
asegurados.
4. Revisar y validar las solicitudes para suscripción y renovación de pólizas de acuerdo con las
listas de chequeo establecidas para cada proceso que exige cada Compañía de Seguros.
5. Garantizar que se cumpla con las entradas, salidas y tiempos requeridos para llevar a cabo
los procesos de expedición, renovación, modificación y revocación de pólizas.
6. Evaluar, verificar y determinar en conjunto con el Director Administrativo las dudas,
eventualidades o situaciones de alerta que se puedan presentar ante la suscripción, renovación
o modificación de un riesgo.
7. Informar al jefe inmediato, cualquier evento o situación de alerta que se pueda presentar
ante la suscripción, renovación y modificación de un riesgo.
8. Verificar las solicitudes para suscripción, renovación o modificación de pólizas de acuerdo
con las listas de chequeo establecidas para cada proceso, informar al cliente y asesor los
documentos faltantes con el fin de completar la misma.
9. Entregar las pólizas originales y copias al asesor externo y clientes de la empresa.

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10. Generar las comunicaciones que soliciten los clientes por diferentes conceptos
(cancelaciones, modificaciones, renovaciones, terminaciones automáticas etc.).
11. Solicitar al cliente todos aquellos documentos soportes, adicionales a los mínimos
establecidos en el Manual de SARLARFT, cuando a su buen criterio y de acuerdo al tipo de
negocio así lo amerite.
12. Apoyar los siniestros que se tengan con las Compañías de Seguros con las cuales se tenga
intermediación, para determinar desistimientos, prescripciones u objeción de los mismos.
13. Elaborar reportes semanales de producción, con sus respectivos soportes.

FUNCIONES DE ADMINISTRATIVAS
1. Apoyar, atender e identificar las necesidades de quien llama o visita la empresa,
direccionando de manera efectiva y oportuna los requerimientos al funcionario que le atenderá.
2. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos, útiles y
activos fijos que le hayan sido facilitados para la realización de sus labores.
3. Es responsabilidad del funcionario velar por la integridad de la información registrada en la
Base de Datos de la empresa y de las compañías de seguros con las cuales se tiene
intermediación, de ahí que la clave y usuarios asignados son de uso personal e intransferible.
4. Cumplir con las disposiciones contenidas en el Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero, Estatuto Anticorrupción, Código Penal, Circular Básica Jurídica de la
Superintendencia Financiera y demás normas concordantes para el Sistema de Administración
del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, y del Programa Antifraude
así como con la regulación interna de la empresa sobre la materia. Sin perjuicio de lo anterior,
es deber de todos los funcionarios de la empresa reportar a su jefe inmediato, las operaciones
inusuales o sospechosas y posibles eventos de fraude que detecte, junto con las pruebas
suficientes y necesarias.
5. Demás responsabilidades que en razón a la naturaleza de su cargo, le sean asignadas por el
jefe inmediato.

RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1. Procurar el cuidado integral de su salud;
2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud;
3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo de la empresa
4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes
en su sitio de trabajo
5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el
plan de capacitación del SG-SST

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6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo SG-SST.
7. Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS EXPERIENCIA
Estudiante en carreras administrativas, seguro y/o Dos (2) años en cargos similares.
derecho.

COMPETENCIAS DE COMPORTAMIENTO
COMPETENCIAS COMUNES COMPETENCIAS DE
COMPORTAMIENTO A NIVEL
GENERAL
Orientación a resultados Manejo de la Información
Orientación al cliente interno y/o externo Adaptación al Cambio
Transparencia Disciplina
Compromiso con la empresa Relaciones Interpersonales

ACEPTACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES

   
Nombre:
Cargo:
Fecha:

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CONTROL DEL DOCUMENTO.

Creación

_____________________ _____________________ _____________________

Edwin Farfan Rincón Karen Barrera Alarcón Edilia Barrera Roa
Asesor Externo BS Directora Administrativa Representante Legal
Creado Revisado Aprobado

Control de cambios
Versión 001
Creada el 10/06/2014.
Se Crea los manuales de funciones, versión inicial del documento.
Elaborado por Katherine T. Moreno, Asesor Administrativo.
Aprobado por Edilia Barrera Roa, Representante legal.

Versión 002
Creada el 01/12/2016.
Se incluyen las funciones en SST, versión inicial del documento.
Elaborado por Edwin Farfan Rincon, Asesor externo BS.
Aprobado por Edilia Barrera Roa, Representante legal.

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