ASOCIACIÓN DEL SECRETARIADO PROFESIONAL DE MADRID

DIFERENCIAS ENTRE EFICACIA Y EFICIENCIA

Estas dos palabras surgen con frecuencia al hablar de todo tipo de trabajo y de
todos los profesionales, sin embargo, sobre todo se aplican cuando se valora el
rendimiento de un profesional del secretariado, se dice "es una secretaria muy
eficiente", "trabaja de forma muy eficaz", etc.

Parece lógico meditar sobre el significado de estos términos que el Diccionario

de la Real Academia Española define como:

Eficacia Capacidad de lograr el efecto que se desea o se

espera.

Capacidad de disponer de alguien o de algo para

Eficiencia
conseguir un efecto determinado.

Luego, cuando se habla de eficacia, se quiere indicar que se logra el resultado

deseable en cada circunstancia, si se aplica a la frase "trabaja de forma muy
eficaz", quiere decir que ha realizado bien su trabajo, no se valoran ni los
medios ni los métodos para obtener el resultado. Parece más aplicable a la
secretaria que trabajaba de forma aislada.

Ahora bien, si eficiencia implica la capacidad de disponer de determinados

recursos para lograr un objetivo, resulta que cuando de habla de un profesional
eficiente, se trata de alguien capacitado para obtener resultados, tanto de
forma autónoma como trabajando en equipo, utilizando los medios a su
disposición de forma racional, lo que parece ajustarse más a los métodos de
trabajo actuales.

Las personas eficientes pueden ser tan distintas como el día y la noche y
utilizan estrategias diferentes para lograr un mismo objetivo pero todas tienen
un denominador común: hacen bien las cosas importantes.

La eficacia es una habilidad que se puede adquirir con la práctica, haciendo las
cosas paso a paso, de manera sistemática y estableciendo los criterios para
determinar qué es lo importante para concentrarse en esa tarea, aunque sin
olvidar las restantes.

En la siguiente tabla se enumeran las distintas etapas que permiten decidir en

qué tareas debemos concentrarnos, cuáles deben delegarse o no hacer, cómo
organizar nuestro tiempo y qué se puede o debe cambiar:

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Evaluar cada tarea para determinar si es necesario

realizarla:
Dosificar el esfuerzo

Delegar tareas:

No es necesario hacerlo todo

Planificar: Calcular qué es lo que se quiere realizar (en

el día o la semana

Analizar al final del periodo sí

se han cumplido los objetivos

Innovar:

Búsqueda de nuevos métodos de trabajo,

cambio de hábitos para mejorar rendimiento y resultados.

Ser eficiente implica escoger las tareas que tienen importancia real entre todas
las opciones existentes y una vez decidido lo que se debe de hacer, hacerlo
bien. La mayor parte del tiempo y de la energía se malgastan porque faltan
objetivos, planificación, prioridades y visiones de conjunto. La verdadera
paradoja en la utilización del tiempo es que nos obsesionamos por controlarlo,
cuando lo que se debe hacer es controlar las actividades.

Es fundamental:

- Fijar objetivos concretos, mensurables y realizables. Una vez

establecidos los objetivos, dar un orden de prioridad a cada una de las
actividades diarias.

- Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden

realizar otras personas.

- Destinar unos minutos al día a la planificación de la propia agenda.

De esta forma se dispone siempre preparado un programa de trabajo
antes de iniciar la jornada.

- Planificar de manera realista

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- Huir de los malos hábitos y buscar nuevos métodos de trabajo que

agilicen las tareas rutinarias, utilizando herramientas y técnicas para
mejorar la gestión.

El principio de "divide y vencerás" suele funcionar. Cuando se trata de realizar

un trabajo, sobre todo aquellos que por su tamaño, requieren mucho tiempo y
dedicación, es prácticamente imposible hacer una verificación global de los
posibles errores, además a veces es casi imposible concentrarse en la totalidad
del trabajo, resulta mucho más fácil si se divide en módulos, lo que permite
analizar en detalle cada módulo, rectificar los posibles errores y pasar a la
siguiente tarea.

M. Claudia Londoño
Presidenta

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