¿Qué es la contabilidad de partida doble?

La contabilidad que sigue la gran mayoría de las empresas viene determinada por la historia de los intercambios
mercantiles. Si bien hay hallazgos anteriores que ya documentan una contabilidad primitiva, en general suele
tomarse como referencia del origen de la partida doble al monje franciscano Luca Paccioli (Fray Luca Bartolomeo
de Pacioli), quien en el siglo XV publicó “Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalità”(Venecia,
1494). Con la Summa, el matemático y contador popularizó y estandarizó un método de contabilidad basado en el
equilibrio entre diferentes cuentas, el llamado principio de la partida doble.

El método de la partida doble se fundamenta en dos principios básicos:

1. “Quien recibe debe a quien entrega”

2. “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”

En contabilidad nada se crea por sí solo y una entrada en una cuenta significa que sale de otra: todo lo que se recibe
se debita y lo que se entrega se acredita. Esto explica el mecanismo que sostiene la contabilidad, esto es, que toda
entrada ocasiona una salida y viceversa, de forma que al final del ejercicio resulta un balance entre entradas y
salidas que es el que, en definitiva, garantiza un estado saludable de las cuentas.

En la partida doble, el valor positivo corresponde a un débito (lo que se tiene, se debe, activo) y el negativo a un
crédito (lo que se da, se acredita, patrimonio / pasivo). Un valor se ha de anotar en dos cuentas al menos pero
puede darse el caso de requerir más de dos cuentas. Si un valor se anota en dos cuentas se trata de un asiento
simple o sencillo porque los registros se anotan en una cuenta que se carga y en otra que abona. Si intervienen más
de dos cuentas (en el caso que se adquiriera una mercancía y se pagara en efectivo y en crédito), se trata de
asientos compuestos o dobles.  En ambos casos ha de garantizarse el equilibrio entre lo que sale y lo que entra de
forma que se mantenga el equilibrio o balance en las cuentas.

Esto se puede entender si pensamos en cómo se debería anotar un ingreso procedente de una venta: por un lado,
una determinada cantidad entra en caja (cuenta 1), mientras que por otra (cuenta 2) esta cantidad sale en concepto
del valor de la mercancía que ha salido, que ha de ser equivalente. Este movimiento ha de implicar al menos a dos
cuentas diferentes, puesto que, y este es otro de los principios de la contabilidad de doble entrada, “una cuenta da
al tiempo que otra recibe”. El ingreso se anotaría, según la partida doble, en el “debe” de la cuenta de caja (cuenta
1) y en el “haber” se anotaría el valor de la mercancía vendida (cuenta 2).

Estos son algunos de los principios que fundamentan la partida doble:

1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)

2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por sí solos, sino que proceden de
algún sitio)

3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Base del equilibrio de la ecuación patrimonial)

4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta se debe poder anular de la
misma forma que se crea)

¿Qué empresas deben llevar una contabilidad de partida doble?

Según establece el Plan General de Contabilidad, todas las empresas, a excepción de las personas físicas
(autónomos), están obligadas a llevar contabilidad de partida doble, que en España es la única. Las únicas
obligaciones registrales de los autónomos comprenden el registro permanente de los ingresos (facturas emitidas) y
el registro permanente de los gastos (facturas recibidas). Estos libros sirven para calcular las declaraciones
tributarias (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o IRPF y el Impuesto sobre el Valor Añadido o IVA) y
pueden ser requeridos por Hacienda en caso de inspección.

Sin embargo, al ser un instrumento tan útil para determinar la salud financiera de un negocio, suele llevarse una
contabilidad profesional de partida doble en la mayoría de empresas.

¿Cómo funciona el principio de la partida doble?

El procedimiento expuesto por el precursor de la probabilidad Luca Paccioli en el siglo XV, denominado en
ocasiones como “método veneciano” por ser la forma de contabilidad llevada por los comerciantes italianos en los
albores del Renacimiento, consiste en registrar en el libro diario todas las operaciones a medida que se van
produciendo en función de su entrada y su salida de las cuentas y pasarlos diariamente al libro mayor al tiempo que
se clasifican en las cuentas correspondientes. Es a partir de este que se obtienen los datos para elaborar los
estados financieros anuales.

La contabilidad de partida doble equivale a una balanza en equilibrio ya que, considerando el patrimonio total de
una empresa, ninguna operación puede significar una pérdida. Si un elemento disminuye ha de ser porque otro
aumenta (si entra en una cuenta, sale de otra), como en el ejemplo de la venta de mercancía que vimos
anteriormente, según el principio fundamental de “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Es por esto
que cada operación se anota dos veces, al “debe” de una cuenta y al “haber” de otra, y ambos valores han de estar
en “equilibrio”. La partida doble se encargaría de registrar los efectos de las operaciones comerciales en los
diferentes elementos o cuentas del balance para que la ecuación siempre quede equilibrada.

Tradicionalmente el “débito” (o lo que entra) se ha apuntado siempre a la izquierda y el “crédito” (o lo que sale) a la
derecha, constituyendo una cuenta mayor, denominada popularmente cuenta “T” por su estructura. La cuenta en
contabilidad se representa con una T de brazos largos o de “doble columna” y sus partes son: Debe, Haber y
Nombre de la cuenta

PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE

Cuando el hombre inicia el intercambio comercial, siente muy pronto la necesidad de
registrar aquellos acontecimientos que reflejan el desarrollo de su actividad mercantil.
Es así, como establece una especie de Diario de Vida.

 “Recibí 3 ovejas de Pedro”

 “Entregue a Juan 2 sacos de trigo”

Este método del que no se tienen mayores referencias y que hace suponer que es él
más antiguo, exigía solo una preparación elemental para hacer las anotaciones.

Se registraban exclusivamente las cuentas personales, es decir, aquellas cuentas en

que intervienen obligaciones o derechos con otros individuos.

Actualmente este sistema es utilizado por pequeños empresarios para llevar el control
de deudas a favor o en contra. Se dice también que este sistema es el que utilizan las
dueñas de casa para anotar sus compromisos.

Esta modalidad que podemos denominar Partida Simple, es la mera anotación del
hecho económico.

Junto con la evolución de los negocios, el hombre manifiesta una mayor exigencia a su
sistema de registro y, en respuesta a esta necesidad aparece el método de la “Partida
Doble”, que constituye un postulado básico de la técnica contable.

La Partida Doble fue dada a conocer el año 1492 por el tratadista Fray Luca Pacciolo y
dice que cada operación origina registros en dos cuentas distintas.

La Partida Doble la podemos definir como:

 El juego de derechos y obligaciones que ineludiblemente van atados a cada

hecho económico.
  No existe cuenta deudora sin su respectiva cuenta acreedora.

 No hay cargo sin abono.

O bien, en otros términos podemos definir la Partida Doble de la siguiente

manera:

“En toda operación contable resultan afectadas

dos o más cuentas, de tal forma que la suma de los
importes de la cuenta o cuentas cargadas debe ser
igual a la suma de los importes de la o las cuentas
abonadas”.

Principios básicos de la partida doble

Teniendo en cuenta lo anterior, es posible determinar algunos principios de
este sistema de registro:

 “Quien recibe debe a quien entrega”, lo que es igual a decir que el que recibe es
deudor, y el que entrega es acreedor.
 “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”: los recursos deben
proceder de alguna fuente.
 El valor que ingresa tiene que ser igual al valor que sale.
 Todo monto que entra por una cuenta debe salir por la misma.
  
Aunque en la mayoría de los casos estos principios se identifican de manera
sencilla, hay situaciones en las que el proceso no es tan simple. Por ejemplo,
en movimientos internos de la compañía en los que se traslada efectivo de la
caja a una cuenta bancaria.

En dicho caso se estaría cumpliendo un principio similar, pero bajo otra

premisa: “una cuenta da, al tiempo que otra cuenta recibe”, dándose la
contrapartida como característica de la partida doble.

En síntesis, para entender qué es la partida doble hay que comprender que  no
puede existir un movimiento contable que solo afecte cuentas de una misma
naturaleza . Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe
afectar en su lado negativo. Tiene que mantenerse el equilibrio.
  

¿De qué se compone y cómo funciona la

partida doble en contabilidad?

Para tener un registro de operaciones óptimo en el sistema de partida doble,

hay que contar al menos con dos cuentas, que deben contener al menos los
siguientes ítems:

 Nombre.
 Código.
 Valor negativo.
 Valor positivo.
  
Teniendo presente que el valor negativo corresponde al crédito, y el valor
positivo a un débito. Determinadas las cuentas de una misma naturaleza, se
debe registrar el monto de cada movimiento en el crédito de una cuenta y en
el débito de la otra. El ciclo contable, también conocido como proceso
contable o flujo registral, es el periodo en el que la Sociedad registra de forma
cronológica y de manera fiable cada transacción en su respectivo Libro diario con el
fin de analizar, elaborar y preparar la información financiera.

El proceso contable lo componen todos los pasos que hay que seguir desde que
ocurre un hecho contable hasta que es introducido en el sistema y, por tanto, tiene
su reflejo en los estados financieros.

¿Cómo es el ciclo contable?

Las etapas del ciclo contable se inician con la identificación del hecho contable,
como por ejemplo con una venta de mercancía. El siguiente paso es generar un
documento contable que soporte esta transacción y permita reflejarlo en
contabilidad cuantificado en unidades monetarias y con una fecha concreta.

Una vez se genera este documento (albarán o factura) se registra la operación en

el Libro diario. Terminando el ciclo contable, que suele ser de enero a diciembre,
las transacciones se traspasan al libro mayor. Tras
algunas regularizaciones (amortizaciones, reclasificaciones entre corto plazo y
largo plazo, cálculo del resultado, etc.) se cierra la contabilidad para generar
los estados financieros definitivos.
Gráficamente el ciclo contable sería as

Cua
ndo hablamos de ciclo contable nos referimos al conjunto de fases que se repiten
en cada ejercicio económico durante la existencia de la empresa. Es el registro de
todas las operaciones económico-financieras que se han efectuado en dicho
periodo.

Las operaciones pueden ser de dos tipos:

 Operaciones reales: suponen una transacción de la empresa con su entorno. Se

realizan a lo largo del ejercicio y además suelen tener un respaldo documental.
 Operaciones formales: se realizan por la aplicación de una norma o principio
contable. Se realizan al final del ejercicio.

Su fin principal es disponer de la información contable acerca de los resultados

obtenidos y la situación económica-financiera y patrimonial.

La razón por la que la actividad económica se divide en ciclos anuales es debido

a:

 La legislación fiscal: debemos liquidar los impuestos anuales correspondientes a

los beneficios obtenidos.
 La legislación mercantil: estamos  obligados a  redactar y presentar en el
Registro Mercantil las cuentas anuales de la empresa.
 Interés informativo: así evitaremos errores y posibles desviaciones al disponer
de la  situación económico-finanicera de la empresa. Disponer de toda la
información contable nos ayudará en la toma de decisiones.

Duración del ciclo contable

Por norma general, la duración del ciclo contable suele coincidir con el año
natural (del 1 de enero al 31 de diciembre). Cuando se crea la sociedad, la
duración suele ser inferior ya que se cuenta desde el inicio de su actividad hasta el
cierre del ejercicio. Lo mismo ocurre en la disolución de la sociedad ya que se
contará desde el inicio del ejercicio económico hasta el cierre.

La fecha de inicio y fin del ejercicio económico distinta al año natural, debe estar
fijada en los Estatutos Sociales. De lo contrario, el ejercicio comenzará el 1 de
enero y terminará el 31 de diciembre. Lo establece la Ley de Sociedades de
Capital en el artículo 26 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio.

Es importante decidir el comienzo y el final de ejercicio, sobretodo en los casos en

los que la actividad económica sea estacional. También es relevante tener en
cuenta las obligaciones formales (formulación de cuentas y presentación en el
Registro, auditorías…) y las fiscales (presentación de Impuesto de Sociedades).

Etapas del ciclo contable

Las fases que componen el ciclo contable son las siguientes:

1. Balance de situación inicial: al inicio del ejercicio, la empresa dispondrá de un

determinado patrimonio, que aparecerá plasmado contablemente en el balance de
situación.
2. Apertura de la contabilidad: se registran tanto en el Libro Diario como el Libro
Mayor los elementos con los que cuenta la empresa. El asiento de apertura
consistirá en hacer un cargo a las cuentas de activo y un abono a las cuentas de
pasivo y neto.
3. Registro de las operaciones del ejercicio:  los incrementos de activo (derechos
y bienes) se anotarán en el debe y las disminuciones en el haber. Las variaciones
de pasivo (obligaciones y deudas) funcionan justo al revés. Un incremento
representa una anotación en el haber y una disminución en el debe.
4. Periodificación: atribuyo al ejercicio los gastos e ingresos que corresponde
aplicando el principio de devengo.  Teniendo especial atención en:
o los gastos e ingresos contabilizados en el ejercicio que corresponden a otro
posterior.
o los gastos e ingresos devengados en el ejercicio y pendientes de
contabilizar.
5. Ajustes previos a la determinación del beneficio –o pérdida– generado en el
ejercicio: realizaremos cualquier cambio que ayude a reflejar la imagen fiel de la
empresa.  Por ejemplo, hago una provisión por cuentas incobrables, considero una
depreciación…
6. Balance de comprobación de sumas y saldos : nos ayuda a comprobar que no
hemos cometidos errores en las anotaciones efectuadas. Si no coinciden las cifras
totales es porque hemos cometido algún fallo.
7. Cálculo del resultado: se realiza restando a los ingresos los gastos que se han
producido. Es la liquidación de las cuentas de los grupos 6 y 7. Si el saldo del
resultado es:
o DEUDOR (Debe > Haber) se produce una pérdida.
 o ACREEDOR (Debe < Haber) se produce un beneficio.
8. Cierre de la contabilidad: debemos cargar las cuentas acreedoras y abonar las
cuentas deudoras al Diario Mayor. Con esta gestión quedarán todas las cuentas
con saldo nulo. Se saldan todas las cuentas del grupo 8 y 9
9. Cuentas anuales: se formulan el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias,
el estado de flujo de efectivo, el estado de cambios en el patrimonio neto y la
memoria.
10. Distribución del resultado: es el beneficio obtenido por la empresa después de
haber pagado el Impuesto de Sociedades. Se puede distribuir entre los
propietarios de la entidad o destinarlo como reserva.

Importancia del ciclo contable

La información financiera que nos aporta conocer los resultados de nuestra

empresa nos capacita para  poder tomar decisiones estratégicas. Los cambios
constantes en el mercado, la tecnología, la globalización y la competitividad actual
hacen que tengamos que estar en constante mejora.

La clave está en diseñar de forma rigurosa las estrategias más rentables y

minimizar el riesgo lo máximo posible.