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la cla ve par a mejor ar

la c olabo ración en el
traba jo a dis tancia
 Índice

Introducción 3

Beneficios del teletrabajo en las 4

empresas

Modelos de teletrabajos 6
El nocturno 7

El hogareño 8

El móvil 9

El freelancer 10

El trotamundos 11

El teletrabajador “anywhere” 12

Herramientas digitales que potencian a

13
estos modelos de teletrabajo

Importancia de Office 365 en las 15

empresas

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
 Introducción
En el caso de Costa Rica, el interés por el
Existe un mundo más allá de la oficina. Un lugar en
donde factores tecnológicos acompañados del crecimiento del teletrabajo ha sido tal,
desarrollo humano ha permitido el nacimiento que se le dio un nuevo enfoque dirigido
de una nueva especie de colaboradores: el a convertirse en una herramienta social.
teletrabajador. Una opción generadora de empleos para los
habitantes de zonas alejadas. Lugares donde el
Los teletrabajadores cada vez se extienden desarrollo es menor que en las urbes.
más y más por todos los continentes. Su
modalidad de trabajo les permite ser una En Panamá sucede una situación similar,
fuente provechosa para todos los mundillos pues su economía, orientada a servicios, es
denominados como empresas. Ciudadelas un foco para las operaciones empresariales
independientes que, al ser un todo, cumplen globales y regionales. Se calcula unas 46
la importante misión de mantener el balance empresas empleando a teletrabajadores.
económico en el mundo.
En síntesis, el teletrabajo es una tendencia
Cada uno de estos mundillos requiere de extendida a lo largo y ancho del mundo. Una
personas específicas que se adecúen a la modalidad que, en conjunto con la tecnología,
forma en que se labora. Esa necesidad por hace posible trabajar desde prácticamente
adaptarse, la misma necesidad por la cual se cualquier lugar, siempre que se usen las
dio paso la evolución, generó el surgimiento herramientas colaborativas necesarias. Por eso
de seis clases de trabajadores a distancia. hemos preparado este ebook en el que le
Cada uno de ellos con características propias detallamos los beneficios de esta modalidad
y menesteres tecnológicos singulares para el y cómo podrían potenciarse las actividades
óptimo desarrollo de su labor. con el uso de las herramientas de Office 365.

Para 2016, se calculó que al menos el 43 % de

los colaboradores tenían genes del trabajo
a distancia, realizando sus labores de forma
remota, como mínimo, parte del tiempo.

Las empresas de países como Panamá y
Costa Rica han identificado el potencial que un
teletrabajador puede proporcionarles, ya que
ellos no tienen limitantes físicas debido a su
capacidad de resolución sin importar en dónde
se encuentren.
Los datos mostrados pertenecen a estudios
realizados por la Organización Internacional
del Trabajo (OIT) y la Organización Gallup en
2015 y 2016 respectivamente.

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
Beneficios del teletrabajo
en las empresas

TR

QRM ORM

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
Entre las situaciones estresantes de la oficina y las
incomodidades del camino para llegar al lugar donde
se labora, surge el teletrabajo. En principio, es una
modalidad que permite organizar las asignaciones
laborales para hacerlo en cualquier momento y
lugar, siendo innecesario solamente permanecer en la
oficina.

En los últimos años, esta modalidad que cada vez

aprovechan más las empresas, ha traído múltiples
beneficios para las compañías y sus colaboradores.

Se identificó que el ADN del teletrabajador está inmerso

en cada persona, como una célula a la espera de
ser activada. Y esa es precisamente la función del
trabajo a distancia: una forma de crear cada vez más
teletrabajadores con el objetivo de tener un equipo que
consiga mantener un balance entre su vida personal y
laboral sin descuidar la importancia de la productividad
de la empresa.

Por ende, esta modalidad contribuye a que

las empresas reduzcan costos al tener menos
gastos en la oficina (electricidad, papelería,
entre otros). Sin mencionar el aumento en la
productividad y la mejora en la retención del
personal, pues organizando de esta forma el
trabajo, se produce menos absentismo y se
genera mayor compromiso por parte de los
colaboradores para cumplir los objetivos
de la compañía. Además, contribuye a la
expansión de un mercado superior al nacional

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
 Modelos de
teletrabajo

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
 El nocturno

El teletrabajador nocturno explota sus tareas en horarios posteriores

a los estipulados en la oficina. Antes del descubrimiento de esta especie,
se creía que el trabajo a distancia fomentaba la pereza y la inutilidad.
Sin embargo, la realidad es distinta. En este caso, el nocturno potencia
su capacidad durante las noches, aumentando considerablemente su
productividad.

Encuentra en su espacio personal la pieza faltante para trabajar

amenamente. No obstante, es necesario saber que para explotar al
máximo su capacidad, es indispensable que cuente con ciertos factores
que lo propicien.

Las investigaciones apuntan a que este teletrabajador surge debido a

las constantes distracciones generadas en su lugar habitual de trabajo,
convirtiéndolo en el último sitio donde podría laborar de verdad, por lo
que se ha adecuado a desempeñarse durante las últimas horas del día.

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
 El hogareño
Es reconocido por solicitar la ejecución de sus funciones desde el confort de su hogar. Dispone
de una disciplina y un sentido de responsabilidad merecedores de confianza. Las dificultades para
desplazarse hasta su empresa fueron vistas como una oportunidad.

El hogareño pronto se dio cuenta de la posibilidad de ahorrarse un sinfín de conflictos antes,

durante y después del trabajo empleado en la oficina. Su ADN de teletrabajador se activó, dando
lugar a una especie de colaborador dispuesto a trabajar cuanto fuera desde su casa.

Las empresas vieron en este modelo una

posibilidad de aumentar la productividad
y la retención del talento. Un colaborador
feliz es un colaborador comprometido
con los objetivos de la corporación.

Para que este teletrabajador logre

cumplir satisfactoriamente sus funciones,
es indispensable el uso de herramientas
propias de Office 365. La tecnología con la
que cuentan sus aplicaciones solventan
hasta el más mínimo menester de este
teletrabajador.

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
 El móvil

Su origen se remonta a uno de los pensamientos

más comunes: el aprovechamiento del tiempo.
Este tipo de teletrabajador exprime cada
minuto de su jornada laboral, sin importar si
está dentro o fuera de la oficina.

Debido a su ideología de aprovechar al máximo

el tiempo, el móvil empezó a desempeñar parte
de sus funciones durante el desplazamiento. El
principal inconveniente que tuvo en su evolución,
fue el encontrar la tecnología ideal para
mantenerse sincronizado con sus documentos,
sin la necesidad de llevar una computadora a
todas partes.

Cuando este colaborador termina sus tareas

de campo (ventas, reuniones, entre otras) le es
imperativo conectarse con la base de datos de
la oficina. Como resultado, el uso del celular se
convirtió en prioridad, siendo este el origen de
su denominación.

El celular se volvió una extensión más

de su cuerpo, transformándose en su
principal habilidad para cumplir con
las asignaciones encomendadas y así la
preocupación que surge por la seguridad
de la información se respalda con las
herramientas de seguridad de Office 365.

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
 El freelancer

La configuración genética de los freelancer es más

fuerte que los anteriores modelos de teletrabajadores.
Eso ocasionó que no encontrarán confort en laborar
dentro de las instalaciones de una empresa, optando
por trabajar mediante sus propios medios, brindando
sus servicios profesionales a las entidades que los
requirieron.

Su principal habilidad es trabajar bajo presión. Una

característica surgida por la necesidad de adaptarse
al actual mundo laboral. Esto le ha permitido captar la
atención de las empresas para hacerse de sus servicios.

Generalmente, las empresas optan por los servicios de

un freelancer por motivos de costos. Además, debido
a la naturaleza de los trabajos para los cuales
son contratados, su presencia en la oficina es
prescindible, siendo esta solución más que lógica.

No obstante, al contratar un freelancer, es prácticamente obligatorio

establecer canales de comunicación y darle acceso a la información que
requiere para que pueda desempeñarse en condiciones óptimas.

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
 El trotamundos
Existen infinidad de empresas que, por la naturaleza de su rubro, le es necesario delegar
personal para realizar viajes fuera del país. Bajo esas circunstancias se originó el teletrabajador
trotamundos. La especie acostumbrada a estar en constante movimiento y con poco tiempo
para el descanso.

El trotamundos depende del acceso móvil y la seguridad tanto online como offline. Con frecuencia,
este teletrabajador se enfrenta a situaciones estresantes y demandantes de acciones inmediatas,
tal es el momento de cuando requiere cumplir con una presentación que aún no está terminada,
y solo dispone de un par de horas para hacerlo. Tiempo que emplea esperando en el aeropuerto
con una conexión Wi-Fi poco estable y, además, con la portátil sin batería.

Este es el escenario común del trotamundos. Sin embargo, es precisamente la exposición

a situaciones similares a la mencionada por las que ha desarrollado una habilidad nata de
sobreponerse a las adversidades.

Con la ayuda de ciertas herramientas, el trotamundos cumple a cabalidad sus funciones dentro
y fuera de la empresa, gracias a que facilitan la accesibilidad y la seguridad de la información sin
importar la ciudad en la que se localice.

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
 El teletrabajador
“anywhere”

De entre todas las especies de teletrabajadores mencionadas hasta el momento, este probablemente
sea uno de los más destacados. Por su naturaleza, el teletrabajador “anywhere” siempre está
conectado, no importa si se encuentra de camino al trabajo o en su casa, su disposición es
inmediata y eficaz.

La distancia de su hogar hasta la oficina es lo suficientemente larga como para decidir trabajar
desde casa varios días o semanas durante el mes. Sin embargo, el tiempo de este teletrabajador
remoto es aprovechado al máximo, ya que tiende a trabajar en el autobús, cuando recoge a sus
hijos del colegio o de sus entrenamientos deportivos.

El uso de Office 365 fue indispensable para la

evolución de esta especie, puesto que necesita
acceso seguro a los archivos y comunicación
efectiva con todos los colaboradores en la
oficina. Trabajar donde sea ahora es posible
y la distancia no es un problema, gracias a
las herramientas de Office 365.

12
Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
Herramientas digitales que
potencian a estos modelos
de teletrabajo

13
Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
Las herramientas de Office 365 que se muestran a continuación son indispensables para
potenciar estos modelos de colaboración, debido a que todas son funcionales desde cualquier
dispositivo, es decir que no importará si el trabajo se realiza fuera de horarios de oficina, en la
casa, a través del celular, esperando en el aeropuerto, enviando los entregables, o bien, estando
en el parque o en el centro comercial revisando la orientación actual.

MODELOS DE TELETRABAJO
Herramientas
de Office 365 Nocturno Hogareño Móvil Trotamundos Freelancer Anyway

Comuníquese de manera eficiente. Posiblemente en el momento menos

indicado la conexión internet falle y necesite leer qué decía el último correo.
La ventaja de Exchange es que no necesita de conexión para consultar
los mensajes recibidos, por ende, su colaborador podrá acceder desde
Exchange cualquier lugar y dispositivo.

Visualice, comparta y edite archivos desde cualquier cómputo o

dispositivo con esta duo de herramientas que permiten la compartición y
edición de las tareas. Si está conectado a internet, los cambios se guardarán
y no será necesario que use unidades de almacenamiento externo. Si la
conexión falla, no detendrá el proceso, porque los archivos se sincronizarán
OneDrive con las ediciones correspondientes, cuando la conexión se restablezca.
y SharePoint

Comuníquese de manera ágil. La comunicación efectiva es imprescindible

para el trabajo en equipo de una empresa. Su interfaz intuitiva facilita la
utilización. Las reuniones pueden realizarse cuando sea y en dónde sea, no
importa si los involucrados no estén en la oficina o miles de kilómetros de
Microsoft Teams distancia.

Asegure su información aun cuando se extravíe un dispositivo. Esta

herramienta ayuda a proteger y administrar dispositivos móviles como
iPhone, iPad, Android y Windows Phone, gracias a ello, las empresas
pueden despreocuparse sobre el resguardo de su información, pues se
crean directivas configurables para ayudar a controlar el acceso al correo
Microsoft Intune
electrónico y demás documentos de la organización.
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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
Importancia de Office 365
en las empresas

15
Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
En algún momento todos necesitamos realizar trabajo fuera de la oficina y en tiempo extra, bien
sea que estemos de vacaciones o de camino a casa. El sentido de responsabilidad y la urgencia
de las funciones dentro de la empresa, son factores que incitan a laborar después del horario
establecido.

Esta era de la tecnología y la información, ha sido el pilar fundamental bajo el cual se construyó
una forma de trabajo más flexible y desde cualquier lugar. El trabajo remoto es una oportunidad
de expandir las fronteras y reducir las limitantes generadas por el espacio tiempo.

Aunque hemos mencionado 6 tipos de teletrabajadores, la realidad es que el término es más

abarcador. Cada empresa tiene la oportunidad de expandirse y volverse más productiva con
la implementación de herramientas como Office 365. En esta era digital, la comunicación y la
colaboración son aspectos fundamentales para el óptimo desarrollo de cualquier empresa.

Es necesario explotar el gen del trabajo a distancia. Cada colaborador puede ser un teletrabajador
(al menos parte del tiempo), despertando mayor compromiso con respecto a la empresa, gracias
a las flexibilidades del horario que supone una ventaja para el personal. Por eso, es necesario
brindarles la tecnología adecuada con la que los miembros del equipo tengan todo lo necesario
para cumplir con sus roles de forma eficiente.

Office 365 es la clave para potenciar las nuevas

modalidades de trabajo. Realizar tareas en la nube en
tiempo real y desde cualquier parte como si estuviéramos
en la oficina, es una opción para el mejoramiento de la
productividad y la organización de las empresas.

Este software permite compartir archivos de forma segura,

protegida y simple. Funciona en distintos dispositivos
(portátiles, computadora de escritorio, tabletas y teléfonos
móviles), y le brinda al personal la capacidad de trabajar
en los mismos documentos de forma simultánea. De esta
forma se podrán solventar los principales menesteres
de las empresas actuales y de la modalidad del
trabajo a distancia: flexibilidad, seguridad integrada,
conectividad y acceso.

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia
Conectémonos para apoyarle en
soluciones tecnológicas adaptadas
a su esquema de trabajo

En Conzultek nos enfocamos en brindar soluciones

tecnológicas que disminuyan costos y riesgos
operativos de las empresas, mediante un equipo
profesional capacitado y comprometido con potenciar
las actividades diarias de nuestros clientes, por eso
Microsoft nos ha reconocido como partner o aliado
número en el país.

Con nosotros, usted invertirá solo en las herramientas de Office 365 que necesiten sus colaboradores
en su día a día y obtendrá todos los beneficios de nuestro servicio especializado sin costos
adicionales, como soporte técnico a cualquier hora del día y capacitaciones personalizadas para
mejorar su productividad.

En fin, así como es importante identificar las herramientas que potencian a los colaboradores que
realizan teletrabajo para aumentar la productividad, también es relevante determinar cuáles son
los servicios tecnológicos que se requieren según el rol que se juega en la empresa y por eso,
Conzultek, pensando en incrementar su rentabilidad, le ofrece la opción de combinar planes de
Office 365 de acuerdo con las necesidades específicas, para que no pague de más por herramientas
que alguien de administración, por ejemplo, no necesita.

¿Quiere identificar cuáles son las herramientas y

servicios que realmente requiere su empresa para
generar más productividad y rentabilidad?

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de una empresa y solicite una asesoría para que juntos podamos crear
un plan personalizado de Office 365 que lo lleve hacia el camino de
la productividad empresarial.

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Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia