MODULO V

Vd ADMINISTRACION RPOFESIONAL DE PROYECTOS

PROYECTO

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un Personal clave / stakeholders
producto o servicio único.
Son individuos u organizaciones cuyas actividades e intereses se ven
afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución
Temporal: Significa que cada proyecto posee bien definido cual es su
del proyecto o de su resultado final
inicio y cual es su final. El inicio se da cuando surge la idea de creación
de un nuevo producto o servici El final se presenta cuando se cumplen
todos los objetivos trazados para la creación del producto o servicio, o  Cliente: Persona u organización que encarga el proyecto al
cuando es claro que éstos no se cumplirán. querer satisfacer una necesidad. Es quien se encarga de
autorizar el proyecto, definir su alcance y establecer
lineamientos y criterios de aceptación
Unico: Los proyectos son diseñados para crear cosas (productos o
 Director o patrocinador: Persona designada por el cliente
servicios) que no han sido creadas anteriormente, por lo que pude para dirigir el proyecto desde su perspectiva Sus funciones
decirse que crea cosas únicas. son hacer viable el proyecto dentro su organización,
superar problemas organizacionales dentro de su entidad,
comunicarse periódicamente con el Gerente de Proyectos,
proveer el financiamiento y aprobar el plan de proyectos
 Gerente del proyecto: Persona responsable de la ejecución
de todas las fases del proyecto, desde el inicio hasta el
cierre del mismo Controlará y dirigirá los recursos físicos,
humanos y financieros con el fin de cumplir los objetivos
trazados al inicio del proyecto.
 Staff del proyecto: Es el equipo ejecutor del proyecto.
Equipo de personas que ejecutan las actividades propias de
la administración de un proyecto, siguiendo las directrices
del gerente asignado al mismo
Procesos de un proyecto / etapas de un proyecto
 Inicio: Objetivos del proyecto, principales interesados,
productos y entregables, designación de gerente proyectos,
formalización de inicio del proyecto Nace la necesidad.
 Planeacion: de todas las áreas del ´proyectos y presentar el
plan del proyecto. Definición del alcance y redefinición de
objetivos. Desarrollo del plan para realizar el proyecto, que
será la guía de la ejecución y el control, siguientes proceso
 Ejecucion: Coordinar los recursos necesarios para llevar a la
acción el Plan del Proyecto. El equipo de proyectos coordina
todos los recursos para implementar el plan del proyecto y
cumplir los objetivos del mismo
 Control: Asegura que se cumplan los objetivos del proyecto
monitoreando y midiendo el progreso y tomando acciones
correctivas cuando se estime necesario.
 Cierre: Deben hacerse todos los cierres contractuales con
los proveedores. Deben generarse los cierres administrativos
del proyecto El cliente acepta formalmente los entregables
del proyecto y se verifica el cumplimiento de los objetivos

ADMINISTRACION PROFESIONAL DE PROYECTOS

La Administración Profesional del Proyectos Triple restricción extendida Areas del conocimiento Charter del proyecto
(Dirección de proyectos) es la aplicación de
conocimientos, habilidades, técnicas y  Alcance  Alcance Documento necesario para definir y especificar en forma clara cuál es la
herramientas a las actividades de un proyecto,  tiempo  Tiempo visión del proyecto, qué se busca con él, cuales son sus limitaciones y
con el fin de satisfacer, cumplir y superar las  costo  Costo supuestos, quienes serán los responsables principales de realizar las
necesidades y expectativas de los  Riesgo  Riesgo actividades y cuales serán los entregables cuando se culmine el proyecto.
involucrados.  Calidad  Calidad
 RRHH  RRHH Que incluye:
 Conocimientos  Comunicacion  Comunicaciones
 Interesados  Justificación o Propósito
 Habilidades  Abastecimientos
  Adquisiciones  Descripción del Producto o Servicio a entregar
 Tecnicas y herramientas Integracion
 Entregables finales
 Información Histórica
 Supuestos
 Restricciones
 Definición del Director y el Gerente del Proyecto.

Es el mapa, la guía, la ruta a seguir para cumplir los objetivos y
metas del proyecto y las expectativas de los participantes clave.
 Lo prepara el equipo del proyecto: el Gerente y el Staff.
 El Gerente es el encargado de dirigir todas las
actividades necesarias para realizar el plan.
 El Staff prepara y ejecuta el trabajo para presentar el
plan
Consiste en establecer todos los procesos La declaración del alcance debería incluir:
necesarios para asegurarse que se incluyen en el
proyecto todos los trabajos requeridos, y sólo los
trabajos requeridos, para terminarlo
satisfactoriamente.
Administrar comunicación es planificar los procesos requeridos para
asegurar la oportuna y apropiada generación, recolección, distribución,
almacenaje y disposición última de toda la información del proyecto.
Deben proveerse todas las conexiones críticas entre la personas, las ideas
y la información que son necesarias para el éxito del proyecto. El gerente
de proyectos invierte el 90% de su tiempo en comunicación
PLAN DE PROYECTO
Establece el estándar o punto de referencia contra el cual
evaluar el apego al cumplimiento.
Facilita la comunicación entre los involucrados.
Documenta los criterios de las nueve áreas y su aprobación
1. DECLARACION DE ALCANCE
 Los objetivos y la justificación del proyecto.
 Descripción del alcance del producto.
 Límites del proyecto (que no incluye).
 Los entregables y sus criterios de aceptación.
 Restricciones y asunciones del proyecto
2.PLANEACION DE LA ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO
Los resultados que se obtienen son:
 Asignamiento de roles y funciones
 Diagrama organizacional
 Plan de la administración del staff
 Matriz de roles y funciones
3PLANEACION DE LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES
Plan de comunicación: El plan de comunicación
busca determinar las necesidades de
comunicación de los participantes claves
(Stakeholders): quién necesita qué información,
cuándo la necesitan y cómo les debe ser
entregada.
Que debe contener el plan del proyecto
1. Declaración del Alcance del Proyecto.
2. Planeación de la administración del recurso humano.
3. Planeación de la administración de las comunicaciones.
4. Planeación de la administración del tiempo.
5. Planeación de la administración del costo.
6. Planeación de la administración de la calidad.
7. Planificación de la administración del riesgo.
8. Planificación de la administración de los abastecimientos.
9. Planeación de la integración.
EDT
Para definir el alcance debemos crear una lista de actividades más pequeñas y
manejables de todo el proyecto para asegurarnos que tomamos en cuenta
completamente todo lo necesario para cumplir los objetivos. A esta lista la
denominamos plantilla EDT (estructura de división de trabajo)
Organiza y define el alcance total del proyecto mediante una estructura orientada a
entregables, que incluye a todos los elementos del proyecto.
El trabajo ajeno al EDT está fuera del alcance del proyecto y por lo tanto NO EXISTE.
Matriz de comunicación: Se utiliza para mantener informados a los involucrados y
asegurar una comunicación efectiva. Facilita la toma de decisiones y la
tranquilidad de los involucrados clave.
Debe definirse desde el inicio cuáles serán los medios de comunicación de los
participantes, su periodicidad y los responsables de generar la comunicación
.
 4.PLANEACION DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

A. OPTIMISTA: El tiempo que emplearía en efectuar la actividad asumiendo que se dieran las condiciones más
favorables para ello.
B. MÁS PROBABLE: es el tiempo que se emplearía en efectuar la actividad en las condiciones normales esperables de
trabajo, considerando los recursos que serán asignados, la productividad de éstos, y asumiendo una razonable
disponibilidad para el proyecto.
C. PESIMISTA: es el tiempo que se emplearía en efectuar la actividad bajo e peor escenario posible, es decir asumiendo
que se dan condiciones que son muy desfavorables para la ejecución
RUTA CRÍTICA: es la secuencia de actividades del diagrama de red del cronograma del
proyecto que tiene la mayor duración agregada de todas sus actividades, es decir, el
camino más largo en el tiempo. Esto significa que es el menor tiempo en que es posible
finalizar el proyecto.
HOLGURA TOTAL: es la cantidad de tiempo que una actividad puede demorarse
respecto de su fecha de inicio temprana, sin retrasar la fecha de finalización del
proyecto ni violar ninguna restricción del cronograma.

5.PLANEACION DE LA ADMINISTRACION DEL COSTO

Costo Es la suma de los egresos necesarios para la ejecución completa de un Utilidad: La utilidad es la retribución por el Estimado de costos
Presupuesto Baseline
proyecto, cumpliendo todos sus objetivos y alcances riesgo asumido para emprender un proyecto
Consiste en desarrollar un estimado
Documeno que determina como
o aproximación de los costos de los
1. COSTOS DIRECTOS: Suma de erogaciones monetarias correspondientes al Planeacion de recursos se distribuirá el estimado de
recursos necesarios para completar
consumo de insumos, mano de obra, equipo, fletes y subcontratos necesarios para costos en el tiempo de duración
las actividades del proyecto.
la ejecución de los trabajos específicamente definidos para cada una de las partidas Lo que debe obtenerse de este análisis es una del proyecto.
de un presupuesto. descripción detallada de que tipo de recursos son
requeridos y en qué cantidades. Esto debe ser Es utilizado para medir y
2. COSTOS INDIRECTOS: Costos de carácter general que no pueden aplicarse detallado para cada actividad perteneciente a los monitorear los costos en la etapa
directamente a alguna de las partidas del presupuesto. (Gastos de administración, paquetes de trabajo del EDT. de control a medida avanza el
gastos financieros, gastos de venta, etc.) tiempo de ejecución

6.PLANEACION DE LA ADMINISTRACION DE LA CALIDAD

“Calidad es el grado en el que el proyecto cumple con
los requerimientos
La gestión de la calidad en la administración de un
proyecto implica:
 Identificar, crear y seguir políticas
 Establecer estándares y procedimientos para
asegurar que el proyecto cumpla con
los requisitos previstos desde su comienzo
Planificacion de la calidad
Comprende los procesos requeridos para asegurar que el
proyecto va a satisfacer las necesidades y objetivos
previamente definidos en la declaración del alcance
La política de calidad que regirá el proyecto deberá ser la
de la empresa ejecutante del mismo. Si no posee, se
deberá definir un para el proyecto en cuestión
Plan de gestión de la calidad
 Establecer la política de calidad.
 Fijación de estándares al proyecto/producto.
 Establece procedimientos para ejecutar
actividades.
 Definir quienes son los encargados de
gerenciar la calidad.
 Definir fechas y forma de informes de calidad.

7.PLANEACION DE LA ADMINISTRACION L RIESGO

Un riesgo es un evento o condición incierta que,
si ocurre, tendra un efecto positivo
(oportunidades) o negativo (amenazas) sobre
los objetivos del proyecto. El riesgo no se puede
eliminar, pero si se puede administrar.
Componentes principales:
 La probabilidad de que ocurra
el evento.
 La trascendencia del impacto.
La administración del riesgo incluye
los procesos para identificar, analizar
y responder a los riesgos potenciales
que puede sufrir un proyecto en cada
fase de su ciclo de vida
Tipos de riesgo:
 Interno (técnicos,
financieros)
 Externo (impredesibles)
Analisis cualitativo: Proceso que incluye los métodos para
priorizar los riesgos identificados con el fin de continuar con
otras acciones, tales como el análisis cualitativo o la
planificación de las tareas de respuesta al riesgo.
Analisis cuantitativo: Análisis en el que se estima cuál es el
valor esperado del evento riesgoso multiplicando el impacto
por su probabilidad de ocurrencia. Para ello esnecesario
estimar el monto monetario del impacto ($) y la
probabilidad de ocurrencia como un porcentaje (%).
Respuesta al riesgo
Evitar: eliminar una amenaza específica, usualmente por
eliminación de las causas que la provocan.
Mitigación: Reducir el valor monetario de un riesgo
reduciendo la probabilidad de que ocurra.
Aceptación: Aceptar las consecuencias de un riesgo,
generalmente acompañada de un plan de contingencia.
Transferir: a terceros, seguros.