1: The nuts and bolts

The three unbreakable rules

1. You lose the information you don’t write down
2. Discipline and environment beat motivation
3. Support yourself and your teammates – keep each other accountable
Your workspace
 Quality headphones are a must
You’re going to have a lot of calls, so you’re going to need comfortable
headphones. If you’re using bluetooth headphones, keep an eye on your battery
levels.
 If you are sharing a space, set some boundaries
Help your family, friends and housemates know when you’re working and not to
be distrubed with clear signals: headphones, post-its and closed doors usually
work.
 Watch your energy levels
Keep some healthy snacks and drinks nearby, and don’t miss any meals.
Your mental health
 Isolation may hit you unexpectedly
You’ll miss your usual face-to-face interactions, so try to schedule video calls
with colleagues and clients – you’ll find you communicate better. Make an effort
to stay connected with the outside world – smalltalk, even if it’s online, can be a
big help.
 Routines will help you stay focused
When you’re on your own, it’s easy to get distracted. Setting yourself a routine
will help keep your day on track.
 Cabin fever is real
Let’s be clear: working remotely is hard to cope with at first. With no commute
to your office, it can be easy to let a day pass without leaving your home. If
possible and appropriate, try to get some fresh air, even if it’s just for a solitary
walk around your garden or block.
The etiquette for dial-in meetings
 If you’re not talking, keep your microphone muted
Like when using a walkie-talkie, keep the channel open for whoever is talking.
Be strict about this rule! If a teammate isn’t abiding by it, mute them – it cuts
down on interruptions.
 Unless you have connection problems, keep your camera on
This helps maintain a level of body language – critical for effective
communication.
When on video calls, don’t check your email or do other work. The face-to-face
video call should be your sole focus.
 Make sure all your teammates are heard
It can be easy to miss the body language cue indicating a teammate wants to
speak on a video call. Make an extra effort to ensure everyone gets their points
across. Pro tip: unmuting yourself is a clear signal that “I want to speak next”.
How to hold meetings
 Think of meetings as virtual conferences
Allow for everyone to connect from wherever they are in the world. Your
scheduling needs to answer the five Ws:  what, why, when, where and with
whom.
  Add an agenda and follow-up with minutes
If a meeting doesn’t have an agenda, feel free to ask for one.
After the meeting, sum up decisions and key information over email or Slack.
 Be prepared to share your screen often
When doing so, review the information you need to and then immediately stop
sharing. When you jump on a call, mute your other apps, like Slack or Whatsapp.
Collaborating with your team
 See each other every day
It’s important for everyone to see each other regularly. Be sure to sync each day
to keep everyone up-to-date with what you’re all working on.
 Look back and discuss
Set a recurring virtual meeting to review how you’re working together. Be
honest and blameless. Decide on how the team will work on improving specific
points.
 Make time for chat and conversation
Chatting with your teammates about anything but work is important. Try setting
aside time to check-in and chat about how your day is going. Maybe set up a
permanent “team pod” hangout, where people can jump in and talk when the
time suits. Finding the right fit for your team is crucial.
One-to-one communication
 Don’t expect immediate answers
Remote work can often be about one-sided communication – that’s just the
nature of this way of working.  Be understanding of your teammates. Something
that helps: structure your communication – whether it be a Slack message or
email or otherwise – as a single question or update, rather than a conversation.
 Set availability expectations
Starting a big piece of work? Set your Slack status accordingly (or close it).
Are you going to be away from your desk for a while? Let your team know.
 What is your backup for when things break?
Things break all the time – the internet fails or you need to reboot your laptop
mid-meeting. Communicate early that you’re facing issues and set clear
expectations for when you’ll be back online.

2: The broad and structural

How to move to remote work as a result of Covid-19
The three unbreakable rules
1. Enact your business continuity plan
2. Find the right tools
3. Enable your people
Business continuity
 First things first: realign priorities
How does your business need to change given the current global uncertainty?
Consider immediate and future disruptions of resources and availability.
 Assess, decide and broadcast
Make the best decisions you can with (often) incomplete information, then let
your team and customers know.
 Plan for contingencies
Uncertainty reigns across industries and across the world – are you prepared to
adjust course quickly?
The right tools
 Conferencing
A quality conferencing tool will be crucial for holding meetings. Does your
conferencing tool of choice work for both one-to-one and company-wide
meetings?
 Instant messaging
Give your staff ways to communicate about anything and everything.
Don’t forget to enable spaces for relaxed chatter.
People
 Adjustment period
Working From Home will be a new experience for a lot of people.
Businesses are adapting roles and workflows to better support their clients.
 Family
A lot of people will have family members in their immediate surroundings.
Expect the occasional disruption and don’t forget a smile.
We’re all in this together.
 Time management
Schedules are essential to keep everyone on track but don’t micromanage them.
Trust towards your peers and direct reports is essential.
 Anxiety and Stress
Uncertainty and change sweeping the world.
Keep an eye on anxiety and stress levels. Be kind.

A primeira parte trata de como nossas equipas se adaptaram ao trabalho em casa: as

porcas e os parafusos de trabalhar remotamente. O segundo trata das mudanças
estruturais mais amplas pelas quais passamos como empresa. Esperamos que isso ajude.
Pegue o que você precisa e veja o que funciona.

1: As porcas e parafusos
As três regras inquebráveis
1. Você perde as informações que não escreve
2. Disciplina e ambiente vencem a motivação
3. Esteja apoiado e apoie os seus colegas de equipa – mantenha-se responsáveis
um ao outro
Seu espaço de trabalho
 Auscultadores de qualidade são obrigatórios
Vai receber muitas ligações e precisará de fones de ouvido confortáveis. Se
estiver a usar auscultador de ouvido bluetooth, fique de olho nos níveis de
bateria.
 Se estiver a partilhar um espaço, defina alguns limites
Ajude sua família, amigos e colegas de casa a saber quando está a trabalhar e
não se deixar perturbar com sinais/barulhos; auscultadores de ouvido, post-its e
portas fechadas geralmente funcionam.
 Níveis de energia
Mantenha alguns lanches e bebidas saudáveis por perto e não perca as
refeições.
Sua saúde mental
 O isolamento pode atingir você inesperadamente
Sentirá falta das suas interacções cara a cara, então tente agendar
videochamadas com colegas e clientes - assim se comunicará melhor. Faça um
esforço para se manter ligado com o mundo exterior.
 As rotinas ajudarão a manter o foco
Quando está sozinho, é fácil distrair-se. Estabelecer uma rotina ajudará a manter
seu dia nos trilhos.

Sejamos claros: trabalhar remotamente é difícil de lidar no começo. Sem

deslocação para o escritório, pode ser fácil deixar passar um dia sem sair de
casa. Se possível e apropriado, tente respirar um pouco de ar fresco, mesmo que
seja apenas para um passeio solitário pelo jardim ou quarteirão.
A etiqueta para reuniões
 Se não estiver a falar, mantenha o microfone desactivado
Como ao usar um walkie-talkie, mantenha o canal aberto para quem estiver
falar. Seja rigoroso com esta regra! Se um companheiro da equipa não a
respeitar, silencie-o - reduz as interrupções.
 A menos que tenha problemas de internet, mantenha a sua camera ligada
Isso ajuda a manter um nível de linguagem corporal - crítico para uma
comunicação eficaz.
Quando estiver em vídeo chamadas, não verifique seu e-mail ou faça outro
trabalho. A vídeo chamada presencial deve ser seu único foco.
 Certifique-se de que todos os seus colegas de equipa são ouvidos
Pode ser fácil perder a sugestão da linguagem corporal, indicando que um colega
da equipa deseja falar numa vídeo chamada. Faça um esforço extra para garantir
que todos entendam seus pontos. Dica profissional: Estar em silêncio é um sinal
claro de que "quero falar a seguir".
Como realizar reuniões
 Pense nas reuniões como conferências virtuais
Permita que todos se liguem de onde quer que estejam no mundo. Sua
programação precisa responder a estas 5 perguntas: o que, por que, quando,
onde e com quem.
 Adicione uma agenda e acompanhamento com minutos
Se uma reunião não tiver uma agenda, fique à vontade para solicitar uma.
Após a reunião, resuma as decisões e as principais informações por e-mail.
  Esteja preparado para compartilhar seu ecrã frequentemente
Ao fazer isso, revise as informações necessárias e pare imediatamente a
partilha. Quando atender uma chamada, silencia seus outros aplicativos.
Colaborando com sua equipa
 Vejam-se todos os dias
É importante que todos se vejam regularmente. Sincronize todos os dias para
manter todos actualizados com o que está a trabalhar.
 Reveja seus projectos e discuta-os
Defina uma reunião virtual recorrente para revisar como você está trabalhar.
Seja honesto e sem culpa. Decida como a equipa trabalhará para melhorar
pontos específicos.
 Arranje tempo para conversar e conversar
Conversar com seus colegas sobre qualquer coisa, menos trabalho, é
importante. Tente reservar um tempo para fazer o “check-in” e conversar sobre
como está o seu dia. Talvez criar um chat permanente de "grupo de equipa",
onde as pessoas possam entrar e conversar quando for a hora certa. Encontrar o
ajuste certo para sua equipa é crucial.
Comunicação um para um
 Não espere respostas imediatas
O teletrabalho muitas vezes pode ter a ver com comunicação unilateral - essa é
apenas a natureza dessa maneira de trabalhar. Seja compreensivo com seus
colegas de equipa. Algo que ajuda: estruture sua comunicação - seja uma
mensagem no teams, email ou outro - como uma única pergunta ou actualização,
em vez de uma conversa.
 Definir expectativas de disponibilidade
Começando um grande trabalho? Defina seu status no Teams de acordo (ou
feche-o).
Vai ficar longe da sua mesa por um tempo? Informe sua equipa.
 Qual é o seu backup quando as coisas quebram?
As coisas acontecem o tempo todo - a Internet falha ou você precisa reiniciar o
portátil no meio da reunião. Comunique com antecedência que está com
problemas e defina expectativas claras para quando voltar a ficar on-line.

2: O amplo e estrutural
Como mudar para o teletrabalho devido ao Covid-19
As três regras inquebráveis
1. Executar seu plano de continuidade de negócios
2. Encontrar as ferramentas certas
3. Habilitar sua equipa
Continuidade de negócios
 Primeiras coisas primeiro: realinhar prioridades
Como sua empresa precisa mudar, dada a actual incerteza global?
Considere interrupções imediatas e futuras de recursos e disponibilidade.
 Avalie, decida e transmita
Tome as melhores decisões possíveis com informações (muitas vezes)
incompletas e informe sua equipa e clientes.
 Planear contingências
A incerteza reina em todas as indústrias e em todo o mundo – Você está
preparado para ajustar o curso rapidamente?
As ferramentas certas
 Conferência
Uma ferramenta de conferência de qualidade será crucial para a realização de
reuniões. Sua ferramenta de conferência preferida funciona para reuniões
individuais e para toda a empresa?
 Mensagem instantânea
Dê à sua equipa maneiras de se comunicar sobre tudo e qualquer coisa.
Não se esqueça de activar espaços para conversas relaxadas.
Pessoas
 Período de ajuste
Trabalhar em casa será uma nova experiência para muitas pessoas.
As empresas estão a adaptar-se a funções e fluxos de trabalho para oferecer
melhor suporte a seus clientes.
 Família
Muitas pessoas terão familiares próximos.
Espere uma interrupção ocasional e não esqueça um sorriso.
Estamos juntos nessa.
 Gestão do tempo
Os agendamentos são essenciais para manter todos no caminho certo, mas não
os microgerenciem.
Confiança em relação aos seus pares e subordinados directos é essencial.
 Ansiedade e Stresse
Incerteza e mudança varrendo o mundo.
Ficar de olho nos níveis de ansiedade e stresse. Seja gentil.