CONTABILIDAD INTERMEDIA I

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR Nombres y Apellidos : Catherine Estefanía

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Cisneros Barros
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Curso: CA 3-3
Versión: 2017.3
ANÁLISIS DE CUENTA:
NOMBRE DE LA CUENTA CÓDIGO
CAJA CHICA 1.1.02.
1.- DESCRIPCIÓN

La cuenta caja chica comprendida de fondos fijos para la empresa para cubrir gastos menores no
previsibles y/o urgentes y que no
pueden ser provistos en tiempo y forma a través del proceso habitual de adquisiciones
y contrataciones

Estructura:

Fondos necesarios Personal de apoyo Instructivos y Normas

Empresa La Superación S.A.

Talento Humano Finanzas Producción

 Trasporte  Compra de
 Compra de
 Compra de maquinaria
insumos
insumos
 Gastos varios  Compra de
 Capacitaciones materia prima

2.- NORMATIVA
Normas Internacionales
 NIC 7. ESTADO DE FLUJOS DEL EFECTIVO

Normas de Control Interno

 NORMAS GENERALES
o El sistema de registro será secuencial y de manera adecuada pro el custodio.
o Cuando los responsables del manejo y administración del Fondo de Caja Chica,
incumplan el Reglamento, las disposiciones de carácter legal, se aplicará
inmediatamente acciones para la liquidación del Fondo y se tomarán sanciones según el
 caso.
o No podrá utilizarse el Fondo de Caja Chica para el pago de servicio o gastos personales
de los trabajadores de las unidades administrativas, anticipo de viáticos y subsistencias,
y gastos que no tienen el carácter de previsibles o urgentes.

 NORMAS GERENCIALES
o El Fondo fijo de Caja Chica se establecerá en la Dirección Financiera.
o La designación de la persona encargada de la custodia y manejo del Fondo en la
Dirección Financiera, lo hará el respectivo Gerente.
o El establecimiento, incremento y supresión del Fondo de Caja Chica, para todos los
casos lo determinará el Director Financiero, de acuerdo a los requerimientos y
necesidades reales de la empresa.

 NORMAS DE TESORERÍA
o Se realizara un arqueo de fondos de caja chica mensualmente, sin previa autorización al
custodio.
o Otorgar los fondos autorizados a cada responsable de Caja Chica, tanto en la apertura
como así también en las reposiciones.
o Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los
fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el reglamento
interno.

 NORMAS DE CONTABILIDAD
o El Contador realizara la respectiva conciliación de saldos para no exista desfalcos de
dinero inadecuados.
o Todos los formularios que se deben realizar serán llenados en su totalidad y de manera
adecuada.
o Previo a la reposición del Fondo de Caja Chica, el delegado en el Departamento de
Contabilidad, será el encargado de revisar la veracidad de los datos consignados en el
formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica”, así como de los valores con los
documentos justificativos anotados.

 NORMAS TIC´S
o El custodio se regirá por el aplicativo de caja chica que tiene la empresa.
o El custodio registrara todas las transacciones en sistema de registro.

Leyes, Reglamentos, Instructivos y Resoluciones

 Reglamento Interno para el manejo de fondos de caja chica. (nivel empresarial)

3.- MOVIMIENTOS

 Apertura de libros.
SE DEBITA:
 Creación o aumento de fondos.

 Disminución o eliminación de fondos.

SE ACREEDITA:  Cierre de libros.
 El saldo de la cuenta es deudor
SALDO:
4.- CONTROL CONTABLE

Para establecer la razonabilidad de caja chica, se procede a realizar un arqueo de fondos.

En todas las empresas debe existir una caja chica para así controlar los gastos menores del día a día
que se deben pagar en efectivo.
La caja chica es importante, ya que en toda empresa siempre habrá compras de montos pequeños
que necesitan ser contabilizados, controlados y así tomarlos en cuenta a la hora de la declaración de
impuestos fiscales.
Para manejar una caja chica, debemos tomar en cuenta cuáles son los tipos de gastos que se
incluyen. Entre ellos están compra de material de oficina, reparaciones menores, combustible,
peajes, parqueos, tarifas de transporte público, entre otros. Tengamos siempre presente que la caja
chica es para salir de apuros diarios y no para gastos por montos que sobrepasen el límite establecido

5.- SISTEMA DE REGISTRO

Registros Generales
 Mayor General de caja chica
 Caja Chica principal
 Caja Chica sucursal
Registros Auxiliares
 Se debe diseñar un sistema de registros de pago para el manejo del custodio.

6.- PROCEDIMIENTOS (Gráficos y Descriptivos)

1. CREACIÓN Y AUMENTO DE FONDOS

o Solicitud de Apertura: Deberá ser realizada por el máximo responsable de área
solicitante de Caja Chica mediante el “Formulario de Solicitud de Apertura de Caja
Chica”, y presentada al Gerente General de Administración. En dicho formulario se
deben considerar los siguientes aspectos: a) Justificación de la necesidad de disponer
de una Caja Chica en el área. b) Apellido y nombre, número de documento y legajo
del agente que será responsable de la administración, manejo y custodia de estos
recursos financieros, así como del o los subresponsables. c) Declaración del
conocimiento de las normas y disposiciones que regulan el manejo de estos recursos
financieros, así como las posibles sanciones penales y administrativas en el caso de
infringirlas o no observar su estricto y fiel cumplimiento.

o Aumento de fondos: El responsable solicitara un aumento de fondos cuando al mes

se presencie que los fondos destinados para caja chica no han cubierto por su
totalidad los gastos.

2. DISMINUCIÓN Y ELIMINACIÓN DE FONDOS

o El cierre de cualquier Caja Chica podrá ser instruido por el Gerente General de
Administración cuando:
1. La máxima autoridad del área con una Caja Chica asignada solicite
formalmente su cierre.
2. No existan los recursos presupuestarios y financieros para su funcionamiento.
3. Los arqueos de caja demuestren indicios de manejo inapropiado.
4. Exista informe desfavorable de la Gerencia General.
 o Disminución de fondos: El Gerente informara sobre la disminución de fondos
destinados para caja chica por:
 Constancia de uso indebido de dinero.
 Decrecimiento de ingresos de la empresa.
 Baja de gastos que realice la empresa.
 por motivos que el fondo de caja chica supera el monto máximo destinado.

3. ARQUEO DE FONDOS
o El responsable de la Caja Chica está obligado a mantener al día y en forma ordenada,
todos los registros del movimiento financiero, la documentación respaldada de los
gastos realizados y el saldo disponible, en previsión de los arqueos de caja que se
pudieran realizar en forma programada o sorpresiva

o El responsable de Caja Chica debe rendir cuenta de los gastos realizado, mediante el
“Formulario Rendición de Caja Chica”:
1. Cuando se tramite la reposición de fondos de Caja Chica.
2. Cuando se reemplace al responsable de la administración.
3. Anualmente, para el cierre del ejercicio de la gestión.

4. REPOSICIÓN DE FONDOS

o Realizado el control de la rendición, el Jefe del Departamento Contabilidad autorizará

la reposición de los fondos de Caja Chica, remitiendo la orden de pago al
Departamento de Tesorería para su desembolso.

5. PAGOS CON CAJA CHICA

El responsable debe considerar los siguientes puntos:
o Por toda compra o servicio efectuado debe exigir el correspondiente comprobante
de respaldo.
o Toda compra debe ser realizada a nombre de la empresa, con especificación del
área. En ningún caso el comprobante podrá estar emitido a nombre de terceras
personas.
o El original del comprobante debe llevar leyenda de pagado y fecha.
o El importe total facturado debe ser expresado obligatoriamente en moneda nacional,
en números y letras.
o El comprobante debe contener la descripción del artículo o servicio y el precio
unitario.
7.- FORMULARIOS E INFORMES
Formularios

 VALE DE CAJA CHICA.

 REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

 FACTURA PROVEEDOR.

 NOTA DE VENTA PROVEEDOR

 LA SUPERACIÓN S.A NOTA DE VENTA
Amazonas A-89 y Antonio Benítez RUC. 1745874215001
Telf. 0985684215-2317798

 VALE DE CAJA CHICA

Informes
Elaborado por: Catherine Cisneros Barros Aprobado por
Fecha: Miércoles 01 de febrero de 2017 Fecha: