PROCESO COMPRAS NACIONALES CÓDIGO

PROCEDIMIENTO
RECEPCION DE COMPRAS NACIONALES VERSIÓN

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

FECHA: FECHA: FECHA:

Identificar como se debe realizar la recepción de la mercancía comprada a los proveedores nacionales.
OBJETIVO

Inicia con la concertación con el proveedor para la compra y entrega de la mercancía, continúa con la recepción de la misma a través de la empresa transportadora, revisión
ALCANCE y conteo contra factura, ingreso al sistema e inventario, separación a los puntos de venta, guardar en estantería.
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Base de Datos Inventario: Aplicativo (Software) donde se asientan todos los movimientos físicos de la mercancía, con los saldos correspondientes.

Mercancía Faltante: Es toda aquella mercancía que se encuentra en el inventario, pero al realizar su verificación física falta o no se encuentra, y no es justificado su faltante.

Mercancía Sobrante: Es toda aquella mercancía que al momento de su verificación se encuentra física mente pero no está ingresada en el inventario y no es justificado su sobrante.

Entrada de almacén: Es el documento en donde se realiza el registro detallado de cada uno de los ítems de la mercancía que se recibe e ingresa al inventario de la empresa.

Inventario físico: Es la verificación de la existencia real de la mercancía que se encuentra almacenada en bodega y los puntos de venta, se registra código o referencias, número de unidades
en existencia, descripción, valor de compra, fecha de adquisición, etc.

Comprobante Salida de Almacén: Es el documento donde se hace un registro detallado de la mercancía que sale de la bodega, o punto de venta (traslado o factura de venta), indicando el
nombre de quien despacha y recibe la mercancía.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El Grupo CEDI – tiene la responsabilidad de registrar oportuna y permanentemente, todas las operaciones que se realicen por movimientos de La mercancía.

2. El responsable de la bodega informa a Contabilidad de la mercancía y facturas que llegan al CEDI, la entrada y sus respectivos soportes.

3. Es responsabilidad del CEDI la inmediata y debida separación a puntos de venta en caso de haberla, ubicación de la mercancía recibida, así como su adecuado control, custodia y
resguardo, hasta el despacho a cliente mayor.

4. Una de las funciones del CEDI es la de mantener permanentemente actualizado el inventario.

5. En cumplimiento de la normativa vigente es obligatorio realizar por lo menos una vez al año el inventario de toda la mercancía en bodega.

6. Cuando se presenten novedades de personal (renuncias, traslados o reemplazos), se debe capacitar, y hacerle entrega de su manual de funciones para su respectivo estudio y así
garantizar el buen funcionamiento del CEDI.

7. Para realizar el traslado de inventario físico el personal del CEDI debe realizar el Traslado de bodega principal al respectivo punto de venta.

8. Todas las compras deben ser recibidas por el CEDI en el muelle de entrada (bodega 1D) a la respectiva transportadora firmando la guía o la copia de la factura colocando sello, fecha y hora
de recibido.

9. En el caso de que alguna de las cajas llegue averiada, rota, aplastada, o con signos de haber sido abierta, se debe revisar en presencia del transportador, dejando la constancia por escrito,
y llamando al proveedor en caso de haber alguna inconformidad con la mercancía.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
En base con lo establecido en la orden de pedido con el proveedor al
Acordar con el proveedor la
momento de realizarla, se definen las fechas de entrega de la Director de Orden de pedido
1 entrega de la mercancía. compras CEDI
mercancía ya sea parcial o completa. compras

Cuando se recibe la mercancía por parte del proveedor, el CEDI

Recibir la mercancía por parte Remisión/
2 verifica que esta cumpla con las características acordadas como son CEDI Operario
del proveedor. factura, Guía
cantidad, y referencia.

Lista de
Solicitar separación de El operario del CEDI solicita la lista de separación de la mercancía al separación de
3 CEDI Operario Compras
mercancía puntos de venta. jefe de bodega o al jefe de compras. mercancía
puntos de venta.

- El operario del CEDI procede a Destapar las cajas y separar

la mercancía en la estantería ubicada en la bodega 1D, se
debe tener en cuenta que se debe agrupar por referencia y
Revisión de la mercancía por marca. Factura
CEDI Operario Bodega
4 contra factura. - Revisar contra la factura las unidades por referencia y proveedor
cantidad recibida.
- Firmar la factura como recibida con fecha, hora, Y sello, proceder a
entregarla al jefe de bodega para su respectivo ingreso.

4 Realizar el ingreso de la Se diligencia la orden de entrada donde se deben relacionar todos Bodega Líder de Contabilidad Orden de
mercancía a la bodega. los ítems de la mercancía que se está recibiendo, ingresando las bodega Entrada.

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referencias y cantidad.

El documento lo suscribe el jefe de bodega y hace parte de los

documentos que van para contabilidad.

Cabe señalar que para el diligenciamiento de la orden de entrada es

necesario tener la factura física.

5 Separación de la mercancía
para los almacenes.
- Revisar y Comparar las referencias que llegan contra la lista CEDI Operario Almacen Traslado de
de separación. mercancía.
- Elaborar las etiquetas de los códigos de barras e imprimirlos,
solicitados en la lista de separación.
- Separar cada una de las referencias que están solicitadas en
la lista de separación.
- Pegar los códigos de barras a cada una de las referencias
separados para cada almacén.
- Ubicar cada una de las referencias en las estibas
correspondientes a cada almacén.
- Elaborar el traslado respectivo para cada uno de los
almacenes.
- Revisar que todas las referencias se hayan trasladado
correctamente haciendo la verificación física con el
documento de traslado, y la lista de separación contra la
existencia del sistema, en caso de haber un error o alguna
unidad, se debe revisar si es para almacenar en la bodega
principal; de lo contrario se procede a realizar una auditoria

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inmediata para corregir el error.

- Empacar la separación de la mercancía en cajas adecuadas
para su envío, tratando de no superar los 25 kilos, y marcar
cada unidad resultante.
Firmar el traslado
- Archivar la lista de separación para poder realizar
seguimiento en caso de alguna diferencia en el almacén.

En caso tan de que sobre mercancía después de la separación se

6 Guardar la mercancía sobrante procede a guardarla en la estantería para su despacho a clientes de CEDI operario
mayor o a los almacenes en caso de solicitarla.

Al momento de guardar la mercancía sobrante en las estanterías se

Asignar ubicación de la
6 debe de asignar la ubicación en la que se guardó y registrarla en el CEDI Operario
mercancía
sistema para encontrarla fácilmente.

Se ajustan actividades del procedimiento,

documentos de referencia, y se relacionan
Ajuste del documento Secretario General 21/08/2015 2
formatos y registros ante Requerimiento
NURC: 3-2015-016411 de 2015

Se ajustan actividades del procedimiento y

Ajuste del documento registros ante Requerimiento NURC: 3-2015- Secretario General 26/11/2015 3
023520.

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