FERIAS DE

PROYECTOS
DE ROTARY
GUÍA PARA ORGANIZADORES
INTRODUCCIÓN
Las ferias de proyectos son eventos regionales organizados por los distritos rotarios
para fomentar la amistad y la colaboración internacional Las ferias brindan a los clubes
rotarios la oportunidad de mostrar sus proyectos de servicio a posibles colaboradores
de todo el mundo. Asimismo, permiten que los visitantes internacionales encuentren un
proyecto que se ajuste a las metas del club.

DE 16 A 18 MESES ANTES DE LA FERIA 2

METAS

DESIGNA UN COMITÉ

ESTRUCTURA DEL COMITÉ

DE 12 A 16 MESES ANTES DE LA FERIA 3

DETERMINA LAS FECHAS Y EL LUGAR EN

QUE TENDRÁ LUGAR LA FERIA

DE 8 A 12 MESES ANTES DE LA FERIA 4

ELABORA EL PROGRAMA

EXPOSICIONES DE PROYECTOS

PROMOCIÓN

PRESENTACIÓN DE LA MARCA

DESPUÉS DEL EVENTO 6

 DE 16 A 18 MESES ANTES DE LA FERIA

METAS

Identifica las metas de la feria. Las ferias de proyectos tienen por objeto conectar a los visitantes
internacionales con los clubes locales para sentar las bases del servicio internacional. Considera
las siguientes cuestiones:

¿Cómo captarás a los expositores y a los

¿Cuáles son las razones por las que
visitantes internacionales? ¿Cuántos
organizas este evento?
participantes esperas atraer?

¿Qué beneficios deseas que los clubes que

¿Cómo alentarás a los participantes a
exponen en la feria obtengan de esta
interactuar entre sí?
experiencia? ¿Qué beneficios esperas que
obtengan los visitantes internacionales?
¿Cómo medirás el éxito alcanzado?

Considera la posibilidad de preguntar a los clubes locales si estarían interesados en participar

en una feria de proyectos y qué tipo de apoyo les gustaría recibir de los clubes internacionales.
Establece metas para el evento que satisfagan dichas necesidades.

DESIGNA UN COMITÉ

Las ferias se organizan y planifican en el ámbito local, generalmente por un comité anfitrión.
Como primer paso, designa un comité compuesto por socios interesados.

A continuación se indican algunos de los líderes distritales que

podrían formar parte del comité: Considera también la
posibilidad de incluir al
El gobernador de distrito podría exhortar a los clubes a colaborar en el evento. coordinador regional de
La Fundación Rotaria y
El presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria informa a los clubes al coordinador de Rotary.
sobre La Fundación Rotaria y los inspira a apoyar las actividades de captación de Ellos son responsables
fondos y subvenciones. Esta persona desempeñará un papel fundamental en la de ayudar a los rotarios
revisión previa de los proyectos que solicitarán una subvención global de La
a alcanzar sus metas de
Fundación Rotaria.
servicio y captación de
fondos mediante el apoyo
El presidente del Comité Distrital de Servicio Internacional colabora con los clubes y
distritos para encontrar recursos que ayuden a desarrollar proyectos internacionales
a La Fundación Rotaria y
de mayor calidad y escala. Esta persona podría ayudar a conseguir visitantes la participación en
internacionales. actividades de servicio.
El coordinador de la
El presidente del Comité Distrital de Servicio en la Comunidad colabora con los imagen pública de
clubes para abordar las necesidades de la comunidad y comparte con los líderes de Rotary podría ayudarte
los clubes recursos relacionados con el servicio. Esta persona podría ayudar a captar a promover la feria.
expositores para la feria y hacer arreglos para que los participantes internacionales
visiten o se ofrezcan a servir como voluntarios en un proyecto de servicio mientras
asisten al evento.
2
ESTRUCTURA DEL COMITÉ

Ten presentes las siguientes cuestiones al formalizar la estructura del comité de la feria de proyectos:

¿Será este un evento único? Si se trata de un evento recurrente, ¿se trasladará este
de ciudad o de país?

Si organizarás un evento en el que participen varios distritos o países, involucra

a líderes y representantes de los clubes de cada país

Si tu evento es recurrente, establece un comité cuya estructura permita a los integrantes con
experiencia, enseñar a los que se vayan incorporando de año en año. Considera la posibilidad
de designar a alguien que mantenga información importante sobre el evento, incluidos los
costos, los detalles de asistencia y los aspectos logísticos.

Elabora directrices locales y establece un comité de supervisión para seleccionar los lugares
donde se llevará a cabo la feria en el futuro y brindar apoyo año tras año, especialmente si el
área incluye varios distritos o países o utiliza más de un idioma. Un comité de supervisión
puede compartir las lecciones aprendidas con los futuros organizadores, lo que contribuiría
a mejorar sus eventos.

El comité organizador también debe crear y mantener un sitio web para el evento. Si el
evento es recurrente, nombra a un integrante del comité para que se encargue de actualizar
el sitio web cada año.

DE 12 A 16 MESES ANTES DE LA FERIA

DETERMINA LAS FECHAS Y EL LUGAR EN QUE TENDRÁ LUGAR LA FERIA

Al seleccionar las fechas de la feria, evita conflictos con otros eventos de Rotary, tales
como conferencias de distrito, institutos de zona, reuniones de capacitación de La
Fundación Rotaria, seminarios sobre gestión de subvenciones o la Convención de
Rotary International.

Si deseas organizar tu evento junto con otro evento rotario, reserva fechas específicas
para la feria. Por ejemplo, si deseas celebrar la feria en conjunción con el Instituto
Rotario de Zona, reserva para la feria dos o tres días antes o después del Instituto.
Asegúrate de que tanto la feria como el evento conjunto estén abiertos a todos los
visitantes internacionales.

Cuando elijas un lugar para la feria, asegúrate de que haya suficiente espacio para que
cada uno de los clubes locales participantes pueda exponer sus proyectos en stands o
mesas.
3
 DE 8 A 12 MESES ANTES DE LA FERIA

ELABORA EL PROGRAMA

Abre la feria con una recepción o una sesión de discusión

Un evento atractivo incluye sesiones de
discusión animadas, así como tiempo
para que los visitantes internacionales
se reúnan con cada expositor, aprendan
sobre los proyectos que buscan apoyo
y establezcan relaciones.
que incluya presentaciones que describan el propósito y
lo que los visitantes y expositores internacionales pueden
esperar de esta. Explica a los participantes que la feria es
un punto de partida para las relaciones internacionales y
que estas necesitarán cultivarse para que desemboquen en
relaciones de colaboración exitosas en proyectos de servicio.

Colabora con los presidentes de los comités distritales de La

Fundación Rotaria y Servicio Internacional, y el personal de
Fomenta el compañerismo
Rotary International y La Fundación Rotaria para elaborar
Organiza actividades sociales el contenido del programa.
en la tarde y noche como cenas,
espectáculos culturales y actos Considera la posibilidad de organizar una reunión durante
de hospitalidad anfitriona con el la feria para que los rotarios locales e internacionales hablen
fin de contribuir al desarrollo de
sobre sus experiencias y formulen preguntas sobre la feria o
las relaciones entre los rotarios
cualquiera de las presentaciones.
locales y los de otros países.

Organiza visitas guiadas a la Proporciona recursos sobre Rotary International y La

ciudad para los participantes
internacionales y, de ser
posible, pide a los rotarios
locales que los acompañen.
Fundación Rotaria en una sesión paralela o en un mostrador.
Reserva tiempo y espacio suficiente para los estands de los
proyectos y para que los colaboradores internacionales se
reúnan con los rotarios locales. Recomendamos un mínimo
de dos días.

Incorpora actividades
Comparte el programa con los participantes internacionales
de servicio con varios meses de adelante para que puedan planificar sus
Organiza visitas a las sedes de los actividades y aprovechar al máximo su tiempo.
proyectos y proyectos de servicio
en los que los rotarios locales e
internacionales puedan participar
juntos. Esto ayudará a los visitantes
a entender mejor las necesidades
de la comunidad y contribuirá a
fortalecer las relaciones de
compañerismo con los socios
locales.
4
 EXPOSICIONES DE PROYECTOS
Es importante que los clubes locales preparen proyectos sólidos y
exposiciones atractivas para los visitantes internacionales. No todos
los visitantes buscarán proyectos financiados por subvenciones
globales a los que apoyar, así que deberás asegurarte de que la feria
cuente con proyectos de diferentes tamaños y presupuestos. Esto
podría incluir desde proyectos de pequeño presupuesto que buscan
apoyo a través de contribuciones en efectivo o fondos de subvenciones
distritales, hasta proyectos de mayor envergadura que buscan una
subvención global y un patrocinador internacional principal.
Determina con suficiente antelación el número de clubes que
participarán y el número de proyectos que se expondrán. Limita el
número de exposiciones de proyectos para que los participantes
internacionales no se sientan abrumados y puedan visitar a cada
expositor.
Incluye en este proceso a los presidentes de los comités
distritales de La Fundación Rotaria y de Servicio
Internacional. Estos líderes cuentan con experiencia para
asegurar que los proyectos presentados en la feria contengan
la información que necesitan los visitantes internacionales.
Los presidentes de los comités distritales de La Fundación
Rotaria deberán examinar todas las propuestas de proyectos
financiados mediante subvenciones globales y proporcionar
sus comentarios y recomendaciones a los clubes
patrocinadores locales. Otorga a los clubes tiempo suficiente
para que, de ser necesario, modifiquen sus propuestas antes
de la feria de proyectos.

Los visitantes internacionales deben tener acceso a una lista de todos

los proyectos antes de su llegada. Alienta a los expositores a añadir sus Los clubes locales también podrían colaborar con los
proyectos a Rotary Ideas seleccionando la categoría «Feria de
funcionarios regionales de subvenciones en los proyectos
que requieran fondos de subvenciones globales. Busca a tu
proyectos». Podrías enviar a los participantes un archivo digital de
funcionario de subvenciones.
antemano y entregarles una copia impresa una vez que lleguen.

PROMOCIÓN

FINALIZA EL SITIO WEB

¿Sabías que...? A fin de
Una vez que hayas establecido un sitio web con los detalles del evento, su programa agenda e
ayudar a los distritos a encontrar
información sobre costos e inscripciones, Rotary International podrá comenzar a promover la
colaboradores para sus proyectos,
feria en sus boletines, revistas, blogs, cuentas en las redes sociales y sitio web.
estos podrán destinar fondos
procedentes de subvenciones
COLABORA CON ROTARY INTERNATIONAL
distritales para sufragar los gastos
de viaje y participación en las ferias Informa al personal de Rotary sobre el sitio web y los detalles de la feria por lo menos 10 o 12

de proyectos de Rotary. Al igual que meses antes del evento. De este modo, ellos podrán promocionar la feria. El personal de Rotary

con cualquier subvención distrital, también puede colaborar contigo en la elaboración de un plan de promoción que contribuya a

cada distrito decidirá si permite atraer visitantes internacionales. Encuentra más información sobre las ferias de proyectos.

que se utilicen el Fondo Distrital

Designado (FDD) para este UTILIZA ESTRATEGIAS DE DIFUSIÓN SELECTIVA
propósito.
Mientras Rotary promueve su evento en sus canales, haz que un integrante del comité de la
feria se encargue de promocionar el evento entre los visitantes internacionales. Considera la
En los materiales promocionales,
posibilidad de contactar con líderes distritales como el presidente del Comité de Servicio
anima a los líderes distritales a
Internacional o los gobernadores de todo el mundo, para pedirles que divulguen información
utilizar el FDD para enviar
sobre la feria en sus distritos. Envía invitaciones específicas a los clubes y distritos con los
representantes a las ferias.
que mantienes relaciones de colaboración, incluidos los ex copatrocinadores de subvenciones
Una vez que los visitantes regresen
globales, colaboradores del programa de Intercambio de Jóvenes de Rotary, colaboradores
a sus distritos, podrán contar a sus
del Intercambio Rotario de Amistad, los clubes y distritos hermanos y los representantes de
clubes lo que aprendieron sobre los
actividades multidistritales, como los líderes de los comités interpaíses.
proyectos presentados en la feria e
inspirarlos para que los apoyen en
Comienza a promocionar tu evento lo antes posible para que los visitantes internacionales
calidad de patrocinadores
puedan planificar su viaje con tiempo suficiente.
internacionales. 5
PRESENTACIÓN DE LA MARCA

Antes de crear el sitio web de la feria de proyectos y los materiales promocionales, estudia las
Pautas para la voz y la imagen visual de Rotary y visita el Brand Center para obtener plantillas
de logotipos.

Incluye en el nombre del evento el nombre del distrito o distritos anfitriones de la feria.

DESPUÉS DEL EVENTO

Después de la feria, revisa tus metas y determina si las alcanzaste.

Documenta lo que funcionó y lo que no funcionó para así mejorar futuras
ferias.

Pregunta a los clubes locales y a los visitantes internacionales sobre sus

experiencias en la feria y utiliza esta información para planificar futuros
eventos. Para ello, diseña una encuesta y envíala a la conclusión del evento
o inmediatamente después.

Debido a que el establecimiento de relaciones internacionales toma

tiempo, podrías enviar otra encuesta seis meses después de la feria para
evaluar el éxito de los expositores y visitantes a la hora en la construcción
de alianzas Da seguimiento a los expositores durante un período de uno o
dos años después de la feria.

Si tus clubes no encontraron un colaborador internacional, aliéntalos a

publicar sus proyectos en Rotary Ideas.

Comparte con Rotary las historias de éxito y las alianzas resultantes de las
ferias de proyectos, a fin de que podamos inspirar una mayor participación
en estas. Envíalas a rotary.service@rotary.org.

¿PREGUNTAS?

Dirige tus consultas sobre las ferias de proyectos a

rotary.service@rotary.org.