PROCEDIMENTO

BRASIL
NUMERO 1.GIN.PR.002 DATA DE CRIAÇÃO 26.09.2014
NOME Tratamento de Estoque Negativo DATA DE MODIFICAÇÃO

ÍNDICE

1 OBJETIVO ............................................................................................................................................. 2

2 ALCANCE .............................................................................................................................................. 2

3 DEFINIÇÕES ......................................................................................................................................... 2

4 REFERÊNCIAS...................................................................................................................................... 2

5 DISPOSIÇÕES....................................................................................................................................... 2

6 PROCEDIMENTO ................................................................................................................................... 3

7 ANEXOS .................................................................................................................................................. 5
7.1 Anexo 1 - Planilha de Solicitação de Ajuste de Estoque ....................................................................... 5
7.2 Anexo 2 - Planilha de Controle de Itens Negativos em Loja ................................................................. 5

8 HISTÓRICO DE REVISÕES .................................................................................................................... 6

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1 OBJETIVO

Acompanhar diariamente os itens negativos das lojas, através da análise de suas causas, e realizar ajustes
desses itens através da contagem física na área de vendas e depósito, garantindo a acuracidade do
inventário desses.

2 ALCANCE

País: Brasil

Unidades de negócio: Prezunic

3 DEFINIÇÕES

Business Intelligence (BI) - Significa Inteligência de Negócios. Refere-se um sistema de coleta,

organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte a gestão de
negócios.

Centro de Distribuição (CD) - É um armazém cuja missão é realizar a gestão dos estoques de produtos na
distribuição física e cujas atividades englobam manuseio, armazenagem e administração de produtos.

4 REFERÊNCIA

1. GIN.PR.006 Ajuste de Estoque

5 DISPOSIÇÕES

Fica proibido o compartilhamento de senhas, onde o colaborador que descumprir tal orientação estará
passível de punição de acordo com a legislação vigente.

RESPONSABILIDADES

Assistente de Inventário:

Diariamente deve imprimir a listagem de itens negativos da loja até as 08hs00 (oito horas) e entregar
aos Gerenciadores de Setor para que contem fisicamente os itens na área de vendas e depósito de
todos os itens que constarem no relatório, a fim de ajustar o inventário com as quantidades corretas
de cada item.

O Assistente de Inventários deve realizar os ajustes de quantidades desses itens no sistema SAP, de
acordo com as contagens físicas realizadas pelos Gerenciadores de Setor. Deverá ainda assegurar
que um mesmo item não tenha alteração de inventário em uma mesma semana maior do que 3
vezes, o que será uma indicação de que os Gerenciadores de Setor não estão realizando a contagem
física de forma correta. Deverá ainda solicitar recontagens para aqueles ajustes superiores a R$
500,00, assegurando a acuracidade das contagens.

Gerente e Gerenciador de Setor: São os responsáveis em efetuar diariamente a contagem dos itens
negativos. Deverão também verificar a existência de NFe pendentes de entrada no sistema e assegurar que
as mesmas tenham tratamento adequado para regularização e ingresso no sistema, no prazo máximo de 48
horas ao seu recebimento.

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NOTA: O processo de contagem dos itens negativos na loja realizado pelos Gerentes ou Gerenciadores de
Setor e os ajustes desses, deve ser finalizado até às 11hs00 (onze horas) cada dia.

Gerenciador Patrimônio Auditar diariamente se a loja está tratando os estoques negativos, acompanhando
a evolução na redução de itens negativos da loja. Deverá preencher a planilha com o número de itens
negativos (Anexo 1) diariamente, dentro de cada mês. O Gerenciador Patrimônio deverá ainda verificar
diariamente junto ao Assistente de Inventários todos os ajustes de inventário maiores que R$ 500,00,
adotando medidas de correção para redução de perdas junto aos Gerenciadores dos Setores.

6 PROCEDIMENTO

6.1 Análise e Tratamento de Itens Negativos

Diariamente o Assistente de Inventário deverá emitir a listagem de itens negativos da loja no sistema SAP até
às 08:00hs da manhã e entregar aos Gerentes ou Gerenciadores de Setor para as devidas análises.

De posse do relatório de itens negativos o responsável pela análise deve contar fisicamente e individualmente
os itens negativos, levando em consideração as orientações abaixo relacionadas:

Contar os itens negativos no depósito e na área de vendas.

Anotar a quantidade física real de cada um dos itens contados no relatório.

Verificar se existem NFe pendentes de lançamento (baixa) no sistema. Havendo alguma pendência,
providenciar para que sejam finalizadas imediatamente antes de realizar o ajuste do item negativo.

Observar se todas as NFe de recebimento de mercadorias oriundas do CD foram ingressadas no

sistema:

Analisar se o estoque negativo é proveniente de erro de inversão de código (Entrada/Saída).

Verificar se ocorreu erro na contagem do item no inventário.

Verificar se foi enviada mercadoria pelo CD sem NFe.

Verificar junto ao Gerenciador de Depósito se há algum processo de discrepância em andamento e

que irá afetar o estoque da loja.

Após efetuar a análise das informações contidas no relatório de itens negativos, o Gerente/Gerenciador deve
assinar e apor matrícula no mesmo. Em seguida deve apresentar ao Gerente de Vendas o relatório com as
informações referente às quantidades dos itens negativos contados para que sejam adotadas as devidas
providências de correção e ajustes.

O Gerente de Vendas da loja ao finalizar a análise do relatório, deve aprová-lo formalmente, apondo o seu
carimbo e assinatura, onde em seguida deve solicitar ao Assistente de Inventário o ajuste de estoque dos
itens com divergência de quantidade, para a correção do estoque negativo de acordo com o descrito no
procedimento 1. GIN.PR.006 Ajuste de Estoque.

O solicitante do ajuste deverá preencher a Planilha de Solicitação de Ajuste de Estoque (Anexo 1), onde na
coluna “Justificativa do Ajuste” na informar o motivos coerentes.

NOTA: O relatório utilizado pelo Gerenciador de Setor deve ser anexado a planilha de Solicitação de Ajuste
de Estoque, onde o mesmo deverá ser arquivado pelo setor de Patrimônio por um período de 180 dias para
efeito de auditoria.

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6.2 Acompanhamento de Itens Negativos Setor de Patrimônio

Diariamente ao receber o Relatório de Itens Negativo devidamente preenchido e assinado pela liderança de
operação que efetuou a análise e o tratamento dos itens negativos, o Gerenciador de Patrimônio deve
preenche a planilha Controle de Itens Negativos em Loja (Anexo 2) com o objetivo de acompanhar a
evolução dos tratamentos para redução dos itens negativos na loja.

Ao finalizar o mês o Gerenciador de Patrimônio deve enviar a planilha Controle de Itens Negativos em Loja ao
Gerente de Setor de Seg. e Patrimônio e em seguida imprimir a planilha, assinar e arquivar por um período
de 180 dias para efeito de auditório.

7 ANEXOS

7.1 Anexo 1 (Planilha de Solicitação de Ajuste de Estoque)

7.2 Anexo 2 (Planilha de Controle de Itens Negativos em Loja)

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