PROCEDIMENTO

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NUMERO 2.GIN.PR.002 DATA DE CRIAÇÃO 25.05.2015

NOME Realização de Inventário Geral - CD DATA DE MODIFICAÇÃO 08.02.2017

ÍNDICE

1 OBJETIVO ............................................................................................................................................. 2

2 ALCANCE .............................................................................................................................................. 2

3 REFERÊNCIA ........................................................................................................................................ 2

4 DISPOSIÇÕES....................................................................................................................................... 2
4.1 Cronograma e Divulgação ..................................................................................................................... 2
4.2 Planejamento ......................................................................................................................................... 2

5 RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................ 4

6 PROCEDIMENTO .................................................................................................................................. 6
6.1 Preparar o Inventário Geral .................................................................................................................... 6
6.2 Organização das Mercadorias ............................................................................................................... 7
6.3 Realizar o Tratamento de Mercadorias .................................................................................................. 8
6.4 Realizar o Encerramento de Entrada e Saída de Mercadorias ............................................................. 9
6.5 Regularizar as Notas Fiscais Pendentes de Baixa e Remessas em Aberto ......................................... 9
6.6 Demarcações dos lotes de Contagem ................................................................................................... 9
6.7 Fixação do Estoque para Inventário .................................................................................................... 10
6.8 Realizar a Vistoria Final antes do Início das Contagens do Inventário ............................................... 10
6.10 Início das Contagens ........................................................................................................................... 10
6.11 Tratar as mercadorias sem condições de comercialização ................................................................. 12
6.12 Executar as divergências ..................................................................................................................... 12
6.13 Tratar as Divergências ......................................................................................................................... 13
6.14 Apurar o resultado do inventário - Análise das auditorias de contagem ............................................. 13
6.15 Atualizar e Encerrar o Inventário .......................................................................................................... 14

7 ANEXOS .............................................................................................................................................. 14

8 HISTÓRICO DE REVISÕES ................................................................................................................ 17

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1 OBJETIVO

Orientar os administradores do CD quanto aos procedimentos a serem observados no planejamento e

execução dos inventários, definidos pelo grupo Cencosud como válidos para fins de atendimento das regras
fiscais e contábeis.

2 ALCANCE

País: Brasil

Unidades de negócio: Todas

3 REFERÊNCIA

2.GIN.FR.002 - Relatório Check-List de Inventário Geral CD

4 DISPOSIÇÕES

4.1 Cronograma e Divulgação

Os Centros de Distribuição - CDs terão seus inventários realizados em datas previamente definidas entre as
áreas de Gestão de Inventário, Supply Chain, Operações de Lojas e Prevenção de Perdas.

Os CDs de Perecíveis deverão realizar inventários físicos mensalmente.

Exceções à regra deverão ser alinhadas previamente com a Diretoria Financeira.

A divulgação da data da realização do Inventário Físico deverá ser realizada pela área de Gestão de
Inventário para todos os envolvidos: Diretor de Logística, Gerente Geral do CD e Gerente de Prevenção de
Perdas), com no mínimo 30 (trinta) dias antes da sua realização.

Nota: Alteração da data ou cancelamento do inventário só poderá ser efetuada com a validação formal por e-
mail do Diretor Nacional de Logística e Gerente Geral do CD.

4.2 Planejamento

As entradas nos CDs deverão ser bloqueadas em até D-01. Exceções para o recebimento de mercadorias
posterior a esse prazo somente com autorização do Diretor de Logística, Gerente Geral do CD e da Gerência
de Gestão de Inventário.

Nota: em casos excepcionais de recebimento de mercadorias após o D-01, conforme o tópico anterior, ou
seja, com as devidas autorizações, a operação do CD deve assim proceder:

 O responsável pelo recebimento deverá comunicar ao Líder da Prevenção de Perdas ou seu

substituto para o acompanhamento e controle do recebimento da mercadoria;

 O Setor de Recebimento deverá proceder normalmente no tramite da operação de conferência de

uma Nota Fiscal de fornecedor, por exemplo, lançar a NF no Portal SAP e emitir a Guia Cega para
conferência. Porém, não poderá finalizar o processo com a execução da MIGO e MIRO. Está fase só
será realizada após a liberação pela aérea de inventário, após a Contabilização do Inventário;
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 O Conferente de Recebimento irá conferir as mercadorias normalmente e deverá segregá-las em

local próprio e solicitará a sinalização pelo setor de Prevenção de Perdas do CD, que identificará os
produtos na área segregada como “NÃO INVENTARIAR”;

 As notas fiscais deverão ser lançadas no sistema após a contabilização do inventário. E, as

mercadorias deverão ser armazenadas ou distribuídas conforme a sua natureza operacional.

As devoluções de mercadorias para os fornecedores deverão ser realizadas até o D-01.

Todas as notas fiscais deverão ser atualizadas no sistema até D-01 da data de início do inventário, ou seja,
nenhuma nota fiscal deverá estar pendente de entrada no sistema, quando da realização do inventário.

O CD não poderá inventariar mercadorias alocadas dentro de carretas, ou qualquer outro tipo de veículo.
Todas as mercadorias que serão inventariadas deverão estar no ambiente físico do CD.

Todos os pedidos de mercadorias ao CD e seus respectivos romaneios / HUs (sistema WM) só poderão ser
efetuados e/ou gerados em até D-01, logo a gerência do CD deverá solicitar que a grade de pedido seja
bloqueada em D-01.

Notas:

1. Para os CDs que possuem o sistema WM, este deve ser o procedimento quando de HUs pendentes:

 O Setor de Qualidade deverá transferir o estoque referente aos Romaneios / HUs ainda pendentes no
Deposito de Expedição (916) para o Depósito de Diferença de Estoque (999).

 O Setor de Qualidade deve solicitar a autorização para a Prevenção de Perdas, por e-mail, para
ratificar / contabilizar a diferença no Depósito (999), anexando planilha com o valor a ser transferido
entre os depósitos.

 Ao receber a autorização dos setores de Qualidade e de Prevenção de Perdas, a área de Gestão de

Inventário realizada a contabilização do Depósito (999).

2. Para os CDs sem WM, a remessa pendente não altera o estoque sistêmico. Contudo, se as mercadorias já
foram separadas para a expedição, estas devem ser contadas no inventário.

O Gerente do CD deve preparar uma Comunicação Interna com a programação do Inventário (datas de
recebimento, expedição para as lojas etc.) para o envio as Lojas e aos setores de Abastecimento, Comercial,
Prevenção de Perdas e Gestão de Inventários.

Quando da realização de Inventário Geral, a área de Gestão de Inventário deverá monitorar que todos os
depósitos SAP serão inventariados.

Todas as documentações (relatórios e formulário de Ajuste de Estoque) utilizadas no processo de inventário

deverão ser assinadas pelo Gerente do CD e Prevenção de Perdas da unidade. Já os formulários de Peso
Variável e PAR pelo Gerente da Prevenção de Perdas, devidamente conferidos. Esta documentação deverá
ser arquivados pela área de Gestão de Inventário por um período de 01 (um) ano, conforme procedimento da
Gestão de Risco – SOX.

Qualquer informação passada pela operação do CD para a área de Gestão de Inventário com tentativa de
causar fraudes ao resultado do inventário será considerada falta grave, estando o colaborador sujeito à
aplicação das medidas administrativas e disciplinares adequadas, incluindo o encerramento do contrato de
trabalho.

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O tópico acima também se aplica ao Operador Logístico que movimenta mercadorias para a Cencosud, ou
seja, informação fraudulenta para o resultado do inventário, deverá ser investigada pela Prevenção de Perdas
e, comprovada a tentativa de burlar o resultado do inventário, a Cencosud tomará as devidas providências
conforme contrato firmado entre as partes.

5 RESPONSABILIDADES

Gerente do Centro de Distribuição

 Promover as condições necessárias ao CD para realização do Inventário
 Elaborar o planejamento da organização do Centro de Distribuição junto com a sua liderança.
 Definir os colaboradores que farão as contagens e divergências de estoque.
 Realizar a reunião de planejamento do inventário no D-20 (vinte dias) de antecedência à data do
inventário.
 Divulgar para a equipe do CD a importância do Inventário Geral e do comprometimento na realização
do Inventário, orientar e dar suporte em todo o processo.
 Garantir que os prazos de recebimento e expedição de mercadorias descritos nesse procedimento
serão cumpridos.
 Efetuar análises das divergências de estoques (faltas e sobras).
 Garantir que o CD não terá Nota Fiscal em trânsito de origem das lojas (NFs de Discrepância e
Devolução de Mercadorias), pendente de baixa em até D-1 do dia do inventário, salvo as notas
emitidas no D 0.
 Controlar a implantação efetiva das atividades de cada etapa do Inventário Geral.
 Coordenar a execução das atividades em cada uma das etapas do Inventário.
 Assinar obrigatoriamente os documentos de inventário, por exemplo, Check-List de Preparação,
formulários de Auditorias de Contagens e de Divergência de Estoque, etc., de forma legível, com o
nome completo e matrícula.

Prevenção de Perdas
 Realizar Auditoria de Contagens das mercadorias em todos os inventários do CD e, informar o índice
de acuracidade em até o D+02.
 Acompanhar e auditar as pesagens das mercadorias de peso variável e de PAR (Produtos de Alto
Risco) confinadas.
 Aplicar o Check-List de Preparação do Inventário em conjunto com o Assistente de Inventário e o
Gerente Operacional do CD, conforme os dias de avaliação: D-20, D-15, D-10, D-06, D-02 e D 0.
 Participar do processo de Divergência de Estoque em conjunto com os contadores do CD, no formato
de duplas para a conferências destas divergências.
 Assinar obrigatoriamente os documentos de inventário, por exemplo, Check-List de Preparação,
formulários de Auditorias de Contagens e de Divergência de Estoque, etc., de forma legível, com o
nome completo e matrícula, pelos participantes dos processos relacionados.
 Arquivar o Dossiê de Inventário, ou seja, toda a documentação (Check-List, formulários de auditorias
etc.) gerada durante o processo de inventário a ser preparada pela área de Gestão de Inventário.

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Área de Gestão de Inventário

 Realizar o agendamento do Inventário no sistema SAP.
 Cadastrar os lotes de Inventário no sistema.
 Criar os documentos de Inventário.
 Fixar o estoque no sistema SAP para realização do inventário.
 Gerar os relatórios de divergências físicas e financeiras após as contagens.
 Controlar as documentações de divergências de estoque.
 Acompanhar a evolução do Inventário no sistema.
 Imprimir o relatório de auditoria dos lotes e divergências de inventário.
 Controlar a documentação de fechamento de inventários por lote.
 Garantir que as divergências físicas e financeiras sejam trabalhadas e recontadas pela equipe de
Operações do CD durante o processo de inventários para as devidas correções.
 Contabilizar os resultados de contagem de Inventário.
 Assinar obrigatoriamente o Check-List de Preparação de Inventário, de forma legível, com o nome
completo e matrícula.
 Verificar se os envolvidos no processo de inventário, Gerente do CD, Líder e Equipe de Prevenção de
Perdas assinaram corretamente os documentos de inventário.
 Preparar o Dossiê de Inventário, ou seja, todos os documentos (check-lists, auditorias e relatórios de
divergência de estoque) gerados durante o processo de inventário para arquivo pela Prevenção de
Perdas do CD, por um período de 01 (um) ano a contar da data do inventário.

Mesa de Controle
A Mesa de Controle tem como objetivo principal, dar suporte à operação do inventário durante as
contagens. Ela deve ser montada no Piso do CD, de forma a facilitar o seu acesso para os
colaboradores responsáveis pelas contagens.
 A liderança do CD / Área de Qualidade é responsável pela operação da Mesa de Controle de
Inventário, onde será de sua responsabilidade designar o colaborador que ficará responsável por
operar a mesma.
 Controlar o início e encerramento das contagens e divergências de todas as seções.
 Disponibilizar o material que será utilizado no inventário (formulários, papéis, canetas, coletores RFs,
pranchetas e máquinas de calcular).
 Enviar a planilha padrão WMS para a área de Gestão de Inventário com detalhamento dos endereços
das mercadorias (UD).
 Enviar os documentos de inventário individualmente para cada coletor informando o endereço das
mercadorias a coletar, sendo que ao final da contagem de cada endereço uma nova carga de
informações deverá ser feita, quando do CD usuário do sistema WMS.
 Direcionar cada colaborador para efetuar a contagem nos endereços estabelecidos.
 Acompanhar as contagens e administrar as informações coletadas.

Contador
 Realizar a contagem das mercadorias nos lotes / posições paletes designados sob sua
responsabilidade.
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 Informar o início e o encerramento das contagens e divergências dos respectivos lotes / posições
paletes junto à mesa de controle.

6 PROCEDIMENTO

O início do processo de inventário ocorrerá 20 dias (D-20) antes da sua realização, onde após a divulgação
da data do inventário pela área de Gestão de Inventário, o Gerente do CD deverá se reunir com sua equipe
de liderança, área de Gestão de Inventário e a Prevenção de Perda para elaboração do planejamento do
inventário.

6.1 Preparar o Inventário Geral

A preparação do CD para a realização do inventário geral compreende as atividades que deverão ser
conduzidas pelo Gerente Geral do CD, no entanto, os Líderes dos setores serão os responsáveis por
executar a organização das mercadorias e orientar os colaboradores da sua área de atuação. Estas
atividades serão monitoradas diariamente pela Prevenção de Perdas e Assistente de Inventário.

A preparação para o inventário deverá ser iniciada com 20 dias de antecedência da data da contagem do
estoque (D-20).

As atividades de preparação que serão essenciais para que as contagens sejam executadas com a maior
segurança serão descritas a seguir:

6.1.1 Realizar a Reunião de Planejamento

 Na Reunião de Planejamento são definidas as rotinas operacionais, os papéis e responsabilidades

de cada colaborador envolvido no processo de preparação do CD para o inventário geral.
 A reunião de planejamento deverá ocorrer no mínimo 20 (vinte) dias antes (D-20) da data do
inventário (D0).
 O Assistente de Inventário deverá informar a data da Reunião de Planejamento ao Gerente do CD
com uma antecedência mínima de 07 (sete) dias do D-20, para que o Gerente do CD solicite o
agendamento da reunião com a sua liderança e prepare a pauta da mesma.
 Após o agendamento da Reunião de Planejamento pelo Gerente do CD, o Assistente de Inventário
deverá convocar a liderança do CD, Gerentes e Encarregados de Setor e Prevenção de Perdas,
através de e-mail ou verbal com o registro em protocolo desta comunicação.
 Elaborar a ata de reunião relatando a quantidade de pessoas que participará do inventário, horário
de início e quais serão as atribuições de cada líder no processo.

6.1.2 Comunicar a data do Inventário Geral

A área de Gestão de Inventário enviará por e-mail ao Diretor de Logística, Gerente do CD e área de
Prevenção de Perdas a comunicação sobre o agendamento do inventário no mínimo 30 (trinta) dias antes da
sua realização.

6.1.3 Formar as equipes de colaboradores para execução do inventário

O Gerente do CD juntamente com as demais lideranças da unidade são responsáveis pela coordenação da
equipe que irá participar do Inventário Geral.

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As equipes de divergências preferencialmente deverão ser formadas por colaboradores experientes

(Conferentes, Encarregados, etc.), e com a participação da Prevenção de Perdas, garantindo a qualidade do
processo.

6.1.4 Executar Atividades Administrativas

A gerência do CD deverá entrar em contato com a área de Abastecimento para solicitar que a grade de
expedição seja bloqueada em D-01.

A preparação não deverá envolver somente a organização física do estoque, mas também avaliar se existem
mercadorias com problemas no custo ou de cadastro. Essa fase deverá ser concluída em até D-01.

Áreas segregadas de PAR deverão ser contadas obrigatoriamente com a presença de um colaborador da
área de Prevenção de Perdas, que também fará a sua contagem através do formulário de PAR.

Mercadorias de devoluções a fornecedores já faturadas ou que não compõe o estoque sistêmico (problemas
de cadastro), deverão ser separadas em local específico e sinalizadas como “NÃO INVENTARIAR” (Anexo
1).

Nota: Para produtos de Venda Centralizada, após a fixação do estoque no sistema a área de Gestão de
Inventário irá gerar o relatório sobre o estoque do depósito 1000 (depósito de venda centralizada). Esse
relatório será utilizado pela área de Gestão de Inventário para acertar o estoque inventariado após a geração
das divergências. Já para os CD que opera em WMS, o mesmo não sofrerá alteração no sistema, pois a
venda ficará em “trânsito” até a finalização do inventário.

A área de Gestão de Inventários deverá realizar a preparação no sistema SAP para abertura do inventário.

A preparação da equipe de contagem começará pela definição dos colaboradores, conforme abaixo:

 A liderança do CD deverá convocar os participantes que irão executar as contagens do estoque.

 O Gerente do CD deverá:

a) Definir as pessoas necessárias para a contagem e divergências dos respectivos lotes e da

operação normal do CD.

Obs.: quando do processo de Divergência de Estoque, os colaboradores escalados não poderão

conferir lotes contados por ele, ou seja, ele nunca deverá conferir o que ele fez na 1ª contagem. É
de responsabilidade da Mesa de Controle esta escala.

b) Convocar os participantes que irão trabalhar do inventário por meio de comunicações espalhadas
em quadro de avisos, refeitórios, relógio de ponto etc.

 Definir os líderes das equipes por área se for necessário, por exemplo, mercearia seca e
eletroeletrônicos.

 O Líder da Prevenção de Perdas / Coordenador do CD deverá definir o número de colaboradores do

seu setor que será necessário para acompanhamento e monitoramento do Inventário.

6.2 Organização das Mercadorias

A organização das mercadorias para o inventário do depósito é de responsabilidade do Gerente de

Operações e deverá ser finalizada com um dia de antecedência (D-1).

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O Responsável do Setor deverá organizar a mercadoria do depósito conforme regras a seguir:

I. Organizar as mercadorias pelo código EAN e agrupar em local único.

II. Identificar e sinalizar com os códigos SAP das mercadorias que possam ter problemas no seu código
EAN.

III. Organizar os pallets de acordo com o lastro / amarração das embalagens.

IV. Eliminar os saldos de mercadorias e caixas vazias.

V. Organizar as mercadorias de troca / avarias que possuem Acordo Comercial para as contagens
(tópicos 5.3.1 e 5.3.2).

6.2.1 Realizar a Pré-Contagem das Mercadorias

Para agilizar o processo de inventário, a equipe do CD deverá iniciar a contagem das mercadorias de acordo
com as orientações abaixo:

 O CD deverá iniciar a pré-contagem das mercadorias no D-10 e finalizar até o D-01.

 A pré-contagem deverá ser realizada nas mercadorias de baixo giro ou sobre-estoque no depósito que
não serão movimentadas até a data do Inventário.

 Deve ser registrada no formulário de pré-contagem (Anexo 2) a respectiva quantidade.

 Sinalizar as mercadorias pré-contadas.

 Deve ser desconsiderada a pré-contagem, quando da necessidade da movimentação da mercadoria.

 Não deve ser realizado pré-contagem em mercadorias de peso variável que sofre o processo de
Desidratação (perda de líquidos / peso), por exemplo, produtos hortifrutigranjeiros.

6.3 Realizar o Tratamento de Mercadorias

5.3.1 Mercadorias Impróprias para Comercialização

Mercadorias impróprias para a comercialização, são produtos avariados, com data de validade vencida, com
defeitos técnicos etc., que não podem ser vendidos normalmente aos clientes.

As mercadorias impróprias para a comercialização deverão ser tratadas, ou seja, resolvidas as pendências de
possíveis devolução ao fornecedor em até o D-01 do inventário. Caso contrário estas não poderão ser
contados no inventário.

As mercadorias impróprias para comercialização, avarias e degustações deverão ser lançadas no sistema
(QID – Quebra Identificada) e descartadas no lixo diariamente até o D-01.

5.3.2 Realizar Trocas e Devoluções

Deverão ser realizadas em até D-01 todas as trocas e devoluções de mercadorias aos fornecedores,
deixando no estoque somente as mercadorias que estão em condições de comercialização.

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A exceção ao tópico acima são para as mercadorias com Acordo de Devolução ao Fornecedor. Todavia, o
Gerente do CD deve cobrar da área Comercial a realização da devolução das mercadorias junto aos
fornecedores em até D-1.

5.3.3 Mercadorias com Custo Zerado ou Não Cadastra

Deverá checar em até D–02 se existem mercadorias com o seu custo zerado ou com problemas no seu
cadastro, onde nos casos em que sejam identificadas tais situações, a liderança do CD deverá solicitar as
correções às áreas responsáveis.

6.4 Realizar o Encerramento de Entrada e Saída de Mercadorias

Em D-01 deverá ocorrer o bloqueio da entrada de mercadorias no CD. Este procedimento é necessário para
que não haja contagem de itens cujas notas fiscais não foram digitadas e atualizadas no sistema SAP.

Poderão ocorrer saídas de mercadorias dos CDs para as Lojas no D0, porém, apenas dos produtos já
separados e as Notas Fiscais emitidas em até o D-01.

As saídas de mercadorias para as lojas no D 0, mesmo aquelas que as suas Notas Fiscais - NFs foram
emitidas no D-01, conforme o tópico anterior, devem ser tratadas como exceção da operação do CD nesta
fase do processo de inventário, principalmente em períodos sazonais ou promocionais.

É de responsabilidade da Gerência do CD que estas mercadorias estejam devidamente separadas e

sinalizadas com as suas respectivas NFs, para que não sejam contadas no inventário e, para que possam ser
também auditadas como parte deste processo.

A Prevenção de Perdas deve validar que estas mercadorias foram separadas e as suas NFs emitidas no D-
01, assim como o envio destas para as lojas.

6.5 Regularizar as Notas Fiscais Pendentes de Baixa e Remessas em Aberto

O CD deverá garantir que em até D-01 todas as notas fiscais de transferências interna e de fornecedores
sejam baixadas, bem como deverá efetuar a emissão das notas fiscais que possuem remessas / HUs em
aberto.

6.6 Demarcações dos lotes de Contagem

O líder do inventário (Gerentedo CD) deverá definir a quantidade de lotes que serão utilizadas na realização
do inventário, ou seja, sinalização das seções.

 Definir o início e fim de cada lote, sinalizando com os respectivos indicadores de lotes.

 A demarcação deverá ser feita no D-01 antes do inventário.

 Na demarcação dos lotes, atentar para o tamanho destes. Eles não devem ser muito grandes, por
exemplo, se o formato do CD possuir um corredor interno, dividir os lotes entre este corredor.

Nota: Para o CD que opera com o WMS, a demarcação (criação dos documentos) deverá ser efetuada após
o CD finalizar a movimentação das mercadorias no D-01.

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6.7 Fixação do Estoque para Inventário

Para o CD que trabalha com o sistema WMS, a área de Gestão de Inventário deverá criar documentos por
grupo de endereço para o inventário.

Nota: para a fixação do estoque o importante é a data sistêmica da realização do inventário.

6.8 Realizar a Vistoria Final antes do Início das Contagens do Inventário

O Gerente do CD juntamente com Prevenção de Perdas e a área de Gestão de Inventário deverão percorrer
o depósito 01 (uma) hora antes do início do inventário, para validação da organização de preparação do
depósito. Qualquer irregularidade encontrada deverá ser corrigida antes do início das contagens.

Garantir que as mercadorias que serão contadas estejam dispostas de forma a permitir uma contagem
correta.

5.9 Avaliar o Check-List de Preparação

O Check-List de Inventário compreende no conjunto de atividades relacionadas nos tópicos anteriores que
deverão ser executadas diariamente pelo Assistente de Inventário e o Líder da Prevenção de Perdas /
Controle Operacional, acompanhados pelo Gerente do CD para a realização do Inventário.

O Assistente de Inventário será o responsável pelo preenchimento do Check-List de Inventário em D-20, D-

15; D-10; D-06; D-02 e D 0 (dias da realização da avaliação do Check-List) e o Relatório Final.

Conforme os dados que são preenchidos no Check-List, automaticamente será calculado o percentual de
execução para indicar a qualidade da preparação do inventário.

Após finalizar o preenchimento do Check-List, nos dias pré-estabelecidos, o Assistente de Inventário deverá
solicitar as assinaturas dos envolvidos (Prevenção de Perdas / Controle Operacional e o Gerente do
Operacional do CD).

Os relatórios do Check-List de Inventário deverão ser arquivados com a Prevenção de Perdas, na pasta
Dossiê de inventário por um período de 01 (um) ano.

O CD deverá obter uma nota mínima de 80% (oitenta) da avaliação do Check-List para ter o seu inventário
validado.

6.10 Início das Contagens

Os depósitos do Sistema SAP que deverão ser inventariados são:

Dep. Nome
0002 Carga Seca
0003 Perecíveis
0004 Avaria
0005 Cross Docking
1002 Carga Seca WMS
1003 Perecíveis WMS

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9999 Almoxarifado

O Depósito 0007 – Assistência Técnica, terá seu inventário realizado de acordo com a programação de cada
bandeira. Ele não é de responsabilidade da Logística, mas da Operação de Loja ou Comercial de cada
bandeira.

O líder da área ou o Gerente do CD deverá acompanhar e orientar a equipe durante o processo de contagem
e divergências atentando para os seguintes pontos:

Como contar bem mercadorias com EAN de acordo com as seguintes orientações:

 Ter em mãos caneta azul/preta e calculadora.

 Obrigatoriamente iniciar as contagens pela ponta do corredor, da esquerda para a direita.

 Observar bem a amarração do produto antes de iniciar a contagem de amarrações de pallets.

 Estar certo da quantidade contada.

 Paulatinamente as contagens, o colaborador responsável pelo processo deverá lançar os dados das
mercadorias no coletor de dados (RF).

 Se no ato da coleta dos dados o coletor apresentar erro, ou seja, ao ler o código de barras ele não
encontra o seu cadastrado versus o cadastro mercadológico SAP da mercadoria, o contador deverá
separar um item para posterior tomada de providências com relação a este produto que não foi lançado
em seu lote ou posição pallet.

 Ao terminar a contagem, o colaborador deverá entregar o coletor na Mesa de Controle para a

transmissão dos dados coletados.

 Não contar quebras identificadas (QID) durante a contagem. Neste caso, o colaborador responsável
pela identificação deverá separar e identificar a mercadoria para que não seja contada. Posteriormente
informar a Prevenção de Perdas / Controle Operacional para as devidas providências.

Para o CD que opera com o sistema WMS, cada produto (pallet do produto) deverá conter a etiqueta UD para
que seja contado.

A contagem das mercadorias em WMS deverá ocorrer da seguinte forma:

a) Scanear o código de barras da prateleira / piso (endereço).

b) Scanear o código de barras do pallet (UD - Unidade de Depósito).

c) Para mercadoria cadastrada, efetua-se a contagem e insere a quantidade no coletor.

d) Caso a mercadoria não esteja cadastrada ou no endereço incorreto, o colaborador deverá fazer os
ajustes de posição e/ou novo cadastro.

e) Finalizar a contagem de todo o rack antes de iniciar a contagem de outro endereço.

5.10.1 Acompanhar e conferir as contagens pela liderança

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A liderança do CD deverá prestar apoio, acompanhar e supervisionar as contagens realizadas pela equipe de
contagem.

Esclarecer e solucionar dúvidas dos contadores, tais como: dúvidas sobre descrição de produtos, EAN
(códigos de identificação ou códigos de barras), quantidade, unidade de registro do produto (kg x unidade).

Coordenar o início e fim das contagens dos lotes juntamente com a mesa de controle.

Dividir a equipe por lote e responsáveis pela contagem e divergência dos dados.

5.10.2 Conferir a contagem de produtos de alto risco (PAR) pela Prevenção de Perdas.

As contagens de Produtos de Alto Risco (PAR) confinados deverão ser 100% auditadas pela área de
Prevenção de Perdas.

Solicitar apoio de um colaborador da seção a ser conferida para facilitar a identificação dos produtos e
códigos.

Realizar a conferência logo após o encerramento das contagens dos lotes.

Registrar as informações sobre os produtos conferidos (código e descrição) na planilha Conferência das
Contagens de PAR (Anexo 3).

Confrontar as quantidades de mercadorias conferidas com as quantidades atualizadas no sistema SAP pelo
responsável da contagem.

Registrar e comunicar aos responsáveis pelos setores correspondentes sobre possíveis divergências
identificadas.

5.10.3 Acompanhar as contagens dos produtos de peso variável pela Prevenção de Perdas

O líder de Prevenção de Perdas deverá designar um Auxiliar de Prevenção de Perdas para realizar o
acompanhamento das pesagens das mercadorias a serem lançadas no sistema.

Conferir as quantidades registradas na planilha de “Conferência de Mercadorias – Peso Variável” (Anexo 4)

com as quantidades atualizadas no sistema pelo responsável da contagem.

Registrar e comunicar aos responsáveis pelos setores correspondentes possíveis divergências identificadas.

Após a finalização da contagem da câmara, por exemplo, a mesma deverá ser lacrada com fita zebrada,
cadeado, lacre ou qualquer outro item de segurança que garanta que nada será movimentado até o final do
inventário.

6.11 Tratar as mercadorias sem condições de comercialização

O líder de equipe de contagem deverá padronizar o tratamento dos produtos sem condições de venda,
detectados durante a execução das contagens conforme abaixo:

 Separar as mercadorias avariadas, vencidas detectadas durante a contagem.

 Identificar para não serem contadas.

6.12 Executar as divergências

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No processo de divergência um único colaborador não poderá efetuar a contagem e a conferência da

divergência do mesmo lote.

A liderança do CD deverá orientar a equipe operacional que irá executar a conferência das divergências da
seguinte forma:

 Retirar na mesa de controle relatório de divergência.

 Identificar fisicamente o local onde estão presentes nos locais/lotes definidos para a conferência.

 Ter em mãos caneta azul/preta e calculadora.

Nota: Para o CD que opera em WMS o processo deverá ser realizado mediante reabertura dos lotes /
posições pallets coletados para a realização de novas coletas.

 Observar bem a amarração da mercadoria antes de iniciar a conferência da divergência dos pallets.

 Estar certo da quantidade recontada.

 Registrar a quantidade conferida no coletor de dados.

 Não contar quebras identificadas durante a recontagem.

 Informar a mesa de controle o encerram ente das recontagens.

6.13 Tratar as Divergências

O CD deverá tratar todas as divergências (sobras e faltas) superiores a R$ 1.000,00 (um mil reais). As
divergências, sejam elas de faltas ou sobras, deverão ser tratadas durante o processo de inventário, no
mesmo dia das contagens.

Este processo de conferência de Divergência de Estoque deverá ser realizado no formato de duplas, com um
contador da equipe do CD e um auditor da Prevenção de Perdas.

Para o sistema WMS as divergências são conferidas no próprio coletor, não sendo necessário a impressão
de relatório de divergência.

Para os CDs sem o sistema WMS, após o término das contagens, o Assistente de Inventário deverá gerar as
Divergências entre a 1ª Contagem e o Estoque Sistêmico.

Ao final da recontagem caso a quantidade de mercadoria for diferente da 1ª (primeira) contagem, o Gerente
do CD deverá solicitar que o colaborador que efetuou a 1ª (primeira) contagem e o que fez a conferência
façam juntos uma 3ª (terceira) contagem para atestar a quantidade correta. A Prevenção de Perdas deverá
também acompanhar esse processo e assinar o formulário de divergência ao término do processo, junto aos
dois colaboradores que participaram da conferência.

A liderança do CD deverá verificar e analisar as causas das divergências.

6.14 Apurar o resultado do inventário - Análise das auditorias de contagem

A Prevenção de Perdas até o D+2 informará o percentual da Auditoria de Contagem da sua amostra através
de relatório. Este relatório deverá ser enviado para o Diretor de Logística, Gerente do CD, e a área de Gestão
de Inventário.

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Nota: a auditoria da Prevenção de Perdas deverá ser independente, ou seja, os seus componentes devem
ser de outras unidades da Empresa. Para tal procedimento, deve ser montada em cada bandeira uma Equipe
específica de auditoria de inventário para os CDs.

O resultado da auditoria será apurado através da Planilha de Auditoria de Contagem de Inventário.

O Líder da Prevenção de Perdas deverá preencher a Planilha de Auditoria de Contagem com todos os itens
conferidos por sua Equipe, que serão: os itens que estavam com as quantidades corretas, os itens que
apresentaram contagem maior e os itens com as contagens a menor do estoque correto.

Para a definição do índice da auditoria será considerado apenas os erros de contagem do CD, ou seja, não
serão computados os erros de contagem da Prevenção de Perdas, que poderão ser identificados quando da
2ª conferência realizada pela Prevenção de Perdas e o representante do CD.

O percentual de erros aceitável da Auditoria de Contagem será de 5% (cinco por cento) para a validação do
processo de inventário, caso não validado o inventário, este deverá ser repetido no próximo mês e, lançado a
provisão dos últimos 12 (doze) meses no resultado operacional do mês em questão.

Nota: o percentual de erros aceitável da Auditoria da Prevenção de Perdas será de 5% do financeiro.

6.15 Atualizar e Encerrar o Inventário

Antes do fechamento e contabilização do inventário, a área de Gestão de Inventário deverá garantir que
todos os endereços e lotes do CD foram inventariados.

A atualização do inventário será realizada pela área de Gestão de Inventário após receber do Gerente do CD
por e-mail a solicitação de contabilização do inventário.

Todos os documentos gerados na execução do inventário deverão ser arquivados por um período de um ano,
junto com a documentação da preparação e finalização.

7 ANEXOS

Anexo I - Sinalizações para o Inventário

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Anexo II -Planilha de Pré-Contagem

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Anexo III - Planilha de Conferência da Contagem PAR

DATA
FORMULÁRIO DE CONTAGEM DE PAR
/ /
QUANT. QUANT.
Lote CÓDIGO DESCRIÇÃO DO PRODUTO DIFERENÇA CORREÇÃO
INVENT. SISTEMA

ENCARREGADO DE PREVENÇÃO DE PERDAS: GERENTE DO SETOR: GERENTE DE LOJA:

Anexo IV - Planilha Conferência de Mercadorias – Peso Variável

DATA
FORMULÁRIO DE CONTAGEM DE MERCADORIAS PESO VARIÁVEL
/ /
QUANT. QUANT.
CÓDIGO SAP DESCRIÇÃO DIFE. CORREÇÃO
INVENT. SITEMA

ENCAR. DE PREVENÇÃO DE PERDAS: GERENTE DO SETOR: GERENTE DE LOJA:

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8 HISTÓRICO DE REVISÕES

Rev. Data Descrição Páginas

Revisão do Código do procedimento

Definido que exceções a regras para realização do período de realização de inventários deverão
ser aprovadas pelas Diretorias de Logística e Financeira

Incluída a possibilidade da diretoria nacional de logística cancelar um inventário

Definido prazo para bloqueio das entradas no CD em D-1, bem como as devoluções de
mercadorias e entradas de notas fiscais

Incluída a responsabilidade do Gerente do CD Realizar a reunião de planejamento do inventário no

D-20 (vinte dias)

Incluída responsabilidade para Prevenção de Perdas

Incluído parágrafo de Preparação do inventário geral – reunião de planejamento

Incluído capítulo para organizar mercadorias 02,03,05,06

01 09.02.2016 ,07,
Incluído que poderão ocorrer saídas de mercadorias dos CDs para as Lojas no D 0, porém, apenas
08,09,12,13
dos produtos já separados e as Notas Fiscais emitidas em até o D-01, com o acompanhamento da
Prevenção de Perdas.

Incluído capítulo 5.9 p avaliação do check-list de preparação

Definida a responsabilidade para o tratamento da divergência de Estoque que deverá ser realizado
no formato de duplas, com um contador da equipe do CD e um auditor da Prevenção de Perdas.

Incluído tópico 5.14 – Apuração dos resultados de inventários

Incluído que a atualização do inventário será realizada pela área de Gestão de Inventário após
receber do Gerente do CD por e-mail a solicitação de contabilização do inventário.

Todos os documentos gerados na execução do inventário deverão ser arquivados por um período
de um ano, junto com a documentação da preparação e finalização.

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