Documento guía técnica

colombiana GTC 185.

Aprendiz : Paula Andrea Carranza Rodríguez
Recursos humanos
Sena 2020
 Contenido
• Introcciom
• Objetivo
• Referencias normativas
• Términos y definiciones
• Aspectos generales para las comunicaciones
• Zonas
 Contenido
• Márgenes
• Estilos
• Fuentes
• Elementos esenciales de la documentación organizacional.
 Introducción
• El propósito de la guía GTC 185 es brindar información que facilite la
gestión documental en la organización con el Fin deSimplificar y organizarla
la presentación y el manejo de documentos las comunicaciones tanto como
empresas como electrónicas
 Objetivo
• Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un
orden para las partes de cada uno de un documento,con base en el estilo y la
presentación que demandan los protocolos organizales y que se establecen en
los manuales de procedimientos de la organización, para la producción de
documentos.
• Está GTC está dirigida a empresarios instructores secretarios directivos
asistentes administrativos y todas aquellas personas involucradas a la
generación de documentos para facilitar su elaboración y presentación.
 Referencias normativas
• Son las cuales utilizan en documentos normativos referenciados con
indispensables para la aplicación de un documento normativo y se aplica
únicamente la edición cada para referencias no fechadas se aplica la última
edición de documentos normativos referenciando incluyendo cualquier
acción :
• NTC 1001 papel y formatos.
• NTC 1075 documentación guía para la numeración de divisiones y
subdivisiones en documentos escritos.
• NTC 1486 documentación presentación de tesis y trabajos de grado y otros
trabajos de investigación
• NTC 4436 información y documentación. Papel para documentos de archivo
y requisitos para la permanencia y durabilidad.
• NTC 5613 referencias bibliográficas , y contenido en forma estructura.
 Términos y definiciones

• Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes

términos y definiciones
• Como la abreviatura: representación de una palabra o grupo de palabras,
tenía por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su
escritura completa, y que siempre se cierra con un punto al final.
• Acrónimo: vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales
de una razón social.
• Ejemplo: CAFAM : caja compensación familiar.
• Acta: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado una
reunión o situación específica.
• Anexo: documento elemento que se adjunta a la comunicación o al informe
sirve para complementar y aclarar.
• Cargo : nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir
El documento.
• Carta:comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización
y personas naturales de igual manera en las relaciones entre organizaciones y
sus empleados.
• Asunto: síntesis del contenido de la comunicación.
• Certificado: documento de carácter probatorio y público centradoo también al
privadoQue asegura la legalidad de un hecho o acto solemne.
• Constancia: documento de carácter probatorio que no requieren solemnidad.
• Copia: fiel reproducción de documento.
• Conclusiones:juicio crítico y razonado de análisis sobre los resultados del
informe, presentados de manera directa Clara, concisa, lógica.
• Circular: comunicación escrita intereses común,con el mismo contenido o
texto dirigido a un grupo específico de personas tanto interna como
externamente.
 Aspectos generales para las comunicaciones

• Zonas:
• Zona 1: membrete incluye razón social, sigla o acrónimo,logotipo en caso de
tenerlo y número de identificación tributaria (NIT) las medidas para esta son
14 cm horizontal.
• Zona 2: espacio destinado para la impresión de dirección, apartado , correo
electrónico, telefono, lugar de origen , país . Se recomienda las siguientes
medidas intra 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y el centrado.
• Zona 3 : espacio superior derecho y destinado al registro y radicación del
documento qué es complementaria de la zona 1.
 Margenes

• Se recomiendan las siguientes margenes :

• Superior: 3 y 4 cm
• Inferior: 2 y 3 cm
• Lateral izquierdo: 3 y 4 cm
• Lateral derecho: 2 y 3 cm
 Estilos

• Bloque externo: todas las líneas aparecen de la margen izquierda.

• Bloque: las líneas del código lugar de origen, fecha de elaboración, firma y
cargo se escriben partiendo el centro del escrito hacia el margen derecho.
• Semibloque: observando la distribución de estilo bloque,el primer renglón de
cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
 Fuentes
• Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente Clara,
agradable a la vista del lector, la fuente debería ser homogénea, con el fin de
no presentar inconvenientes para su lectura, comprensión, impresión
digitación y microfilmación.
• También se recomienda no utilizar negrilla ya que el tamaño va a estar entre
10 y 12 y con la ayuda de procesadores de texto.
 Elementos esenciales de la documentación
organizacional
• Identificación de página subsiguientes:el encabezado y el número de página
correspondiente que sean datos que permiten identificar el documento a
partir de la segunda página lo cual se recomienda ubicarlos en la parte
superior izquierda a un determinado número qué es cero de una interlinea
libre de la zona 1 y debidamente justificarlo y para continuar con el texto que
se dice una o dos interlíneas libres para ver más libre la página.
 Códigos
• Se recomienda escribirnos entre 3 centímetros o cuatro del borde superior
dejando 01 interlinea libre cuando el papel tiene un logotipo membrete según
sea el estilo y según sea el bloque externo de la página numeral 3.13 .
 Lugar de origen y fecha de elaboración
• Se consigue escribir esos datos una de dos interlineas libres de un código y
en forma completa un orden teniendo en cuenta el nombre el lugar de origen
el día el mes en eso va en minúscula.
• Y el año sin separar el punto según el estilo del formato.
 Datos del Destinatario
• Teniendo en cuenta a partir del lugar de origen y la fecha de elaboración.se
recomienda dejar de dos o tres interlíneas libres según la extensión de la
comunicación, den estos datos se pueden ocupar, según las líneas o el tipo
de documento.
 Denominación o título académico.
• Se recomienda utilizar mayúscula inicial también para escribir los nombres de
las denominaciones o títulos académicos viéndose las nexo informativo del
documento.
 Nombre del destinatario
• Se sugiere skrill o con mayúscula fija y no en negrilla según la preferencia que
se escriban también los dos apellidos , en la parte superior del documento.
 Cargo
• Se aconseja escribirlo con mayúsculas inicial , los nombres de cargos , muy
extensos, se pueden también distribuir en dos líneas para guardar proporción
visual con los otros datos .
• También se incluye el asunto ,cuerpos texto, datos de remitente líneas
especiales anexos.
• Gracias por ver