CASO DE ESTUDIO

Envíos Nacionales es una empresa familiar, que se especializa en mensajería, los envíos los
realiza en todo el territorio nacional en: Cundinamarca, Meta, Tolima, Casanare, Caquetá, Huila,
Guaviare, Vichada y Bogotá D.C.
Este posicionamiento se debe al esfuerzo por cumplir con las entregas y ofrecer el mejor servicio,
por la responsabilidad social a la que responde cada día, por el empeño en potencializar el
conocimiento y la experiencia adquirida y por el esfuerzo de su grupo de trabajo para hacer
crecer esta empresa que sienten propia. Envíos Nacionales es una opción moderna, eficiente,
competitiva y amigable con el medio ambiente que se empeña en ofrecer a sus clientes lo mejor
en calidad, diversidad, servicio y cumplimiento.

VISION
Ser la empresa líder en transporte de documentos y mercancías con los más altos estándares de
calidad, suministrando un servicio integral y seguro de logística empresarial.

MISION
Cumplir con responsabilidad las expectativas de nuestros Clientes en la prestación del servicio de
transporte de documentos y mercancías, mediante la aplicación de innovaciones tecnológicas y el
soporte de un talento humano competente, para obtener una rentabilidad que nos garantice
solidez y permanencia, contribuyendo con el desarrollo económico del país.

POLÍTICAS DE CALIDAD
Lograr la satisfacción de nuestros clientes ofreciéndoles un servicio de calidad en mejora
continua de todos los procesos de transporte de documentos y mercancías, con un talento humano
competente y tecnología avanzada que garantiza la accesibilidad, seguridad y confiabilidad de
servicio en forma oportuna.

NUESTROS VALORES
 INTEGRIDAD: Actuamos de manera clara y consistente, con principios éticos.
 CONFIANZA: Generamos credibilidad manejando responsablemente la información.
 ACTITUD DE SERVICIO: Somos amables y oportunos, orientados siempre a la satisfacción de
nuestros clientes.
 COMPROMISO: Construimos una visión empresarial con sentido de pertenencia y
liderazgo.
 EFICIENCIA: Optimizamos el uso de los recursos disponibles para el mejoramiento
continuo de nuestra organización.
EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO

A continuación, se presenta la evaluación diagnostica realizada a Envíos Nacionales en cuanto a su

sistema de organización documental. El diagnóstico fue dividido en dos aspectos a considerar:

1. Ordenación documental
2. Unidades de conservación

1. Ordenación documental.

Envíos Nacionales no posee un sistema de ordenación documental, las unidades productoras de

documentos reciben, generan, tramitan y conservan sus documentos, según el criterio del
personal que lo tramite, en la mayoría de los casos depende de la retentiva de la persona que está
encargada del archivo y que al momento de solicitar un documento lo pueda ubicar, en especial si
son de valor administrativo.
La mayoría de los documentos son organizados de forma muy precaria apenas si son agrupados
en relación a las funciones que les competen.

Los documentos de la gestión documental están a cargo de la secretaria auxiliar contable,

aunque algunos son de uso constante, son los que se encuentran mejor organizados, por
ejemplo, las listas de precios que se agrupan según el tema que tratan, se archivan en
catálogos por fechas.
Los pedidos son guardados al azar, lo que en muchos casos ha ocasionado retrasos cuando se
quiere confirmar los productos a despachar.

En cuanto a los documentos de valor administrativo que se archivan en AZ son:

 Facturas.
 Recibos de caja
 Cuentas por pagar
 Guías

Los documentos que se agrupan con cauchos, pero no se archivan son:

 Liquidaciones de comisiones de los vendedores.
 Recibos de pago de nómina.

Las carpetas de la hoja de vida de los clientes se ordenan en archivadores sin la documentación
completa, en AZ se archivan los oficios y con separadores para identificar los tipos
documentales como comunicados internos y externos, aunque no siempre tienen el cuidado
de archivar todos los documentos que se producen, cuando se requiere evidencia sobre
algún proceso, por ejemplo, ubicar una cuenta de cobro o un cobro pre jurídico de años
anteriores, difícilmente se encuentra la información.

Los documentos administrativos relacionados con los arreglos locativos, reparación de furgón
 de reparto o soportes de caja menor, escasamente se encuentran archivadas y los
documentos relacionados se archivan sin un criterio homogéneo, por lo que se dificulta
realizar un seguimiento de dichos soportes.

No se maneja el concepto de expediente, la documentación de algunas actividades de

importancia como actividades mercantiles, desarrollo de proyectos es archivada sin ser
foliada, y en algunos casos, en especial a los relativos a años anteriores se ha encontrado que
falta documentación o páginas en algunos documentos, y no existe certeza de cuando se
produjo la perdida de parte de la documentación.

En cuanto a la información guardada en unidades de almacenamiento digital, Envíos Nacionales

posee una cantidad de disquetes y CD, algunos identificados con nombres que no permiten
saber su contenido de hace 10-15 años, la mayoría de los equipos opera por puertos USB
por lo que la información contenida no solo se desconoce, sino que tampoco hay medios
para acceder a ella. Estos CD y disquetes contienen información de los medios magnéticos
con más de 10 años, CD de instalación del software empleados por los equipos, o
corresponden a datos de ensayos realizados, algunos están archivados de dos por carátula.

Por último, no existen criterios de eliminación o conservación de documentos porque en algunos

casos se encontrarán junto con los documentos del archivo de gestión, documentos que han
perdido vigencia hace más de 10 años. Incluso se encuentran guardados documentos de los
equipos descontinuados de más de 20 años. Esto incluye disquetes y CDs que se desconoce
la fecha a la que pertenecen.

Diagnóstico:
 Existe una clara evidencia de la ausencia de procesos de clasificación, valoración,
selección, ordenación y descripción, en todos los documentos que producen las áreas de
Envíos Nacionales.
 No hay claridad sobre la ubicación exacta de algunos documentos.
 No se puede realizar un seguimiento adecuado del histórico de la mayoría de las
actividades administrativas.

2. Unidades de Conservación documental

Envíos Nacionales no posee unidades de conservación documental apropiadas, las carpetas con
diferente valoración se encuentran en estanterías tipo biblioteca, dispuestas al azar, sin un
orden aparente, las carpetas archivadoras se encuentran acostadas ya que los espacios entre
los tramos no permiten colocarlas de forma vertical, lo mismo que los catálogos y las listas
de precios.
Las carpetas en su mayoría contienen más documentos que su capacidad puede albergar, se
encuentran saturadas de documentos, por lo que es difícil su traslado y manipulación.
Las estanterías fueron instaladas inicialmente, con una finalidad diferente a la archivar o
contener carpetas con documentación.
 Poseen dos archivadores metálicos de tres gavetas cada uno, los cuales se encuentran
atiborrados de documentación sin clasificar ni ordenar, en estos archivos se encuentran
pedidos de los clientes de hace 20 años aproximadamente.

En cajas se encuentran apilados documentos sin clasificar o pertenecientes al contenido de

otras carpetas.

El espacio donde se encuentran las estanterías es un espacio cuyo ambiente no es controlado,

algunas estanterías están cerca de las ventanas, el clima del lugar es bastante húmedo.

Adicionalmente, no existe un lugar al cual transferir los documentos que tienen vencido su
ciclo de vida o para la conservación permanente de ser el caso.

Diagnóstico: Envíos Nacionales, no cuenta con unidades de conservación adecuada para la

organización de los documentos que produce, hace mal uso del mobiliario que emplea para
guardar su documentación. No utiliza la capacidad nominal de las carpetas y gavetas
empleadas para tal fin. Las condiciones ambientales a la que están expuestos los documentos,
puede ocasionar daños irreversibles.

RECOMENDACIONES

De acuerdo a la evaluación y diagnóstico realizada a Envíos Nacionales se plantean las

siguientes recomendaciones, con el fin de que puedan implementar un sistema de
organización documental apropiado.

En cuanto a la organización documental se recomienda:

 Identificación de las secciones documentales que corresponden a cada una de las

unidades.

 Identificar y conformar carpetas de acuerdo a las funciones de las áreas que conforman
la empresa, las cuales integrarán el fondo documental.

 Agrupar los documentos que reciben, generan, tramitan o conserva cada unidad en
series y subseries documentales.

 Establecer las subseries documentales de acuerdo a los documentos relacionados con

cada serie.

 Establecer los tipos documentales que integraran cada subseries documental.

 Establecer la valoración documental, es decir determinar el valor administrativo, legal,

contable, técnico de los tipos documentales y establecer el tiempo de conservación en
el archivo de gestión.
  Establecer el criterio de ordenación documental de cada expediente de las series
documentales, el cual puede ser del tipo alfanumérico, numérico o alfabético según
sea más conveniente para la identificación de los documentos.

 Mantener el principio de orden original, es decir mantener el orden secuencial del

orden cronológico en el que se recibieron o produjeron los documentos, pero acorde a
la clasificación de la subseries correspondientes.

 Complementar la organización con una descripción documental, en el formato de

inventario documental de los principales documentos archivados, de esta manera será
fácil localizar la información contenida en los documentos de archivo.

 Elaborar Tablas de retención documental para determinar la permanencia y

conservación de los documentos.

En relación a las unidades de conservación se recomienda:

 Adquirir mobiliario adecuado al volumen y al tamaño de las carpetas, que sea estable,
que cumpla con los requerimientos de seguridad, estabilidad y aislamiento adecuado
de los documentos.

 Destinar un espacio para colocar el mobiliario, en el cual los documentos estén menos
expuestos a las condiciones ambientales y que permita el fácil acceso a los mismos.

 Crear un archivo central y un archivo histórico.

 Establecer un método de almacenamiento de los documentos en el archivo central e

histórico, por ejemplo, el uso de cajas de cartón acordes con el volumen de los
documentos.

 Utilizar apropiadamente la capacidad de las carpetas en donde se organicen los

documentos.

 Identificar apropiadamente las carpetas y las cajas, de acuerdo a la clasificación

documental establecida.

 Utilizar apropiadamente la capacidad tanto de almacenaje como de resistencia del

mobiliario empleado para guardar los documentos.

 Evitar archivar documentos junto a otros objetos.

CONCLUSIONES:
La falta de conocimientos teóricos y prácticos para llevar a cabo la organización técnica de la
documentación y el desconocimiento de las ventajas que tiene la implementación de un
sistema de organización documental, es la causa principal de la desorganización observada en
Envíos Nacionales.

Aunque la empresa es eficiente en el cumplimiento de sus funciones logísticas, sus malas

prácticas en la gestión documental, traen como consecuencia una pérdida de tiempo a la hora
de ubicar alguna información, ya sea por la incertidumbre para la localización de los
documentos o por la perdida y deterioro de documentos con alto valor documental.

Es muy importante la implementación de un adecuado sistema de gestión de los documentos

producidos por Envíos Nacionales, ya que sin duda la desorganización documental observada
interfiere en el adecuado funcionamiento de las áreas que conforman, representando así un
obstáculo en el cumplimiento de las metas a corto, mediano y largo plazo y el alcance de un
nivel de calidad acorde con sus propósitos institucionales.

BIBLIOGRAFÍA:
 Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Principios y Procesos
para la Organización del Archivo General del Municipio. Bogotá, Colombia 2003.

 FAVA. Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. Principios archivísticos y

su clasificación dentro de una organización.

 FAVA. Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. Ordenación Documental.