2018

TALLER MS PROJECT
MANUAL DE ESTUDIANTE

INSTITUTO DE INFORMATICA UANCV

Juliaca
 UNIVERSIDAD ANDINA “NÉSTOR CÁCERES VELÁSQUEZ” INSTITUTO DE INFORMÁTICA

Contenido
1 MS PROJECT ................................................................................................................................................ 2
2 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: ASPECTOS BÁSICOS. ............................................................................ 2
2.1 ¿Qué es la administración de proyectos? ........................................................................................... 2
El ámbito. .................................................................................................................................................... 2
La programación ......................................................................................................................................... 2
Los recursos. ............................................................................................................................................... 2
2.2 Dominar la administración de proyectos en cuatro pasos .................................................................. 3
2.2.1 Definición del proyecto .................................................................................................................. 4
2.2.2 El plan del proyecto: una herramienta indispensable .................................................................... 4
2.2.3 Seguimiento: la importancia de mantenerse informado ................................................................ 4
2.2.4 Cierre del proyecto ......................................................................................................................... 5
M. A. C. M

3 MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL ............................................................................................ 6

4 ¿QUÉ ES MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL? ............................................................................ 6
5 PROGRAMACION DE PROYECTOS CREACIÓN DE UN PROYECTO ................................................................ 6
6 PASOS PARA CREAR UN PROYECTO ............................................................................................................ 6
6.1 Empezar a trabajar con Project. ......................................................................................................... 6
6.1.1 OBJETIVO, COSTO y DURACIÓN. ..................................................................................................... 7
6.2 Opciones para crear un proyecto. ...................................................................................................... 7
6.3 Información de proyecto .................................................................................................................... 7
6.4 Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto. ....................................................... 8
6.5 Definir la fecha de comienzo del proyecto. ........................................................................................ 8
6.6 ASIGNAR EL CALENDARIO LABORAL DEL PROYECTO .......................................................................... 9
Estándar: ..................................................................................................................................................... 9
24 horas: ..................................................................................................................................................... 9
Turno noche:............................................................................................................................................. 10
6.7 PASO A PASO PARA ASIGNAR UN CALENDARIO BASE PARA EL PROYECTO ...................................... 11
6.8 REALIZAR AJUSTES A LA CONFIGURACIÓN ....................................................................................... 11
6.9 GUARDAR UN PROYECTO ................................................................................................................. 13
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1 MS PROJECT

2 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: ASPECTOS BÁSICOS.

Muchas de las personas que ocupan parte de su tiempo de trabajo administrando proyectos se
acobardan ante la expresión “administración de proyectos”. La idea en si misma sugiere tareas complicadas y
extensas. En realidad, sin embargo, la administración de proyectos es únicamente un sistema para administrar
tareas, recursos y costos de manera eficaz. Un buen sistema le ayudara a mejorar la comunicación y la
coordinación y a reducir la gran cantidad de tiempo que supone la administración de proyectos. Aporte una
herramienta como Microsoft Project a su equipo de proyecto y podrá ser incluso más eficaz en menos tiempo.
En este capítulo se describen los conceptos básicos de la administración de proyectos, así como un proceso
en cuatro pasos, comprobado y realista, para administrar proyectos. Puede seguir este proceso tal y como se
presenta o puede adaptarlo a una situación concreta. Este capítulo no intenta en absoluto ser una tesis global
sobre la administración de proyectos, es únicamente una introducción.

2.1 ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?

M. A. C. M

Administrar proyectos es cuestión de equilibrar tres conceptos: ámbito, programación y recursos.

Generalmente, esto significa planear, organizar y realizar el seguimiento de las tareas del proyecto, así
como identificas y programas los recursos para que realicen dichas tareas.
El ámbito. Es el intervalo de tareas necesario para cumplir los objetivos del proyecto.
La programación. Indica el tiempo y la secuencia de cada tarea, así como la duración total del proyecto.
Los recursos. Son las personas o los equipos que realizan o facilitan las tareas del proyecto. Los recursos
normalmente conllevan costos, como salarios o gastos operativos, que probablemente desee controlar.

Una de las cuestiones más importantes de la administración de proyectos es garantizar el cumplimiento de los
objetivos específicos del proyecto de la forma más eficaz posible. El plan del proyecto es la herramienta
principal de administración de proyectos necesaria para alcanzar este propósito. Sin embargo, si
administrar proyectos no es la parte principal de su trabajo (ni la favorita), es posible que se niegue en rotundo
a crear y utilizar un plan del proyecto, lo cual constituye una de las opciones. No obstante, hay una parte
negativa en este enfoque.
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Sin un plan formal se reducen las posibilidades de cumplir los objetivos del proyecto, tales como ajustarse al
presupuesto o a la programación. Si no le resulta fácil llevar a cabo un seguimiento de quien se encarga de
cada tarea o de cuándo deben finalizar las mismas, perderá la oportunidad de cumplir los objetivos
mencionados. Asimismo, si algo va mal, se incumple una fecha límite o una tarea dura más tiempo del que
había pensado, puede que encuentre dificultades innecesarias para determinar el origen del problema y su
efecto en la programación.

Una buena administración del proyecto le ayudara a tener éxito. Todos los integrantes del equipo se
beneficiaran de las mejoras en la coordinación y en la comunicación, dándole así un mayor énfasis a los
resultados. Adquirirá ese sentido de reafirmación de tener todo bajo control.
M. A. C. M

2.2 DOMINAR LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN CUATRO PASOS

No existe un único método correcto para administrar proyectos. De hecho, si pide a 10 expertos en la
administración de proyectos que le expliquen la mejor manera de administrar proyectos, seguramente
obtendrá 10 respuestas diferentes, todas ellas verdaderas.

Para ayudarle a administrar proyectos de maneras eficaz, hemos extraído lo mejor de la sabiduría de la
administración de proyectos en esos cuatros pasos principales.
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Podrá utilizar Microsoft Project para los pasos 2 y 3, creación de un proyecto y seguimiento y administración
del mismo. Sin embargo, ningún programa de administración de proyectos le servirá de gran ayuda en los
pasos 1 y 4. Para el paso 1, definición de un proyecto, tendrá que anotar los objetivos y los límites, por ejemplo
el número de recursos disponibles o el presupuesto del proyecto. No obstante, aunque utilice Microsoft
Project como ayuda para evaluar y almacenar un proyecto cuando concluya, la mayoría de las tareas del paso
4, cerrar un proyecto, no requieren el uso de un programa de administración de proyectos.

2.2.1 Definición del proyecto

En esta etapa del proyecto se toman las decisiones más importantes para el proyecto; las conclusiones se
convierten en el alma de este. En este punto deberá:

➢ Definir el ámbito del proyecto. ¿Qué objetivos desea cumplir? ¿Cuáles son las tareas más importantes
y cuantas son necesarias para cumplir los objetivos?
➢ Determinar los recursos. ¿Qué recursos, concretamente personas y equipos, se encuentran
disponibles para ayudarle a alcanzar los objetivos del proyecto?
➢ Determinar los límites de la programación. ¿Cuánto tiempo tiene para finalizar el proyecto?
¿Cuáles son los hitos y las fechas límite del proyecto?

Una vez decididos los objetivos y el alcance del proyecto, estará preparado para crear un plan del mismo.
M. A. C. M

2.2.2 El plan del proyecto: una herramienta indispensable

El plan del proyecto es el núcleo de la administración de proyectos. Define el ámbito, los recursos y la
programación desde un mismo lugar, lo que permite
mantener dichos factores equilibrados a lo largo de todo el proyecto. El plan del
proyecto define factores tales como exactamente cuántas y cuáles son las tareas que deben realizarse,
quien las va a realizar, el costo estimado de cada una de las tareas de todo el proyecto, la secuencia de tareas,
las dependencias entre ellas, la duración estimada de las mismas y la duración total del proyecto.

Para consolidar un plan del proyecto que sea eficaz, deberá:

➢ Identificar todas las tareas del proyecto, así como que o quien las va a realizar.
➢ Realizar una estimación del trabajo y del equipo que ocuparan las
tareas, preferiblemente en función de las personas directamente implicadas en dichas
tareas.
➢ Determinar las dependencias entre tareas. Por ejemplo, observar si una tarea no puede comenzar
hasta que otra finalice, si hay varias tareas que deben empezar al mismo tiempo o si hay dos
tareas que deben terminar aproximadamente en la misma fecha.
➢ Indicar las delimitaciones de tareas y proyectos. Por ejemplo, si desea que una tarea comience en una
fecha determinada.

Cuanto más precisa sea la información, más conciso será el plan.

2.2.3 Seguimiento: la importancia de mantenerse informado

Cuando el proyecto comienza, el plan se convierte en una herramienta valiosa que le ayudara a dirigir y definir
el proyecto con precisión. El plan de proyecto permite:
➢ Realizar un seguimiento del progreso del proyecto, comparando los datos reales con las estimaciones
originales.
➢ Revisar los factores relativos a los recursos, el ámbito y la programación para equilibrar las
prioridades.
➢ Identificar los problemas que pudieran desviar el proyecto de la programación.
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➢ Analizar las necesidades de los recursos a lo largo del proyecto, asegurándose, por ejemplo, de que
ningún integrante del equipo se encuentre sobre asignado.
➢ Realizar cambios que le ayuden a alcanzar antes los objetivos del proyecto.

Con un plan de proyecto podrá analizar fácilmente lo que va bien y lo que va mal durante el proyecto.

2.2.4 Cierre del proyecto

Cuando se hayan alcanzado los objetivos del proyecto y se hayan cumplido todos los criterios que indiquen el
fin del proyecto, habrá llegado la hora de
cerrar el proyecto. El cierre del proyecto puede ser tan importante como su principio, si puede aplicar lo que
haya aprendido durante esta fase a futuros proyectos. En el cierre del proyecto, podrá:

➢ Comparar el plan original con el progreso real de los acontecimientos del proyecto.
➢ Analizar los problemas e identificar áreas para futuras mejoras.
➢ Almacenar el archivo del proyecto.

Ningún programa de administración de proyectos puede cerrar el proyecto por usted. Sin embargo, un plan
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de proyecto creado con Microsoft Project puede ayudarle a definir la dirección correcta que debe tomar en el
siguiente proyecto.
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3 MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL

4 ¿QUÉ ES MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL?

Microsoft® Office Project es el programa de administración de proyectos que ayuda a las organizaciones a
alinear iniciativas de empresa, proyectos y recursos para obtener mejores resultados empresariales. Si usa sus
flexibles capacidades de utilización de informes y de análisis, puede tener la certeza de que tendrá información
procesable para ayudarle a optimizar recursos, priorizar tareas y alinear proyectos de todos los objetivos
empresariales globales.

5 PROGRAMACION DE PROYECTOS CREACIÓN DE UN PROYECTO

Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y personalizaciones
previamente configuradas.
M. A. C. M

La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la información global de empresa (esta
plantilla contiene vistas, tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la organización. Estos
valores existen dentro de un proyecto especial en Microsoft Office Project Server) que ha creado la
organización. Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente. El proyecto puede incluir y mostrar
vistas, tablas, campos y otros elementos diferentes.

6 PASOS PARA CREAR UN PROYECTO

a) Haga click en Archivo – Nuevo proyecto en blanco.

6.1 EMPEZAR A TRABAJAR CON PROJECT.

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Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios, construcción,
arte… lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde
va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy
importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto.

6.1.1 OBJETIVO, COSTO y DURACIÓN.

Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.
Costo: Todo lo que costará llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, alquileres…).
Duración: Este es un punto muy importante ya que con este se determinará cuanto tiempo tardara en
realizarse el proyecto.

6.2 OPCIONES PARA CREAR UN PROYECTO.

b) En la pestaña Proyecto, haga click en Información del proyecto.
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6.3 INFORMACIÓN DE PROYECTO

c) Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en la que desea que
comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo.

d) Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga click en Fecha de fin de proyecto en el cuadro
Programar a partir de y, a continuación, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice el proyecto
en el cuadro Fecha de fin.
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6.4 PROGRAMAR A PARTIR DE UNA FECHA DE COMIENZO O FIN EL PROYECTO.

Por defecto, Project empieza la programación del proyecto a partir de una fecha de comienzo, pero puede
suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir de una fecha de fin.
Para ello, antes de comenzar:

1. Ir a FICHA Proyecto → Información del proyecto…

2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, en el recuadro Programar a partir de cambiar por Fecha
de fin del proyecto.
M. A. C. M

Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando las funciones que se encuentran dentro de los menús.

6.5 DEFINIR LA FECHA DE COMIENZO DEL PROYECTO.

Ingresaremos la fecha en la cuál comenzará nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las
tareas se programaran a partir de la fecha ingresada.

- Definir períodos laborables.

Lo que aquí definiremos serán los días que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que días serán laborables
y en que horarios. En base a éste calendario se definirá el proyecto.

Nota: Más adelante veremos que podremos definir calendarios más específicos, por ejemplo definir un
calendario para un recurso ó una tarea en particular.
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6.6 ASIGNAR EL CALENDARIO LABORAL DEL PROYECTO

En la pestaña proyecto seleccione el botón cambiar tiempo de trabajo.

Ubicación del botón Cambiar tiempo de trabajo

Se abrirá la siguiente ventana.

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Ventana Cambiar Calendario Laboral, desde donde se puede definir los días hábiles, festivos, excepciones y
jornadas de trabajo para el proyecto o para cada uno de los recursos.

Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados:

(Nótese que según por el calendario que optemos la vista previa del calendario cambiará; en azul se marcan
los días y horas laborables y en amarillo las de descanso).

Estándar: éste calendario muestra los días y horarios de trabajo tradicionales. De lunes a viernes de 9 AM a 7
PM con dos horas de descanso.

24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso.

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Turno noche: éste muestra una programación desde el lunes por la noche hasta el sábado por la mañana de
11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso.

- Una vez elegido el calendario

En este paso elegimos los días que vamos a trabajar los días laborables. También elegiremos si vamos a dejar
el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos.

En este paso podremos cambiar el calendario pero para un día o un período específico del calendario estándar.
Por ejemplo establecer un feriado y/o un día en el cuál trabajaremos en un horario diferente.

Al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

M. A. C. M
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Una vez que hayamos marcado el día en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla de
excepciones podemos hacer clic en el botón Detalles para especificar los detalles de dicha excepción.
M. A. C. M

En este paso definimos la cantidad de horas que tendrá cada día, cada semana y la cantidad de días por mes.
Podemos dejar los datos predefinidos aunque éstos no sean exactos.

Podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos
que para el calendario que acabamos de definir.

Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar.

6.7 PASO A PASO PARA ASIGNAR UN CALENDARIO BASE PARA EL PROYECTO

a) En la pestaña Proyecto haga click en Información del proyecto.

b) En cuadro Calendario elija un calendario de la lista. c) Haga click en Aceptar.

6.8 REALIZAR AJUSTES A LA CONFIGURACIÓN

Microsoft Office Project Professional es una aplicación personalizable, y que permite definir un conjunto de
parámetros para que los proyectos, sus tareas, sus recursos y demás elementos inicien con las configuraciones
específicas determinadas por su organización y que pueden ser definidas como políticas.
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Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del proyecto y sus
elementos (Actividades, Recursos, Calendario Laboral, entre otros).
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Archivo Opciones, donde se configura las opciones generales de Microsoft Office Project Professional

Es muy importante modificar en la opción de “programación” las opciones de calendario para que coincidan
con el calendario laboral que se tiene asignado al proyecto. En caso de que exista más de un calendario
empresarial, los rangos deben ser los extremos de todos los calendarios los que se deben ingresar como datos.
Cabe recalcar esta opción, debido a que en caso de no hacerlo los cálculos de trabajo y duración del proyecto
se pueden distorsionar y no coincidir con lo que se requiere como cronograma de actividades incurriendo en
problemas de programación.
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6.9 GUARDAR UN PROYECTO

En la versión de Ms Project, existen varias posibilidades de

guardar el proyecto. Se puede guardar de modo local del
equipo en el que se encuentre trabajando, pero da la
posibilidad de guardar en otros medios de almacenamiento
como:

- Sincronizar con Sharepoint: que da la posibilidad de guardar el

proyecto en un sitio web creado en Sharepoint.
- Skydrive: medio de almacenamiento virtual (cloud) donde se
puede guadar el proyecto y tener acceso al mismo desde
cualquier sitio donde se tenga acceso a internet. Requiere que
se tenga
una cuenta válida con acceso a SkyDrive.

- Otras ubicaciones web: permite sincronizar con otros sitios

web que no se hayan generado en Sharepoint.
M. A. C. M

- Equipo: permite guardar de modo local o en unidades de red

que se tengan compartidas.
- Agregar un sitio: permite agregar sitios de Office 365 u otros sitios compartidos de SkyDrive.