Cartilla Procedimiento de Compra 03 PDF

Guía metodológica para
la conformación y
funcionamiento de grupos
de compra
Procedimientos para compras

Procedimientos para
Compras
Programa de Desarrollo Empresarial de Tenderos de Cartagena.
Prohibida la reproducción parcial o total de esta obra sin autorización de la
Cámara de Comercio de Cartagena.
Presidente Junta Directiva

Ramón León Hernández.
Presidenta Ejecutiva (E)
Ileana Stevenson Covo.
Director de Desarrollo Empresarial
Jhonny Pacheco Mejia.
Directora del Programa
Rosiris Ramos Zambrano.
Presidente Junta Directiva Undetco
John Fredy Herrera Arango.
Autor y Diseño Metológico
Rosa Galeano Muñoz.
Diseño y Concepción Creativa
Jhon Alexander Molano Márquez.
ISBN
978-958-8475-09-7.
Cámara de Comercio de Cartagena.

Centro, Calle Santa Teresa, No 32 - 41.
Cartagena de Indias D.T y C.
Bogotá, Colombia. Marzo 2010.
Grupos de compra
de Tenderos de Cartagena,
Más que una Forma
de Comprar……....
Contenido
Procedimientos para Compras
Procedimientos para la Fase Inicial de Grupos de Compra
1. Procedimiento de creación y selección de proveedores 7

2. Procedimiento de compra 13
Procedimientos para la Fase de Central de Compras
1. Procedimiento de creación y selección de proveedores 19

2. Procedimiento de compra 25
Formatos
Formato No. 1: Modelo de la Base de datos 36
Formato No. 2: Registro historial proveedor 37
Formato No. 3: Solicitud de cotización 38
Formato No. 4: Comparativo de ofertas 40
Formato No. 5: Acta de negociación 41
Formato No. 6: Solicitud de suministros 42
Formato No. 7: Orden de compra 43
Formato No. 8: Recibo a satisfacción y seguimiento a entregas 44
Formato No. 9: Reevaluación de proveedores 45
Formato No. 10: Solicitud de pedidos 47

Pro
ocedimientos para Compras
Una vez estructurado el Grupo de Compra se debe iniciar la fase de formalización
de actividades de orden comercial para lo cual desde esta consultoría se presentan
los mecanismos y procedimientos para la operatividad con los miembros del Grupo
de Compra, Proveedores y UNDETCO en la actividad puntual de compras teniendo
en cuenta dos fases de implementación:
Grupos de compra 5
Red de Tiendas Undetco
6 Grupos de compra
Objetivo
Garantizar que cualquier persona tanto interna como externa al proceso,
que consulte la presente información, tenga las herramientas necesarias
para desarrollar las actividades relativas para cumplir con las metas de
cumplimiento y gestión de la asociación en cuanto a compras se refiere.
Simbologia ansi
SIMBOLO DESCRIPCIÓN
Señala dónde inicia o termina el

procedimiento
Representa la ejecución de una o más tareas de

un procedimiento
Indica las opciones que se pueden seguir en

caso de tomar caminos alternativos.
Representa un documento, formato o cualquier

escrito que se recibe, elabora o envía
Representa el sistema de archivo

Procedimientos de Compra para Grupos de Compra
Procedimientos para la Fase
Inicial de Grupos de Compra
En esta etapa se ratifica que no existe figura jurídica en los grupos creados
y adicionalmente estos deberán contar con el acompañamiento asociativo,
técnico y comercial del Programa y UNDETCO.
Procedimiento de creación y
selección de proveedores
Objetivo: Establecer las pautas para la búsqueda y evaluación de
proveedores dentro de un marco de igualdad de condiciones.
Alcance: Desde el nacimiento de la necesidad identificada por cada

tendero hasta la definición del proveedor de acuerdo a evaluación previa.
Políticas: El presente procedimiento se basa en el documento de Re-

glamento Interno dado para el grupo de tenderos, así como en la normati-
vidad vigente colombiana.
FASE I
8 Grupos de compra
Procedimiento: El proceso inicia con la consulta en la base de

proveedores (ver Formato 1), en donde se verificará si existen proveedores
para el bien objeto de compra, si se trata de un proveedor conocido se veri-
ficará lo siguiente:
• Que haya documentos con los cuales se pueda verificar la consti-

tución legal del proveedor, tales como Cámara y Comercio, una
referencia comercial y copia del RUT.
• Que exista un formato en el cual se pueda revisar la calidad del
servicio y productos ofrecidos por el proveedor. Ver formato 2.
En caso de que no exista proveedor se procederá a la respectiva creación de

acuerdo a los siguientes pasos:
Paso 1.
Solicitud de información a posibles proveedores por parte del Líder. El líder
será el encargado de verificar a través de fuentes como la base de datos de
Cámara de Comercio cuales son los posibles proveedores de la zona, una vez
establecidos se procederá a solicitar la respectiva cotización para lo cual se
propone el Formato 3 y se solicita la siguiente documentación:
• Solicitud de 2 referencias comerciales

• Certificado de Cámara y Comercio inferior a dos menos de expe-
dido
• Solicitud de 2 referencias bancarias
• Solicitud de los dos últimos estados financieros
• Listado de principales clientes
• Certificaciones de calidad (En el caso de aplicar)
• Listado de productos y/o Portafolio de servicios con precios y su
plazo de vigencia
• Certificación Bancaria
En caso de que el proveedor no tenga una estructura robusta que soporte la
requisición de la documentación se establecerá como evaluación el análisis
del formato 2.
Paso 2.
Evaluación Comparativa. Una vez recepcionadas mínimo 3 cotizaciones, el
líder del proceso tendrá que diligenciar el cuadro comparativo para estable-
cer cual es la oferta más acorde y con la mejor calidad. Ver formato 4.
Realizados los pasos anteriores y seleccionada la oferta que por calidad y

precio se ajuste más, el líder del proceso se encargará de comunicar vía
telefónica al proveedor su selección, para formalizar el proceso de compra
se programará una reunión para la respectiva negociación con el proveedor,
el líder del proceso y un representante de la Cámara de Comercio. Para
documentar el proceso es necesario que el día de la reunión se levante un
acta de negociación que contenga como mínimo los parámetros propuestos
en el formato 5.
Una vez notificado al proveedor se ingresará oficialmente los datos del pro-
veedor en la base de datos y se le asignará una codificación (ver Formato
1).
Una vez realizada la negación, es responsabilidad del líder informar a todos

los tenderos del inició de la relación comercial con el nuevo proveedor.
Grupos de compra 9
10 Grupos de compra
Punto de control: Evaluación periódica de los proveedores

Indicadores:
1. Plazos de entrega de proveedores: # incumplimientos de plazo por
proveedor/total entregas del proveedor.
2. El proveedor propone esquemas de reducción de costos a los ten-
deros? Se preocupa por mejorar la relación comercial?
Formatos relacionados
Formato 1.
Modelo de la Base de datos: Este se irá creando una vez se seleccione el
proveedor, aquí se consignará información relacionada con la identificación
del proveedor, su objeto es la búsqueda eficiente de la información.
Formato 2.
Registro de proveedor: Este formato se puede utilizar en dos momentos,
el primero para el caso de la creación inicial de la base de datos, para el caso
de una Fase 1, será el punto de partida para la identificación preliminar de
proveedores con base en el histórico llevado por cada tendero, se propone
que cada tendero presente los proveedores con los cuales él ha trabajado.
En el caso de un segundo momento se diligenciará cuando se identifique un
proveedor que no contemple una estructura robusta y que maneje sus clien-
tes informalmente, para este caso es responsabilidad del Líder de Proceso su
registro. Su objeto es la caracterización de cada Proveedor.
Formato 3.
Solicitud de Cotización: Tiene por objeto documentar el proceso de eva-
luación del proveedor. Se diligenciará cada vez que se necesario para verifi-
car y validar las condiciones de negociación.
Formato 4.
Cuadro Comparativo: Este es indispensable para la evaluación y selección
del Proveedor, proporciona unos mínimos tanto de evaluación de precio
como de características de servicio y calidad del proveedor, su pondera-
ción porcentual será discreción del Líder de Proceso. Su base de registro
dependerá de las cotizaciones presentadas, en caso de que no haya se pide
que se diligencie con base en un Portafolio de productos en donde se pueda
verificar los precios propuestos por el proveedor.
Formato 5.
Acta de Negociación: Siempre se diligenciará con el objeto de documentar
las negociaciones de modo que sean verificables los acuerdos tanto para el
proveedor como para los tenderos, así como la verificación de responsables
del proceso de negociación.
Grupos de compra 11
12 Grupos de compra
INICIO
Identificación de la
necesidad
Formato 2
Búsqueda de
proveedores en base de
datos Interna y
verificación de
portafolios
Existe en la base
de datos
NO SI
Formato 3
Búsqueda en base de Solicitud de
datos de la Cámara Cotizaciones y
de Comercio documentación
Formato 4
Formato 3
Selección de oferta y
convocatoria de
Reunión de
Negociación
Formato 5
Realización de reunión
de Negociación con al Realización de
presencia de la Cámara reunión
de Comercio
Formalización de
Es aprobada la la selección e
ARCHIVO negociación ingreso a la base
de datos interna
NO SI
FIN
Procedimiento de compra
Procedimientos de Compra para Grupos de Compra

Objetivo: Velar por la adquisición de los diferentes productos re-
queridos por el grupo de tenderos, velando por que el proceso garantice la
calidad de los productos y reducción de costos.
Alcance: Desde la generación de la requisición por parte del tendero,

hasta el suministro y entrega del producto.
Políticas: El presente procedimiento se basa en el documento de Re-

glamento Interno dado para el grupo de tenderos, así como en la normati-
vidad vigente colombiana.
Procedimiento: El presente procedimiento se basa en el docu-

mento de Reglamento Interno dado para el grupo de tenderos, así como en
la normatividad vigente colombiana.
El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad por parte de

cada tendero, una vez establecidas las necesidades será responsabilidad de
cada tendero diligenciar el formato 6, en el cual ingresará la información
necesaria para que el Líder de proceso pueda buscar el proveedor que sumi-
nistrará el producto.
El formato 6 debe ser entregado al Líder de Proceso los días XXXX de cada
semana, este formato podrá ser entregado de forma física o por medio de
FASE I
correo electrónico.
14 Grupos de compra
Una vez recepcionados los formatos de solicitud de suministro, el Líder

asignará un código interno para identificar cada solicitud (dicho código de-
berá ser informado al tendero). Si el bien solicitado no es producido por
alguno de estos, es necesario realizar el PROCEDIMIENTO DE CREA-
CIÓN DE PROVEEDORES.
Luego de esto se deberán verificar las siguientes condiciones para seguir

con el procedimiento:
Si la compra supera el valor de $ XXXX se deberá solicitar a mínimo tres

proveedores por escrito la respectiva cotización de los bienes, en caso de
que el valor sea inferior, se procederá a remitir al proveedor la respectiva
Compra (Formato 7).
Para que el proceso garantice la igualdad de condiciones se solicitará a los

proveedores hacer la cotización de acuerdo al formato 3, anexo al presente
procedimiento con el fin de proceder a realizar el cuadro comparativo de
acuerdo al formato 4. teniendo en cuenta cual oferta es más favorable y
económica para la empresa, analizando factores importantes como:
1. Seguridad y continuidad en la entrega

2. Uniformidad de calidad
3. Confianza en el proveedor
4. Plazo y moneda de pago
Estas actividades se realizarán en caso de que los precios de los productos

sea variable y dependa de la disponibilidad del proveedor, en caso de que
sean productos que los proveedores pueden garantizar un precio fijo en de-
terminado periodo de tiempo, se verificarán valores sobre listado de precios
para poder ingresar los datos al cuadro comparativo, de igual manera se
consultora la base de datos para verificar formas de pago, calidad de pro-
ducto y formas de entrega.
Una vez determinada la mejor oferta, el líder del proceso se encargará de

comunicar vía telefónica o por escrito al proveedor su selección, para for-
malizar el proceso de compra se programará una reunión para la respectiva
negociación, el líder del proceso y un representante de la Cámara de Co-
mercio. Para documentar el proceso es necesario que el día de la reunión se
levante un acta de negociación que contenga como mínimo los parámetros
propuestos en el formato 5.
Una vez acordados los diferentes puntos de negociación y si es favorable la

negociación el líder elaborara la respectiva Orden de Compra (Ver Formato
7)
No requerirá orden de compra, aquellos bienes que serán adquiridos me-

diante la negociación de un contrato de suministro.
En el caso de presentarse solicitudes de anticipo, estos únicamente podrán

darse bajo aprobación de cada tendero involucrado en la compra.
Estos estarán inicialmente aprobados para el caso de:
• Inició de relación comercial con un nuevo proveedor

• Cuando el tendero no tenga crédito con el proveedor
• Compras soportadas con contratos que exijan pólizas garanticen
el anticipo
El proceso de compra debe garantizar que la entrega de la mercancía sea

oportuna y garantice calidad de los productos proveídos, de tal manera que
una vez solo se autorizará el pago de los mismos contra factura la cual debe
estar soportada recibo a satisfacción y respectiva orden de compra. Es decir
que en el momento de la entrega el tendero verificará el suministro de lo
solicitado a través de formato 6 y de igual manera verificará la calidad de la
mercancía para tal fin se propone se utilicé el Formato 8.
Todo el proceso debe ser totalmente documentado, de tal manera que siem-
pre se debe contar con los siguientes documentos
• Solicitud de suministro
• Factura
• Orden de compra
• Recibo a satisfacción y Seguimiento a entregas
Grupos de compra 15
16 Grupos de compra
Punto de control: Oportunidad de la mercancía en la tienda

Indicadores:
1. Nivel de cumplimiento de proveedores: Pedidos Recibidos Fuera de
Tiempo x 100/Total Pedidos Recibidos
1. Número de Solicitudes atendidas a satisfacción del tendero X 100
Formatos relacionados
Formato 1.
Formato 3.
Formato 4.
como de características de servicio y calidad del proveedor, su pondera-
ción porcentual será discreción del Líder de Proceso. Su base de registro
dependerá de las cotizaciones presentadas, en caso de que no haya se pide
que se diligencie con base en un Portafolio de productos en donde se pueda
verificar los precios propuestos por el proveedor.
Formato 5.
Formato 6.
Solicitud de suministros: Tiene por objeto que se consigne toda la infor-
mación detalla de los productos necesarios, aquí el tendero indicará la fecha
en la cual requiere el producto, cantidades y especificaciones generales del
mismo.
Formato 7.
Orden de Compra: Tiene por objeto suministrar al proveedor información
detallada de los productos requeridos, sitios de entrega y forma de pago.
Formato 8.
Recibo a satisfacción y Seguimiento a Entregas: Tiene por objeto re-
gistrar la información relacionada con los tiempos de entrega y calidad en la
misma, la debe diligenciar el Tendero en cada una de los suministros.
Grupos de compra 17
18 Grupos de compra
Tendero Líder Proveedor

Formato 6
Recepción Formato
6 y asignación de
Inicio Código
Búsqueda
en Base de datos El
Identificación de proveedor está
necesidad creado
NO SI
Se inicia proceso de
Formato 6 creación de
proveedores
Solicitud al Lider de
proceso a través del
formato establecido El proveedor Preparación de
mantiene precios propuesta
Fijos
SI NO
Formato 3
Solicita cotizaciones
a los diferentes
proveedores Remisión de la
propuesta
Formato 4
Se diligencia cuadro
comparativo con base
en listado de precios
o Cotizaciones
Formato 3
Formato 4
Selección de Proceso de
Propuesta y Negociación Junto
Convocatoria a con Cámara de
reunión de Comericio
Negociación
Formato 7 Formato 7
Entrega al Remisión
Formato 7 proveedor de Orden
de Compra de Pedido
Recepción y
Verificación de pedido
Expedición de recibo a
Satisfacción entrega
al proveedor Recepción de Formato
8, verificación de
soportes Archivo
Pago del pedido en
caso de ser en
efectivo FIN
Procedimientos para la Fase de
Central de Compras
Procedimientos de Compra para Central de Compra

Esta segunda etapa se propone dada la transición jurídica que se podría
generar hacia el modelo de central de compras y servicios bajo la estructura
cooperativa.
Procedimiento de creación y
selección de proveedores
Objetivo: Establecer para la selección, evaluación y reevaluación de
los proveedores cuyos productos o servicios tengan un impacto relevante
en el servicio prestado por UNDETCO, lo anterior dentro de un marco de
igualdad de condiciones.
Alcance: Desde el análisis de proveeduría hasta la selección del pro-

veedor de acuerdo a evaluación previa.

Políticas:El presente procedimiento se basa en el documento

XXXXXXXXXXX, así como en la normatividad vigente colombiana.
FASE I I
Procedimiento: El proceso inicia con la consulta en la base de
proveedores (ver Formato 1), en donde se verificará si existen proveedores
para el bien objeto de compra, si se trata de un proveedor conocido se veri-
ficará lo siguiente:
20 Grupos de compra
• Que haya documentos con los cuales se pueda verificar la consti-

tución legal del proveedor, tales como Cámara y Comercio, una
referencia comercial y copia del RUT.
• Que exista un formato en el cual se pueda revisar la calidad del
servicio y productos ofrecidos por el proveedor. Ver Formato 2.
Creación de proveedores
Paso 1.
Solicitud de información a posibles proveedores. Se verificará a través de
fuentes como la base de datos de Cámara de Comercio cuales son los posi-
bles proveedores, una vez establecidos se procederá a solicitar la respectiva
cotización para lo cual se propone el Formato 3 y se solicita la siguiente
documentación:
• Solicitud de 2 referencias comerciales

• Certificado de Cámara y Comercio inferior a dos menos de expe-
dido
• Solicitud de 2 referencias bancarias
• Solicitud de los dos últimos estados financieros
• Listado de principales clientes
• Certificaciones de calidad (Si Aplica)
• Listado de productos y/o Portafolio de servicios con precios y su
plazo de vigencia
• Certificación Bancaria
En caso de que el proveedor no tenga una estructura robusta que soporte la

requisición de la documentación se establecerá como evaluación el análisis
del Formato 2.
Paso 2.
Evaluación de la información aceptada y determinación de aceptabilidad o
condicionamiento del candidato
Una vez recibidos estos datos por parte de del posible proveedor se deberá
soportar el proceso a través de un archivo físico en donde se constante la in-
formación, luego de esto UNDETCO procederá a la verificación de datos.
Una vez verificado si el proveedor cumple con las condiciones mínimas exi-
gidas, se procederá a determinar la aceptabilidad o condicionamiento de los
candidatos, en caso de no ser condicionado, será discreción de UNDETCO
que el proceso de creación y/o selección de este se niegue o se realice en
otra convocatoria.
Paso 3.
Evaluación Comparativa. Una vez recepcionadas las cotizaciones (ver ca-
racterísticas de análisis competitivo citado en el procedimiento de compras),
UNDETCO diligenciará el cuadro comparativo para establecer cual es la
oferta más acorde y con la mejor calidad, para tal fin se diligenciará el for-
mato 4, es indispensable que esta actividad verifique los aspectos descritos
en el ,mencionado Formato:
• Precios
• Condiciones de compra (crédito, tiempo y lugar de entrega, servi-
cio al cliente, etc)
UNDETCO realizará una ponderación de proveedor de acuerdo a los dos

aspectos mencionados, antes de proceder al siguiente paso.
Paso 4.
En este caso si el proveedor cumplió satisfactoriamente todas las condicio-
nes a evaluadas, se notificará por escrito la aceptación del mismo, de igual
manera ingresará oficialmente los datos del proveedor en la base de datos
y se le asignará una codificación (Ver Formato 1), de igual manera es ne-
cesario que internamente se comunique a áreas de UNDETCO la creación
del proveedor.
Si es necesario profundizar las obligaciones de suministro y de compra, UN-

DETCO programará una reunión para la respectiva negociación con el
proveedor. Para documentar el proceso es necesario que el día de la reunión
Grupos de compra 21
22 Grupos de compra
se levante un acta de negociación que contenga como mínimo los paráme-

tros propuestos en el formato 5.
Cuando el proveedor exista en la base de datos, simplemente se realizará

el mismo procedimiento descrito para el caso de su creación, sin embargo
aquí se obviara la solicitud de soportes documentales, esto no excluye a UN-
DETCO de realizar una revisión y actualización del estado del proveedor.
Reevaluación de proveedores
Estas se realizarán inicialmente de acuerdo al formato 8. La reevaluación
de de proveedores se hará de acuerdo a lo establecido en XXXXXX de
UNDETCO.
De acuerdo a lo anterior, el procedimiento de reevaluación de proveedores

iniciará con el diligenciamiento del Formato 8 y ó 9, para proveedores per-
manentes esta evaluación se hará cada X meses, e cuanto a esporádicos será
cada XX, una vez realizada la aplicación de la evaluación, será decisión de
UNDETCO la continuidad del proveedor o algún tipo de sanción.
Punto de control: Evaluación periódica de los proveedores

Indicadores:
• (Número de proveedores nuevos/ Número de proveedores)*100
Formatos
Formato 1.
Formato 2.
Registro de proveedor: Su objeto es la caracterización de cada Proveedor,
es necesario para documentar el proceso de creación del proveedor.
Formato 3.
Formato 4.
como de características de servicio y calidad del proveedor, su ponderación
porcentual será discreción del Líder de Proceso.
Formato 5.
Formato 8.
Recibo a satisfacción y Seguimiento a Entregas: Tiene por objeto re-
gistrar la información relacionada con los tiempos de entrega y calidad en la
misma, la debe diligenciar el Tendero en cada una de los suministros.
Formato 9.
Reevaluación de Proveedores: En él se registraran datos de solidez de la
empresa, calidad del servicio y del producto y será usado para la emisión de
conceptos sobre el proveedor para determinar su continuidad.
Grupos de compra 23
24 Grupos de compra
Undetco Proveedor
Inicio
Búsqueda en la
Preparación de la
Base datos cotización o
suministro de portafolio
con precios
Existe en la base
de datos?
NO SI
Se inicia proceso de
búsqueda de provee Verificación de
dores. En fuentes datos
Documentación
como la Cámara
Soportes
documentales
Formato 43
Formato 6
Remisión de
Formato 43 documentos y/o
cotizaciones
Solicitud de
documentación y/o
Cotizaciones
Formato 4
Formato 43
Recepción de las
cotizaciones y análisis
de las mismas
mediante cuadro
comparativo
Cumple con
la condiciones
Mínimas
NO SI
Fin de la selección Selección de oferta
y archivo del y/o proveedor
proceso con respectiva datos de la
comunicación
emisión de concepto selección al proveedor
Formato 45
Comunicación al proveedor
de su selección, e Realización de reunión
invitación a reunión de Negociación.
de negociación Soporte de la misma
FIN
Procedimientos de Compra para Central de Compra
Procedimiento de compra
Objetivo: Gestionar el aprovisamiento de productos para el desarro-
llo de la misión de UNDETCO teniendo en cuenta que el proceso este ana-
lice la oferta económicamente más ventajosa, que presente la mejor calidad,
en cumplimiento de los principios de transparencia, igualdad de trato de los
posibles proveedores y procurando que no exista conflicto de intereses.
Alcance: Desde el nacimiento de la necesidad de aprovisamiento has-

ta entrega del producto.
Políticas: El presente procedimiento se basa en el

XXXXXXXXXXXXXXX, así como en la normatividad vigente colom-
biana.
Procedimiento: UNDETCO realizará este proceso cuando de

acuerdo a datos históricos o a través de Pedido de productos realizado por
un tendero, Líder de Zona (sera responsabilidad exclusiva del Líder zonal?)
u otro cliente, analice que sus existencias estén disminuidas (seria bueno
citar una politica de Inventario por ejemplo realizar solicitar una compra de
determinado producto con el Stock de este este por debajo del 10% o algo
asi). UUNDETCO dispondrá a los clientes medios de solicitud de pedido
asi: en el caso en que el cliente realice el pedido directamente en las insta-
FASE I I
laciones será necesario que quede un registro de la solicitud de acuerdo al
26 Grupos de compra
Formato 10, el cual será diligenciado con ayuda de UNDETCO, en caso

de que el pedido sea realizado a través de la línea telefónica, el proceso de
acompañamiento será similar, aquí será de suma importancia que el cliente
se identifique con el código asignado. Si se trata de un cliente nuevo este
será ingresado en la base de datos.
De igual manera, el proceso de Pedidos estará a disposición de los clientes

a través de un correo electrónico en donde este podrá realizar directamente
la solicitud diligenciando el F1 (aquí es bueno dejar un acta o carta en donde
se diga quien puede hacer la solicitud mediante correo y dejar inscrito el
correo).
Una vez canalizadas las diferentes solicitudes de Pedido, UNDETCO pro-

cederá a verificar la existencia de los requerimientos a través de los reportes
de la bodega, en caso de que sea necesario realizar la compra del producto,
el responsable de la compra iniciará el proceso de compra así:
1. Si el bien solicitado es producido por alguno de los proveedores inclui-

dos en la base de datos, de lo contrario, es necesario realizar el PROCE-
DIMIENTO DE CREACIÓN DE PROVEEDORES.
2. Si la compra supera el valor de $ XXXX se deberá solicitar a mínimo
tres proveedores por escrito la respectiva cotización de los bienes.
3. Cuando el valor sean inferior a $ XXX el proceso se podrá hacer de for-
ma directa con recursos de caja menor siempre y cuando no se trate de
un proveedor recurrente al cual se le hagan pagos a través de cheques
o transferencias periódicas.
4. Para que el proceso garantice la igualdad de condiciones se solicitará
a los proveedores hacer la cotización de acuerdo al formato 3, anexo al
presente procedimiento.
5. Aun cuando se trate de compras a proveedores calificados previamente,
se deberá tener las respectivas cotizaciones de otros proveedores que
permitan posibles mejoras en las condiciones.
Para la adquisición de productos, se realizara un análisis competi-
tivo (solicitud de cotización a los posibles proveedores). Los mon-
tos establecidos para solicitud de cotización son los siguientes:
1. Hasta $ XXXXXX no se requiere estudio competitivo, la negociación

puede ser vía telefónica.
2. Entre $ XXXXXXX y $ XXXXX, mínimo 2 cotizaciones.
3. A partir de $ XXXXXX, 3 cotizaciones (a menos que se trate de un
proveedor único o monopolio).
4. Superior a $ XXXX se hará una convocatoria.
5. Cuando de acuerdo a históricos el producto o productos tengan un
comportamiento constante, se hará contratación o convenio de sumi-
nistro periódico.
UNDETCO tiene la autoridad de aprobar excepciones al proceso de aná-

lisis competitivo. Las compras no deben ser divididas en pequeños montos
para evitar el análisis competitivo.
Luego de recibidas las cotizaciones el comité evaluará las cotizaciones a tra-

vés de cuadro comparativo (Ver formato 4) teniendo en cuenta cual oferta
es más favorable y económica para la Cooperativa. La solicitud de cotiza-
ciones se hará en caso de que los precios de los productos sea variable y
Grupos de compra 27
28 Grupos de compra
dependa de la disponibilidad del proveedor, en caso de que sean productos

que los proveedores pueden garantizar un precio fijo en determinado pe-
riodo de tiempo, se verificarán valores sobre listado de precios para poder
ingresar los datos al cuadro comparativo, de igual manera se consultora la
base de datos para verificar formas de pago, calidad de producto y formas
de entrega.
Es discreción de UNDETCO determinar que el proceso de compra no sea

otorgado de acuerdo al menor valor si no a través de la cotización que ga-
rantice mejor calidad, por lo que si es de esta manera el comité deberá dejar
por escrito las razones de calidad y forma de determinación utilizada (ins-
pección directa del producto, normas de calidad bajo las cuales el proveedor
trabajó o por mejoramiento de las condiciones manifestado por el proveedor.
1. Una vez determinada la mejor oferta, UNDETCO se encargará de co-

municar vía telefónica o por escrito al proveedor su selección, para for-
malizar el proceso será necesario remitir al proveedor la respectiva or-
den de compra Formato 7. Luego de esto y si es necesario UNDETCO
programará una reunión para la respectiva negociación, para el proceso
es necesario que el día de la reunión se levante un acta de negociación.
No requerirá orden de compra, aquellos bienes que serán adquiridos me-

diante la negociación de un contrato de suministro a menos que los deter-
mine así el proveedor.
En la mencionada reunión se revisará o negociara las condiciones de pago
teniendo en cuenta que estas podrán ser determinadas de la siguiente ma-
nera:
1. 45 días para proveedores regulares

2. Una semana para proveedores nuevos, luego de esto se negociará una
nueva forma.
3. De contado en los caso como XXXXXXXXXXXXXXXX
Las condiciones anteriormente citadas se darán a partir de la fecha de ra-

dicación de la factura y deberán ser avaladas por el formato de recibo a sa-
tisfacción (Formato 8) expedido en el momento de entrega de la mercancía
o producto.
En el caso de presentarse solicitudes de anticipo, estos únicamente podrán

darse bajo aprobación de acuerdo a lo determinado mediante negociación a
cargo del Representante Legal.
Estos estarán inicialmente aprobados para el caso de:
• Contratos de Capacitación.
• Contratación con nuevo proveedor
• Compras soportadas con contratos que exijan pólizas garanticen
el anticipo
• Otros que contemple UNDETCO
Grupos de compra 29
30 Grupos de compra
Para el caso de compas de servicios (Aquí iría la parte social, contratos de

servicios de educación, capacitación a tenderos, etc). no regulares, se sus-
cribirá contratos, en este caso únicamente se canalizará la solicitud previa
negación con el líder o líderes de zona.
Todos los contratos, aprobaciones de compra y negociaciones serán for-

malizadas por el representante legal (o la figura legal de la cooperativa) de
UNDETCO.
Todo el proceso debe ser totalmente documentado, de tal manera que siem-
pre se debe contar con los siguientes documentos
• Orden de pago
• Factura
• Solicitud de pedido
• Orden de compra
• Acta de Negociación o contrato
• Cotizaciones
Esto con el fin de que el área de contabilidad no sufra demoras, además los
documentos no deben presentar enmendaduras, borrones, tachones, dife-
rencia entre valor de la orden de compra y el de la factura, que las cantida-
des de la orden y de la factura concuerden con las aprobadas, que la factura
este dirigida a la empresa y tenga el NIT. Con el no cumplimiento de uno de
los factores mencionados UNDETCO y el área contable responsable podrá
determinar el no pago de la factura.
Punto De Control: Reunión de negociación o aprobación de

la orden de compra por parte del Proveedor
Indicadores:
• Número de Solicitudes atendidas a satisfacción del Cliente X 100
Formatos
Formato 3.
Solicitud de Cotización: Tiene por objeto documentar el proceso de evalua-
ción del proveedor. Se diligenciará cada vez que se necesario para verificar
y validar las condiciones de negociación.
Formato 4.
como de características de servicio y calidad del proveedor, su ponderación
porcentual será discreción de UNDETCO. Su base de registro dependerá de
las cotizaciones presentadas, en caso de que no haya se pide que se diligen-
cie con base en un Portafolio de productos en donde se pueda verificar los
precios propuestos por el proveedor.
Grupos de compra 31
32 Grupos de compra
Formato 7.
Orden de Compra. Tiene por objeto suministrar al proveedor información
detallada de los productos requeridos, sitios de entrega y forma de pago.
Formato 8.
Recibo a satisfacción y Seguimiento a Entregas. Tiene por objeto registrar
la información relacionada con los tiempos de entrega y calidad en la mis-
ma, la debe diligenciar el cliente en cada una de los suministros.
Formato 10.
Solicitud de Pedido. Tiene por objeto que se consigne toda la información
detalla de los productos necesarios, aquí el cliente o Lider de Zona indicará
la fecha en la cual requiere el producto, cantidades y especificaciones gene-
rales del mismo.
Undetco Proveedor
Inicio
Formato 410
Recepción Formato 10
y asignación de Código de
pedido (medios para la
solicitud correo e, Líder de Preparación de
Zona, instalaciones y propuesta
telefónicamente)
Búsqueda en
bodega. Hay disponibilidad
del producto?
NO SI
Se suministra Existe
pedido Remisión de la
proveedor para
al cliente ese producto? propuesta
NO SI
PROCEDIMIENTO
DE CREACIÓN Formato 43
solo después de Solicita cotizaciones
aprobación a los diferentes
proveedores
Formato 3
Formato 44
Se diligencia cuadro
comparativo con base
en listado de precios
o Cotizaciones
Formato 44 Formato 45
Selección de Propuesta y
Proceso de
Convocatoria a reunión de
Negociación
Negociación
Es aprobada la
negociación?
NO SI Formato 47
Archivo del proceso Entrega al Proceso de
proveedor de Orden verificación de
con respectiva
de Compra orden de compra
emisión de concepto
Formato 48
Formato 47
Recepción y Verificación
de pedido. Expedición de
recibo a Satisfacción, Remisión de Pedido
entrega al proveedor
FIN
F
Formatos Formatos
A continuación el lector encontrará los formatos para el diligenciamiento
de los diferentes beneficiarios del proceso, lideres, tenderos y proveedores
entre otros, Estos fueron validados con los beneficiarios del programa a
través de los lideres seleccionados; estos formatos se convierten en la pri-
mera versión de apoyo para la materialización de la operación, sin embargo
estos deberán ser validados a medida que se incorporen nuevas necesidades
y actores dentro de los grupos de compra con el fin de convertirlos en una
herramienta dinámica dentro del proceso.
Formato No. 1 Modelo de la Base de datos
Modelo de la Base de datos

PROGRAMA DE DESARROLLO EMPRESARIAL DE TENDEROS DE CARTAGENA
Convenio ATN/ME 9675-CO
Confidencialidad: Los datos que se solicitan en este formulario son confidenciales y en ningún caso tienen fines comerciales de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico.
REPRESENTANTE CONDICIONES DE
CODIGO NOMBRE DEL PROVEEDOR NIT DIRECCION TELEFONO PRODUCTO OBSERVACIONES
LEGAL PAGO
Registro historial proveedor
Confidencialidad: Los datos que se solicitan en este formulario son confidenciales y en ningún caso tienen fines comerciales,
de tributación fiscal, de investigación judicial o cualquier otro diferente del propiamente estadístico.
Tendero ó Lider: Fecha:
1. Información del Proveedor

Nombre del Proveedor:
Teléfono: NIT:
Contacto:
2. Carácterísticas
Producto(s) Suministrado:
Formato No. 2 Registro historial proveedor

Forma de Pago:
Sitio de entrega de los suministros:
Periodicidad de los suministros:
Tiempo de relacion comercial:
Forma de Contacto
1. Telefónica 3. Lugar del establecimiento
2. Correo Electrónico d. Otro.Cual?
Portafolio de productos
Ubicación:
Descuento:
Calidad demostrada:
Ciudad, XX de XX de 2008
Señores
XXXXXXXXXX
Dirección
Teléfono
Ciudad
Asunto: Solicitud de cotización No. XX Grupo de Tenderos XXXXXXX.
Respetados señores:
Como es de su conocimiento el grupo de Tenderos de la Zona de XXX, ha

decidido asociarse bajo el Programa de Desarrollo Empresarial de Tende-
Formato No. 3 Solicitud de cotización
ros de Cartagena ejecutado por la Cámara de Comercio de Cartagena, por

tal razón en su inició de actividades se ha evaluado la posibilidad de que su
establecimiento haga parte de la lista de proveedores, de tal manera que le
hacemos oficial la solicitud de cotización de los siguientes productos:
Descripción Cantidad Unidad
Por tal motivo, lo invitamos a participar en el proceso de Selección de Ofer-

tas, en cual ha determinado asignar la compra a la propuesta que económi-
camente garantice el menor valor y calidad.
La cotización deberá llevar las siguientes características, si no cumple con
alguna de ellas la oferta será descartada del proceso de selección.
1. Nombre de la Empresa
2. Dirección
3. NIT
4. Teléfonos
5. Persona contacto
6. Descripción del bien
7. Cantidad
8. Valor Unitario y Valor total
9. Impuestos
10. Descuentos (si los hay)
11. Forma de pago
En caso de que su oferta sea la seleccionada, el Líder del proceso junto con
la Cámara de Comercio se contactará para informarle que ha sido seleccio-
nado.
Cualquier inquietud no dude en comunicarse,
Cordialmente,
XXXXXXXXXXX
Representante
XXXXXXX
Formato No. 4 Comparativo de ofertas
CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS

OFERTANTE 1 OFERTANTE 2 OFERTANTE 3

Ítem DESCRIPCION Cant.
Observación Vr. Unitario Vr. Total Observación Vr. Unitario Vr. Total Observación Vr. Unitario Vr. Total
1
2
3
4
5
6
7
8
SUBTOTAL $0 $0 $0
IVA 16% $0 $0 $0
TOTAL $0 $0 $0
% CALIFICA- % CALIFICA- % CALIFICA-
ASPECTOS CUALITATIVOS A EVALUAR CONCEPTO CONCEPTO CONCEPTO
CIÓN CIÓN CIÓN
GARANTÍA
FORMA DE ENTREGA
VALIDEZ DE LA OFERTA
FORMA DE PAGO
DISPONIBILIDAD DE PRODUCTOS
SERVICIO AL CLIENTE
SUMINISTRO DE DOCUMENTACIÓN
% DE CALIFICACIÓN POR PRECIO

% DE CALIFICACIÓN CUALIFICATIVA
TOTAL
Fecha:
Proveedor:
Lugar de Reunión:
Asistentes:
Líder de proceso
Representante de Undetco
Cámara de Comercio
Tendero
La presente reunión se acordó las siguientes obligaciones:
1. El proveedor XXXX, suministrara al grupo de tenderos los productos

que a continuación se relacionan.
2. El tiempo de entrega de los mismos será (mensual, quincenal, sema-
nal)
3. La forma de pago se hará contra entrega, y después de entregada la fac-
tura. (o indicar que otra forma de pago se acordó y si se hará individual
o colectiva)
4. Los productos que no cumplan con los mínimos de calidad en el mo-
Formato No. 5 Acta de negociación

mento de la entrega serán devueltos y para constancia se diligenciará
el formato XXXX.
5. Cada solicitud de será confirmada a través de una requisición.
6. Mediante la presente negociación se acordó que el suministro de los
productos tendrá un descuento del %.
7. Los productos que sean dados en calidad de bonificación, premio, lan-
zamiento, serán entregado directamente al (asignar un responsable o
determinar si este tipo de bonificaciones se aceptaran cuando la coope-
rativa se establezca).
La negociación se finaliza siendo las XXX
Firmas
Formato No. 6 Solicitud de suministros
Solicitud de suministros
Tendero Zona
idnetificación Telefono
Dirección Código
Fecha de solicitud Forma de pago Credito Efectivo
FECHA DE
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN MARCA OBSERVACIONES
SUMINISTRO
FIRMA DEL TENDERO

Solicitud de suministro para central de compras
Nombre Zona
Idnetificación Telefono
Dirección Código Proveedor
Nombre del líder zonal Pedido No
Fecha Forma de pago Credito Efectivo
CLIENTE Y/O TENDERO A UNIDAD DE CANTIDAD CANTIDAD

ITEM DESCRIPCIÓN Y REFERENCIA
PROVEER (Nombre y Dirección) MEDIDA SOLICITADA APROBADA
SOLICITANTE Recepcionó: Vo.Bo. Bodega Vo.Bo. Despacho
Formato No. 6 Solicitud de suministros para central de compras

Formato No. 7 Orden de compra
Orden de compra
Proveedor Código Proveedor Ciudad

Telefono Fecha del pedido Orden de compra
Solicitud (pedidos) asociadas Cotización asociada
FECHA DE FORMA DE
CANTIDAD UNIDAD CONCEPTO MARCA CENTRO DE ENTREGA VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
ENTREGA PAGO
OBSERVACIONES: SUBTOTAL
IVA
TOTAL
Recibo a satisfacción y seguimiento a entregas
Formato No. 8 Recibo a satisfacción y seguimiento a entregas

INFORMACION DEL TENDERO Y/O CLIENTE

Nombre Telefono
Dirección Fecha de reporte
INFORMACION DE LA SOLICITUD
Código de solicitud de suministro
Fecha de solicitud Fecha de entrega de la mercancia
INFORMACION DEL PROVEEDOR

Nombre NIT
Responsable de la entrega Telefono
CARACTERISTICAS DE LA ENTREGA
1. La entrega de la mercancía se realizó en la fecha y dentro de las horas establecidas?

2. Se suministro todos los producto requeridos? (Indicar cuales hacen falta en las observaciones)
3. Los medio de entrega se encuentran en buen estado? (Ej, cañastillas en buen estado, vehículos aseados, etc)
4. Los productos fueron entregados en la condiciones de suministro adecuadas? (cajas selladas, refrigerados, etc)
5. La manipulación de los productos fue correcta?
ESPECIFICACION DE DEVOLUCIONES
DESCRIPCIÓN ARTÍCULO MARCA CANTIDAD UNIDADES VALOR TOTAL CAUSA DEVOLUCIÓN
Recibí a satisfacción productos descritos en la orden de compra ___________, quedan pendientes los solicitados en las devoluciones.
FIRMA
Respuesta del
Respuesta Discrepancias /
Ítems verificados Proveedor – Acciones
Proveedor Desvíos
Correctivas
¿Posee políticas
internas o externas
que garanticen
la calidad de sus
productos?
¿Realizan Auditorías
Internas?
¿Tiene documentos
formales que garan-
ticen acuerdos de
confidencialidad?
¿Posee una base
de datos actuali-
zada de la hojas
de vida de su perso-
Formato No. 9 Reevaluación de proveedores
nal?
¿Los empleados
y contratistas son
entrenados en los
aspectos / metodo-
logía de producto
o servicio que
ofrecen?
¿Se realiza pruebas
periódicas de los
equipos usadas
para producción?
¿Son estas pruebas
documentadas y
formalizadas?
Estructura de
Negocio –Es una
empresa privada
o tiene recursos
públicos?
Años que llevan
produciendo
Experiencia, lista de
clientes
Posee instalaciones
físicas adecuadas
Revisión de evaluaciones previas (inclu-
yendo
Revisiónauditorías anteriores
de evaluaciones / análisis
previas de
(incluyendo
auditorías anteriores / analisis de riesgos
riesgos
De acuerdo a evaluaciones o auditorias previas como el
De acuerdo a evaluaciones
proveedor manejo la no o auditorias previas como
conformidades, el favor
por proveedor manejo
indicar quela
no conformidades, por
auditorias han tenido.favor indicar que auditorias han tenido.
Respuesta Discrepancias / Respuesta del Proveedor –

Proveedor Desvíos: Acciones Correctivas:
Referencias declientes
Referencias de clientes
Soliciteuna
Solicite una
listalista de referencias
de referencias deEsta
de clientes. clientes. Esta
lista debe listaeldebe
incluir nom-
incluir
bre, el nombre,
dirección completa dirección completa
del cliente, nombre dedel
la cliente,
persona denombre
contactode
en
lacliente.
el persona de contacto en el cliente.
Discrepancias / Respuesta del Proveedor –

Cliente
Desvíos: Acciones Correctivas:
Contacte a sus Lideres
Telefono
Nombre
Grupos de compra
de Tenderos de Cartagena,
Más que una Forma
de Comprar……....
Programa de Desarrollo Empresarial de Tenderos de Cartagena


Cartilla Procedimiento de Compra 03 PDF

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Cartilla Procedimiento de Compra 03 PDF

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Guía metodológica para

Procedimientos para compras

Presidente Junta Directiva

Cámara de Comercio de Cartagena.

1. Procedimiento de creación y selección de proveedores 7

Procedimientos para la Fase de Central de Compras

1. Procedimiento de creación y selección de proveedores 19

Formato No. 1: Modelo de la Base de datos 36

Formato No. 2: Registro historial proveedor 37

Formato No. 3: Solicitud de cotización 38

Formato No. 4: Comparativo de ofertas 40

Formato No. 5: Acta de negociación 41

Formato No. 6: Solicitud de suministros 42

Formato No. 7: Orden de compra 43

Formato No. 8: Recibo a satisfacción y seguimiento a entregas 44

Formato No. 9: Reevaluación de proveedores 45

Formato No. 10: Solicitud de pedidos 47

Señala dónde inicia o termina el

Representa la ejecución de una o más tareas de

Indica las opciones que se pueden seguir en

Representa un documento, formato o cualquier

Representa el sistema de archivo

Alcance: Desde el nacimiento de la necesidad identificada por cada

Políticas: El presente procedimiento se basa en el documento de Re-

Procedimiento: El proceso inicia con la consulta en la base de

• Que haya documentos con los cuales se pueda verificar la consti-

En caso de que no exista proveedor se procederá a la respectiva creación de

• Solicitud de 2 referencias comerciales

Realizados los pasos anteriores y seleccionada la oferta que por calidad y

Una vez realizada la negación, es responsabilidad del líder informar a todos

Punto de control: Evaluación periódica de los proveedores

Procedimientos de Compra para Grupos de Compra

Alcance: Desde la generación de la requisición por parte del tendero,

Políticas: El presente procedimiento se basa en el documento de Re-

Procedimiento: El presente procedimiento se basa en el docu-

El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad por parte de

Una vez recepcionados los formatos de solicitud de suministro, el Líder

Luego de esto se deberán verificar las siguientes condiciones para seguir

Si la compra supera el valor de $ XXXX se deberá solicitar a mínimo tres

Para que el proceso garantice la igualdad de condiciones se solicitará a los

1. Seguridad y continuidad en la entrega

Estas actividades se realizarán en caso de que los precios de los productos

Una vez determinada la mejor oferta, el líder del proceso se encargará de

Una vez acordados los diferentes puntos de negociación y si es favorable la

No requerirá orden de compra, aquellos bienes que serán adquiridos me-

En el caso de presentarse solicitudes de anticipo, estos únicamente podrán

Estos estarán inicialmente aprobados para el caso de:

• Inició de relación comercial con un nuevo proveedor

El proceso de compra debe garantizar que la entrega de la mercancía sea

Punto de control: Oportunidad de la mercancía en la tienda

Tendero Líder Proveedor

Procedimientos de Compra para Central de Compra

Alcance: Desde el análisis de proveeduría hasta la selección del pro-

Políticas:El presente procedimiento se basa en el documento

• Que haya documentos con los cuales se pueda verificar la consti-

• Solicitud de 2 referencias comerciales

En caso de que el proveedor no tenga una estructura robusta que soporte la

UNDETCO realizará una ponderación de proveedor de acuerdo a los dos

Si es necesario profundizar las obligaciones de suministro y de compra, UN-

se levante un acta de negociación que contenga como mínimo los paráme-

Cuando el proveedor exista en la base de datos, simplemente se realizará

De acuerdo a lo anterior, el procedimiento de reevaluación de proveedores

Punto de control: Evaluación periódica de los proveedores