Data Gubernamental
Noviembre 2015
La organización de los archivos
documentarios en las
Antecedentes
El Sistema Nacional de Archivos fue creado por la Ley N.° 25323, publi-
cada en el diario oficial El Peruano el 11 de junio de 1991, y tenía como
finalidad integrar, estructurar y normar funcionalmente los archivos de
las entidades públicas en el ámbito nacional mediante la aplicación de
principios, normas, técnicas y métodos de archivos garantizando con
ello la defensa, conservación, organización y servicio del patrimonio
documental de la nación.
Posteriormente, el 27 de junio de 1992 y a través del Decreto Supremo
N.° 008-92-JUS, el Ministerio de Justicia aprueba su reglamento, en el
que se señala, entre otros, que son archivos públicos los pertenecientes
a las entidades del Estado, cualquiera fuere su naturaleza, régimen legal
y dependencia, sean regionales o locales y archivos notariales. Por otro
lado, señala que el documento público es el otorgado o extendido por
instituciones o personas en el ejercicio de una actividad o función pública
con el que se afirma, prueba o justifica algún hecho y que sirve para la
defensa de los derechos. Y respecto al documento archivístico establece
que es aquel que contiene una información de cualquier fecha, forma y
soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución
pública o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se
genere como resultado del avance tecnológico.
Archivo documentario de las municipalidades
Respecto al archivo documentario de las municipalidades, la Dirección
Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo intermedio del Archivo
General de la Nación emitió la Directiva N.° 001-2013-AGN-DNDAAI
mediante la cual aprueba los procedimientos técnicos administrativos
para ser aplicados por las municipalidades en el manejo de sus archivos
y la conservación de ellos. El texto es bastante extenso, por lo que en
el presente artículo lo trataremos en forma resumida. Tales procedi-
mientos comprenden:
a) Organización documental
b) Transferencia de documentos
c) Eliminación documental
d) Servicio de información
El documento detalla la parte técnico-archivística por realizar en cada
nivel de archivo de la municipalidad, así como los formatos que per-
mitirán mantener centralizada y organizada toda la documentación.
Determina que su aplicación es de estricto cumplimiento por las
oficinas del Archivo Central y/o de Gestión y unidades orgánicas de las
municipalidades del país.
Organización de los documentos
En el Manual del archivero se define al documento como aquella infor-
mación contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que
es producido, recibido y conservado por las organizaciones o personas
durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimo-
nio de la actividad humana. Los documentos pueden ser textuales
(manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas,
planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas
magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video,
CPC. Mario Vera Novoa
municipalidades
peliculas cinematográficas), electrónicos (disquets, CD-ROM, base de
datos, etc.), virtuales (web, blog, etc.), entre otros. Precisa además que
no todos los documentos existentes en una oficina o dependencia llegan
necesariamente a formar parte del archivo institucional. Por ejemplo,
las normas legales, los boletines oficiales, los diarios y las publicacio-
nes periódicas, si bien son documentos, no han sido producidos por
la oficina o institución, y en general, no es documentación original y
permanecen allí exclusivamente a efectos de apoyo informativo y se
conserva solo mientras sea útil. Estos documentos deben mantenerse
separados de nuestro archivo.
La directiva señala que la organización de documentos es un proceso
archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad
orgánica de la municipalidad, y tiene como finalidad:
a) Establecer criterios uniformes para la organización de documentos
en los diferentes niveles de archivo de las municipalidades.
b) Facilitar la rápida recuperación de la información.
c) Mantener organizada la documentación de manera integral y orgá-
nica como producto de las actividades municipales.
Archivo de gestión o secretarial
Los archivos de oficina o de gestión son aquellos que están formados
por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el de-
sarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y
son conservados para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y
defensa de derechos.
Respecto al responsable del archivo, la directiva establece lo siguiente:
a) El responsable del archivo de gestión o secretarial deberá mantener
clasificada la documentación de acuerdo a las unidades orgánicas
productoras.
b) El responsable del archivo de gestión deberá ordenar las unidades
documentales que conforman cada serie mediante el sistema más
conveniente (alfabético, numérico, mixto numérico, geográfico).
c) El responsable del archivo de gestión deberá identificar cada uni-
dad de conservación (sobres manila, archivador de palanca, cajas,
paquetes, etc.) con los siguientes datos:
- Nombre de la entidad
- Unidad orgánica
- Serie
- Año
- Número correlativo de la unidad de conservación
d) El responsable del archivo de gestión colocará las unidades de con-
servación en los gaveteros, estanterias, armarios, etc. de acuerdo al
Cuadro de Clasificación del Fondo Documental de Municipalidades.
Archivo central
Al archivo central se lo puede definir como el área encargada del acopio
y custodia de la gestión documental generada por las diversas unidades
Data Gubernamental
Noviembre 2015
orgánicas que la conforman, garantizando la conservación, protección
y difusión de los mismos.
La directiva establece las funciones concretas del responsable del archivo
central de la siguiente manera:
a) El responsable del archivo central, una vez realizada la transferencia
de la documentación, ordenará esta documentación y las unidades
de conservación en la estantería, conforme al sistema implementado.
b) En caso de existir documentación pendiente de organizar deberá
efectuarse de acuerdo a la estructura orgánica, separándola por
unidades orgánicas y series documentales.
c) El responsable del archivo central determinará la conservación de
los documentos de acuerdo al orden de llegada del archivo.
Transferencia de documentos
Es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los
documentos de un archivo a otro al vencimiento de los periodos de
retención establecidos en el programa de control de documento. Con
ello se obtiene lo siguiente:
a) Descongestionar los archivos de gestión y periféricos.
b) Custodiar en el archivo central la documentación generada en las
diferentes unidades orgánicas de la municipalidad, al vencimiento
de sus plazos de retención.
c) Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales
en los archivos de gestión y periféricos de acuerdo al Programa de
Control de Documentos.
d) Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental
de la municipalidad.
e) Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los do-
cumentos de los archivos de gestión (secretarial) y/o periféricos al
archivo central.
Requisitos para la transferencia de documentos
a) Disponer del Programa de Control de Documentos-Tabla General
de Retención de Documentos (en él se establecen los plazos de
retención de las series documentales).
b) Los archivos que no cuentan con un programa de control de do-
cumentos debidamente aprobado podrán recepcionar aquellos
documentos cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido.
c) La documentación a transferir deberá estar debidamente foliada,
como figura en la Directiva N.° 005-2008-AGN/DNAAI “Normas
para la foliación de documentos archivísticos integrantes del Sistema
Nacional de Archivos”.
Procedimiento en la etapa de la transferencia de documentos
a) El responsable de archivo de gestión y/o periféricos coordinará con
el jefe del archivo central o el que haga sus veces la transferencia
de documentos, conforme a la Directiva N.° 005-86-AGN-DGAI
“Normas para la Transferencia de Documentos en los Archivos
Administrativos del Sector Público Nacional”; vease numeral 5.2
de la citada directiva.
b) Identificar las unidades documentales a transferir.
c) De proceder dicha transferencia se llenará el formato de inventario
de transferencias establecido que le proporcionará el jefe del archivo
central, en original y una copia debidamente firmada.
d) La transferencia de documentos se realizará en las unidades de
conservación (paquetes de 15 a 20 cm aprox. y/o, cajas archiveras
de cartón prensado de 30 a 35 cm aprox. de altura).
e) Las unidades de conservación serán rotuladas en la parte visible,
donde se anotará el nombre de la entidad, la unidad orgánica, la
serie documental, el código de la serie, el año, el número de envío
y el correlativo del paquete o caja.
f) El jefe del archivo central recepciona y verifica el contenido de las
unidades de conservación, así como la cantidad en metros lineales.
En señal de conformidad, procederá a firmar el inventario de trans-
ferencia, conservando el original y devolviendo la copia al archivo
remitente.
g) El inventario de transferencia original será archivado y conservado
para futuras consultas sobre transferencia realizadas al archivo
central.
h) De existir algún medio informático de base de datos (software de
archivos) se procederá a ingresar la información contenida en el
inventario.
i) No se aceptarán transferencias de documentos que no cumplan con
la formalidad de la limpieza y conservación, así como en unidades
de conservación diferentes a las establecidas en el ítem d.
Eliminación de documentos
Es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los
documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la
Nación o el archivo regional correspondiente y tiene por finalidad:
a) Garantizar la eliminación de los documentos innecesarios en los
diferentes niveles de archivo de la municipalidad.
b) Descongestionar periódicamente los archivos.
c) Aprovechar el espacio físico y los equipos disponibles.
Requisitos para su eliminación
a) Documentación seleccionada e inventariada para su eliminación
b) Resolución de creación del comité evaluador de documentos
c) Programa de control de documentos (PCD)
d) Acta del comité evaluador de documentos (obviarse de contar con
el PCD)
e) Inventario y muestras de documentos a eliminar
Etapas
El jefe o quien haga sus veces del archivo central es el único responsable
de la conducción de este procedimiento debiendo seguir las etapas
siguientes:
Al no contar con un PCD debidamente aprobado:
a) Solicitará la oficialización del comité evaluador de documentos vía
resolución de alcaldía.
b) Seleccionará y separará la documentación posible de eliminar.
c) Elaborará el inventario de eliminación y extraerá las muestras do-
cumentales necesarias.
d) Redactará el acta del comité evaluador de documentos (Anexo 7.6),
mediante la cual se da conformidad a la eliminación de documentos.
Dicha acta será firmada por sus integrantes.
e) Propondrá a la autoridad administrativa de más alto nivel para que
oficie al Archivo General de la Nación o archivos regionales, según
sea el caso, solicitando la autorización para eliminar los documentos.
Para tal efecto, se remitirá el acta del comité evaluador de docu-
mentos y la sustentación técnica de la eliminación (Anexo 7.7).
f) Facilitará la información que requiera el supervisor designado por el
supervisor designado por el Archivo General de la Nación o archivos
regionales.
g) Entregará al Archivo General de la Nación, previa resolución de
autorización, la documentación a eliminar, firmando el acta de
entrega correspondiente, quedándose con un ejemplar.
h) El tiempo recomendable para dar cumplimiento a este procedimiento
será de 30 días.
Servicio de información
Es un procedimiento administrativo que consiste en poner a disposición
de los usuarios la información registrada en la documentación producida
y/o recibida por cada unidad orgánica de la municipalidad, con ello se
facilita al usuario del servicio de información registrada.
Préstamo de documentos
Es el objetivo fundamental de todo archivo. Consiste en poner los
formatos a disposición de los usuarios y garantizar su devolución en
los plazos establecidos.
Expedición de copias
a) El archivero recibe del usuario el formato debidamente firmado (vía
correo electrónico) y recibo de pago.
b) El archivero ubica, califica y sirve el documento requerido.
c) Seguidamente procede a sacar fotocopia del documento requerido,
dejando constancia del servicio prestado.
 Normas Legales
Noviembre 2015

Políticas Públicas y Gerencia Pública (1) Diario El Peruano

Norma Contenido de la Norma
Diario El Peruano Fecha Página
Norma Contenido de la Norma
Fecha Página R. D. N.° 021- 28-10-15 564704 Directiva para los Programas Pre-
2015-EF/50.01 Separata supuestales en el marco de la Pro-
Ley N.° 30347 07-10-15 563445 Ley que prorroga la vigencia de
Especial gramación y Formulación del Pre-
los artículos 18, 19 y 20 de la
supuesto del Sector Público para el
Ley 28086, Ley de Democrati-
año fiscal 2017
zación del Libro y de Fomento
de la Lectura, y establece nuevas
disposiciones Sistema Nacional de Inversión Pública y Planeamiento (6)
Modernización del Estado (2) Diario El Peruano
Norma Contenido de la Norma
Diario El Peruano Fecha Página
Norma Contenido de la Norma
Fecha Página R. M. N.° 310- 16-10-15 563880 Modifican el artículo 1 de la Reso-
2015-EF/15 lución Ministerial N.° 391-2014-
D. S. N.° 008- 17-10-15 563961 Adscriben el Cuerpo General de EF/15, que aprobó la actualización
2015-IN Bomberos Voluntarios del Perú de la jerarquía y ponderación
(CGBVP) al Ministerio del Interior de los criterios señalados en el
(MININTER) numeral 7.1 del artículo 7 de la
Ley N.° 29125, Ley que establece
la implementación y el funciona-
Descentralización: Gobiernos Regionales y Locales (3) miento del Fondo de Promoción
Diario El Peruano a la Inversión Pública Regional y
Norma Contenido de la Norma Local-FONIPREL
Fecha Página
Ley N.° 30346 03-10-15 563218 Ley de creación del distrito de Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimo-
Vizcatán del Ene en la provincia de
Satipo del departamento de Junín.
nial (7)
Res. N.° 036- 03-10-15 563223 Inscriben en el Registro de Man- Diario El Peruano
2015-PCM/SD comunidades Municipales a la Norma Contenido de la Norma
“Mancomunidad Municipal de la Fecha Página
Provincia de Puerto Inca”; integra- Res. N.° 318-2015- 29-09-15 562519 Modifican las Bases Estandari-
da por la Municipalidad Provincial OSCE/PRE zadas contenidas en la Directiva
de Puerto Inca y las Municipalida- N.° 018-2012-OSCE/CD “Dis-
des Distritales de Codo del Pozuzo, posiciones sobre el contenido de
Honoria, Tournavista y Yuyapichis las Bases Estandarizadas que las
de la provincia de Puerto Inca, en el Entidades del Estado deben utilizar
departamento de Huánuco en los procesos de selección que
R. D. N.° 020- 03-10-15 563235 Establecen Programación de Com- convoquen”, con excepción de
2015-EF/50.01 promisos Anual (PCA) correspon- las Bases Estandarizadas de pro-
diente a la revisión del tercer tri- cesos de Adjudicación de Menor
mestre del año fiscal 2015 para Cuantía-proceso electrónico
los pliegos del Gobierno Nacional,
Gobiernos Regionales y Gobiernos R. M. N.° 237- 13-10-15 563681 Aprueban el Listado de las Entida-
Locales 2015-PCM des que pueden aplicar el proce-
dimiento especial de contratación
Ley N.° 30349 15-10-15 563778 Ley de creación del distrito de establecido en el artículo 7 del D.
Villa Kintiarina en la provincia de U. N.° 004-2015
La Convención del departamento
de Cusco Res. N.° 269-2015/ 01-10-15 562815 Aprueban cronograma de entrega
SUNAT de información que deben propor-
Res. N.° 037- 16-10-15 563874 Inscriben en el Registro de Manco- cionar determinadas entidades del
2015-PCM/SD munidades Municipales la separa- Sector Público sobre sus adquisicio-
ción de la Municipalidad Distrital nes de bienes y/o servicios del año
de Aquia de la “Mancomunidad 2016 en adelante
Municipal Tres Cuencas: Santa-
Fortaleza-Pativilca”
Res. N.° 038- 16-10-15 563875 Inscriben en el Registro de Manco- Gestión de Recursos Humanos y Régimen Laboral Público (8)
2015-PCM/SD munidades Municipales la separa-
ción de la Municipalidad Distrital Diario El Peruano
Norma Contenido de la Norma
de Polobaya de la “Mancomunidad Fecha Página
Municipal por las Rutas de Integra-
Res. Adm. 01-10-15 562822 Conforman la Comisión de análisis
ción de Lonccos y Puquinas”
N.° 524-2015-P- del “Proyecto de Modificación a
Res. N.° 039- 28-10-15 564778 Inscriben en el Registro de Manco- CSJLI/PJ la Ley Procesal del Trabajo, Ley
2015-PCM/SD munidades Municipales la separa- 29497” de la Corte Superior de
ción de la Municipalidad Distrital Justicia de Lima
de Matahuasi de la “Mancomunidad
Municipal Tesoros del Inca” Res. N.° 277- 12-10-15 563664 Directiva que desarrolla el Subsis-
2015-SERVIR-PE tema de Gestión del Rendimiento

Administración Financiera del Sector Público (4) Res. N.° 278- 13-10-15 563700 Aprueban la Directiva que regula
2015-SERVIR-PE el desarrollo del diagnóstico de
Diario El Peruano conocimientos de las personas al
Norma Contenido de la Norma servicio del Estado en el Sistema
Fecha Página
Administrativo de Contabilidad
D. S. N.° 287- 09-10-15 563613 Establecen disposiciones para y tres anexos
2015-EF la implementación y funcio-
namiento del Consejo Fiscal, Res. N.° 284- 22-10-15 564265 Aprueban Directiva “Reglas para
creado mediante la Ley N.° 2015-SERVIR-PE acceder al beneficio de defensa
30099, Ley de Fortalecimiento y asesoría de los servidores y ex
de la Responsabilidad y Trans- servidores civiles”
parencia Fiscal
Normas Legales
Noviembre 2015
Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental
y Política Anticorrupción (9)
Diario El Peruano
Norma Contenido de la Norma
Fecha Página
Res. N.° 293- 30-09-15 562710 Encargan a Vicecontralor General
2015-CG las funciones de Contralor General
de la República
Res. N.° 302- 08-10-15 563573 Modifican Directiva N.° 014-
2015-CG 2000-CG/B150 “Verificación y
seguimiento de implementación
de recomendaciones derivadas
de informes de acciones de
control”
Derecho y Procedimiento Administrativo (10)
Diario El Peruano
Norma Contenido de la Norma
Fecha Página
Res. N.° 112- 29-09-15 562518 Constituyen Salas Unipersonales
2015-CD/OSIPTEL del Tribunal Administrativo de
Solución de Reclamos de Usuarios
del OSIPTEL-TRASU en los depar-
tamentos de Cusco y Loreto, y
designan Vocales titulares
D. S. N.° 069- 07-10-15 563449 Decreto Supremo que aprueba
2015-PCM el Reglamento de la Ley N.°
30322, Ley que Crea la Ventanilla
Única de Antecedentes para Uso
Electoral
Administración de Rentas y Tributación Municipal (11)
Diario El Peruano
Norma Contenido de la Norma
Fecha Página
R. J. N.° 363- 01-10-15 562814 Índices de Precios al Consumidor a
2015-INEI nivel nacional y de Lima Metropo-
litana, correspondientes al mes de
setiembre de 2015
R. J. N.° 364- 01-10-15 562815 Índice de Precios al por Mayor a
2015-INEI nivel nacional correspondiente al
mes de setiembre de 2015
Res. Ejecutiva 27-10-15 564700 Aprueban los valores arancelarios de
N.° 000428 los planos prediales de los distritos
de la Provincia Constitucional del
Callao, vigentes para el ejercicio
fiscal 2016
R. M. N.° 286- 30-10-15 565089 Aprueban Valores Unitarios Ofi-
2015-VIVIENDA ciales de Edificación y Valores
Unitarios a costo directo de algunas
Obras Complementarias e Instala-
ciones Fijas y Permanentes para
Lima Metropolitana y la Provincia
Constitucional del Callao, la Costa,
Sierra y Selva, para el Ejercicio
Fiscal 2016
R. M. N.° 287- 30-10-15 565089 Aprueban Planos Prediales que
2015-VIVIENDA contienen los Valores Arancelarios
de Terrenos Urbanos, expresados
en nuevos soles por metro cuadrado
de las áreas urbanas de Lima Metro-
politana, vigentes para el Ejercicio
Fiscal 2016
R. M. N.° 288- 30-10-15 565100 Aprueban Planos Prediales que
2015-VIVIENDA contienen los Valores Arancelarios
de Terrenos Urbanos, expresados en
nuevos soles por metro cuadrado,
de los distritos comprendidos en las
Regiones Amazonas, Lambayeque
y Lima-Provincias; vigentes para el
Ejercicio Fiscal 2016
Diario El Peruano
Norma Contenido de la Norma
Fecha Página
R. M. N.° 289- 30-10-15 565102 Aprueban listados que contienen
2015-VIVIENDA los Valores Arancelarios de Terrenos
Urbanos para Centros Poblados
Menores ubicados en los depar-
tamentos de Amazonas, Áncash,
Apurímac, Arequipa, Ayacucho,
Cajamarca, Cusco, Huancavelica,
Huánuco, Ica, Junín, La Libertad,
Lambayeque, Lima, Loreto, Madre
de Dios, Moquegua, Pasco, Piura,
Puno, San Martín, Tacna, Tumbes
y Ucayali, vigentes para el Ejercicio
Fiscal 2016
R. M. N.° 290- 30-10-15 565102 Aprueban listados que contienen
2015-VIVIENDA los Valores Arancelarios de Terrenos
Rústicos ubicados en los depar-
tamentos de Amazonas, Áncash,
Apurímac, Arequipa, Ayacucho,
Cajamarca, Cusco, Huancavelica,
Huánuco, Ica, Junín, La Libertad,
Lambayeque, Lima, Loreto, Madre
de Dios, Moquegua, Pasco, Piura,
Puno, San Martín, Tacna, Tumbes,
Ucayali y en la Provincia Constitu-
cional del Callao, vigentes para el
Ejercicio Fiscal 2016
R. D. N.° 015- 30-10-15 565103 Modifican Norma para la determina-
2015-VIVIENDA- ción de Valores Oficiales de Terrenos
VMVU-DGPRVU Rústicos a nivel nacional y las RR.
DD. N.os 010 y 012-2015-VIVIENDA-
VMVU-DGPRVU
R. D. N.° 016- 30-10-15 565105 Modifican Norma para determinar
2015-VIVIENDA- los Valores Unitarios Oficiales de
VMVU-DGPRVU Terrenos Urbanos a nivel nacional y
la R. D. N.° 004-2015-VIVIENDA-
VMVU-DGPRVU
Desarrollo Humano e Inclusión Social (12)
Diario El Peruano
Norma Contenido de la Norma
Fecha Página
D. S. N.° 035- 22-10-15 564256 Aprueban el Plan Estratégico
2015-SA Multisectorial para la Prevención
y Control de las Infecciones de
Transmisión Sexual-ITS y el VIH-
PEM ITS VIH 2015-2019
Ordenamiento Territorial y Gestión Ambiental (13)
Diario El Peruano
Norma Contenido de la Norma
Fecha Página
R. D. N.° 1636- 26-10-15 564659 Declaran que las autorizaciones
2015-MTC/28 para la prestación del servicio de
radiodifusión en la banda FM, en
la localidad de Cuajone-Torata,
del departamento de Moque-
gua, serán otorgadas mediante
concurso público
Desarrollo Económico, Competitividad y Actividad Empresarial
del Estado (14)
Diario El Peruano
Norma Contenido de la Norma
Fecha Página
R. M. N.° 0518- 26-10-15 564648 Designan representantes del
2015-MINAGRI Ministerio ante el Comité Mixto
encargado de establecer las
acciones de cooperación en ma-
teria de seguro agrario entre el
Ministerio de Agricultura, Pesca y
Alimentación del Reino de Espa-
ña y el Ministerio de Agricultura
y Riego del Perú
Sumillas de normas legales del 29-09-15 al 30-10-15.
(*)