Solución:

1. Lo primero que aria como asesor de la organización seria diseñar el

procedimiento de la información documentada ya que este nos permite
tener un panorama de las actividades que se van a realizar y de esta
manera tener un control total de los procedimientos operativos, al hacer
esta procedimiento de información se controla como se hace , quien lo hace
y quienes son los responsables de su finalidad.

2. El proceso al que correspondería el control de la información documentada

seria el PROCESO DE CALIDAD. Debido a que este va relacionado con el
numeral 4.1 de la norma iso 9001. el proceso de calidad administra el
sistema de gestión, también podría ir relacionado con gestión documental o
archivo según como lo delegue la organización
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1. OBJETIVO

Definir los pasos para la identificación, elaboración, emisión, distribución, almacenamiento,

recuperación, control, retención y disposición de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de
La Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, de Alcanos de Colombia S.A. E.S.P y del
Organismo Técnico de Inspección OTI, de tal forma que garantice la vigencia y disponibilidad de la
documentación emitida, de acuerdo con los parámetros establecidos en la NTC ISO 9001: 2015, NTC
ISO IEC 17020: 2012, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018.

2. ALCANCE

El presente documento aplica a todos los procesos de Alcanos de Colombia S.A. E.S.P. y del
Organismos Técnico de Inspección OTI.

3. RESULTADO ESPERADO

Obtener un proceso eficiente en la identificación, elaboración, emisión, distribución, almacenamiento,

recuperación, control, la retención y disposición de los documentos estandarizados, garantizando la
operación eficaz del Sistema Integrado de Gestión HSEQ y del Organismo Técnico de Inspección OTI

4. DEFINICIONES

Cambio o Modificación Mayor: Son aquellos cambios en el Manual de Funciones que afectan a todos
los cargos dentro del grupo funcional en el que se encuentra.

Cambio o Modificaciones Menores: Son aquellos cambios en el Manual de Funciones que afectan a
todos los cargos dentro del grupo funcional en el que se encuentra.

Copia controlada: Las copias de los documentos del Sistema Integrado de Gestión que distribuye y
genera el Centro de Información, las cuales deben ser actualizadas cada vez que se presente una
nueva versión edición del documento, siendo necesario para ello, la devolución de la copia (ya sea todo
el documento o una página) desactualizada al centro de Información.

Copia no controlada: Se refiere a las copias de los documentos que no son sujeto de recolección en
su versión obsoleta, de forma que la vigencia de esta copia es responsabilidad del solicitante de la
misma.

Documento: Es un medio donde se consigna la información necesaria de una actividad definida,

ordenada y secuencial. Un documento se puede realizar en medios impresos, magnéticos o de
cualquier otra índole.

Documentos obsoletos: Toda información y su medio de soporte que no están vigentes, es decir, que
ya no deben aplicarse porque se cambió la información que contiene, por tanto, deben ser retirados del
lugar donde se realiza la actividad y devueltos al Centro de Información.

Documento de referencia: Es toda información y su medio de soporte que pueden ser de origen
externo o interno y que sirven como base para la implementación y desarrollo del sistema de Calidad.
Los documentos de origen externo no pueden ser modificados por la Empresa.

Edición: Producción estándar de un documento.

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Edición general: Versión global del documento en el Manual de Funciones.

Grupo Funcional: Es la división de los Manuales de Cargos según los elementos comunes que
comparten, por ejemplo: Dirección Comercial, Dirección Técnica, Dirección Administrativa y Financiera,
entre otros.

Instructivo: Documento que indica la manera secuencial y detallada de cómo se realiza una actividad.

Isolución: Es la plataforma software para administrar de manera integrada, ágil y eficaz, todos los
componentes de un Sistema Integrado de Gestión y permite interacción entre proceso con el
involucramiento de los líderes de proceso.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.

Procedimiento: Documento que describe de manera clara y precisa, los pasos consecutivos para
iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación especifica.

Registros de Calidad: Documento que muestra los resultados obtenidos y evidencia las actividades
efectuadas en el sistema Integrado de Gestión HSEQ.

Traslado documental: Consiste en la transferencia de un documento entre un proceso y otro.

5. NORMATIVIDAD

NTC-ISO 9001: 2015

NTC-ISO IEC 17020:2012
NTC-ISO 14001: 2015
NTC ISO 45001:2018

6. INTERVIENEN
Todo el personal de Alcanos de Colombia S.A. E.S.P. y Personal de la OTI

7. CONTENIDO

Pág. 3 a 18.

8. DESARROLLO
Para estructurar los documentos, se debe hacer según la descripción de los siguientes numerales:

1. HOJA DE CONTROL Y REVISION DEL DOCUMENTO (Anexo A)

1.2. DESCRIPCIÓN DEL ENCABEZADO

Logo: En este espacio se establece el logo de la Compañía.

Título: En este espacio se define el nombre del documento que se está realizando.
Código: del documento: es alfanumérico y consta de 3 partes. La primera parte son letras que se

relacionan con el nombre del documento que se está realizando (Ver tabla 1):
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SIGLA DOCUMENTO   SIGLA DOCUMENTO

Manual de nominación suministro y
CAR Caracterización   MNST
transporte
DEA Documento estratégico de apoyo   MOTI Manual del OTI
EAI Plan   MOYM Manual de operación y mantenimiento
ETR Especificaciones técnicas de redes   MPC Manual para contratistas
Manual de supervisión de convenios y
GPT Gestión de permisos de trabajo   MSCC
contratos
Manual del usuario sistema comercial
INST Instructivo   MUSI
SICOM
Manual para el manejo de equipos de
MAN Manuales   MMEMO
medición OTI
Manual del conductor vehículos
MCGNC   PEC Plan nacional de contingencia
transportan GNC
MDA Manual de archivo   PESV Plan estratégico de seguridad vial
MDC Manual de calidad   PFR Panorama de factores de riesgo
MDF Manual de funciones   PGR Programa
MDR Manual de digitación de obra en redes   PRO Procedimiento
Manual de levantamientos con equipos
MLGT   REG Registro
receptor GNSS TOPCON GRS-1
Manual de levantamiento con equipo
MLSPM receptor GNSS SPECTRA PRECISION-   TB Tabla
MOBILEMAPPER

Tabla 1. Tipo de documento

Nota 1: Todas las siglas se incluirán en el Listado Maestro de Control de documentos, con su
denominación y codificación completa.
La segunda parte consta de dos dígitos, corresponde al área donde se realiza el documento como se
puede observar en la tabla a continuación:

SIGLA AREA SIGLA AREA

00 GENERAL 15 CONTABILIDAD
01 GERENCIA GENERAL 16 GESTIÓN HUMANA
02 CONTROL INTERNO 17 PLANEACIÓN Y DESARRROLLO
03 CONSTRUCCIÓN 18 COMPRAS
04 SECRETARIA GENERAL 19 TESORERIA
05 SISTEMAS 20 INTERVENTORIA
06 GNC 21 COMUNICACIONES
07 ORGANISMO TECNICO DE INSPECCION 22 SERVICIOS GENERALES
08 OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO 23 CENTRAL DE OPERACIONES
09 COMERCIALIZACION DE GAS 24 ARCHIVO
10 CARTERA 25 CONTROL PÉRDIDAS
11 FACTURACIÓN 26 SERVICIOS
12 SERVICIO AL CLIENTE 27 PROYECTOS
13 VENTAS 28 ADMINISTRACION DE ACTIVOS
14 CARTOGRAFÍA

Tabla 2. Códigos por áreas

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La tercera parte, corresponde al número consecutivo de la serie de documentos que se emiten en la

empresa y consta de dos dígitos.

El archivo se nombra de esta manera en el documento: PRO – 0301 – 02 – 0515, siendo:

PRO: Procedimiento;
03: Construcción;
01: Número consecutivo del procedimiento (puede ser de 3 dígitos)
02: versión0515: fecha de vigencia (mayo de 2015)

El archivo se nombra de esta manera en el Servidor (Ejemplo):

MDF-1601-09-0415 MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS DIRECCION DE VENTAS
Siendo:
 MDF: Manual de funciones.
 Cuatro dígitos siguientes (ej.: 1601): corresponde a Gestión Humana (16) y el consecutivo (01).
 Dos dígitos siguientes (ej.: 09): corresponde a la versión actual del documento.
 Cuatro dígitos siguientes (ej.: 0405): corresponde al mes (04) y año (05) de la última versión del
documento.

La portada u “HOJA DE CONTROL Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS está compuesta por las

siguientes columnas:

 “DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO”: se expresa el resumen de cambios del documento en general,

para el manual de funciones se mencionarán todas las ediciones del grupo funcional.
 “ELABORÓ”: se escribe en mayúscula la inicial del nombre, seguida del apellido de quien haya
elaborado el documento.
 “FECHA DE APROBACIÓN”: se escribe en mayúsculas MES/año en que se realizó la
modificación (sean cambios mayores o menores).

“No DE EDICIÓN”: cuando la edición es mayor, se escribe número entero y cuando es edición menor se
escribe número decimal; este decimal se encontrará únicamente en el encabezado del manual
específico que se modificó. Por ejemplo: “9.1”, lo cual quiere decir todo el grupo funcional está en
versión 9, pero que a uno o varios cargos (expresados claramente en la columna “Descripción del
cambio”) se le realizó una modificación adicional.

En el encabezado propio de cada cargo, se observa:

De esta forma, se tiene el siguiente código: V9.1.04.2015 (ejemplo), siendo:

V9: versión general del grupo funcional.
“1”: la versión de ese cargo específico.
“04”: mes de edición.
“2015”: año de edición.
Nota: Cada uno de estos elementos, va separado por punto (.).

El nombre del cargo se escribe justificado, en mayúsculas sostenidas, negrita y como fila debajo del
logo y el nombre del documento.
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Página: En este recuadro, se indica el número de la hoja correspondiente al documento. También se

debe anotar la cantidad total de hojas que contiene.

Nota 2: El paginado no aplica para el manual de funciones y perfiles de cargos debido a que este
documento se toma para hacer entrega de las funciones al personal. Llevará el número de la hoja, pero
no la cantidad total.

1.3. DESCRIPCIÓN DEL RECUADRO DE CONTROL Y REVISIÓN DEL DOCUMENTO

Descripción del Cambio: Se consigna los cambios realizados al documento.

Elaboró documento: Persona quien realizó o modificó el documento.
Fecha: Se registra el mes y año de elaboración o cambio del documento.
No. de Edición: aquí se registra el número de edición en la que se hicieron los respectivos cambios
descritos anteriormente.

1.4. LISTA DE APROBACIÓN

VoBo: Se registra la firma del Jefe de HSEQ, encargado de dar visto bueno al documento, revisando
que cumpla con los estándares de calidad, estructura y redacción del documento.

Nota 3: Cuando el Jefe HSEQ esté ausente delegará un encargado para la firma de VoBo, el cual debe
colocar la letra E entre paréntesis (E) junto a la denominación del cargo Jefe de área, que indica que es
el encargado en el momento de revisar el documento.

Revisado: Registrar la firma según sea el caso:

1. Cargo Coordinador, Analista o Líder del proceso: Cuando el documento corresponda a
Procedimiento, Instructivo, Planes y Programas y/u otro documento diferente a las políticas,
caracterizaciones y manuales.
2. Cargo Jefe: Cuando el tipo documento corresponda a una Política, Caracterización o Manual.
3. Jefe Encargado: cuando el Jefe es encargado, se debe colocar la letra E entre paréntesis (E) junto
a la denominación del cargo Jefe de área, que indica que es el encargado en el momento de revisar
el documento.

Aprobado: Registrar la firma según sea el caso:

1. Gerente General o Representante de la Dirección y/o Director según corresponda: Cuando el tipo
documento sea a una Política, Caracterización o Manual.
2. Cargo Jefe/Coordinador: Cuando el documento corresponda a un Procedimiento, Instructivo, Planes
y Programas.
Jefe Encargado: cuando el Jefe es encargado, se debe colocar la letra E entre paréntesis (E) junto a la
denominación del cargo Jefe de área, que indica que es el encargado en el momento de aprobar el
documento.

Nota 4: El Cargo Coordinador solo aplica para las áreas que son lideradas por este mismo.

1.5. CUERPO DEL DOCUMENTO (Anexo B)

a.

DESCRIPCIÓN DEL CUERPO DEL PROCEDIMIENTO

Objetivo: Define la razón de ser del procedimiento.

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Alcance: Especifica las áreas afectadas por el procedimiento, en algunos casos puede cubrir toda la
empresa e inclusive a los proveedores. También se especifica (cuando sea necesario) la
responsabilidad de la aplicación de documento.
Resultado esperado: Es lo que se quiere llegar a obtener con el procedimiento.
Definiciones: uno o más vocabulario utilizado en el procedimiento.
Normatividad: Se referencia los requerimientos normativos y legales llámese leyes, decretos,
resoluciones que el procedimiento debe cumplir para la ejecución de las actividades relacionadas en él.

Documentos: se nombran todos los documentos (manuales, instructivos, registros, etc.) que
intervienen en la ejecución del procedimiento.
Intervienen: Relación de los cargos o entidades que interviene en el procedimiento (Ver anexo B).
Diagrama de flujo y descripción del procedimiento: En este numeral se hace referencia a las
páginas donde se encuentra el diagrama y la descripción del procedimiento (Anexo C), en estas
páginas se debe dibujar el flujograma del procedimiento, el cual debe mostrar las operaciones,
decisiones, archivos, registros, etc. para su análisis y verificación. Cada operación debe tener el título
del cargo de quien realiza la operación. Además, debe contener un inicio y fin, en caso de que la hoja
no alcance debe utilizar un conector de final de página. En la hoja donde está el flujograma en la
columna a la derecha, se describen las actividades y operaciones correspondientes a cada uno de los
bloques del diagrama de flujo; ésta debe llevar una numeración consecutiva, según el orden de las
actividades realizadas en el flujograma.
Nota 5: En los procedimientos PRO – 0001 Elaborar, emitir y controlar documentos y el PRO – 0009
Control de registros, no aplica este numeral debido a su contenido. Los documentos del OTI tendrán
estructura de acuerdo a la necesidad.

1.6. DESCRIPCIÓN DEL CUERPO DEL INSTRUCTIVO

Este documento se registra en el Anexo C. A diferencia del Procedimiento, aquí no se incluye. Diagrama
de flujo de las actividades realizadas.
Objetivo: Define la razón de ser del instructivo.

Preliminares: Contiene las actividades que se deben considerar antes de proceder a ejecutarlas (si es
necesario).

Definiciones: uno o más vocabulario utilizado en el procedimiento. (Si es necesario)

Herramientas/Consumibles: Describe las herramientas, equipos o materiales necesarios para. Llevar
a cabo las acciones descritas. (Si es necesario).

Procedimiento: Indica la manera secuencial y detallada de cómo se realizan las actividades.

Anexos: Se consignan los documentos que deben consultarse para lograr la interpretación del.
Documento (Si es necesario).

2. SOLICITUDES DE ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS

Toda solicitud de elaboración, actualización o eliminación de documento debe realizarse por medio del
REG 0001, el cual debe enviarse al Analista de Calidad o Auxiliar HSEQ debidamente diligenciado y
firmado hasta el día 25 de cada mes (las solicitudes posteriores, entrarán a espera de atención en el
mes siguiente). Se gestionarán las solicitudes en orden de llegada durante un tiempo máximo de 30
días, al cabo de los cuales se anulará la solicitud y se deberá generar un nuevo REG 0001 para esperar
turno de atención.
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Nota 6: Cuando se genere más de tres veces un cambio en el documento en el mismo periodo por
indecisión del solicitante o se requiera de dar tiempo para definir actividades, automáticamente la
solicitud se anulará y en cuanto se tenga establecido la actualización a realizar, se atenderá este
requerimiento mediante una nueva solicitud.

Nota 7: En caso de que la solicitud la realice el jefe o líder de otro proceso, en el ítem “VoBo Jefe
inmediato” del REG-0001 SOLICITUD DE ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE
DOCUMENTOS” se registrara la firma del jefe área al cual pertenece el documento, aprobando que se
realice dicha gestión.

3. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

La aprobación, revisión y cambios de versión de los documentos se realizará bajo los parámetros
estipulados en el PRO- 0003 “Elaboración y actualización de documentos”. La actualización de
documentos se realizará teniendo en cuenta las novedades normativas, tanto legales como técnicas
aplicables a los procesos. Cuando un documento tenga un cambio menor, que no incida en el propósito
ni la estructura general del mismo, no será necesario realizar cambio de versión.

Los documentos deben mantenerse archivados, original en el área de HSEQ con su respectiva Solicitud
de Elaboración, Actualización o Anulación de Documentos (REG–0001 / Anexo D), Diligenciados por el
responsable de la actualización o modificación del mismo. (Para los formatos no aplica la marca ni la
asignación de un código de copia controlada). Los documentos deberán ser socializados al personal
responsable de su aplicación por medio de cada líder de proceso, en cada uno de los centros
operativos con el fin de garantizar la divulgación de los mismos, guardando el registro de asistencia
correspondiente el REG - 1612 CONTROL DE ASISTENCIA A CAPACITACIÓNES. O mediante un
correo

Nota 8: Todo el personal operativo que no cuente con acceso a un computador con internet, deberá
acudir a su jefe inmediato para la consulta de documentos del SGC. En el caso de organismo técnico de
inspecciones, debido a la complejidad de información y datos normativos y de la legislación colombiana,
se hará entrega de los documentos físicos con los controles descritos a continuación.
La  actualización de los documentos del SGC podrá ser consultada en el servidor de la compañía por la
ruta 172.16.1.5, ingresando a la carpeta de SGC (Sistema de Gestión de Calidad) y luego “Documentos
SGC”, por tal razón no se llevará de manera física y cuando sea requerida la impresión de los
documentos debido a requerimiento jurídico o en contingencias cuando no se pueda acceder a la ruta,
previa solicitud a HSEQ. Al hacer la solicitud de documentos físicos, se debe soportar claramente la
razón por la cual se necesita. La respuesta se dará considerando todas las implicaciones de la
impresión de documentos. Para identificar las copias controladas, HSEQ aplica un sello de copia
controlada, así se tiene el control y registro de los documentos en cuestión. Ningún documento podrá
ser reproducido, todo ni en parte, ni podrá ser transmitido sobre cualquier formato o medio, electrónica o
mecánicamente, para cualquier finalidad, sin el expreso consentimiento escrito de HSEQ. Al hacer
entrega física de documentos (copias controladas), el Analista de Calidad colocará un sello para
identificar que es copia controlada, relacionándolo en el REG – 0009 CONTROL COPIAS DE LOS
DOCUMENTOS. De manera periódica se enviará un correo a las personas que se les distribuyó el
documento para validar el estado en el que se encuentran los documentos; si es necesario hacer
reposición se recoge el documento y se entrega el vigente mediante el REG – 0009.
Los formatos pre-impresos o preformas llevarán un visto bueno por el área de HSEQ antes de realizar
la impresión de estos, dichas preformas serán entregados a través de Servicio Generales. En caso de
que estos formatos incluyan más de 1 página se tendrá en cuenta que solo en la principal se registra el
número de páginas en el encabezado y a partir de la segunda se verá reflejado en la parte superior
únicamente el número de página sin el encabezado. En el servidor se conservará una copia del arte
para la consulta posterior.
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3.1. RESTRICCIÓN DE LA IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS UBICADOS EN EL SERVIDOR

Los documentos contarán con restricción que impida la impresión de los archivos que se encuentren en
el servidor, de forma que no se tengan copias físicas no controladas en los diferentes puestos de
trabajo.

4. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Para el manejo de los documentos obsoletos, el original del documento obsoleto reposará en el archivo
de HSEQ según lo definido en las TRD- 2404 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Una vez
transcurrido el tempo estipulado, se deberán transferir al archivo central con todas sus hojas
identificadas con el sello de "obsoleto", con el propósito de llevar un historial secuencial y en otros
casos es obligatorio dejarlo por fines legales. Para la información en medio electrónico, se conservará la
última versión del documento, las versiones anteriores se enviarán a una carpeta de obsoletos,
clasificadas por número de versión o edición. En el caso que un documento obsoleto deba incorporarse
nuevamente al proceso que pertenece, lo hará en la versión siguiente a la que conservaba en el
momento de su obsolescencia, justificando la reactivación del mismo en el REG -0001 correspondiente.

Si algún funcionario requiere el documento, el responsable del proceso debe hacer diligenciar el
formato Control de préstamos de documentos (REG-2405 REGISTRO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
/Anexo E), y de esta manera, llevar un control de la devolución de los mismos. En ningún caso, se debe
reproducir los documentos sin previa autorización del Jefe de HSEQ. Los documentos entregados,
deberán tener el sello de “original firmado”, lo cual asegura que la versión en uso fue aprobada. Si en el
desarrollo y cumplimiento del documento, el Jefe de área responsable del proceso, ve la necesidad de
realizar modificaciones, diligencia el registro de Solicitud de Elaboración, Actualización o Anulación de
Documentos (REG–0001/Anexo D) y se procede a la aprobación de los mismos (PRO–0003
Elaboración y actualización de documentos). La recolección de documentos obsoletos en medio físico
se realizará por medio del REG – 0009 CONTROL COPIAS DE LOS DOCUMENTOS, plasmando la
firma de recolección y distribución de la nueva versión. Cuando un documento está obsoleto y el área
requiere nuevamente su implementación se mantiene el mismo código y se actualiza la versión. En
caso de ser obsoleto y es necesario que esté vigente en otra área se hace el respectivo cambio de
código al área actual en versión inicial.

En el caso de requerirse un traslado de documentos, se diligencian dos REG – 0001 “SOLICITUD DE

ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS”: uno para la anulación del
proceso actual y otro de “Elaboración por primera vez” al proceso que se apropiará del documento .

Nota 9: Los Procedimientos, Instructivos y Manuales llevaran un pie de página indicando el número de
edición del documento, esto aplicará para los documentos elaborados o modificados a partir del mes de
diciembre de 2008. Los formatos no tienen establecido el pie de página. El manual de funciones y
perfiles de cargos lleva el número entero de la versión general del grupo funcional, seguido del mes y
año de la última edición (haya sido cambio menor o mayor), por ejemplo “Edición 1, Enero 2016”.
El listado maestro de procedimientos, formatos, instructivos y demás documentos que hacen parte del
SGC (REG – 0007), permite evidenciar la identificación de cada documento el estado y la versión en la
cual se encuentra.

El Jefe de HSEQ y/o Analista de Calidad, quien es el facilitador de la calidad, controla, mantiene
actualizado y vigente el listado maestro.