3.

3 El servicio farmacéutico de la IPS o el establecimiento farmacéutico determinarán

la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para cierto periodo
teniendo en cuenta:
La población usuaria, consumo histórico, perfil epidemiológico comparado con la
definición de necesidades de los servicios, la oferta de servicios y el presupuesto
disponible.
La programación de necesidades debe cumplir con los siguientes requisitos:
• Definir periodo de análisis y de proyección de necesidades.
• Definir los consumos promedios de los medicamentos y dispositivos médicos.
• Programar las cantidades a adquirir teniendo en cuenta los indicadores de: Punto de
reposición, consumos promedios, niveles mínimos y máximos y tiempos de reposición.
• Definir prioridades de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económico de
cada medicamento dentro del total de la compra (clasificación ABC/VEN) de los
medicamentos o cualquier otro método idóneo para tal fin.
• Definir la programación de entregas de la compra de acuerdo con la modalidad de
adquisición y el flujo de caja de la institución.

Para definir el método de estimación de necesidades, la IPS deberá tener en cuenta

los lineamientos establecidos por el Comité de Farmacia y Terapéutica

Perfil epidemiológico o morbilidad:

Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad y protocolos de
tratamiento. El proceso consiste en listar las enfermedades con sus frecuencias de
aparición en la población e indicadores de prevalencia o incidencia (número total de
casos presentados), información que se puede tomar de diferentes fuentes como:
registros diarios de consulta, historias clínicas, egresos hospitalarios, certificados de
defunción. De esta manera se conocen las principales causas de morbimortalidad, las
cuales se confrontan con las guías o protocolos de tratamiento para definir los
medicamentos más indicados para tratarlas. Se calculan los medicamentos necesarios
en el tratamiento específico para cada morbilidad y por grupo etáreo por un periodo
mínimo de un año.

Consumo histórico
Es el registro histórico de las cantidades despachadas y registradas en la fórmula
médica en promedio (cada mes, semana, día). Este promedio se hace teniendo en
cuenta la información de un periodo (últimos tres, seis o doce meses), se actualiza
periódicamente (semanalmente, mensualmente). Además, sirve para calcular otros
parámetros de control, como niveles mínimos y máximos de existencia con los cuales
puede calcularse al mismo tiempo la cantidad para comprar. Debe tenerse en cuenta
que el comportamiento de estos consumos no es lineal y muchas veces se presentan
agotamientos de existencia que afectan su movimiento real. Cuando esto ocurre sólo
se tiene en cuenta los periodos con existencia.
Consumo ajustado
Este método sólo se utiliza cuando no se cuenta con información, por lo que es
necesario tomar la información de una región similar demográficamente, así como en
factores ambientales y culturales. Con esta información se toma la decisión de
cuantificar por perfil de morbilidad o por el histórico. Para complementar el tema asista
puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente sobre las dudas que
tenga sobre el tema.

3.4 PLAN DE COMPRAS

Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos para la elaboración
de un adecuado plan de compras, que se ajuste a las necesidades de la IPS para la
atención de sus usuarios.
Consumo promedio (CPM)
Se define como la cantidad del medicamento o dispositivo médico que se consume en
un periodo de un mes. Se toma la información de los consumos obtenidos en la
estimación de las necesidades, ya sea por consumo histórico o perfil epidemiológico.
Tiempo de reposición (TR)
Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra, las
cuales varían de acuerdo a la modalidad de compra y de los proveedores
seleccionados. En algunos sistemas de salud este periodo se duplica por los trámites
administrativos. Este tiempo se toma desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta
el momento en que se recibe el medicamento en la respectiva dependencia.
Debe establecerse en fracción de tiempo, expresado en meses.
Ej: TR: 25 días. Fracción de tiempo = 25 días/30 días = 0.83 meses
Nivel mínimo existencias (NmE)
Representa la cantidad de reserva o seguridad para evitar ruptura o agotamientos en
el inventario que pueden generar demanda insatisfecha.
NmE= CPM x TR (expresado en meses).
Punto de reposición (PR)
Es la cantidad en existencia que realmente da inicio al proceso de compra. Es la
relación entre la existencia de seguridad (NmE) y la demanda o consumo promedio
mes (CPM) de un periodo en el cual pueda reponerse la existencia y alcanzar
nuevamente un nivel de normalidad.
PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE.
Nivel máximo de existencia (NME)
Representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete los
recursos de la institución. Para calcularlo se cuenta con el nivel mínimo de existencia
(NmE), el consumo promedio (CPM) y el número de meses estimado para la compra.
NME= CPM + (NmE x número de meses estimado para la compra)
4.3 PROCEDIMIENTO PARA TOMA DE MUESTRA Y ANÁLISIS DE CALIDAD
1. Propósito:
1.1 El propósito de este procedimiento es definir la secuencia de eventos, acciones,
interfaces y responsabilidades involucradas para la toma de muestra y análisis de
laboratorio de un producto farmacéutico el cual ha sido previamente seleccionado.
2. Alcance:
2.1 El alcance de este procedimiento abarca desde la toma de muestra del producto
farmacéutico, la entrega al laboratorio de la U de A, hasta la recepción del certificado
final.
3. Referencias:
3.1 Solicitud de Muestreo.
3.2 Protocolos de Muestreo.
3.3 Normas Nacionales para análisis de calidad según el producto farmacéutico.
3.4 Manual de Normas Técnicas de Calidad-Guía Técnica de Análisis de
MedicamentosINVIMA
4. Definiciones:
4.1 LEA: Laboratorio Especializado de Análisis.
4.2 SSSyPSA: Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia.
5. Responsabilidades:
5.1 SSSyPSA : Dueño del proceso.
5.2 Muestreador: SSSyPSA. Toma de muestras y emisión de la documentación.
5.3 LEA: Recepción de las muestras, Análisis de los lotes de productos farmacéuticos
(Análisis Biológicos y Fisicoquímicos)
5.4 LEA: Emisión de Certificados Finales con concepto técnico según resultados de
análisis de calidad.
5.5 SSSyPSA: Base de datos, Generación de informes.
6. Actividades:
6.1 Obtener muestras de lote del producto farmacéutico a realizar análisis.
6.1.1 Funcionarios de la SSSyPSA entrenados se desplazan según canal de
distribución seleccionado y cronograma para la toma de muestra, de acuerdo al
protocolo de muestreo de la SSSyPSA, toman las muestras en hojas por duplicado,
dejando una copia en el establecimiento y remitiendo dichas muestras al LEA. Una
copia del informe de muestreo será guardada por la SSSyPSA.
  Para el momento en que se toman las muestras de los productos
farmacéuticos, se registran las condiciones de temperatura y humedad y se
verifica si dichas actividades se cumplen en el control. Verificar si el equipo se
encuentra calibrado y registrarlo en el acta de toma de muestra.
 En el momento de tomar la muestra se verifica que el producto cuente con la
siguiente información: Nombre del producto, Registro sanitario, Número de lote,
Fecha de vencimiento y composición. Esto debido a las dificultades
encontradas en los productos fitoterapéuticos.
 Antes de entregar las muestras al LEA, estas deben ser verificadas (registro
sanitario) en la página del INVIMA. En caso de que el producto no concuerde
con las características descritas en la página del INVIMA, no clasifica para ser
enviada al LEA y se procederá a informar las anomalías encontradas al
INVIMA. En casos donde se requiera realizar el análisis, el grupo encargado
podrá autorizar dicho análisis
 La muestra debe ser recolectada y entregada en perfectas condiciones, en
empaques originales, al laboratorio LEA, entre las 8:30 am y 4:00 pm de lunes
a viernes.
 No se debe tomar más de tres muestras de productos farmacéuticos en el
mismo establecimiento farmacéutico.
 No se debe dejar iniciado un procedimiento de toma de muestra, una vez
iniciado se debe terminar.
 Revisar en las facturas la procedencia de los productos a tomar. Se deja
información en el acta de fecha de factura del producto, y los datos del
proveedor.
 El proceso de muestreo se hace por inspección normal, sin tener en cuenta
consideraciones estadísticas es decir muestreo no probabilístico, no
representativo, seleccionado por su individualidad o característica propia a
criterio o necesidad del colector, ya que, “en general se dispone únicamente de
muestras obtenidas de los inventarios disponibles en el lugar donde se efectúa
la toma de muestra”.
Si el LEA no hace objeción a la muestra entregada luego de 24 horas se entiende que
la muestra entregada fue aceptada.
6.2 El LEA realiza las pruebas de laboratorio. Los análisis solicitados serán realizados
de acuerdo a las últimas farmacopeas oficiales y según las directrices del INVIMA
(Remitirse al Manual de Normas Técnicas de Calidad-Guía Técnica de Análisis de
Medicamentos-INVIMA y a las Farmacopeas oficiales)
6.2.1 El LEA emite una ficha técnica de análisis de calidad (informe de calidad) con
concepto técnico.
6.3 La SSSyPSA recibe el informe de calidad emitido por el LEA y lo ingresa a una
Base de datos
6.4. El informe de calidad será enviado al INVIMA según resultado final y en caso de
que el lote analizado no cumpla, el INVIMA será el encargado de tomar las decisiones
pertinentes a que haya lugar.
6.5 La SSSyPSA emitirá un informe final de los resultados del programa de calidad de
todos los lotes muestreados y analizados de los productos farmacéuticos.
7. Registros:
7.1 Informe de Muestreo.
7.2 Entrega de muestras a analizar de la SSSyPSA al LEA
7.3 Base de Datos de la SSSyPSA.
7.4 Certificado final o informe final emitido por LEA
7.5 Informe Final de la SSSyPSA