Dicho con sencillez

Comunicarse mejor en el trabajo y más allá

(Simply Said: Communicating Better at Work and Beyond)

Jay Sullivan
Wiley © 2016
288 páginas
[@] getab.li/30908
Libro:

Rating Ideas fundamentales

8
9 Aplicabilidad • Concéntrese en su audiencia, no en sí mismo: esta es la regla número uno.
6 Innovación • Utilice palabras y frases sencillas, fáciles de entender.
8 Estilo
• Sea claro respecto a su mensaje principal.
• Narre historias para ilustrar sus ideas centrales.
 
Enfoque • Cuando hable frente a un grupo, es importante que piense y actúe como si le estuviera
hablando a una sola persona.

Liderazgo y Gestión • Es importante que establezca contacto visual, utilice un lenguaje corporal positivo y
Estrategia hable con una voz atractiva.
Ventas y Marketing
• En el podio, ponga una sonrisa en su rostro y en su voz.
Finanzas
Recursos Humanos • Los grandes comunicadores son también grandes oyentes. Gracias a que han trabajado
TI, Producción y Logística para desarrollar esa habilidad, aprenden sobre sus audiencias.
Desarrollo Profesional
• Cuando escriba, elimine todas las palabras innecesarias. Haga énfasis en la claridad.
PYME
Economía y Política • Para convencer a otros, no se enfoque en lo que quiere que hagan; enfóquese en los
Industrias
beneficios que percibirán cuando hagan lo que usted recomienda.
Negocio Global
Conceptos y Tendencias

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Relevancia
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¿Qué aprenderá?
En este resumen usted aprenderá:r1) Por qué debe concentrarse en su audiencia, no en sí mismo; 2) Cómo organizar su
contenido; 3) Por qué las palabras y oraciones sencillas son más efectivas; 4) Cómo ser un buen orador público; 5) Por
qué los grandes comunicadores son grandes oyentes; 6) Cómo delegar y 7) Cómo proporcionar feedback a sus
empleados, de manera efectiva.
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Reseña
El consultor en comunicación Jay Sullivan le enseña cómo escribir mejor, convertirse en un orador público más
convincente, dirigir reuniones más estrictas, redactar mejores mensajes de correo electrónico y más. Aborda la
mecánica de la organización del contenido, así como escribir clara y correctamente, pero no se detiene ahí. También
explica por qué la buena comunicación se concentra en la audiencia, por qué las palabras y oraciones sencillas son
más efectivas y por qué los grandes comunicadores son también grandes oyentes. getAbstract recomienda su útil
manual a gente de negocios y a cualquiera que quiera comunicarse de manera convincente.
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Resumen
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Concéntrese en su audiencia
Las personas, por lo general, se concentran en sí mismas, pero eso interfiere en su
comunicación con los demás. Para que la gente entienda, aprecie y apruebe sus ideas, debe
getabstract cuidar a su audiencia. Esto significa concentrarse en sus oyentes y lectores, no en sí mismo.
“Para mejorar nuestras
habilidades para Esta es la regla número uno de todas las comunicaciones, para cualquier propósito y en
comunicarnos con cualquier formato o medio. Su contenido es menos importante que lo que su audiencia
otros, para entenderlos
y que nos entiendan quiere hacer con él. Si se concentra en los demás, será un comunicador fuerte.
con mayor claridad,
la manera más
sencilla y efectiva… Sea el propietario de su contenido
es concentrarnos Como persona de negocios, debe elaborar mensajes específicos para audiencias específicas,
menos en nosotros
mismos y más en la otra
ya sean su jefe, sus empleados, socios o cualquier otra persona. Sea claro sobre los puntos
persona”. principales que desea transmitir, es decir, su contenido esencial. Exprese sus pensamientos
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centrales clara y sucintamente. Esta recomendación supone que usted entiende su mensaje
con precisión. Muchos hablantes no lo hacen. Piense en lo que quiere transmitir. Mantenga
su mensaje breve y claro. Evite la jerga.

Cómo lo dice
Contar una historia es una gran manera de comunicarse. Todas las historias necesitan un
principio, una parte media y un final. Sepa cómo va a empezar y a terminar su anécdota.
getabstract Memorice sus líneas de apertura y cierre. No trate de ser gracioso si no puede hacerlo sin
“Cuando desea inspirar
a la gente a avanzar, las
esfuerzo. Y si no puede contar una historia de manera atractiva, no lo intente. Mejor, use
historias deben guiar su analogías o metáforas que transmitan sus puntos.
mensaje”.
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Por ejemplo, en un ejercicio de capacitación, una profesional en comunicaciones necesitaba
convencer a los altos ejecutivos de su empresa de que dieran entrevistas a los medios. No
querían hacerlo debido al riesgo implicado. Como ella no era una narradora de historias
natural, creó una analogía para presentar su caso. Sugirió que los ejecutivos podían verse
a sí mismos como los lanzadores de cierre en los juegos de béisbol. Un lanzador de cierre
podría hacer un lanzamiento riesgoso, pero, sin el esfuerzo, el equipo podría perder el juego.

Dicho con sencillez                                                                                                                                                                   getAbstract © 2018 2 de 5

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 Ser convincente requiere tener contenido bien organizado y estructurado. Además de
conocer su mensaje principal y los intereses de su audiencia, debe tener una finalidad. Su
estilo de comunicación importa tanto como su contenido. Si está haciendo una presentación,
no anuncie: “Estoy aquí para hacerles una presentación sobre X”. Su audiencia se
getabstract desconectará, ya que nadie quiere que le presenten. En cambio, diga: “Estoy aquí hoy para
“Nuestra audiencia hablarles sobre X”. Si incluye diapositivas en su plática, no se refiera a una diapositiva
tiene límites respecto
a cuánto puede física, por ejemplo: “En esa última diapositiva vieron…” Las diapositivas son el medio, no
asimilar”. la sustancia. En cambio, diga: “Hace un momento, dijimos…”
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Habilidades verbales de comunicación

Para hablarle eficazmente a un grupo, imagine que está presentando a una persona y
hablando en consecuencia. Preséntese a su audiencia. No parezca distraído o absorto en sí
mismo. Los miembros de su audiencia quieren que se concentre en ellos. Para demostrar su
atención y concentración, preste atención a su contacto visual, su voz y su lenguaje corporal.

No explore a su audiencia para hacer contacto visual. Es un distractor e interferirá con su

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“Cuanto más largo sea concentración en el contenido. La gente podría estar aburrida o preocupada, revisar sus
su documento, menos teléfonos o hablar con sus amigos. Para mantener su concentración, establezca contacto
probable será que lo
lean. Hágalo breve visual con un solo miembro de la audiencia mientras comunica una oración completa. Luego
para que la gente lea pase a la siguiente persona, y a la siguiente, y así sucesivamente.
sus ideas y actúe al
respecto. Así es como
tiene efecto”. Varíe la velocidad, volumen, tono e inflexión de su voz. Haga pausas periódicamente
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para crear un efecto. Aproveche el silencio para demostrar su confianza. Sonría mientras
habla. Cruzar los brazos frente al pecho lo aleja de su audiencia, así que mantenga una
postura abierta. Esto incluye gestos libres de trabas con las manos. Cuando está frente a
su audiencia, mantener separadas las manos hace que sea más natural para usted gesticular
mientras habla. Esto lo ayudará a contar su historia.

getabstract La comunicación es una vía de doble sentido. Debe ser un buen oyente. No envíe
“Necesitamos conocer simplemente información, también recíbala de las demás personas para saber lo que es
nuestros datos para
que podamos respaldar importante para ellas. Conéctese con los otros escuchando, no hablando. Asegúrese de que
las afirmaciones de su lenguaje corporal transmita que está usted completamente atento. Tomar notas mientras
nuestras historias, pero
es la historia la que
escucha a otros es un signo de respeto.
hace que la gente se
involucre”. Notas y diapositivas
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Si necesita remitirse a sus notas o diapositivas mientras habla, siga este plan de tres pasos:
1) véalas: dé un vistazo rápido a sus diapositivas o temas de conversación; 2) guárdelas:
cuando levante la vista, mantenga en mente lo que acaba de ver y 3) dígalas: establezca
contacto visual con una persona de la audiencia y transmita su punto. Para preparar sus
notas físicas, desarrolle un sistema de “palabras puntuales”. Esboce sus notas a la mitad de
la página en el menor número de palabras posible. Esto hace que sus notas sean más fáciles
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de revisar cuando les echa un vistazo durante una plática.
“La mayoría de
los profesionales
interactúan mucho
Preguntas de la audiencia
más por teléfono que Cuando responde preguntas de la audiencia, es vulnerable a no saber la respuesta y ser
en persona, así que es sorprendido. Dese cuenta de que nadie espera que sepa la respuesta de todas las preguntas.
crucial aprovechar el
potencial de su voz”. Si está familiarizado con su contenido, podrá responder positivamente cualquier pregunta
getabstract pertinente. Para responder las preguntas de la audiencia: 1) preste atención a la pregunta
completa para que su respuesta también sea completa; 2) tómese un poco de tiempo para
pensar en cada respuesta antes de hablar; 3) proporcione una respuesta y luego regrese a su
tema principal y 4) pregunte a la audiencia si tiene otras preguntas.

Dicho con sencillez                                                                                                                                                                   getAbstract © 2018 3 de 5

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 Sus habilidades para la comunicación escrita
Escribir bien va más allá de tener un buen dominio de la gramática básica: depende de la
claridad del propósito. Para ser convincente, pregúntese: “¿Por qué está leyendo el lector
getabstract este documento?” “¿Qué necesita hacer el lector con la información?” y “¿Cómo puedo
“Todas las palabras hacer que el lector reciba sin esfuerzo el mensaje principal?”
son recibidas por su
audiencia, así que haga
contacto visual con El mejor escrito es breve. Suprima cualquier confusión. Elimine las palabras extrañas.
una sola persona de la
audiencia para cada Cuestione todas las palabras de su documento. Deshágase de todas las “palabras cero”,
oración”. es decir, las que no agregan nada. Considere esta oración: “Actualmente, tenemos
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cuatro miembros del personal”. Puede emitir exactamente el mismo significado quitando
“actualmente”. Las “expresiones verbosas” son tan malas como las palabras cero. Por
ejemplo, en lugar de decir “debido al hecho de que…”, diga “porque”. En lugar de escribir
“todos los hombres y mujeres deberían…”, escriba “todos deberían”.

Para identificar las mejores palabras para usar al presentar su tema, concéntrese en la acción
de cada oración y entonces encuentre el verbo correcto para esa acción. Considere esta
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“Aquí está el concepto oración sosa: “El proyecto se demoró por la insistencia del gerente”. Tiene nueve palabras.
principal que apoya La acción es “insistir”. Puede rescribir la oración en siete palabras: “El gerente insistió en
el uso eficiente de las
imágenes. Dígale a las demorar el proyecto”.
personas lo que están
viendo antes de que les
diga por qué lo están Base la estructura de su escrito en su propósito. ¿Debe convencer o transmitir información?
viendo”. Si el convencimiento es su objetivo, no centre su escrito en lo que quiere que haga la persona
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u organización. Enfóquese en por qué esa persona o grupo debería querer hacer lo que usted
desea. Para crear un discurso persuasivo: 1) muestre su tema principal en la primera oración;
2) utilice la última oración de su primer párrafo para explicar su propósito; 3) proporcione
los antecedentes necesarios; 4) explique qué lo llevó al mensaje; 5) proporcione detalles
adicionales; 6) describa los beneficios que obtiene el lector al seguir su sugerencia; 7)
detalle todos los pasos siguientes y 8) relacione esos pasos con el objetivo de su argumento.
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“La mayoría de los
presentadores… se Cuando escriba para transmitir información: 1) hable de su tema; 2) analice el contenido; 3)
sienten más cómodos mencione sus subtemas; 4) proporcione detalles de cada subtema; 5) resuma cada subtema
cuando responden
preguntas… en
y 6) analice los pasos por seguir que desea que den los lectores u oyentes. Ya sea que quiera
comparación con convencer o que comparta información, sea cálido y sociable. Utilice la palabra “usted” dos
los que ofrecen su veces más que la palabra “yo”.
contenido a partir de
diapositivas o notas”.
getabstract Para mantener interesados a los lectores, varíe la estructura de sus oraciones: una oración
más corta seguida de una más larga seguida de una más corta. Haga que sus párrafos sean
menores que un cuarto de página. Utilice subtítulos para ayudar a los lectores a encontrarle
rápidamente sentido a su documento.
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“Muchas personas Mantenga un tono optimista en su documento y su actitud. Use palabras y frases fáciles de
piensan que las
técnicas del tiempo entender. Los mensajes de correo electrónico deben ser claros y contener pasos de acción
para pensar son claros. Cree una línea de asunto concisa. Personalice su mensaje incluyendo el nombre del
tácticas dilatorias. Eso
es exactamente lo que
receptor. Si les escribe hasta a tres personas, abra con los nombres de todos. Si les escribe
son. Se está comprando a más de tres personas, “Hola a todos” funcionará. O podría comenzar con el nombre de
algunos segundos para un grupo, “Equipo de Marketing”.
elaborar una mejor
respuesta. Cuando se
responden preguntas, se Sus interacciones
trata de calidad, no de
velocidad”. A fin de prepararse para reuniones con clientes, diagnostique, aborde y arregle por
getabstract adelantado cualquier debilidad personal que reconozca como comunicador. Quizá es usted
demasiado abrupto, se desvíe del asunto, dé demasiados detalles o se demore para llegar

Dicho con sencillez                                                                                                                                                                   getAbstract © 2018 4 de 5

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 a un punto. Anticipe las necesidades de su cliente. Antes de la reunión, asegúrese de que
su ánimo sea optimista y positivo. Mida el éxito de su reunión no por cuánto dijo, sino por
cuánto escuchó y aprendió sobre el cliente y sus necesidades.

Brindis y presentaciones
getabstract ¿Está preparado si alguien le pide que haga un brindis en un evento? Piense en su brindis
“Solo tenemos impacto
si la persona a quien como una conversación breve y privada entre usted y el homenajeado. Ser sentimental está
le estamos hablando bien, pero extenderse demasiado, no. No trate de mostrarse a sí mismo. Mantenga breve su
puede transmitir
nuestro mensaje a
brindis. Si le piden que presente a un orador, describa una imagen positiva de esa persona.
otra”. No adule al orador. La presentación correcta pone de buen humor al orador y prepara a
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la audiencia para sus comentarios. Hacer una presentación pulida es una oportunidad para
presentarse a sí mismo como un orador público competente.

Comunicarse con sus empleados

Cuando delegue una tarea: 1) exponga el panorama general; 2) explique la asignación y los
resultados que desea; 3) discuta cualquier tarea relacionada que manejarán sus colegas; 4)
explique por qué seleccionó al empleado para el trabajo y qué obtendrá él o ella al hacerlo;
5) revise los pasos siguientes y 6) haga que la persona le describa la asignación a usted para
getabstract asegurar la claridad en ambos sentidos.
“Si quiere confianza
y respeto de quienes
lo rodean… dese a Siga estos pasos para ofrecerle feedback productiva a un empleado: 1) aborde un problema
conocer como un líder específico; 2) establezca un tiempo específico para revisar el problema; 3) mencione el
fuerte, constrúyase una
reputación como buen
panorama general; 4) revise lo que el empleado hizo y no hizo bien; 5) analice lo que el
oyente”. empleado debería hacer para resolver este problema y otros similares y 6) deje en claro los
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pasos específicos que el empleado aceptó seguir en el futuro.

Para organizar una lluvia de ideas eficaz, explique el asunto que analizará el grupo y
agradezca todas las ideas. Asigne a alguien para que tome notas. Instruya a todos los
participantes para que mantengan la mente abierta a las sugerencias de todos. Sostenga
la reunión durante una hora, máximo. Cuando concluya, determine qué ideas ofrecen
soluciones potenciales viables para el problema en cuestión.

getabstract Guiar a la gente

“Se envían alrededor
de 124 mil millones Los líderes deben incorporar rasgos de liderazgo en la manera en que se comunican, entre
de mensajes de correo ellos, pensar estratégicamente y contribuir significativamente a la organización. Los líderes
electrónico todos
los días. Algunos de no solo comunican hechos; comparten valores con sus seguidores. Esos valores deben
nosotros sentimos que enfocarse en mejorar la organización y expresar una visión para el futuro.
los recibimos todos”.
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Los grandes líderes exhiben vulnerabilidad siendo abiertos y honestos. Cuando hable de
sus defectos, sea franco, no se avergüence. Hable de sí mismo con confianza. Manténgase
concentrado en sus oyentes. No diga: “Estoy a favor de la integridad”; diga: “Se merece
usted alguien en quien pueda confiar”. No diga: “Creo en el trabajo duro”; diga: “Quiere
un líder que trabaje tan duro como usted”.
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Sobre el autor
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Jay Sullivan, que antes practicaba la abogacía, es ahora socio director de Exec|Comm LLC, que ayuda a
organizaciones globales a personalizar las habilidades de comunicación de sus equipos.

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