CAPITULO 2

Introducción al ACCESS 2016

Tablas y datos.
Relaciones entre tablas
Ingresando a ACCESS
Access 2016 es una aplicación que integra la última versión de la suite Microsoft Office. Permite
almacenar y organizar datos para que luego podamos administrarlos y realizar con ellos diversas
tareas de acuerdo con nuestras necesidades de información y análisis.

Primero, aprenderemos a crear bases de datos, de diferentes formas, de manera que usted pueda
elegir cuál se adecúa mejor a su trabajo.

Posteriormente se verán los procedimientos para registrar y administrar la información: tablas,

consultas, informes y formularios.

Esta aplicación permite gestionar contenido mediante bases de datos (estructura donde se guarda
la información de forma organizada), de una manera ágil y completa.

Una base de datos se define como una colección de datos organizados sistemáticamente en
formato de tablas. Estas nos permiten generar nueva información a partir de dichos datos y a
través de diversos procesos, haciendo uso de campos (columnas) y registros (filas).

La forma más adecuada para implementar una Base de Datos e a partir de un Modelo Físico que
proviene de un diseño previo, conde se han contemplado las reglas de negocio de la realidad que
representa dicho modelo.

Nosotros tomaremos como ejemplo el Modelo Lógico diseñado en la sección anterior, pero
primero daremos algunas definiciones de los objetos que se usan en Access.

Microsoft Access funciona bajo el sistema operativo Windows y viene incluido dentro del paquete
Microsoft Office.

Para acceder al programa, podemos desplegar las opciones del menú Iniciar o utilizar el icono
identificativo del programa que suele ubicarse en el Escritorio de Windows.

A continuación, nos encontraremos con la pantalla de Inicio rápido, que nos permite elegir la
manera de empezar a trabajar, puede ser desde una plantilla o una base de datos en blanco.
Ingrese al Menú de Inicio:

Elija Access 2016

Aparece la Siguiente ventana:

Cada categoría representa diferentes plantillas. Cada una de ellas es una posibilidad de bases de
datos ya direccionadas a ciertas aplicaciones.; se pueden usar en el caso de una aplicación
genérica.

Pero cuando la realidad que se va a representar es con características propias es preferible

plantearse un diseño a la medida de las necesidades de dicha realidad; las platillas pueden ayudar,
pero algunas veces tiene algunos objetos innecesarios para la realidad que se quiere representa en
la base de datos.

Nosotros vamos a optar por desarrollar una Base de datos a la medida de nuestras necesidades;
por lo tanto, usaremos la opción de Base de datos en blanco.

Aparece la siguiente venta de dialogo:

En Nombre del archivo escribimos el nombre de la Base de datos que vamos a crear:

Por ejemplo, BdAlmacen

Ahora buscamos una ruta donde guardar el archivo de la nueva base de datos
Elegimos el botón que se indica como “Busca una ubicación para su base de datos”

Buscamos una ruta adecuada en nuestra PC

Luego hacemos click en el botón Aceptar.

Aparece esta ventana nuevamente y hacemos Click en el botón Crear.

Y aparece la siguiente ventana

Como nosotros ya tenemos un modelo para implementar nuestra tabla, vamos a empezar de cero,
cerramos la Tabla1 que aparece en forma predeterminada.
De esta manera tenemos la siguiente ventana lista para empezar a implementar el Modelo que
desarrollamos anteriormente.

Para ello debemos tener en cuenta los siguientes conceptos.

Tablas y datos

Una de las tareas fundamentales en la creación de bases de datos es la incorporación de tablas,

por eso, explicaremos cómo crearlas, elegir los tipos de dato adecuados y guardarlas. También
aprenderemos a ingresar registros, trabajar con el Panel de navegación y la Hoja de datos, así
como sustituir y buscar datos.

Tablas
Para comenzar nuestro trabajo, debemos saber que las tablas son los elementos más importantes
que integran una base de datos, ya que permiten ingresar información de manera ordenada y
sistemática, además de buscarla y editarla posteriormente. Si bien el resto de elementos que la
componen, como los formularios, las consultas, los informes, las macros y los módulos, también
son importantes, las tablas constituyen el fundamento del trabajo en Access.

Una Tabla es una estructura plana formada por filas y columnas, donde cada fila representa una
de las instancias de la entidad que le dio origen, por ejemplo, en nuestro ejemplo cada fila es una
Boleta.

Cada Columna de la tabla representa un atributo de la entidad que la representa, por ejemplo, el
Numero de la boleta (NroBoleta), la fecha, el monto, etc.

Luego para cada atributo es necesario definir el tipo de dato que se a guardar en él.

Tipos de Datos
• Texto corto: permite registrar hasta 255 caracteres alfanuméricos, es decir que es posible
ingresar texto y números que no sean utilizados para un cálculo, por ejemplo, números de
teléfono y de documento.

• Texto largo: similar a la anterior, pero sin límite en la cantidad de caracteres.

• Número: solo admite números, que pueden ser usados en cálculos, por ejemplo, cantidad de
horas trabajadas y cantidad de productos vendidos, entre otras posibilidades.
• Fecha/Hora: se utiliza para registrar fechas y horas, por ejemplo, las fechas de las ventas o los
horarios de trabajo de los empleados.

• Moneda: representa valores monetarios, como, por ejemplo, salarios, precios de venta, costos,
totales.

• Autonumeración: genera, de manera automática, números enteros correlativos o aleatorios.

• Sí/No: genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar valores positivos o
desactivar para valores negativos.

• Objeto OLE: para almacenar archivos, imágenes, sonidos y videos.

• Hipervínculo: vincula archivos y elementos de una base de datos a direcciones URL y de correo
electrónico.

• Datos adjuntos: para adjuntar archivos a un campo, por ejemplo, una tabla que posea datos de
los empleados puede llevar adjunto el currículum correspondiente, en el registro de cada uno de
ellos.

Para nuestro caso de ejemplo vamos a crear las tablas del Modelo desarrollado anteriormente:

Empezaremos entonces creando la Tabla CLIENTE.

En el Menú Crear elegimos Diseño de tabla, para crear una nueva tabla a nuestra medida.
Luego aparece la siguiente ventana:

Acá se debe especificar el nombre del campo y luego en la segunda columna el tipo de dato que
sea requerido.

Como estamos empezando con la tabla CLIENTE, vamos a ingresar el primer campo IdCliente,
Por defecto el tipo de dato en la segunda columna aparece como Texto corto.

Cambiamos el tipo de dato a lo que se requiere para esta columna, en este caso es un dato
Numérico, por lo tanto, elegimos de la lista disponible la opción Número

Y la tabla queda así momentáneamente

Pero como el Modelo se indica que este campo IdCliente es además Clave Primaria, lo convertimos
en este diseño en PK.
Estando señalando en el campo se hace click en el botón de la barra de herramientas llamado
“Clave principal”, después de hacer esto tenemos los siguiente:

Se puede observar que la parte izquierda del campo se muestra una llavecita; esto indica que este
campo es ahora Clave Primaria (PK)

Seguimos con el siguiente campo de esta tabla CLIENTE

NomCli que es un dato tipo texto

Como por defecto es texto corto lo dejamos así. Un dato tipo texto corto puede tener como
máximo 255 caracteres, en este caso es suficiente; si se necesitara más, se tiene la opción de Texto
largo.

Como eso es todo lo de esta tabla, ahora la guardamos de la siguiente manera. Hacer click con
derecha en la pestaña con el nombre de Tabla1 y elegir Guardar
Nos aparecer la opción para escribir el nombre de la Tabla

Escribimos entonces el nombre de nuestra tabla que estamos creando; en este caso, CLIENTE.

Luego de hacer click en el botón Aceptar, se muestra:

En la ventana izquierda de todos los objetos se muestra la nueva tabla CLIENTE recién creada.

Cerramos la ventana de diseño de esta tabla CLIENTE, para empezar nuevamente con otra Tabla.

Luego de hacer click en la opción Cerrar, tenemos:

Ya estamos listos entonces para ingresar la siguiente Tabla VENDEDOR.

Elegimos otra vez Diseño de tabla

Ingresamos los campos de esta nueva Tabla VENDEDOR.

Luego grabamos la Tabla con el nombre VENDEDOR.

Luego tenemos ya dos tablas inscritas en esta Base de datos.

Cerramos la ventana de diseño de la tabla VENDEDOR

A continuación, procedemos a crear la siguiente Tabla BOLETA.

Para el caso del campo fecha elegimos el Tipo Fecha/Hora.

Para el caso del campo Total como es dinero, elegimos el Tipo Moneda.

Grabamos la Tabla con el nombre BOLETA y luego tenemos:

Cerramos e ingresamos la Tabla DETALLE_BOLETA.

Ingresamos los campos con los tipos de datos que les corresponden.

Como la Clave Primaria es compuesta; es decir, está formada por los campos NroBoleta y
IdProducto, Seleccionamos los dos capos a la vez, para luego hacer clic en el botón de Clave
principal.
Luego queda:

Se nota que los dos campos aparecen con una llavecita en la parte izquierda; esto quiere decir que
la Clave Primaria está ahora definida por dos campos. (Cada atributo por separado solo es un
campo más; los dos atributos juntos conforman la PK.)

Ahora ya tenemos cuatro tablas inscritas.

Cerramos la ventana de diseño y creamos la última Tabla PRODUCTO.

Ahora ya tenemos todas las Tablas ingresadas.

Vamos a Mostar todas las Tablas en un Diagrama.

Para elle elegir el Menú “Herramientas de Base de datos”

Elegir la herramienta Relaciones y hacer click sobre ella.

Aparece la ventana Mostrar tabla, donde se pueden observar todas las tablas inscritas por
nosotros hasta el momento.

Seleccionemos todas las tablas.

Luego hacer click en el botón Agregar

Ahora se tiene:
Hacer click en el botón Cerrar

Luego se muestran todas las Tablas.

Estas tablas todavía no están relacionadas; para ello recurrimos a nuestro Modelo creado y nos
guiamos de el para unirá cada clave primaria con su respectiva clave foránea, según el modelo:
Para ello acomodamos primero las Tablas de manera que se nos facilite la tarea de relacionarlas
luego.

Vamos a relacionar CLIENTE con BOLETA

Se señala la Clave Primaria de Cliente IdCliente Se realiza un click sostenido sobre el campo y luego
se arrastra el Mouse hasta ubicarse sobre el campo IdCliente en la Tabla BOLETA. Al soltar el
Mouse aparece la siguiente ventana:
Esta ventana nos asegura que hemos partido de IdCliente de la Tabla CLIENTE y hemos llegado al
campo IdCliente de la Tabla BOLETA, si nos hemos equivocado en la llegada está mostrándose otro
campo debajo de BOLETA.

Como Todo está correcto, ahora se debe macar la casilla “Exigir integridad referencial”

Luego hacer click en el botón Crear.

Se tendrá la Relación ya construida y el campo IdCliente de la Tabla BOLETA ahora es una Clave
Foránea, la cual hace referencia a la Clave Primaria de la Tabla CLIENTE.
Realizamos los mismo paso para relacionar la Tabla VENDEDOR con la Tabla BOLETA.

Se señala IdVendedor de la Tabla VENDEDOR y se arrastra el Mouse sobre el campo IdVendedor

de la Tabla BOLETA

Ahora relacionaremos BOLETA con la Tabla DETALLE_BOLETA

Se señala NroBoleta de la Tabla BOLETA y se arrastra el Mouse sobre el campo NroBoleta de la

Tabla DETALLE_BOLETA
Finalmente relacionaremos la Tabla PRODUCTO con la Tabla DETALLE_BOLETA

Se señala IdProducto de la Tabla PRODUCTO y se arrastra el Mouse sobre el campo IdProducto de

la Tabla DETALLE_BOLETA.

No olvidar que en todos los casos se debe macar la casilla “Exigir integridad referencial”

Obteniendo finalmente nuestra Base de datos totalmente relacionada y lista para ser usada.