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Competências VIRARAPÁGINA

Profissionais
Autoria: Milton Rodrigues Gonçalves

Tema 07
A Importância das Funções da
Administração para Alcance dos
Objetivos Organizacionais
 Tema 07
A Importância das Funções da Administração
para Alcance dos Objetivos Organizacionais

Como citar este material:

seções
GONÇALVES , Milton Rodrigues. Competências
Profissionais: A Importância das Funções da
Administração para Alcance dos Objetivos
Organizacionais. Valinhos: Anhanguera
Educacional, 2014.
S e ç õ e s
Tema 07
A Importância das Funções da Administração
para Alcance dos Objetivos Organizacionais
 CONTEÚDOSEHABILIDADES
Conteúdo
Nessa aula você estudará:

• A importância das quatro funções da administração – planejamento, organização,

direção e controle.

• As vantagens e os benefícios do planejamento.

• Elementos do processo de organização.

• A importância dos elementos liderança e motivação na direção.

• Os níveis organizacionais da função da administração controle.

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 CONTEÚDOSEHABILIDADES
Habilidades
Ao final, você deverá ser capaz de responder as seguintes questões:

• Qual o objetivo do planejamento?

• Quais as vantagens do processo de planejamento?

• Quais elementos são importantes no processo de organização?

• Qual a finalidade da função direção?

• Quais instrumentos podem ser utilizados no processo de controle?

LEITURAOBRIGATÓRIA
A Importância das Funções da Administração para
Alcance dos Objetivos Organizacionais
As funções da administração são atividades que devem ser desempenhadas em todo
processo administrativo nas empresas e por cada uma de suas unidades organizacionais
(OLIVEIRA, 2009).

Das quatro funções da administração – planejamento, organização, direção e controle – a

primeira, o planejamento, segundo Sobral e Peci (2013), se torna a função mais central ao
processo de administração, já que as outras se originam desta. Afinal, quando não há uma
definição clara das metas e dos objetivos da organização, torna-se complicado organizar os
recursos, dirigir as pessoas e controlar os resultados.

Cabe ressaltar que o planejamento permite definir os objetivos da organização e colabora

com a concepção de planos que integram e coordenam suas atividades. Portanto, define o
que deve ser feito (objetivos) e como deve ser feito (planos).

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LEITURAOBRIGATÓRIA
Os planos são guias que indicam o que há a ser feito, especificando como os recursos
devem ser alocados e quais atividades devem ser realizadas de maneira que se alcancem os
objetivos. Já os objetivos são resultados ou estados futuros que as organizações pretendem
alcançar, por meio da alocação de esforços e recursos em determinada ação. Sobral e Peci
(2013) resumem os principais tipos de plano organizacional, além do planejamento por nível
organizacional (Figuras 7.1 e 7.2):

Figura 7.1: Tipos de Plano

Fonte: Sobral e Peci, 2013, p. 199.

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 LEITURAOBRIGATÓRIA
Figura 7.2: Planejamento por nível organizacional

Fonte: Sobral e Peci, 2013, p. 198.

O processo de planejamento permite que os administradores se afastem da rotina operacional

e se concentrem no futuro da organização. Os autores Sobral e Peci (2013) destacam a
seguir as vantagens e os benefícios do planejamento:

• Proporciona senso de direção – permite o direcionamento dos esforços para um

objetivo comum.

• Focaliza esforços – promove a integração e a coordenação das atividades dos membros

organizacionais.

• Maximiza a eficiência – estabelece prioridades, evitando os desperdícios e as

redundâncias.

• Reduz o impacto do ambiente – obriga os administradores a interpretar as mudanças

ambientais, tomando as medidas necessárias para enfrentá-las.

• Define parâmetros de controle – proporciona critérios de avaliação do desempenho

organizacional.

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LEITURAOBRIGATÓRIA
• Atua como fonte de motivação e comprometimento – facilita a identificação das pessoas
com a organização.

• Potencializa o autoconhecimento organizacional – durante o processo de planejamento,

a organização busca conhecer o ambiente externo, suas ameaças e oportunidades,
analisando ao mesmo tempo seu ambiente interno.

• Fornece consistência à ação gerencial – fornece fundamento lógico para a tomada de

decisão.

• O planejamento tem um impacto positivo na rentabilidade da organização (maiores

lucros e melhor retorno sobre os ativos).

Sobral e Peci (2013) alertam que, mais do que o resultado da função planejamento,
o que importa é o grau de integração e motivação que ele desencadeia nos membros
organizacionais, bem como a aprendizagem organizacional que seu processo possibilita.

Outra função da administração é a organização, responsável não só pela distribuição de

tarefas e recursos pelos membros e unidades da empresa, mas também pelo estabelecimento
dos mecanismos de comunicação e coordenação entre eles (SOBRAL; PECI, 2013). O
objetivo final dessa função é a criação de condições para que os objetivos estratégicos
possam ser alcançados (como fazer).

Sendo assim, a função organização envolve o processo de diferenciação e integração, que

devem estar inter-relacionados, conforme demonstra a figura 7.3 a seguir:

Figura 7.3: O processo de organização

Fonte: Sobral e Peci, 2013, p. 252.

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 LEITURAOBRIGATÓRIA
Em um processo de organização, o resultado final é a estrutura organizacional, que se refere
ao modo como as atividades de uma empresa são ordenadas para possibilitar o alcance
dos objetivos, especificando os papéis, as relações e os procedimentos organizacionais.
Dessa forma, os administradores de topo definem o desenho estrutural da organização
como um todo; os gerentes de nível tático estruturam e organizam os departamentos pelos
quais são responsáveis; e os administradores operacionais definem o desenho dos cargos
e tarefas de cada atividade organizacional (SOBRAL; PECI, 2013).

Sobral e Peci (2013) apresentam alguns elementos importantes no processo de organização,

que devem ser considerados pelos gestores, como:

• A definição do grau desejável de especialização do trabalho que permita ganhos de

eficiência.

• A definição da cadeia de comando, que distribui a autoridade e a responsabilidade

pelos membros organizacionais.

• O número de subordinados sob a responsabilidade de cada gestor.

• A definição dos critérios de departamentalização para agrupar tarefas.

• Definição do grau desejável de centralização do processo de tomada de decisão.

• Definição do grau desejável de formalização das funções e tarefas organizacionais.

Uma vez estabelecidos os objetivos da organização, bem como as estratégias e as

estruturas necessárias para alcance desses objetivos, destaca-se a importância da
função da administração direção, que articula, integra e direciona esforços dos membros
organizacionais em prol dos objetivos organizacionais, alinhando pessoas a estratégias e
estruturas (SOBRAL; PECI, 2013).

No exercício da função direção, Sobral e Peci (2013) afirmam que os gestores devem
entender a dinâmica das pessoas, em grupo ou individualmente, já que os indivíduos e os
grupos manifestam padrões diferentes de comportamento no âmbito organizacional.

Os autores ainda enfatizam a motivação e a liderança como dimensões importantes da

função direção, pois, enquanto a motivação busca compreender fatores internos e externos
ao indivíduo que o estimulem ou o limitem a trabalhar de forma a alcançar os objetivos
organizacionais, a liderança trata das habilidades do gestor que o fazem influenciar os
colaboradores para levá-los a uma mudança de comportamento, em direção aos objetivos
organizacionais (SOBRAL; PECI, 2013). Ao compreender como os indivíduos são motivados,
os líderes podem exercer o estilo de liderança mais adequado ao perfil de seus colaboradores.

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LEITURAOBRIGATÓRIA
Finalmente, apresentamos o último vínculo funcional do processo de administração – a
função controle, que se refere às decisões tomadas para detectar possíveis desvios no
caminho da organização com intuito de alcançar seus objetivos e de corrigi-los em tempo
hábil. Através do controle é possível monitorar as atividades, comparando o desempenho
real com o planejado, e corrigir qualquer desvio significativo (SOBRAL; PECI, 2013).

O controle garante que o ciclo administrativo se complete. Além disso, também ajuda os
gestores a monitorar as mudanças ambientais que afetam a organização em seu percurso
e a sugerir mudanças que permitam alcançar os resultados desejados. Dessa forma, o
controle é a forma que as organizações encontraram para lidar com a incerteza e a dinâmica
naturais do contexto em que estão inseridas (SOBRAL; PECI, 2013).

A função controle da administração pode ser aplicada em diferentes níveis organizacionais.

O controle estratégico, por exemplo, monitora o desempenho de toda a organização,
acompanhando inclusive tendências do ambiente externo, utilizando indicadores
como rentabilidade, produtividade, competitividade, inovação, satisfação dos clientes,
trabalhadores, acionistas, imagem etc. Já o controle tático refere-se ao uso de mecanismos
de controle especializados em subsistemas da organização, como divisões ou áreas
funcionais: marketing, finanças, produção, entre outras. Por último, o controle operacional
se baseia em mecanismos de controles ainda mais específicos, focalizando as atividades
operacionais, na maioria de produção ou de acompanhamento, como volume de devoluções
e reclamações de clientes, tempo de realização de um pedido, taxa de rejeição de produtos
nos testes de qualidade etc. (SOBRAL; PECI, 2013).

Observe os tipos de controle, analisando a figura 7.4 a seguir:

Figura 7.4: Tipos de controle

Fonte: Peci e Sobral, 2013, p. 364.

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 LEITURAOBRIGATÓRIA
De acordo com Peci e Sobral (2013), o processo de controle envolve o estabelecimento
dos parâmetros de desempenho; a medição do desempenho real; a comparação do
desempenho observado com os parâmetros preestabelecidos e a implementação de
medidas corretivas, ajustando o desempenho ou os parâmetros. Os administradores
utilizam diferentes instrumentos e métodos para controlar o desempenho organizacional,
como controles financeiros, sistemas de informação gerencial, auditoria, benchmarking,
balanced scorecard, entre outros.

Por fim, vale ressaltar que, como gestor, você precisa compreender que o planejamento
deve definir os melhores objetivos; a estrutura organizacional precisa ser criada a fim de
contribuir para o alcance dos resultados; os colaboradores devem ser motivados e bem
liderados; e as atividades executadas devem ser monitoradas para que se atinjam resultados
que contribuam com o sucesso da organização.

LINKSIMPORTANTES
Quer saber mais sobre o assunto?
Então:
Sites
Acesse o artigo “Sistemas de informação gerencial”, de Carlos César.
Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/sistema-de-informacao-
gerencial/71260/>. Acesso em: 3 fev. 2014.
O artigo trata dos conceitos e aborda a importância do sistema de informação gerencial.

Leia a entrevista com o autor Peter Senge, que esclarece que todos podem ser líderes no
seu espaço de trabalho.
Disponível em: <http://www.administradores.com.br/entrevistas/administracao-e-negocios/todos-
podem-ser-lideres-no-seu-espaco-de-trabalho-afirma-peter-senge/119/>. Acesso em: 3 fev. 2014.

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LINKSIMPORTANTES
Vídeos Importantes:
“Como proteger seu tempo”.
Disponível em: <http://www.administradores.com.br/tv/adm-ninja/como-proteger-o-seu-
tempo/68/>. Acesso em: 3 fev. 2014.
O vídeo aborda a importância da gestão do tempo – fator determinante no sucesso dos
administradores no desempenho de suas funções.

AGORAÉASUAVEZ
Instruções:
Chegou a hora de você exercitar seu aprendizado por meio das resoluções
das questões deste Caderno de Atividades. Essas atividades auxiliarão
você no preparo para a avaliação desta disciplina. Leia cuidadosamente
os enunciados e atente-se para o que está sendo pedido e para o modo de
resolução de cada questão. Lembre-se: você pode consultar o Livro-Texto
e fazer outras pesquisas relacionadas ao tema.

Questão 1: III. Definição do grau desejável de formaliza-

ção das funções e tarefas organizacionais.
Analise os seguintes itens:
IV. Definição do grau desejável de
I. Definição dos critérios de departamen- centralização.
talização para agrupar tarefas.
Os quatro itens anteriores são elementos
II. Definição da cadeia de comando. identificados na seguinte função da admi-
nistração:

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 AGORAÉASUAVEZ
a) Planejamento.
b) Direção.
c) Controle.
d) Organização.
e) Nenhuma das alternativas.
Questão 2:
Assinale a alternativa que preenche corre-
tamente as lacunas:
“Em um processo de _________________,
o resultado final é a ___________________,
que se refere ao modo como as atividades
de uma empresa são ordenadas para pos-
sibilitar o alcance dos objetivos”.
a) Organização; estrutura; especializada.
b) Organização; tática; organizacional.
c) Direção; estrutura; organizacional.
d) Planejamento; estrutura; organizacional.
e) Organização; estrutura; organizacional.
Questão 3:
Você observou que o planejamento não só
permite definir os objetivos da organização,
mas também colabora com a concepção de
planos que integram e coordenam suas ati-
vidades. Apresente as principais vantagens
e benefícios do planejamento.
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Questão 4:
Assinale a alternativa que não corresponde
ao processo de controle:
a) Medição do desempenho real.
b) Implementação de medidas corretivas
ajustando o desempenho.
c) Análise dos fatores imperativos globais.
d) Estabelecimento dos parâmetros de
desempenho.
e) Comparação do desempenho observa-
do com os parâmetros preestabelecidos.
Questão 5:
Qual o objetivo final da função da adminis-
tração caracterizada como organização?
Questão 6:
Analise os seguintes itens:
I. Os objetivos são resultados ou estados
futuros que a empresa pretende alcançar.
II. Os planos são guias que indicam o que
deve ser feito.
III. O processo de planejamento permite
que os gestores se concentrem no fu-
turo da organização.
IV. O planejamento pode impactar positi-
vamente na rentabilidade do negócio.
AGORAÉASUAVEZ
São verdadeiras, apenas, as afirmativas: Questão 10:

a) Estão corretos somente os itens I, II, III. Quais ações você, enquanto gestor,
pode adotar para motivar a si mesmo e
b) Estão corretos somente os itens I, II, IV. sua equipe?

c) Estão corretos somente os itens I e IV.
d) Todos os itens estão corretos.
e) Todos os itens estão incorretos.
Questão 7:
Para exercer melhor suas funções de di-
reção, quais aspectos os gestores devem
compreender claramente?
Para responder esta questão, realize a lei-
tura e a análise do artigo “Como motivar
eficazmente você e sua equipe”. Disponível
em: <http://www.rh.com.br/Portal/Motiva-
cao/Artigo/8930/como-motivar-eficazmen-
te-voce-e-sua-equipe.html>. Acesso em: 3
fev. 2014.

Questão 8:
A função controle é considerada o último
vínculo funcional do processo de adminis-
tração. Explique no que consiste essa fun-
ção de administração.

Questão 9:
“A função da administração denominada
direção articula, integra e direciona esfor-
ços dos membros organizacionais em prol
dos objetivos financeiros, dos acionistas e
mercado externo, alinhando pessoas a es-
tratégias e estruturas.”

A afirmação anterior está:

( ) Certa ( ) Errada

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 FINALIZANDO
Neste tema você estudou que, na qualidade de gestor, é necessário compreender que
o planejamento deve definir os melhores objetivos; que a estrutura organizacional precisa
ser criada a fim de contribuir para o alcance dos resultados; que os colaboradores devem
ser motivados e bem liderados; e que as atividades executadas devem ser monitoradas para
o alcance de resultados que contribuam com o sucesso da organização.

Caro aluno, agora que o conteúdo dessa aula foi concluído, não se esqueça de acessar
sua ATPS e verificar a etapa que deverá ser realizada. Bons estudos!

REFERÊNCIAS
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Introdução à administração (Edição compacta).
São Paulo: Atlas, 2009.

SOBRAL, Felipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed.
São Paulo: Pearson, 2013.

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 GLOSSÁRIO
Balanced scorecard1: indicadores balanceados de desempenho, que apresentam uma
metodologia de medição e gestão de desempenho que considera as perspectivas financeiras,
os clientes, os processos internos, o aprendizado e o conhecimento.

Benchmarking: busca das melhores práticas que conduzem a um desempenho superior.

Sistemas de informação2: sistema automatizado ou manual que abrange pessoas,

máquinas e métodos organizados para coletar, processar, transmitir e disseminar dados que
representam informação para o usuário ou o cliente. Ele manipula dados e gera informação,
usando ou não recursos de tecnologia da informação.

GABARITO
Questão 1

Resposta: Alternativa D.

Questão 2

Resposta: Alternativa E.

1 Wikipédia: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_scorecard>.
2 Wikipédia: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informa%C3%A7%C3%A3o>.

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 GABARITO
Questão 3

Resposta: Proporciona senso de direção; focaliza esforços; maximiza a eficiência; reduz

o impacto do ambiente; define parâmetros de controle; atua como fonte de motivação e
comprometimento; potencializa o autoconhecimento organizacional; fornece consistência à
ação gerencial.

Questão 4

Resposta: Alternativa C.

Questão 5

Resposta: O objetivo final desta função é a criação de condições para que os objetivos
estratégicos possam ser alcançados (como fazer).

Questão 6

Resposta: Alternativa D.

Questão 7

Resposta: Os gestores devem entender a dinâmica das pessoas, em grupo ou individual-

mente, já que os indivíduos e os grupos manifestam padrões diferentes de comportamento
no âmbito organizacional.

Questão 8

Resposta: Refere-se às decisões tomadas para detectar possíveis desvios no caminho da

organização rumo ao alcance de seus objetivos e de corrigi-los em tempo hábil.

Questão 9

Resposta: Errada. O correto é que a função da administração denominada direção

articula, integra e direciona esforços dos membros organizacionais em prol dos objetivos
organizacionais, alinhando pessoas a estratégias e estruturas.

Questão 10

Resposta: Estabeleça metas de vida; promova sua autoestima e a confiança; estabeleça

harmonia no relacionamento da equipe; reforce a autoestima dos colaboradores; estabeleça
metas ambiciosas, mas exequíveis; mantenha abertos os canais de comunicação; faça do
treinamento uma prioridade; elogie e reconheça; incentive e recompense os riscos (previamente
calculados); mantenha um ambiente físico e psicológico agradável; dê o exemplo etc.

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