Manual de Usuario Microsoft Teams.

28 de abril de 2020

Manual de Usuario de Microsoft Teams.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en chat de office 365 diseñado

para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las
empresas, reforzando las funciones colaborativas de la plataforma en la nube.

¿Para qué sirve?

Microsoft Teams ofrece la posibilidad de utilizar las aplicaciones de Office 365,

personalizando el entorno según las necesidades de su equipo. Con Teams los
usuarios de cada equipo pueden realizar:

 chats de grupo o privados para mantener conversaciones de grupo con pocos

miembros.
 Ver el contenido y el historial de chat en cualquier momento.
 Iniciar reuniones de video o voz.
 Obtener acceso instantáneo a todo el contenido, las herramientas de
colaboración, los usuarios y las conversaciones a través de pestañas.
 Agregar acceso rápido a los documentos, a los sitios web y a las aplicaciones
que se usen con frecuencia.
 Trabajar con documentos de Office Online directamente desde Teams.
 Disfrutar de un espacio común de trabajo con interfaz web y para dispositivos
móviles

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Características de Teams

 Acceso a las herramientas de comunicación

 Mayor productividad y colaboración
 Ayuda a centrarse en el trabajo
 Aumento de la transparencia.
 Espacios de trabajo personalizables
 Integración de otras aplicaciones de Office 365

Comparación con Teams y otros programas.

En esta ocasión haremos la comparación con la herramienta Zoom y Microsoft

Skype

Microsoft
Funcionabilidad Zoom Skype
Teams
Sin límite de x x
tiempo en
llamadas
Mensajería x x x
instantánea
Cuenta gratuita x x
disponible
Alojar hasta 100 x x
personas(versión
libre) y 500
personas(versión
Premium)
Subtítulos x
automáticos
disponibles
Herramientas de x
colaboración
Integración x
completa con
Office 365

Requisitos para su instalación

Se necesita una cuenta en Microsoft, adicional a esto:

Componente Requisito
Computadora y Mínimo 1.6 GHz (o superior) (32 bits o 64 bits).
procesador

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Memoria 2,0 GB de RAM

Disco duro 3,0 GB de espacio disponible en disco
Sistema Operativo Mínima versión de manejo SO. Windows 7 Starter
Home
Vídeo Cámara de video USB 2.0
Dispositivos Cámara estándar para computadora portátil,
micrófono y parlantes

Proceso de instalación.

1. Ingresamos a la siguiente dirección:

https://www.microsoft.com/es-ww/microsoft-365/microsoft-teams/download-app

2. Se nos presentara la siguiente pantalla:

Donde podremos descargar la versión que necesitemos, sea la de escritorio o para

nuestro dispositivo móvil.
3. Una vez ya lo tengamos descargado procedemos a instalarlo en modo
administrador, para nuestro caso en nuestra máquina.

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4. Una vez finalizada la instalación, ejecutamos el programa y nos solicita que

ingresemos la cuenta con la que interactuaremos con nuestro Team, en este
caso sería la cuenta que nos proporciona la universidad.

Accediendo de igual forma que a nuestro correo institucional, el mismo usuario y

contraseña

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Una vez ingresado se nos presentara la siguiente pantalla.

Entorno de Teams
Teams contiene una gran serie de herramientas contenidas en módulos dentro de
un tablero lateral. Aquí podremos encontrar las actividades que se ha realizado en
los equipos de trabajo, chats personales, calendario de tareas, reuniones, archivos
sincronizados con OneDrive y un panel para hacer llamadas telefónicas online.

Conectividad con otros usuarios.

Microsoft Teams tiene sincronización con el Directorio Activo de la UCE, esto quiere
decir que se sincroniza con todos los contactos y personas que tengan correo
institucional @uce.edu.ec.

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Contactos en Teams.

Podemos encontrar estos usuarios buscando en la barra de búsqueda o barra de

comandos que nos proporciona el sistema.

En la imagen se visualiza como el usuario

ha buscado el contacto de apellido Pérez
y este nos ha proporcionado todos los
contactos que tienen este apellido.

Chat unipersonal

Para Crear un chat con algun contacto, nos basta hacer clic en el ícono del recuadro
rojo que nos indica un nuevo chat.

En el recuadro ingresaremos el nombre del contacto con el que deseamos

comunicarnos.

Microsoft Teams nos ofrece la oportunidad de hacer llamadas, Videollamadas y

compartir la pantalla con otro usuario dentro de un chat. Podemos generar chats
grupales con otros contactos añadiéndolos en el icono de Añadir contactos

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Pestañas de chat Unipersonal.

El sistema nos permite poder compartir archivos, ver la actividad del usuario, anclar
pestanas de uso frecuente, anclar documentos que se manejen con frecuencia

 Manejo de archivos

La pestaña de archivos nos permite subir archivos de texto, libros de cálculo,

PDF y bloc de notas para compartir con el contacto del chat. Microsoft Teams
nos ofrece la posibilidad de descargar el archivo o trabajarlo en línea. A su vez
nos permite vincularlo con la aplicación de office de escritorio del computador
para editarlo con todas sus características.

 Actividad del usuario

El apartado nos muestra todas las menciones y registros que ha realizado esa
persona con usted, en sus chats grupales, o en equipos en los que se
encuentren.

 Manejo de organizaciones

Microsoft teams puede manejar las organizaciones de la empresa o comunidad

en las cuales se creen los equipos. Como nuestra organización es una unidad
educativa, ya estará creada la organización por defecto.

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 Más pestañas.

Al hacer clic en el ícono de “más ( + )” se desplegará una galería de aplicaciones

con las que podemos trabajar. Estas aplicaciones nos servirán para poder
manejar los documentos que hayamos cargado Archivos. Podemos seleccionar
una de las pestañas y enlazarla al documento que queramos trabajar. Esto
automáticamente lo anclará en la lista de pestañas.

Manejo de documentos en línea.

Se puede editar y gestionar documentos en línea que estén cargados en la parte de

archivos. Microsoft Teams permite la colaboración entre pares con documentos
compartidos para poder editarlos y así poder unificar trabajos. Todos los
documentos se trabajan dentro de la plataforma Microsoft Office Web que nos
brinda el correo institucional SharePoint.

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Equipos.
Que es un equipo

Es una colección de contactos, conversaciones, archivos y herramientas que se

encuentran en un mismo lugar en esta funcionalidad se encuentra una ventana con
varias pestañas. En esta sección todos los integrantes del equipo, comentarán
sobre algún trabajo, proyecto, etc.
Canal: Un canal es un debate o conversación que se mantiene con los compañeros
dentro de un equipo. Cada canal está dedicado a algo concreto, ya sea un tema, un
departamento o un proyecto.

 Como crear o unirse a un equipo de trabajo

Para crear un equipo de trabajo basta en hacer clic en “Crear o unirse a Equipo”.

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En la siguiente pantalla nos indicará que Equipos tenemos dentro de nuestra

organización, equipos con personas relacionadas, la opción de unirse a un equipo

Al momento de hacer clic en Crear un nuevo equipo nos pedirá un nombre del
Equipo y una breve descripción de este.

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 Como añadir personas a un equipo.

Una vez creado el Equipo de trabajo tenemos una pestaña para agregar por
primera vez a los miembros del equipo. Simplemente debemos escribir el
nombre para que el sistema lo busque en su directorio. Una vez encontrado y
seleccionado el usuario, se nos activa el botón de agregar. Simplemente damos
clic en el botón y el usuario será agregado.

Podemos agregar usuarios en cualquier momento, para esto nos dirigimos a la configuración del
equipo (tres puntos alado del nombre) y seleccionamos Añadir miembros.

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 Manejo del entorno de equipo. (publicaciones, archivos, Wikis)

En la pestaña de equipos nos muestra todos a los cuales nosotros pertenecemos o

somos responsables. En cada equipo podemos acceder a su configuración (tres
puntos alado del nombre) donde podremos administrar el equipo, agregar
miembros, agregar canales generar un link del equipo o generar etiquetas. Tenemos
la posibilidad de mostrar los equipos que los manejamos frecuentemente y los que
no los ocupamos podemos ocultarlos en una subpestaña.

Podemos crear canales dentro del equipo para poder manejar diferentes
conversaciones dentro del equipo. Así poder mantener ordenadamente los demás
de su área.

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Teams nos da la oportunidad de crear canales privados para las distintas áreas de
un equipo. Así podemos generar estaciones de trabajo específicos para cada
miembro y podremos manejar sus conversaciones trabajos y archivos.

 Manejo de archivos

La pestaña de archivos nos permite subir archivos de texto, libros de cálculo,

PDF y bloc de notas para compartir con el contacto del chat. Microsoft Teams
nos ofrece la posibilidad de descargar el archivo o trabajarlo en línea. A su vez
nos permite vincularlo con la aplicación de office de escritorio del computador
para editarlo con todas sus características.

 Más pestañas.

Al hacer clic en el ícono de “más ( + )” se desplegará una galería de aplicaciones

con las que podemos trabajar. Estas aplicaciones nos servirán para poder
manejar los documentos que hayamos cargado Archivos. Podemos seleccionar
una de las pestañas y enlazarla al documento que queramos trabajar. Esto
automáticamente lo anclará en la lista de pestañas.

CALENDARIO
El calendario que se utiliza en Teams esta sincronizado con el de nuestra cuenta
personal, el cual agendara las nuevas reuniones. Se puede crear de dos maneras:

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1. Nos podemos dirigir a la pestaña Nueva Reunión, y nos aparecerá la

siguiente ventana en la cual podremos agregar el título de la reunión,
podremos también agregar asistentes que son las personas que van a estar
involucradas en la reunión, colocaremos la fecha y hora de inicio, así como
también la fecha y hora de finalización de la reunión, y una breve descripción
de dicha reunión.

2. Podremos seleccionar directamente del calendario el día y la hora en que la

reunión se va a dar:

Teniendo el mismo formato antes mencionado, con la excepción de que la

fecha ya está seleccionada directamente.

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LLAMADAS UNIPERSONALES Y GRUPALES

Mediante Teams nos podemos comunicar en reuniones sea por llamado o video
conferencia, podremos realizarlo con una sola persona o con un equipo

Podemos crear una marcación rápido para los contactos con los que más nos
comuniquemos

Podremos buscar el contacto que deseemos agregar y listo.

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A su vez también podremos crear un grupo, con el cual podamos buscar nuestros
contactos con mayor facilidad
Si queremos realizar una llamada, nos presenta la opción de Hacer una llamada,
la cual al presionar podremos buscar el contacto con el cual queremos contactarnos
O a su vez podremos dirigirnos a Contactos, buscar a la persona con cual
queremos contactarnos y llamarla, sea solo por voz o video.
Nos da el Historial de todas las llamadas que hemos realizado y recibido.
Y si por un motivo no alcanzamos a responder una llamada, tenemos la opción del
Correo de voz, que se podrá dejar un mensaje.

Manejo de archivos sincronizados a la nube

Como bien hemos dicho anteriormente, todos los archivos se sincronizan con los
que tenemos en nuestra nube.
De esta manera se nos facilita el acceso a todos los archivos que necesitemos.

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Tenemos también por otra parte, todos los documentos que hemos creado en
Teams o a su vez que nos han compartido. Y la opción de crear uno nuevo.

Podemos seguir la descarga de los archivos que necesitemos en Descargas.

Teniendo acceso a la carpeta donde se nos realiza la descarga

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Tenemos el acceso directo a nuestro OneDrive, con todos las carpetas y archivos
que tengamos disponibles.

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